Si trabajas por tu cuenta, necesitas un registro claro de cada factura emitida y cada gasto que puedes justificar. Esta guía te enseña a montar en Excel un libro de ingresos y gastos con el que verás de un vistazo cuánto has ganado, cuánto has gastado y cuánto te queda, sin liarte con fórmulas raras. Al terminar sabrás crear la hoja, usar listas desplegables para las categorías y sacar resúmenes automáticos por mes y por categoría. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web y para Mac; donde se indique algo distinto se avisa.
Qué consigues con una hoja de contabilidad bien hecha y qué no
Una hoja de contabilidad bien hecha te permite registrar cada movimiento con cinco datos básicos —fecha, concepto, importe y si es ingreso o gasto— y una nota libre. Con eso, una columna calculada te muestra el saldo acumulado fila a fila y, sin escribir nada más, sabes cuánto llevas en el mes y en el año. Si además conviertes el rango en una Tabla de Excel, las fórmulas se copian solas al añadir filas y los resúmenes que hagas después se actualizan sin tocarlos.
Lo que Excel no hace por ti: no calcula impuestos, no rellena modelos tributarios, no genera facturas ni se conecta con tu banco. Tampoco te avisa de si una factura es deducible o no. Eso depende de la normativa de cada país y de tu actividad, y es algo que tienes que revisar tú o con tu asesoría. La hoja es el soporte donde apuntarlo todo de forma ordenada, no un sustituto del asesor ni de la declaración.
Las columnas mínimas de tu libro de ingresos y gastos
Siete columnas bastan para cubrir el día a día: Fecha, Categoría, Concepto, Ingreso, Gasto, Saldo y Notas. La fecha se escribe en formato corto (por ejemplo, 15/03/2026) para que se ordene bien al filtrar. La categoría es una palabra corta del tipo Ventas, Material o Suministros, y se elige de una lista desplegable para no escribir cada vez algo distinto. El concepto es una frase libre que describe el movimiento (por ejemplo, "Factura 2026-014 a cliente A"). El ingreso y el gasto son importes en una sola moneda, y solo uno de los dos lleva cifra en cada fila. El saldo se calcula solo y las notas sirven para apuntar el número de factura o cualquier recordatorio.
Empieza con tres filas reales para ver cómo queda:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Categoría | Concepto | Ingreso | Gasto | Saldo | Notas |
| 2 | 05/03/2026 | Ventas | Factura A-101 a Cliente 1 | 1.200,00 | 1.200,00 | Cobrada a 30 días | |
| 3 | 06/03/2026 | Material | 5 botes de pintura | 85,50 | 1.114,50 | Proveedor Pinturas SL | |
| 4 | 10/03/2026 | Suministros | Recibo de luz de febrero | 62,30 | 1.052,20 | Domiciliado |
La fórmula del Saldo que se arrastra hacia abajo
La primera fila del Saldo es sencilla: el ingreso menos el gasto. A partir de la segunda, el saldo es el saldo anterior más el ingreso menos el gasto. Por eso la fórmula va cambiando al bajar: en F2 pones =D2-E2, y en F3, =F2+D3-E3.
=D2-E2
=F2+D3-E3Cuando arrastras el controlador de relleno desde F3 hacia abajo, Excel ajusta las referencias: en F4 se convierte en =F3+D4-E4, en F5 en =F4+D5-E5, y así. La referencia a F2, F3, F4… se queda relativa a propósito, para que apunte siempre al saldo de la fila anterior; si la fijaras con $F$2, todas las filas sumarían sobre la primera y el resultado estaría mal.
