Cómo hacer tu primera hoja de cálculo en Excel desde cero

Abrir Excel por primera vez no tiene por qué dar miedo. En este tutorial vas a montar, paso a paso, una hoja de cálculo con un presupuesto mensual muy sencillo: dos meses de ingresos y gastos, sus sumas y el balance. Al terminar sabrás abrir un libro en blanco, escribir datos, sumar con la función SUMA, copiar fórmulas arrastrando y dar formato a números y cabeceras. Funciona en cualquier versión de escritorio de Excel desde 2007, en Microsoft 365 y en Excel para la web; los nombres de los botones que verás son los del Excel en español.

Qué es una hoja de cálculo y por qué te sirve para empezar

Una hoja de cálculo es un programa que te muestra una cuadrícula enorme donde cada cuadrado se llama celda. En las celdas escribes números, textos o fórmulas, y la hoja recalcula los resultados por ti cuando cambias un dato.

En este tutorial vamos a usar esa cuadrícula para montar un presupuesto mensual básico: en una columna escribes los ingresos, en otra los gastos, y en una tercera el balance. La diferencia con una calculadora es que la hoja guarda los datos y las fórmulas a la vez: si cambias un gasto, el total se actualiza sin que tengas que volver a teclear nada. La diferencia con un bloc de notas es que las celdas pueden contener fórmulas, así que el resultado vive separado de los números que lo producen.

Las piezas que vas a tocar: libro, hoja, celda, rango y cinta

Cuando abres Excel aparece un libro: es el archivo con el que trabajas. Dentro del libro hay hojas, las pestañas de la parte de abajo (Hoja1, Hoja2…). Cada hoja es una cuadrícula de celdas, identificadas por una letra de columna y un número de fila, como B3. Cuando juntas varias celdas bloque seguidas bloque tienes un rango, por ejemplo A1:C10.

Arriba de la cuadrícula está la cinta de opciones, la barra con pestañas como Inicio, Insertar, Fórmulas y Datos. Cada pestaña agrupa sus botones en secciones llamadas grupos. El botón que buscas casi siempre está en alguna de esas pestañas.

El cuadro de nombres y la barra de fórmulas: lo que la celda contiene de verdad

Debajo de la cinta, a la izquierda, está el cuadro de nombres, que te dice qué celda tienes seleccionada en cada momento. A su lado, la barra de fórmulas muestra lo que esa celda contiene de verdad: si es un número verás el número, y si es una fórmula verás la fórmula que da ese resultado.

Para comprobarlo, haz clic en la celda B2, escribe 1250 y pulsa Entrar. La celda muestra 1.250 (con el formato de punto en los millares), y la barra de fórmulas sigue mostrando 1250 a secas, porque ahí no se aplica el formato. Esa diferencia entre lo que se ve y lo que hay escrito es la que te va a salvar cuando una fórmula no dé lo que esperas.

Abrir Excel y empezar un libro en blanco

Excel se abre desde el menú Inicio de Windows o desde el Dock en Mac. Al entrar, lo primero que ves es la pantalla de Inicio, con plantillas recientes y un botón para crear un libro en blanco. Vamos a usar ese.

1. Abre Excel desde el menú Inicio o busca "Excel" en el buscador.
2. En la pantalla de inicio, haz clic en Libro en blanco.
3. En la celda A1 escribe Mes, pulsa Tab y en B1 escribe Ingreso, pulsa Tab y en C1 escribe Gastos.
4. Pulsa Ctrl+G para guardar (en Mac, Cmd+S).
5. En el cuadro Nombre de archivo escribe Presupuesto2026 y elige la carpeta Documentos.

Guardar por primera vez y los formatos de archivo

El botón Guardar abre el mismo cuadro que Ctrl+G y, la primera vez, te pregunta en qué carpeta guardar y con qué nombre. Lo más cómodo es pulsar F12 (también Ctrl+G funciona), escribir el nombre y elegir el tipo .xlsx, que es el formato estándar de Excel desde esa versión.

Escribir datos, sumar y restar tu primer cálculo

Ahora vamos a rellenar los dos primeros meses del presupuesto y a calcular sus totales.

1. En A2 escribe Enero y en A3 escribe Febrero.
2. En B2 escribe 2500 y en B3 escribe 2600.
3. En C2 escribe 1800 y en C3 escribe 1950.
4. En B4 escribe =SUMA(B2:B3) y pulsa Entrar. El resultado es 5.100.
5. En C4 escribe =SUMA(C2:C3) y pulsa Entrar. El resultado es 3.750.
6. En D2 escribe =B2-C2 y pulsa Entrar. El resultado es 700.

