Una segmentación de datos en Excel es un panel visual con botones que filtra una tabla o una tabla dinámica con un solo clic. En lugar de desplegar el menú de filtros, abrir la lista de una columna y desmarcar valores uno a uno, haces clic en el botón de la zona o del comercial que te interesa y la hoja se queda sola con esos datos. En este artículo aprenderás a crearla sobre una tabla normal y sobre una tabla dinámica, a filtrar por varios valores a la vez, a conectarla a varias tablas a la vez y a dejarla a tu gusto. La herramienta funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024, Excel 2021, Excel 2019 y Excel 2016, en sus versiones de escritorio para Windows y Mac, y también en Excel para la web, donde solo se crea sobre tablas dinámicas locales.
Qué es una segmentación y cuándo te ahorra clics
Imagina la hoja Ventas de tu tienda: una columna con la zona (Centro, Norte, Sur, Este), otra con el nombre del comercial, otra con el producto y otra con el importe. Sin segmentación, para ver solo lo vendido en la zona Centro tienes que abrir el menú de filtro de la columna Zona, desmarcar Norte, Sur y Este y dejar marcado solo Centro. Si quieres ver Centro y Norte a la vez, vuelta a abrir el menú y cambiar las marcas. Si más tarde cambias de idea, repites la operación.
Con una segmentación, el filtro es un panel flotante con un botón por cada valor de la columna. Haces clic en "Centro" y la hoja se filtra; vuelves a hacer clic y el filtro desaparece. Para ver dos zonas, Ctrl+clic en "Centro" y "Norte". Para volver a ver todo, un clic en el botón "Borrar filtro" de la esquina superior derecha del panel. La segmentación se queda en la hoja, lista para el siguiente clic.
La gracia está en que filtra con la misma rapidez tanto si tienes doscientas filas como si tienes doscientas mil, y deja a la vista los botones por los que estás filtrando, así no olvidas qué filtro hay puesto. Tampoco hace falta abrir menús: el panel flota junto a los datos.
En qué versiones y soportes puedes usarla
La segmentación de datos existe en Excel para Microsoft 365, Excel 365 para Mac, Excel 2024, Excel 2024 para Mac, Excel 2021 y Excel 2021 para Mac, además de en Excel 2019 y Excel 2016. También está en Excel para la web.
El detalle que cambia entre soportes es sobre qué tipo de objeto puedes crearla. En Excel para la web solo se puede insertar sobre tablas dinámicas que residan en el propio archivo; sobre una tabla normal la opción no aparece y hay que abrir el archivo en la versión de escritorio.
En Excel para móviles la herramienta no está disponible, así que si tu hoja se va a consultar desde el teléfono, conviene dejarla ya filtrada o preparada de antemano.
Dónde está la segmentación y qué campos puedes añadir
La segmentación se inserta desde la cinta. El camino exacto depende de si vas a filtrar una tabla normal o una tabla dinámica: en una tabla haces clic en una celda cualquiera del rango; en una tabla dinámica haces clic en cualquier celda de la tabla dinámica. A partir de ahí, la ruta es la misma.
Al pulsar el botón se abre el cuadro "Insertar segmentaciones de datos", con una casilla por cada columna de la tabla (o por cada campo de la tabla dinámica). Marcas las casillas de los campos que quieras como botón y pulsas Aceptar. Aparece un panel flotante por cada campo elegido, con un botón por cada valor distinto de esa columna.
Marque los campos en los que desea crear segmentaciones:
Crear tu primera segmentación sobre una tabla
Partimos de la hoja Ventas de la tienda. Tienes cinco filas con ventas repartidas entre cuatro zonas y cuatro comerciales. El objetivo: insertar una segmentación por Zona y dejar la hoja filtrada solo por Centro.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Zona | Comercial | Producto | Importe |
| 2 | Centro | Ana | Camiseta | 150 |
| 3 | Norte | Luis | Pantalón | 220 |
| 4 | Sur | Pedro | Chaqueta | 180 |
| 5 | Centro | Marta | Camiseta | 95 |
| 6 | Este | Ana | Pantalón | 310 |
Pasos para crear la segmentación y filtrar por Centro:
- Haz clic en una celda del rango, por ejemplo A1.
