Formato de factura en Excel: cómo crearlo paso a paso

Una factura es el documento que entregas a un cliente con el detalle de lo que le has vendido, el IVA y el total a pagar. En este tutorial la montas tú mismo en un libro nuevo, paso a paso: desde la cabecera con tus datos hasta el PDF final, pasando por las fórmulas que calculan cada importe. Al terminar tendrás una plantilla reutilizable que entiendes de arriba abajo, algo que las plantillas gratuitas no te dan. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016.

Qué es una factura en Excel y qué la diferencia de una plantilla

Una factura emitida a un cliente necesita al menos: tus datos como emisor, los del cliente, una o varias líneas con producto, cantidad y precio, el subtotal, el IVA y el total a pagar, más la fecha y un número correlativo. Todo eso vive en una hoja de cálculo normal, la misma que usas para cualquier lista.

La diferencia con una plantilla descargable de internet es de control. Si la montas tú, sabes dónde está cada fórmula, puedes añadir una columna, cambiar el tipo de IVA o ajustar los bordes sin pelearte con un archivo cerrado que nadie te explica. Aquí la factura es el libro «Facturas 2026», una hoja por documento, y las fórmulas se quedan a la vista para que las modifiques cuando haga falta.

Las partes de la factura: del encabezado al pie

Una factura se divide en cinco bloques que viven en zonas distintas de la hoja. Arriba, el encabezado con tus datos (emisor) y los del cliente (receptor), seguido del número de factura y la fecha. En el centro, la tabla de líneas con producto, cantidad, precio e importe por línea. Debajo, la banda de totales: subtotal, IVA y total. Al pie, la forma de pago y los datos bancarios.

En la fila 1 queda libre para el número de factura y la fecha, en la 3 empieza el bloque de emisor y cliente, y la tabla de líneas ocupará las filas 10 a 20. La banda de totales va justo debajo y el pie, a partir de la fila 22.

Las funciones y formatos que sostienen una factura

Formatos de número: 0,00 para importes y porcentajes para el IVA

El formato 0,00 fuerza dos decimales siempre: el 5 se ve 5,00 y el 3,1 se ve 3,10. Con separador de miles, #.##0,00 pinta 1.234,50. Para el IVA, 0,0% convierte el 0,21 guardado en la celda en 21,0%, que es como se escribe el tipo en la factura.

#.##0,00 "€"
0,0%

Formatos de fecha larga para la fecha de la factura

La fecha en Excel es un número (los días desde el 1 de enero de 1900); el formato la pinta. Para que aparezca en letra:

=TEXTO(HOY();"dddd, d ""de"" mmmm de aaaa")

Las dobles comillas alrededor de «de» sirven para que esa palabra se escriba tal cual y no se interprete como un código de formato.

Montar el encabezado con los datos de tu empresa

1. Abre un libro nuevo y guárdalo como Facturas 2026.xlsx.
2. En la celda A1 escribe Nº factura y en B1 Fecha.
3. Rellena A3 con Emisor y C3 con Cliente.
4. En A4 el nombre de tu empresa; en A5 la dirección; en A6 el NIF o CIF.
5. En C4, C5 y C6 los datos del cliente.
6. Si quieres el logotipo, ve a Insertar > Ilustraciones > Imágenes y colócalo en la esquina superior derecha.
7. Guarda el libro como plantilla: Archivo > Guardar como > Plantilla de Excel (*.xltx) con el nombre Mi factura.xltx. Cada factura nueva la creas desde Archivo > Nuevo > Personal > Mi factura.

La tabla de líneas: producto, cantidad, precio, subtotal

La tabla de líneas es el corazón de la factura. Empieza en la fila 10 con los encabezados y deja diez filas para los conceptos.

1. En A10 escribe Producto, en B10 Descripción, en C10 Cantidad, en D10 Precio, en E10 Subtotal, en F10 % IVA, en G10 IVA, en H10 Total y en I10 Importe con IVA.
2. Desde A11 hasta I20 escribe los productos de la factura de ejemplo.
3. En E11 escribe =C11*D11 y pulsa Entrar.
4. Selecciona E11, sitúa el cursor sobre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha) y arrástralo hasta E20.

Calcular el subtotal, el IVA y el total a pagar

Debajo de la última línea calculas los totales con SUMA.

1. En E22 escribe Subtotal y en F22 la fórmula =SUMA(E11:E20).
2. En E23 escribe IVA (21%) y en F23 la fórmula =F22*21%.
3. En E24 escribe Total y en F24 la fórmula =F22+F23.
4. Aplica a F22:F24 el formato #.##0,00 "€" con Ctrl+1 > Número > Personalizada.

Cuando el tipo de IVA cambia por línea

En facturas con productos a tipos distintos (por ejemplo, uno al 21% y otro al 10%) necesitas una columna de IVA por línea.

=G11*(1+H11)

La fórmula toma el subtotal de la línea, lo multiplica por 1 + %IVA y obtiene el total con IVA de esa fila. Luego sumas esa columna para el total general.

