Excel para la web: cómo crear, editar y compartir documentos

Excel para la web es la versión de Excel que funciona en el navegador y guarda los libros en la nube. En este tutorial crearás un libro de ventas, lo compartirás con permisos distintos, recuperarás una versión anterior y añadir ás una búsqueda de precios con BUSCARV (VLOOKUP). Funciona en Excel para la web, sin instalar el programa de escritorio; algunas funciones y herramientas dependen de tu licencia y de la actualización del servicio.

Qué es Excel para la web y cuándo usarlo

Excel para la web funciona dentro del navegador y permite abrir, crear y editar libros sin instalar Excel de escritorio. Los archivos se guardan en tu espacio de trabajo de OneDrive o en el servicio de archivos que use tu cuenta.

En este tutorial, el equipo de una tienda prepara un libro de ventas con productos, precios y cantidades. Una persona puede registrar las ventas; otra puede revisar el resultado desde su móvil o portátil; otra puede consultar el libro sin modificarlo.

Su principal ventaja es la colaboración: varias personas pueden trabajar en el mismo libro y ver los cambios en tiempo real. También resulta cómodo para revisar un archivo desde distintos dispositivos sin depender de una instalación local.

La versión web es adecuada para hojas de cálculo habituales: tablas, fórmulas, formato básico, BUSCARV (VLOOKUP), compartir y recuperar versiones. Para funciones avanzadas, macros o procesos complejos de datos, conviene comprobar antes si Excel de escritorio resulta más adecuado.

Cómo entrar y crear un documento de Excel

1. Abre el navegador y entra en el sitio correspondiente a tu cuenta de Microsoft.
2. Inicia sesión con tu cuenta y abre el espacio donde quieres guardar el libro.
3. Selecciona Nuevo y después Libro de Excel en blanco para crear un libro vacío.
4. Escribe directamente en la celda A1. Al terminar, el archivo queda guardado en la nube.
5. Para usar un archivo existente, elige Cargar o Abrir desde el menú del servicio de archivos y selecciona un libro con extensión .xlsx.

Las pestañas y herramientas del Excel para la web

La cinta de opciones de Excel para la web reúne las principales áreas de trabajo:

En Inicio se escriben valores, se aplica formato y se usa el controlador de relleno. Insertar permite añadir tablas, gráficos o imágenes. Disposición de página controla la impresión. Fórmulas agrupa las funciones y herramientas de cálculo. Datos incluye opciones para tablas y validación. Revisar aporta comentarios y control de cambios. Vista permite cambiar la visualización. Ayuda ofrece documentación y assistance.

La versión web puede tener menos funciones que la de escritorio. La disponibilidad de macros VBA, algunas funciones nuevas, Power Query y herramientas avanzadas depende del producto, la licencia y las actualizaciones.

Editar celdas, filas y columnas en el navegador

Crea un libro en blanco y escribe estos encabezados y datos:

1. Selecciona la celda A5.
2. Escribe Borrador y confirma con Ctrl+Entrar (Cmd+Retorno en Mac).
3. Selecciona la fila 5 y elige Insertar desde el menú contextual. La fila nueva ocupará ese espacio.
4. Arrastra el borde derecho del encabezado A hasta que la columna se lea completa como Producto.
5. Selecciona D2, escribe la fórmula siguiente y confirma:

=B2*C2

1. Arrastra el controlador de relleno de D2 hasta D4.

Guardar, compartir y recuperar versiones del libro

El libro de ventas se guarda automáticamente en la nube. Aun así, conviene comprobar que el nombre y la ubicación sean los correctos.

1. Selecciona Archivo > Guardar como y elige la carpeta de trabajo.
2. Escribe Ventas del equipo como nombre.
3. Revisa la lista de personas que tienen acceso.
4. Usa Compartir para copiar el enlace o cambiar permisos.
5. Si necesitas volver a un estado anterior, abre Archivo > Historial de versiones.
6. Selecciona una versión y utiliza Restaurar para crear una copia de ese estado.

El historial conserva cambios recientes según los permisos de la cuenta y la configuración del servicio. Restaurar una versión no elimina necesariamente las versiones más recientes: puede quedar disponible como una copia separada.

Compartir el libro con permisos distintos

1. Abre Archivo > Compartir.
2. Añade a la primera persona con permiso Puede editar.
3. Añade a la segunda con permiso Puede ver.
4. Guarda el enlace de compartir.
5. Pide a cada persona que lo abra y compruebe si aparece el botón de edición.

El permiso de lectura no impide descargar una copia disponible en el archivo. Si el libro contiene información sensible, comparte únicamente con quien deba accessing y evita acceder enlaces públicos sin revisar su alcance.

Recuperar una versión anterior del libro

1. En Ventas, cambia D2 de 16,00 a 18,00 usando la fórmula siguiente.
2. Abre Archivo > Historial de versiones.
3. Localiza la versión anterior, anterior al cambio.
4. Selecciona Restaurar y confirma la operación.
5. Reabre la hoja Ventas.

=B2*C2

Si D2 vuelve a mostrar 16,00, la restauración se aplicó. Si el botón Restaurar no está disponible, revisa si tu cuenta tiene permiso para administrar el libro.

