Factura comercial en Excel: plantilla con fórmulas lista para imprimir

<div class="ewb-codigo ewb-codigo--excel" data-lang="excel" data-etiqueta="Ejemplo · Fórmula"><button type="button" class="ewb-copiar" data-copiar="1" aria-label="Copiar el código">Copiar</button><pre><code class="language-excel">=SECUENCIA(1)
=HOY()</code></pre><blockquote>Nota: en Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos), el separador de argumentos es la coma: <code>=SECUENCIA(1)</code> se escribe igual porque no tiene argumentos, pero <code>=SI(A1>10,"Alto","Bajo")</code> llevaría comas.</blockquote><blockquote>Comprueba: <code>B1</code> muestra <code>1</code> y <code>B2</code> muestra la fecha de hoy en formato corto.</blockquote><h3>Datos del cliente y línea de concepto</h3>Ahora vamos con el cliente y con la tabla donde escribirás cada producto vendido. La zona del cliente va encima de la tabla, y la tabla empieza siempre en la misma fila para que las fórmulas de los totales apunten siempre al mismo sitio.<ol><li>En <code>A8</code> escribe CLIENTE, en <code>A9</code> Nombre, en <code>A10</code> NIF y en <code>A11</code> Dirección.</li><li>En <code>B9</code>, <code>B10</code> y <code>B11</code> déjalas vacías: las rellenaremos luego con una lista desplegable.</li><li>En la fila 13 escribe los encabezados: <code>A13</code> Descripción, <code>B13</code> Cantidad, <code>C13</code> Precio unitario, <code>D13</code> IVA %, <code>E13</code> Importe.</li><li>Formatea los rótulos en negrita con <code>Ctrl+N</code>.</li></ol><pre><code class="language-hoja">celda: A13
pestaña: Factura
| | A | B | C | D | E |
| 8 | CLIENTE | | | | |
| 9 | Nombre | | | | |
| 10| NIF | | | | |
| 11| Dirección | | | | |
| 13| **Descripción**| **Cant.**| **Precio unit.**| **IVA %**| **Importe** |
| 14| Bolígrafos azul| 20 | 0,90 | 21 | 18,00 |
| 15| Cuaderno A5 | 10 | 2,50 | 21 | 25,00 |
| 16| Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 10 | 16,00 |</code></pre><blockquote>Comprueba: las celdas <code>B9:B11</code> están vacías y la fila 13 tiene los cinco encabezados en negrita.</blockquote><h3>Totales, IVA y forma de pago</h3>Los totales van a la derecha de la tabla de productos. Como usaremos referencias relativas, las celdas tienen que estar siempre en la misma columna, sin saltarse filas.<ol><li>En <code>G13</code> escribe Base imponible, en <code>G14</code> Total IVA y en <code>G15</code> TOTAL.</li><li>En <code>H13</code> pondremos la fórmula que suma las líneas, en <code>H14</code> la suma del IVA y en <code>H15</code> el total con IVA.</li><li>En <code>A19</code> y <code>A20</code> escribe las etiquetas Forma de pago y Fecha de pago; en <code>B19</code> y <code>B20</code> déjalas vacías.</li></ol><pre><code class="language-excel">

<div class="ewb-codigo ewb-codigo--excel" data-lang="excel" data-etiqueta="Ejemplo · Fórmula"><button type="button" class="ewb-copiar" data-copiar="1" aria-label="Copiar el código">Copiar</button><pre><code class="language-excel">=B14*C14
=E14*D14/100
=SUBTOTALES(9;E14:E23)
=SUBTOTALES(9;F14:F23)
=H13+H14</code></pre><blockquote>Comprueba: cambia la cantidad de la fila 14 de 20 a 30: la celda <code>E14</code> pasa a <code>27,00</code>, <code>F14</code> a <code>5,67</code> y <code>H15</code> sube en la misma proporción sin que toques nada.</blockquote><h3>Cambiar el tipo de IVA y que todo se recalcule</h3>A veces una línea lleva un tipo de IVA distinto (por ejemplo, los libros al 10 % y el resto al 21 %). Para eso va la columna <code>D</code>: cada fila lleva su propio porcentaje.<ol><li>En <code>D14:D23</code> escribe el tipo de cada línea: 21 para los productos generales, 10 para libros o alimentos, 4 para productos de primera necesidad.</li><li>La fórmula de la cuota (<code>=E14*D14/100</code>) ya usa la celda de la izquierda, así que se recalcula sola al cambiar el tipo.</li></ol><pre><code class="language-hoja">celda: D14
formula: 21
resalta: D14:D23
pestaña: Factura
| | A | B | C | D | E | F |
| 13| **Descripción**| **Cant.**| **Precio unit.**| **IVA %**| **Importe** | **IVA €** |
| 14| Bolígrafos azul| 20 | 0,90 | 21 | 18,00 | 3,78 |
| 15| Cuaderno A5 | 10 | 2,50 | 21 | 25,00 | 5,25 |
| 16| Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 10 | 16,00 | 1,60 |</code></pre><blockquote>Comprueba: cambia la celda <code>D16</code> de 10 a 21: <code>F16</code> pasa de <code>1,60</code> a <code>3,36</code> y <code>H15</code> sube en consecuencia.</blockquote><h3>Redondear importes a dos decimales para evitar descuadres</h3>Un importe con más de dos decimales puede descuadrar el total cuando el cliente paga en metálico. La solución más limpia es dar a las celdas un formato de número con dos decimales, no redondear con una función: así el cálculo se ve siempre con la precisión real y solo cambia lo que se muestra.<pre><code class="language-cinta">Inicio > Número > Formato de número</code></pre><ol><li>Selecciona el rango <code>E14:F23</code> y, en <code>Inicio > Número > Formato de número</code> (<code>Ctrl+1 > Número</code>), elige Número con dos posiciones decimales.