Convertir el rango en Tabla para que crezca sola
Una Tabla de Excel (no una hoja normal) tiene la ventaja de que las fórmulas se copian solas al añadir filas y de que los resúmenes la usan por nombre, no por coordenadas. Para convertir el rango:
Marca "La tabla tiene encabezados" y acepta. Verás que la fila 1 gana un aspecto distinto y aparecen flechas de filtro en cada columna. Ahora, en la pestaña que aparece, marca la casilla de Fila de totales para tener una fila abajo con la suma de Ingreso, la de Gasto y el saldo final.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Categoría | Concepto | Ingreso | Gasto | Saldo | Notas |
| 2 | 05/03/2026 | Ventas | Factura A-101 | 1.200,00 | 1.200,00 | ||
| 3 | 06/03/2026 | Material | Pintura | 85,50 | 1.114,50 | ||
| 4 | 10/03/2026 | Suministros | Luz febrero | 62,30 | 1.052,20 | ||
| 5 | Total | 1.200,00 | 147,80 | 1.052,20 |
Crear la hoja desde una plantilla y adaptarla a tu caso
Si no quieres empezar de cero, Microsoft tiene plantillas gratuitas en la nube que puedes abrir, duplicar y reutilizar. La ventaja es que ya traen columnas pensadas, formatos y, a veces, una fila de totales. Para llegar a ellas:
- Abre tu navegador y entra en excel.cloud.microsoft.
- Busca "ingresos y gastos" o "small business budget" en el buscador de plantillas.
- Elige una, ábrela y pulsa Duplicar o Guardar una copia para no perder el original.
- Borra las filas de muestra y empieza a escribir las tuyas.
Otra vía es abrir Excel en blanco, ir a Archivo > Nuevo y escribir "ingresos y gastos" en el buscador de plantillas que aparece ahí.
Una vez tengas la copia, renombra la hoja como Movimientos y comprueba que las columnas siguen el orden de la sección anterior.
.xlsx si no usas macros. Si vas a añadir VBA más adelante, guárdalo como .xlsm. El formato .xls (Excel 97-2003) tiene un límite de 65.536 filas y se queda corto enseguida.Elegir la plantilla que más se parece a tu actividad
No todas las plantillas sirven para lo mismo. Esta es una comparativa corta:
- Libro de ingresos y gastos: la más completa. Trae fecha, categoría, ingreso, gasto y una fila de saldo. Es la que usarás como base de este tutorial.
- Registro de gastos menores: solo gastos, pensada para gastos pequeños y diarios (parking, comidas, material de oficina). No tiene columna para ingresos.
- Calculadora de gastos: trae categorías predefinidas y gráficos, pero no está pensada como registro fila a fila.
- Registro de cheques: específica para pagos con cheque, con campos de banco y número de cheque. No encaja con la mayoría de actividades.
Si tu actividad es vender servicios o productos a clientes, la primera es la que mejor se adapta. Si solo quieres controlar gastos y los ingresos los llevas en otro sitio, la segunda basta.
Dejar la plantilla lista antes de empezar a escribir
Antes de apuntar el primer movimiento, la hoja tiene que estar limpia y con los formatos bien puestos:
- Selecciona la columna A (Fecha) y aplica formato de fecha con Inicio > Número > Fecha corta.
- Selecciona las columnas D y E (Ingreso y Gasto) y aplica formato Moneda con dos decimales (Inicio > Número > Formato de número de contabilidad, o Ctrl+Mayús+4 si tu teclado lo trae).
- Selecciona la columna F (Saldo) y aplica también formato Moneda.
- Borra las filas de ejemplo que traiga la plantilla.
- Pon el cursor en A1 al guardar, para que al abrir el archivo la celda activa sea la primera.
- Guarda como
.xlsxcon un nombre claro (por ejemplo, Contabilidad-2026.xlsx).
1200, no la fecha. Si ves 12/03/2026 ahí, la columna tiene formato de fecha y hay que cambiarlo.Categorías estables con una lista desplegable
Escribir la categoría a mano cada vez acaba en desastre: "Material", "materiales", "Mat.", "Mater"… y los resúmenes no funcionan. La solución es una lista desplegable en la columna B, con un conjunto de valores fijos que tú controlas. Para tenerla, primero crea una hoja auxiliar llamada Categorías y escribe ahí la lista:
| A | |
|---|---|
| 1 | Categoría |
| 2 | Ventas |
| 3 | Material |
| 4 | Suministros |
| 5 | Software |
| 6 | Dietas |
| 7 | Otros |
Ahora, en la hoja Movimientos, selecciona todas las celdas de la columna B que vayan a tener categoría (por ejemplo, B2:B1000) y aplica la validación:
El origen de la lista escrito a mano
Si tienes pocas categorías y no te importa editarlas a mano cada vez, puedes escribirlas directamente en el cuadro de diálogo, separadas por punto y coma:
El origen sacado de un rango de la hoja auxiliar
Si prefieres que las categorías vivan en su hoja y poder editarlas sin tocar la validación:
Los signos $ fijan el rango para que, si copias la validación a otras celdas, no se desplace. Si el día de mañana tienes más de nueve categorías, amplía el rango a $A$2:$A$20 para prever hueco.