- Ve a Insertar > Filtros > Segmentación de datos.
- En el cuadro "Insertar segmentaciones de datos", marca la casilla Zona y pulsa Aceptar.
- Aparece un panel flotante con un botón por zona (Centro, Norte, Sur, Este). Haz clic en Centro.
- La tabla se queda solo con las filas de Centro (filas 2 y 5).
Seleccionar varios valores a la vez
Para ver Centro y Norte a la vez, deja pulsada la tecla Ctrl mientras haces clic en "Centro" y en "Norte" (en Mac, Comando). Los dos botones quedan marcados y la tabla muestra las filas de las dos zonas.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Zona | Comercial | Producto | Importe |
| 2 | Centro | Ana | Camiseta | 150 |
| 3 | Norte | Luis | Pantalón | 220 |
| 5 | Centro | Marta | Camiseta | 95 |
Quitar el filtro sin borrar la segmentación
Pulsa el botón "Borrar filtro" de la esquina superior derecha de la segmentación (icono de una goma de borrar con una X). Los datos vuelven a verse completos y el panel se queda en su sitio, listo para el siguiente clic. Si haces clic otra vez en un botón, vuelves a filtrar.
Crear una segmentación sobre una tabla dinámica
La misma hoja Ventas se convierte en tabla dinámica con Importe como Suma en el área de valores. Encima de la tabla dinámica colocas una segmentación por Comercial; al elegir un nombre, la tabla dinámica se actualiza al instante.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Suma de Importe | Total |
| 2 | Ana | 460 |
| 3 | Luis | 220 |
| 4 | Marta | 95 |
| 5 | Pedro | 180 |
| 6 | Total general | 955 |
Pasos para crear la segmentación sobre la tabla dinámica:
- Haz clic en una celda de la tabla dinámica (por ejemplo B3).
- Ve a Insertar > Filtros > Segmentación de datos.
- Marca la casilla Comercial y pulsa Aceptar.
- Aparece el panel con un botón por cada comercial. Haz clic en "Ana".
- La tabla dinámica muestra solo las filas de Ana (150 + 310 = 460).
Conectar una segmentación a varias tablas dinámicas a la vez
Tienes dos tablas dinámicas sobre el mismo origen (una por Comercial y otra por Zona, por ejemplo) y quieres filtrarlas con una sola segmentación. Por defecto, una segmentación solo filtra la tabla dinámica sobre la que se creó; para que afecte también a la otra hay que conectarla a mano.
Pasos para conectar la segmentación a la segunda tabla dinámica:
- Haz clic en la segmentación para seleccionarla.
- En la cinta aparece la pestaña Segmentación; ve a Segmentación > Conexiones de informe (o, en versiones antiguas, Analizar tabla dinámica > Conexiones de informe).
- Se abre un cuadro con la lista de tablas dinámicas del libro. Marca la segunda tabla y pulsa Aceptar.
Marque las tablas dinámicas a las que se conectarán las segmentaciones de datos:
Ahora, al pulsar un botón de la segmentación, las dos tablas dinámicas se actualizan a la vez.
Desconectar la segmentación de una tabla
Para dejar una de las dos tablas dinámicas fuera del filtro, repite el camino (Segmentación > Conexiones de informe) y desmarca la tabla que quieras excluir. Desde ese momento, esa tabla dinámica mostrará todos los datos aunque la segmentación esté filtrando.
Dar formato y tamaño a la segmentación
La segmentación se ajusta con la pestaña Segmentación (en Excel 2016 y anteriores, aparece como Diseño de segmentación de datos). Ahí tienes estilos de color, número de columnas y dimensiones del panel.