Autosuma, el atajo que escribe la fórmula por ti

En el paso anterior escribimos =SUMA(B2:B3) a mano, pero Excel tiene un botón que mira qué hay justo encima de la celda y escribe la suma por ti.

1. Haz clic en la celda B4.
2. Ve a Inicio > Modificar > Autosuma, o usa el atajo Alt+=.
3. Pulsa Entrar para aceptar el rango B2:B3 que Excel ha propuesto.

El controlador de relleno: copiar la fórmula a las celdas de al lado

En D2 escribimos la fórmula del balance del primer mes. Para no tener que repetirla en D3, vamos a arrastrarla con el controlador de relleno, el cuadradito pequeño que aparece en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.

1. Selecciona la celda D2.
2. Pon el cursor sobre el cuadradito pequeño de la esquina inferior derecha hasta que se convierta en una cruz negra.
3. Arrastra hacia abajo hasta D3 y suelta.

Dar formato a los números y a las celdas para que se lea de un vistazo

Ahora que los números están bien calculados, vamos a hacer que se lean de un vistazo. Vamos a aplicar formato de contabilidad a las cifras, negrita y color de relleno a las cabeceras, y a ajustar el ancho de las columnas.

1. Selecciona el rango B2:C4.
2. En Inicio > Número, haz clic en el botón Formato de número de contabilidad (el símbolo de moneda).
3. Selecciona A1:D1.
4. En Inicio > Fuente, aplica Negrita (Ctrl+N).
5. En Inicio > Fuente > Color de relleno, elige un color suave.
6. Para ajustar el ancho, haz doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna A; repite con B, C y D.

El formato de fecha y el formato de moneda

Para practicar con el formato de celdas, vamos a añadir una columna con la fecha del mes y a aplicar formato de fecha corta.

1. En A2 escribe 01/01/2026 y en A3 escribe 01/02/2026.
2. Selecciona A2:A3.
3. Ve a Inicio > Número > Fecha corta.

Por qué el resultado no es lo que esperabas (y cómo arreglarlo)

Cuando empiezas, casi todo fallo tiene una de estas tres causas: que la fórmula no empieza por el signo igual, que el separador decimal no es el de tu Excel, o que el signo de un número está al revés. Vamos a ver las tres.

La fórmula se queda como texto porque falta el signo igual

Si escribes SUMA(B2:B3) sin el = delante, Excel interpreta que es un texto y lo muestra tal cual, sin calcular nada.

El arreglo es fácil: haz clic en la celda, pulsa F2 para editarla, escribe = delante y pulsa Entrar. La celda pasa a mostrar el número 5.100 y la barra de fórmulas muestra =SUMA(B2:B3).

Los números con punto o con coma no se suman bien

Si tu Excel está en español de España, el decimal se escribe con coma. Si en B2 escribes 1.250, Excel entiende mil doscientos cincuenta, no uno con veinticinco. Pero si tu Excel está en México, el decimal se escribe con punto, y 1.250 se entiende como uno con veinticinco. Para saber qué tienes, abre la barra de estado y mira cómo se muestra un número: si ves coma decimal, tu separador de argumentos es el punto y coma; si ves punto decimal, tu separador es la coma.

El balance da negativo y no es un error de Excel

Si D2 muestra -700 y el balance debería ser positivo, casi siempre es que el gasto de C2 se ha escrito con el signo cambiado o que la fórmula es =C2-B2 en vez de =B2-C2. Pulsa F2 sobre D2 y comprueba el orden: primero el ingreso, después el gasto.

Lo que ya sabes hacer con tu primera hoja de cálculo

• Abrir Excel, crear un libro en blanco y guardarlo como .xlsx.
• Escribir cabeceras y datos, sumar con =SUMA(A1:A10) y restar con =A1-B1.
• Copiar fórmulas con el controlador de relleno arrastrando la esquina inferior derecha.
• Dar formato de moneda, de fecha corta, negrita y color de relleno desde Inicio.

El siguiente paso natural es convertir la columna de gastos en una lista desplegable con las categorías (Comida, Transporte, Ocio…) para no tener que escribirlas a mano cada vez. Eso lo verás en el tutorial de validación de datos.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear tu primera hoja de cálculo en Excel