Una lista que crece sola al añadir categorías
Si no quieres acordarte de ampliar el rango cada vez que sumas una nueva categoría, convierte la lista en una Tabla y úsala por nombre:
- En la hoja Categorías, selecciona A1:A7 y crea una Tabla (Ctrl+T). Ponle nombre Categorias (sin tilde para evitar líos con la fórmula).
- En la validación de Movimientos, cambia el Origen a:
=INDIRECTO("Categorias[Categoría]")INDIRECTO (INDIRECT) existe en todas las versiones de escritorio de Excel, también en Excel para la web y para Mac. Lo que hace es leer el texto que le pasas y convertirlo en una referencia. Aquí le pasas el nombre de la columna de la Tabla, así que cualquier fila que añadas debajo aparece automáticamente en el desplegable.
| A | |
|---|---|
| 1 | Categoría |
| 2 | Ventas |
| 3 | Material |
| 4 | Suministros |
| 5 | Software |
| 6 | Dietas |
| 7 | Otros |
| 8 | Formación |
Resúmenes útiles: totales por categoría y por mes
Con la Tabla de movimientos ya montada, llega la parte que ahorra tiempo: los totales automáticos. La función que mejor funciona aquí es SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), porque permite sumar con varias condiciones a la vez (por ejemplo, solo los movimientos de marzo en la categoría "Software").
Total del mes actual con SUMAR.SI.CONJUNTO
En la misma hoja Movimientos, en una zona aparte como I1:K3, monta este mini panel:
| I | J | K | |
|---|---|---|---|
| 1 | Resumen del mes | ||
| 2 | Ingresos del mes | =SUMAR.SI.CONJUNTO(…) | |
| 3 | Gastos del mes | =SUMAR.SI.CONJUNTO(…) | |
| 4 | Saldo del mes | =J2-J3 |
Las fórmulas son:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Ingreso];Movimientos[Fecha];">="&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY());1);Movimientos[Fecha];"<"&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY())+1;1))=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Gasto];Movimientos[Fecha];">="&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY());1);Movimientos[Fecha];"<"&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY())+1;1))FECHA (DATE), AÑO (YEAR), MES (MONTH) y HOY (TODAY) están en todas las versiones. El truco está en pasar las fechas como criterio con ">=" y "<" concatenados con &: así SUMAR.SI.CONJUNTO entiende que es una comparación, no un texto.
Total por cada categoría con una fórmula por fila
En la hoja Categorías, añade dos columnas para los totales:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Categoría | Total Ingreso | Total Gasto |
| 2 | Ventas | =SUMAR.SI.CONJUNTO(…) | =SUMAR.SI.CONJUNTO(…) |
| 3 | Material | ||
| 4 | Suministros | ||
| 5 | Software | =SUMAR.SI.CONJUNTO(…) | =SUMAR.SI.CONJUNTO(…) |
| 6 | Dietas | ||
| 7 | Otros |
Las fórmulas son:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Ingreso];Movimientos[Categoría];A2)=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Gasto];Movimientos[Categoría];A2)Al arrastrar desde B2 hacia abajo, la referencia a A2 se convierte en A3, A4… automáticamente, y cada categoría tiene su total.
Una vista rápida con una tabla dinámica
Si quieres una vista más visual, una tabla dinámica resume la Tabla en dos clics:
Elige Movimientos como origen y pon Categoría en Filas y Suma de Ingreso y Suma de Gasto en Valores. Verás una tabla con una fila por categoría y los totales a la derecha.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Categoría | Suma de Ingreso | Suma de Gasto |
| 2 | Ventas | 1.200,00 | |
| 3 | Material | 85,50 | |
| 4 | Suministros | 62,30 | |
| 5 | Dietas | ||
| 6 | Otros | ||
| 7 | Total general | 1.200,00 | 147,80 |
La tabla dinámica se actualiza al añadir filas a la Tabla de movimientos, así que no tienes que rehacerla. Si quieres que se actualice sola al abrir el archivo, haz clic derecho en la tabla dinámica y marca Actualizar al abrir.