Pasos para dejarla a tu gusto:
- Haz clic en la segmentación para seleccionarla.
- En la pestaña Segmentación, elige un estilo en Estilos de segmentación de datos (los estilos con bordes redondeados son los más usados).
- Cambia el alto y el ancho con los campos Alto y Ancho de la cinta, o arrastra desde el borde del panel.
- Para redimensionarla a mano, arrastra los controladores de tamaño de las esquinas del panel.
- Si tienes muchos valores, en Botones > Columnas sube el número (por ejemplo, a 3) para que los botones se repartan en varias columnas y el panel no crezca hacia abajo.
Por qué tu segmentación no filtra como esperas
Tres causas reales y cómo resolverlas.
Insertaste la segmentación en una hoja vacía
Si haces clic en Insertar > Filtros > Segmentación de datos sin tener seleccionada una celda de una tabla o de una tabla dinámica, el botón aparece pero no filtra nada. Vuelve a hacer clic dentro del rango y repite la operación.
| A | |
|---|---|
| 1 |
Compartes origen pero no conexiones
Tienes dos tablas dinámicas creadas desde el mismo rango y la segmentación solo filtra una. La causa es que no entraste en Conexiones de informe para marcarla también. Solución: clic en la segmentación > Segmentación > Conexiones de informe, marca la segunda tabla y acepta.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Comercial | Total |
| 2 | Ana | 460 |
| 3 | Luis | 220 |
| 4 | Marta | 95 |
| 5 | Pedro | 180 |
En Excel para la web no aparece la opción
En Excel para la web, la segmentación solo se crea sobre tablas dinámicas locales. Si abres un archivo con una tabla normal y vas a Insertar > Filtros > Segmentación de datos, la opción no aparece. Solución: abre el archivo en la versión de escritorio, inserta ahí la segmentación y guárdalo; al volver a subirlo a la web, el panel sigue funcionando.
Lo que ya sabes hacer con la segmentación de datos
- Insertar una segmentación sobre una tabla y sobre una tabla dinámica desde Insertar > Filtros > Segmentación de datos.
- Filtrar con un solo clic en un botón del panel.
- Seleccionar varios valores a la vez con
Ctrl+clic(en Mac,Comando+clic). - Quitar el filtro sin borrar la segmentación con el botón "Borrar filtro".
- Conectar una segmentación a varias tablas dinámicas desde Conexiones de informe.
El siguiente paso natural es combinar la segmentación con una escala de tiempo para filtrar por fechas con la misma mecánica de clic.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al usar la segmentación de datos en Excel
1. ¿Qué es la segmentación de datos en Excel y para qué sirve?
Es un panel con botones que filtra una tabla o una tabla dinámica con un solo clic, sin tener que abrir los menús de los filtros. Funciona desde Excel 2010 y se inserta desde Insertar > Segmentación de datos, con un botón por cada campo que elijas.
2. ¿Se puede ordenar una tabla de Excel por más de una columna a la vez?
Sí. Selecciona cualquier celda de la tabla, ve a Datos > Ordenar y, en el cuadro que se abre, añade niveles: por ejemplo, primero por Comercial y, dentro de cada comercial, por Importe de mayor a menor. Excel respeta ese orden al recalcular.
3. ¿Cómo añadir una lista desplegable a una segmentación de datos en Excel?
La segmentación ya muestra los valores como botones clicables, pero si quieres un buscador dentro, haz clic derecho sobre ella y elige Segmentación de datos > Insertar cuadro de búsqueda. Al escribir, el panel se va filtrando letra a letra.
4. ¿Cómo usar la segmentación de datos con una tabla dinámica?
Haz clic en la tabla dinámica, ve a Insertar > Segmentación de datos y marca los campos que quieras usar. Cada botón que pulses filtra al instante la tabla dinámica y, si hay varias tablas dinámicas conectadas, también las demás a la vez.