Numerar las facturas de forma correlativa

Una factura sin número o con números repetidos no sirve. La forma más segura es que el número dependa siempre de la fila.

1. En A1 escribe F-2026- (el prefijo) y en B1 la fórmula =TEXTO(FILA()-1;"0000") para que la fila 2 muestre 0001.
2. Para la siguiente factura duplica la hoja (Inicio > Celda > Formato > Mover o copiar hoja > Crear una copia) y Excel ajusta la fórmula sola.

="F-2026-"&TEXTO(FILA()-1;"0000")

El operador & concatena el prefijo con el número formateado a cuatro dígitos.

La fecha de vencimiento calculada

Si cobras a 30 días, la fecha de vencimiento sale sola.

1. En D1 pon Vencimiento.
2. En D2 escribe =B2+30 con formato de fecha corta.
3. Aplica a B2 el formato largo dddd, d "de" mmmm de aaaa.

=B2+30

Dar formato a la factura: bordes, colores y banda de totales

Un buen formato separa visualmente cada bloque y guía la vista del cliente hasta el total.

1. Selecciona A1:I2 y aplica bordes con Inicio > Fuente > Bordes > Borde inferior grueso.
2. Selecciona A3:I6 y aplica Bordes > Borde exterior y, dentro, Bordes > Bordes interiores finos.
3. Selecciona A10:I10 (los encabezados de la tabla) y pon fondo de color con Inicio > Fuente > Color de relleno y negrita.
4. Selecciona A10:I20 y conviértelo en tabla con Inicio > Estilos > Dar formato como tabla > Medio 2. Marca la casilla La tabla tiene encabezados.

Ocultar las líneas de cuadrícula al imprimir

Por defecto, la hoja imprime la cuadrícula gris. Para que solo se vea tu factura:

Después, define el área de impresión para que solo salga el rango de la factura:

Exportar la factura a PDF lista para enviar

Una vez revisados los datos, exportas a PDF.

1. Ajusta el área de impresión a A1:I24 y los saltos con Vista > Vista previa de saltos de página.
2. Ve a Archivo > Guardar como y elige la carpeta.
3. En Tipo selecciona PDF (*.pdf) y pulsa Guardar.

En el cuadro Guardar como, revisa que la opción Toda la hoja esté marcada si solo tienes una factura por archivo. Si quieres todas las hojas del libro, elige Libro entero.

Por qué los importes salen con muchos decimales o sin símbolo

Tres causas cubren el 90% de las quejas.

• No se ha aplicado el formato 0,00. La celda guarda el valor real (3,14159) y lo muestra tal cual. Arreglo: Ctrl+1 > Personalizada y escribir #.##0,00 "€".
• La columna es demasiado estrecha. Aparece #####. Arreglo: doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna para ajustar el ancho.
• El símbolo se escribe a mano. Si pones € detrás del número, al sumar queda texto y la celda da error. Arreglo: meter el símbolo en el formato, no en la celda.

Por qué la fecha de hoy aparece como un dígito enorme

=HOY() devuelve el número de serie (por ejemplo 46.045) y la celda está en formato General. Dos arreglos:

=TEXTO(HOY();"dd/mm/aaaa")

o aplicar formato de fecha a la celda con Ctrl+1 > Fecha.

Por qué la numeración se repite al copiar la factura

Arrastrar 1 hacia abajo con el controlador de relleno copia el valor, no la serie: sale 1, 1, 1. La solución es una fórmula que dependa de la fila:

=TEXTO(FILA()-1;"0000")

Cada fila nueva da un número distinto automáticamente.

Lo que Excel no hace por tu factura

Excel es una hoja de cálculo, no un sistema de facturación. No firma el PDF digitalmente, no se conecta con la Agencia Tributaria ni con Verifactu, no envía el correo al cliente ni guarda copia legal de la factura. La validación legal del documento depende de la normativa de cada país y se hace fuera de Excel.

También tiene límites prácticos: una hoja admite 1.048.576 filas y 16.384 columnas (letras hasta XFD), más que suficiente para años de facturas, pero si metes cada línea de cada factura en la misma hoja, el libro se vuelve lento al pasar de unas decenas de miles de líneas. Lo razonable es una hoja por factura, como en el ejemplo, o una hoja por año con filtros bien planteados.

Lo que ya sabes hacer con tu factura en Excel

• Tienes la estructura clara: encabezado, datos del cliente, tabla de líneas, banda de totales y pie.
• Dominas las fórmulas que calculan cada importe: =C11*D11, =SUMA(E11:E20), =E10*21% y =E10+F10.
• Aplicas los formatos de número correctos: #.##0,00 "€" para importes y 0,0% para el IVA.
• Numeras las facturas de forma correlativa sin que se repitan al copiar.
• Exportas la factura a PDF limpia y lista para enviar.

El siguiente paso natural es convertir el rango A10:I20 en una tabla de Excel (ya lo hiciste al aplicar formato) y comprobar cómo, al añadir una fila nueva, las fórmulas se arrastran solas hasta el subtotal, el IVA y el total.

Dudas al montar una factura en Excel