Por qué los totales no cuadran o la lista se queda corta
Cuatro fallos aparecen una y otra vez cuando se empieza con esta hoja. Todos tienen arreglo en un par de minutos.
La suma del Saldo muestra 0 al arrastrar
La fórmula de F2 se ha pegado como valor en vez de como fórmula, así que la celda contiene el número 0 (o el resultado de la primera fila) y al arrastrar copia ese 0. Verás en la barra de fórmulas 0 en vez de =D2-E2.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Categoría | Concepto | Ingreso | Gasto | Saldo | Notas |
| 2 | 05/03/2026 | Ventas | Factura A-101 | 1.200,00 | 0 | ||
| 3 | 06/03/2026 | Material | Pintura | 85,50 | 0 |
Arreglo: haz clic en F2, escribe en la barra de fórmulas =D2-E2 y pulsa Entrar. Vuelve a tener el valor 1.200,00. Ahora arrastra desde F2 hasta abajo y la columna se rellena bien.
La lista desplegable no muestra la categoría nueva
Has añadido "Formación" en Categorías!A8, pero el desplegable de Movimientos no la muestra. La causa: el Origen de la validación es un rango fijo $A$2:$A$10 que, en este caso, sí debería incluir A8, pero olvidaste pulsar Entrar después de escribir "Formación", así que el valor no llegó a la celda, o tienes la lista en otra hoja con nombre distinto.
Arreglo: o bien cambias el Origen a $A$2:$A$20, o bien conviertes la lista en Tabla y usas =INDIRECTO("Categorias[Categoría]") como vimos antes. La segunda opción es la que mejor aguanta el paso del tiempo.
La fecha aparece como número raro (44015)
La celda de Fecha tiene formato General y Excel muestra el número de serie del día (44015 equivale al 5 de marzo de 2026). La causa suele ser un copiar y pegar desde otra hoja o desde un CSV que trae la fecha como texto.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Categoría | Concepto |
| 2 | 44015 | Ventas | Factura A-101 |
Arreglo: selecciona toda la columna A y aplica Inicio > Número > Fecha corta. Si aun así ves números, es que la celda tiene formato de texto; pasa el ratón por el triángulo verde y elige Convertir en número, o usa Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas con el botón Finalizar directamente para forzar la conversión.
dd/mm/aaaa. Si está en español de México, suele ser dd/mm/aa o aaaa-mm-dd. Lo importante es que elijas uno y lo mantengas igual en toda la columna.SUMAR.SI.CONJUNTO devuelve 0 cuando debería sumar
El criterio de fecha se ha escrito como texto sin comillas, algo como ">=01/03/2026" en vez de ">="&FECHA(2026;3;1). Con la primera forma, Excel compara texto contra fechas y no encuentra coincidencias; con la segunda, construye una fecha real.
| I | J | |
|---|---|---|
| 1 | Resumen del mes | |
| 2 | Ingresos del mes | 0,00 |
| 3 | Gastos del mes | 0,00 |
Arreglo: usa siempre FECHA(año;mes;día) pegado con & al operador (">="&FECHA(2026;3;1)). Si prefieres no pensar en el primer día del mes siguiente, usa la fórmula con AÑO(HOY()) y MES(HOY()) que vimos en la sección de resúmenes: el propio Excel calcula el inicio y el fin del mes actual.
Lo que Excel para la web y el de escritorio hacen distinto en esta hoja
La hoja que has montado funciona igual en Excel de escritorio (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016) que en Excel para la web o para Mac, con dos salvedades importantes. La primera es que Excel para la web no ejecuta macros VBA: si más adelante quieres automatizar tareas (por ejemplo, pasar datos del banco a la hoja con un botón), en escritorio usarás VBA y en la web tendrás que usar Scripts de Office (que se programan en JavaScript desde la opción Automatizar) o dejarlo manual. La segunda es que la web trae menos opciones de formato y de controles: los controles de formulario (botones, casillas) solo se rellenan en la versión de escritorio; en la web aparecen como imágenes sin funcionalidad.
