Caja chica en Excel: cómo crear una plantilla con fórmulas

Una hoja bien armada basta para saber, en cualquier momento, cuánto dinero hay disponible en la caja chica y en qué se ha gastado. Al terminar este tutorial tendrás un libro con la lista de movimientos, una fórmula de saldo acumulado que se actualiza sola, una lista desplegable para no escribir las categorías a mano y una fila de totales para el arqueo. Sirve para cualquier caja chica pequeña, del tipo que se repone con un fondo fijo. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel 2013 también, ya que solo se usan tablas, validación de datos y la función SUMA (SUM).

Qué es la caja chica y para qué sirve una hoja de Excel

La caja chica es una cantidad de dinero en efectivo que se guarda en un lugar accesible para pagar los gastos menores del día a día: un taxi, la comida de una reunión, un paquete de folios o el cambio de una llave. Es un fondo que se repone: cuando se va gastando, se mete lo que falta para volver a una cifra fija, y todos los movimientos quedan anotados para poder justificarlos.

Llevar la caja chica con papel tiene un problema conocido: cuando alguien pregunta cuánto queda, hay que sumar a mano y rara vez coincide con lo que hay dentro del sobre. Una hoja de Excel resuelve esto de forma directa: cada gasto se apunta en una fila con su fecha, su descripción, su categoría y su importe, y una fórmula calcula el saldo restante después de cada movimiento. Al final del día o de la semana, se mira la última celda de la columna Saldo y se sabe exactamente cuánto hay, sin contar monedas.

La hoja que vas a montar es un libro de caja: una tabla con seis columnas (Fecha, Descripción, Categoría, Entrada, Salida y Saldo) y una fila de totales debajo. Más adelante se le añadirá una lista desplegable para no escribir las categorías a mano y se protegerá la hoja para que nadie borre fórmulas por accidente.

Las columnas del libro de caja y qué va en cada una

La clave del libro es que cada fila recoge un único movimiento: si ese día se hicieron tres gastos, hay tres filas, una por gasto. Así el saldo se va construyendo paso a paso y se puede revisar cualquier apunte sin desarmar la fila.

Crear el libro de caja desde cero en tu hoja

Abre un libro nuevo y, en la pestaña que Excel llama Hoja1, escribe los encabezados tal como se ven aquí. La hoja se llamará "Caja".

1. Cambia el nombre de la pestaña Hoja1 por Caja: doble clic sobre la pestaña y escribe el nuevo nombre.
2. En A1 escribe Fecha, en B1 Descripción, en C1 Categoría, en D1 Entrada, en E1 Salida y en F1 Saldo. Pulsa Tab para saltar de celda y Entrar al final de cada fila.
3. En B2 escribe el saldo inicial entre comas, por ejemplo Fondo inicial, 300 EUR. En D2 escribe 300 (entrada de la apertura).
4. Copia las filas de la hoja de ejemplo en las filas 3 a 6, ajustando las cifras a tu moneda si quieres.
5. En F2 escribe la fórmula del saldo y arrástrala hasta F6.

La fórmula del saldo acumulado fila a fila

La fórmula anterior solo sirve para la fila 2. Para que cada fila sume sus movimientos al saldo de la anterior, la fórmula del Saldo se apoya en la fila de encima con una referencia que mezcla fija y relativa.

En F3 escribe esta fórmula y cópiala hacia abajo hasta F6 con el controlador de relleno:

=F2+D3-E3

La parte F2 lleva la fila bloqueada con la tecla F4 al copiarla hacia abajo, así se convierte en F2 (sin variación), F3 en F4, etc., de modo que el saldo se arrastra de fila en fila. En Excel en español, F4 fija las referencias; en Mac la misma función está en Cmd+T.

Convertir el rango en tabla para que crezca sola

Convertir el rango en tabla tiene dos ventajas claras: las nuevas filas heredan los formatos y la fórmula del Saldo se aplica sola, y las referencias de los totales pasan a ser nombres legibles.

1. Selecciona el rango A1:F6.
2. En la cinta, abre Insertar > Tablas > Tabla. Marca "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar.
3. En la pestaña Diseño de tabla que aparece, cambia el nombre de la tabla a tblCaja (campo Nombre de la tabla, arriba a la izquierda).

Una lista desplegable para no escribir categorías a mano

Escribir la categoría a mano es fuente de errores ("Comida" en una fila y "comidas" en otra). Una lista desplegable evita esos dos problemas: limita lo que se puede escribir y agrupa los datos para los totales.