Usar BUSCARV (VLOOKUP) en un documento web

Ahora añadimos una tabla de precios a la hoja Ventas. Escribe estos datos en G1:H5:

1. Selecciona D1 y escribe Código buscado.
2. Selecciona E1 y escribe Precio encontrado.
3. En D2, escribe P-03.
4. En E2, escribe:

=BUSCARV(D2;G2:H5;2;FALSO)

1. Pulsa Ctrl+Enter (Cmd+Retorno en Mac).
2. Copia la fórmula de E2 hasta E3 si más adelante añades otro código.

BUSCARV (VLOOKUP) busca P-03 en la primera columna del rango y devuelve el valor de la segunda columna. El último argumento FALSO exige una coincidencia exacta.

collaborating con otros usuarios en Excel para la web

La colaboración simultánea permite que varias personas editen el mismo libro. El indicador de colaboración y el color de los cursores ayudan a identificar actividad ajena.

1. Abre el libro Ventas en una ventana del navegador.
2. Abre el mismo enlace en otra ventana o en otro dispositivo.
3. En la primera sesión, selecciona H2 y escribe P-05.
4. En la segunda sesión, espera unos segundos y observa la actualización.
5. Si hay retraso, comprueba la conexión y revisa el indicador de colaboración.

En cada sesión verás un indicador junto a las celdas que otros usuarios están modificando. La función exacta del indicador puede variar según el navegador y la actualización del servicio.

Cuándo Excel para la web no sustituye a Excel de escritorio

Para un libro con macros, Power Query, complementos o un modelo de datos complejo, abre una copia en Excel de escritorio y comprueba si conserva todas sus partes. No subas el archivo original hasta haber verificado la compatibilidad.

La versión web es adecuada para ventas, seguimiento de tareas, inventarios pequeños y revisión conjunta. Para análisis de grandes volúmenes de datos, automatización local o archivos con componentes de escritorio, la versión instalada ofrece más control.

Problemas habituales al usar Excel para la web

• Una fórmula cambia o no se actualiza: comprueba que la fórmula use referencias correctas, que las celdas de origen contengan valores y que el cálculo automático esté activado.
• Una función no aparece: revisa el nombre en español y la disponibilidad de la función en tu servicio. Si Excel propone una alternativa, utiliza la indicada.
• Un archivo no conserva todas sus características: revisa macros, Power Query, complementos y funciones exclusivas de escritorio antes de editarlo en la web.
• La colaboración no se refleja: comprueba la conexión, que todas las sesiones usen el mismo enlace y que no estés mirando una copia descargada.
• No puedes compartir o restaurar: verifica tus permisos sobre el archivo y que el servicio de almacenamiento permita esa operación.

Para diagnosticar una fórmula, selecciónala y observa la barra de fórmulas. Si el resultado es inesperado, comprueba primero los datos de origen y después la referencia.

Una fórmula muestra #¿NOMBRE?

Este error aparece cuando Excel no reconoce el nombre de la función o de un rango. También puede aparecer si escribiste un nombre en inglés en un libro configurado en español.

Por ejemplo, esta fórmula usa el nombre en inglés y no es la sintaxis esperada en el ejercicio:

=VLOOKUP(D2,G2:H5,2,FALSE)

Escribe la versión en español, con el separador de tu configuración regional:

=BUSCARV(D2;G2:H5;2;FALSO)

Si sigue apareciendo #¿NOMBRE?, comprueba que la función esté disponible en tu versión. En Excel para la web, las funciones nuevas pueden depender de la licencia y de la actualización.

Un archivo .xlsx pierde funciones al subirlo

Excel para la web no ejecuta macros VBA. Un libro que contiene VBA, Power Query, funciones propias o complementos de escritorio puede no conservar todos sus componentes al abrirlo en el navegador.

1. Guarda una copia del archivo original.
2. Abre la copia en Excel para la web.
3. Revisa las hojas, las fórmulas y los objetos visibles.
4. Comprueba si Power Query, VBA, complementos o funciones de escritorio siguen disponibles.
5. Si falta algo, vuelve a trabajar en Excel de escritorio y exporta una versión sencilla para la web.

No confíes en la compatibilidad solo porque el archivo tenga extensión .xlsx: ese formato puede guardar el archivo, pero no garantiza que todas sus funciones se ejecuten en el navegador.

Lo que ya sabes hacer en Excel para la web

• Crear un libro vacío y escribir datos en celdas.
• Añadir filas, ajustar columnas y completar fórmulas con el controlador de relleno.
• Guardar automáticamente el libro en la nube.
• Compartir el libro con permisos de edición o lectura.
• Revisar el historial y restaurar una versión anterior.
• Usar BUSCARV (VLOOKUP) para obtener el precio de un código.
• Colaborar con otras personas y observar cambios en tiempo real.
• Detectar funciones, macros o componentes que no son compatibles con la versión web.

Qué revisar antes de compartir un libro

• Confirma que cada persona tiene el permiso adecuado.
• Revisa los enlaces y las rutas de los archivos relacionados.
• Comprueba que las fórmulas no contienen referencias equivocadas.
• Verifica que no falten funciones, macros, Power Query o complementos.
• Descarga una copia local antes de realizar cambios grandes.
• Prueba la apertura y la edición con el usuario que recibirá el archivo.

El siguiente paso es elegir una función concreta del libro, como BUSCARV (VLOOKUP), y comprobar que sus datos de origen y sus resultados se mantienen al compartirlo.