En el escritorio puedes ir más lejos: añadir un módulo VBA con un botón que abra un formulario para introducir un movimiento, con sus validaciones y su guardado automático. En la web, la opción equivalente es un Forms de Microsoft o un panel hecho con celdas protegidas y Validación de datos. Las plantillas de excel.cloud.microsoft se abren en cualquier versión, pero las que tienen VBA pierden las macros al guardarlas en formato .xlsx; ahí hay que guardar como .xlsm desde el escritorio.
Lo que ya sabes hacer con la hoja y el siguiente paso
- Tienes un libro con siete columnas y una Tabla que crece sola al añadir filas.
- Sabes aplicar Validación de datos con lista desplegable y mantenerla con
=INDIRECTO("Categorias[Categoría]"). - Sabes sacar el total del mes en curso con
SUMAR.SI.CONJUNTOy los totales por categoría fila a fila. - Sabes montar una tabla dinámica que resume ingresos y gastos por categoría y se actualiza sola.
El siguiente paso lógico es aplicar Formato condicional a la columna Saldo para ver de un vistazo los meses en negativo: con Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos, las barras rojas marcarán los meses donde el saldo cae por debajo de cero. Eso lo cubrimos en otro tutorial.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al llevar la contabilidad de autónomos en Excel
1. ¿Hay plantillas de Excel gratis para llevar la contabilidad?
Sí, en Microsoft Create encontrarás plantillas gratuitas de libro mayor, ingresos y gastos, y balances. Otra opción es descargar hojas ya hechas en sitios fiables o armarlas tú mismo con BUSCARV, SUMAR.SI y tablas. Lo importante es que tengan hoja de ingresos, hoja de gastos y una de resumen con fórmulas que sumen ambas.
2. ¿Dónde consigo una plantilla de Excel gratis para la contabilidad de una pequeña empresa?
Puedes empezar por las plantillas oficiales de Microsoft Create, que incluyen libros diarios y mayores listos para rellenar. Si prefieres algo más a medida, crea un libro con tres hojas (ingresos, gastos y resumen) y suma cada apartado con SUMAR.SI.CONJUNTO para ver totales por mes y por categoría.
3. ¿Cómo es una plantilla de contabilidad en Excel?
Una plantilla básica tiene una hoja de ingresos con fecha, concepto, cliente e importe; otra de gastos con los mismos campos más la categoría; y una hoja final con fórmulas que suman ambos libros y calculan el beneficio. Añadir una columna de IVA y otra de método de pago facilita mucho la declaración trimestral.
4. ¿Se puede llevar la contabilidad en Excel?
Sí, muchos autónomos y pequeños negocios la llevan en un libro de Excel con hojas de ingresos, gastos y un cuadro resumen con fórmulas. Funciona bien si el volumen de apuntes no es enorme y se respalda el archivo a menudo. Cuando el negocio crece conviene pasar a un programa contable específico.
5. ¿Qué plantilla de Excel sirve para llevar la contabilidad personal?
Para el día a día basta una hoja con columnas de fecha, concepto, categoría (comida, transporte, ocio…) e importe, y al final una fila que sume con SUMAR.SI cada categoría. Si quieres ver el ahorro del mes, añade una hoja de ingresos y resta ambas con una simple resta en una celda resumen.
6. ¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio en Excel y guardarla en PDF?
Trabaja en un libro con hojas de ingresos, gastos y resumen; cuando quieras archivar el mes, ve a Archivo > Guardar como y elige PDF como tipo de archivo; marca la hoja o el libro completo y guarda. Así tendrás una copia inmóvil del cierre mensual lista para imprimir o enviar.
7. ¿Cómo hacer una plantilla de asientos contables en Excel?
Crea una hoja con columnas de fecha, número de asiento, cuenta, concepto, debe y haber, y al final una fila que sume ambas columnas para verificar que cuadran. Cada fila es un apunte doble (un importe en el debe y otro en el haber) que luego puedes pasar al libro mayor con BUSCARV.
8. ¿Se puede descargar una plantilla contable en PDF?
Un PDF en blanco no sirve para trabajar, porque no permite escribir fórmulas ni cambiar datos. Lo útil es descargar la plantilla en .xlsx, rellenarla mes a mes y, cuando quieras archivo, guardar una copia en PDF desde Archivo > Guardar como. Así tienes lo mejor de los dos formatos.