</li><li>Haz lo mismo con <code>H13:H15</code>.</li></ol><blockquote>Cuidado: en algunos libros muy grandes con cálculos circulares puede aparecer el aviso "Cálculo iterativo"; desactívalo en <code>Archivo > Opciones > Fórmulas > Opciones de cálculo > Habilitar cálculo iterativo</code> para no acumular redondeos.</blockquote><blockquote>Comprueba: todas las celdas de importes muestran dos decimales aunque la operación interna tenga más.</blockquote><h2>Convierte el rango en una tabla y añade un cliente desde una lista</h2>Convertir el rango de líneas en una tabla de Excel tiene dos ventajas claras: las fórmulas que pongas en una fila se copian solas al añadir líneas, y la fila de Totales aparece automáticamente al final.<pre><code class="language-cinta">Insertar > Tablas > Tabla</code></pre><pre><code class="language-dialogo">titulo: Crear tabla
[x] La tabla tiene encabezados
resalta: A14:F23
botones: [Aceptar] | Cancelar</code></pre><ol><li>Selecciona <code>A14:F23</code> y ve a <code>Insertar > Tablas > Tabla</code>.</li><li>Marca <code>La tabla tiene encabezados</code> y acepta.</li><li>En la pestaña <code>Clientes</code> (créala con el botón <code>+</code> junto a <code>Factura</code>) escribe tu lista de clientes en columnas <code>A:D</code> con Nombre, NIF, Dirección y CP.</li></ol><pre><code class="language-hoja">celda: A1
pestaña: Clientes
| | A | B | C | D |
| 1 | **Nombre** | **NIF** | **Dirección** | **CP**|
| 2 | Librería Alondra | B11111111 | Calle Sol 12 | 28002 |
| 3 | Papelería Norte | B22222222 | Av. Norte 45 | 28003 |
| 4 | Oficina Centro | B33333333 | Plaza Mayor 3 | 28012 |</code></pre><blockquote>Comprueba: la zona de líneas tiene ahora un formato de tabla con bandas y la fila de Totales aparece al final con la suma de la columna Importe.</blockquote><h3>Lista desplegable para elegir el cliente</h3>Para no escribir a mano el nombre del cliente cada vez, vamos a poner una lista desplegable en la celda <code>B9</code> que tome los nombres de la hoja <code>Clientes</code>.<pre><code class="language-cinta">Datos > Herramientas de datos > Validación de datos</code></pre><pre><code class="language-dialogo">titulo: Validación de datos
pestañas: [Configuración] | Mensaje de entrada | Mensaje de error
Criterio de validación:
Permitir: Lista ▾
Origen: =Clientes!$A$2:$A$4
[x] Omitir blancos
[x] Celda con lista desplegable
botones: [Aceptar] | Cancelar</code></pre><ol><li>Selecciona <code>B9</code> en la hoja <code>Factura</code>.</li><li>Abre <code>Datos > Herramientas de datos > Validación de datos</code>.</li><li>En <code>Permitir</code>, elige <code>Lista</code> y, en <code>Origen</code>, escribe <code>=Clientes!$A$2:$A$4</code>.</li><li>Marca las dos casillas para que la celda muestre el triángulo de la lista.</li></ol><blockquote>Comprueba: al clicar en <code>B9</code> aparece un triángulo a la derecha y, al desplegarlo, se ven los tres clientes de la hoja <code>Clientes</code>.</blockquote><h3>Plantilla de Excel: guarda el libro como .xltx para no sobrescribirla</h3>Cuando tengas la factura a tu gusto, guárdala como plantilla. Así cada nueva factura parte de una copia limpia y nunca machacas la original.<pre><code class="language-cinta">Archivo > Guardar como > Plantilla de Excel</code></pre><ol><li>Ve a <code>Archivo > Guardar como</code>.</li><li>Elige la carpeta <code>Plantillas personalizadas</code> (Excel la ofrece al seleccionar el formato).</li><li>En <code>Tipo</code>, escoge <code>Plantilla de Excel (*.xltx)</code> y guarda con el nombre <code>Factura plantilla</code>.</li><li>Cada nueva factura la creas desde <code>Archivo > Nuevo > Personal > Factura plantilla</code>.</li></ol><blockquote>Comprueba: al abrir <code>Archivo > Nuevo</code> tu <code>Factura plantilla</code> aparece en la lista de plantillas personales y al abrirla sale una copia con <code>B1 = 1</code> y la fecha de hoy.</blockquote><h2>Errores típicos al rellenar la factura y cómo arreglarlos</h2>Cuatro tropiezos frecuentes al empezar a usar una plantilla de factura casera: las líneas vacías que descuadran la suma, el IVA calculado sobre la base equivocada, la fecha que se muestra como un número entero y el cliente mal escrito por no usar la lista desplegable.<h3>El total no cuadra con la suma de las líneas</h3>Suele pasar porque has sumado toda la columna Importe (que incluye líneas vacías) o porque arrastraste la fórmula demasiado lejos y, en las filas vacías, multiplica cero por cero, lo que da cero pero muestra basura.<pre><code class="language-hoja">celda: H13
formula: =SUBTOTALES(9;E14:E23)
resalta: E14:E23
pestaña: Factura
| | A | E |
| 13| **Descripción**| **Importe** |
| 14| Bolígrafos azul| 18,00 |
| 15| Cuaderno A5 | 25,00 |
| 16| Carpeta anillas| 16,00 |
| 17| | 0,00 |
| 18| | 0,00 |</code></pre><pre><code class="language-excel">