1. Escribe las categorías en la columna H a partir de H2: Apertura, Transporte, Comidas, Papelería, Material de oficina, Peajes, Otros.
2. Selecciona las celdas de la columna Categoría que quieras validar (por ahora C3:C100, para no tocar la fila de la apertura).
3. Abre la validación de datos:

1. Configura el criterio:

Avisar al usuario mientras escribe la celda

Un mensaje de entrada es el cartelito amarillo que aparece cuando alguien hace clic en una celda validada. Sirve para que el responsable nuevo sepa qué se espera sin tener que preguntar.

1. Con C3:C100 aún seleccionado, vuelve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
2. Abre la pestaña Mensaje de entrada y rellénala:

Bloquear lo que no esté en la lista

Si alguien escribe "comida" en vez de "Comidas", los totales por categoría se romperían. La pestaña Mensaje de error corta esto de raíz.

1. En el mismo cuadro, abre Mensaje de error.

Calcular totales y saber cuánto queda en la caja

La fila de totales resume toda la caja: cuánto entró en total, cuánto salió y cuánto queda. Se coloca debajo del último apunte y usa la función SUMA (SUM), disponible en todas las versiones de Excel.

1. En A8 escribe Totales.
2. En D8 suma todas las entradas: =SUMA(D2:D6).
3. En E8 suma todas las salidas: =SUMA(E2:E6).
4. En F8 resta ambos totales para el saldo final: =D8-E8.

=SUMA(D2:D6)

Por qué la fórmula del saldo falla o da números raros

El rango no empieza en B1

La fórmula =F2+D3-E3 depende de que F2 sea el saldo inicial. Si los encabezados están en la fila 3 y los datos empiezan en la fila 4, la fórmula hay que cambiarla a =F3+D4-E4 para que el saldo se arrastre fila a fila. Si no se ajusta, la primera fila de datos devuelve el saldo de la fila anterior, que es un encabezado de texto y aparece #¡VALOR! o un cero raro.

El saldo inicial está mal colocado

Si el saldo inicial no está en la columna Entrada sino en la Descripción, =F2+D3-E3 empieza restando desde cero y todos los saldos salen negativos. La regla es clara: el saldo inicial va en D2 como Entrada, y la fila de arriba (F1) queda vacía para que la fórmula pueda leer el saldo anterior.

La celda de Saldo está formateada como texto

Cuando una celda tiene formato de texto, aunque la fórmula esté bien escrita, se ve tal cual: =F2+D3-E3. La solución es seleccionar la columna F, pulsar Ctrl+1 para abrir Formato de celdas, elegir Número con dos decimales y aceptar. La fórmula sigue siendo la misma, pero ahora sí se calcula.

Proteger el libro para que nadie borre fórmulas por accidente

La columna Saldo es resultado de una fórmula. Si alguien la modifica o la borra, el libro entero deja de tener sentido. Proteger la hoja bloquea las fórmulas sin impedir que se sigan rellenando las celdas de datos.

1. Selecciona D2:E100 y, si quieres, también B2:B100 y C2:C100.
2. Pulsa Ctrl+1, abre la pestaña Proteger y desmarca la casilla Bloqueada. Acepta.
3. Asegúrate de que la columna F (y la fila de totales) sigue bloqueada (que es el valor por defecto).
4. Abre la protección de la hoja:

Lo que ya sabes hacer con la caja chica en Excel

• Crear un libro de caja con seis columnas (Fecha, Descripción, Categoría, Entrada, Salida y Saldo) y una fila por movimiento.
• Calcular el saldo acumulado fila a fila con una fórmula que mezcla referencias fijas y relativas (=F2+D3-E3).
• Convertir el rango en tabla Excel para que las fórmulas se apliquen solas en las filas nuevas.
• Limitar las categorías a una lista desplegable con validación de datos, mensaje de entrada y mensaje de error con estilo Detener.

El siguiente paso para cerrar el círculo del arqueo diario es añadir una regla de formato condicional en Datos > Análisis > Formato condicional > Nueva regla que resalte en rojo la última celda de la columna Saldo cuando baje de la cifra del fondo (por ejemplo, 300,00). Así, al abrir la hoja, sabrás de un vistazo si toca reponer la caja.

Dudas al llevar la caja chica en Excel