Formato condicional en Excel: qué es y cómo aplicarlo

Tienes una hoja de ventas en Google Sheets y quieres ver de un vistazo qué importes pasan de 1.000 EUR, qué vendedor cumple el objetivo o qué pedidos están vencidos. El formato condicional pinta las celdas según una condición y ahorra el trabajo de revisar fila a fila. En este tutorial aprenderás a crear reglas en Google Sheets partiendo de lo que ya sabes de Excel: color único, escala de colores, condiciones con texto y fechas, fórmulas personalizadas con la regla de los $ y cómo pasar tus reglas de un .xlsx a Sheets (y de vuelta) sin que se pierdan. El formato condicional existe en Excel desde 2007 y en Google Sheets desde sus primeras versiones, así que lo verás igual en cualquier Excel y en cualquier edición de Hojas de cálculo de Google.

Qué es el formato condicional y para qué te sirve en Google Sheets

El formato condicional cambia el aspecto de una celda (color de fondo, color de letra, negrita) cuando su valor cumple una condición que tú defines. La condición se evalúa sola cada vez que los datos se modifican: si una venta sube a 1.200 EUR, la celda se pinta verde al instante sin que tengas que volver a aplicar nada. La fuerza de la herramienta está en mirar grandes tablas y detectar lo que importa (lo alto, lo bajo, lo vencido, lo que toca hoy) sin leer una por una.

En este tutorial usaremos una hoja Ventas en Google Sheets con cuatro columnas: Producto en A2:A20, Vendedor en B2:B20, Importe en EUR en C2:C20 y Fecha en D2:D20. Con ella verás las ventas grandes de un vistazo, sabrás qué vendedor se queda corto y marcarás los pedidos antiguos. La regla básica es: rango (a qué celdas se aplica) + condición (cuándo se pinta) + estilo (cómo se pinta). Esa es la misma estructura que tiene el formato condicional en Excel, así que lo que aprendas aquí te sirve también para el panel de Inicio > Estilos > Formato condicional.

La ruta en Google Sheets y las tres piezas de cada regla

En Google Sheets el formato condicional se abre desde el menú Formato > Formato condicional. Al pulsarlo se abre un panel a la derecha con la lista de reglas que ya tienes y un botón Añadir regla debajo. Cada regla tiene tres piezas: el rango, la condición y el estilo.

Cuando pulses Añadir regla, el panel muestra los tres apartados en vertical: arriba Aplicar al intervalo, en medio el tipo de condición y abajo Estilo de formato. Más abajo hay dos botones: Hecho para guardar la regla y Descartar para tirarla. Si la regla ya existe y la quieres editar, haz clic en ella en la lista del panel.

El rango: a qué celdas se aplica la regla

El primer campo del panel es Aplicar al intervalo. Ahí escribes el rango con la notación A1 de Google Sheets: C2:C20 para una columna, A2:D20 para varias columnas seguidas o A:D para columnas enteras. Si quieres aplicar la misma regla a varias hojas a la vez, separa cada rango con punto y coma dentro del mismo campo, por ejemplo Hoja1!C2:C20;Hoja2!C2:C20. Cada vez que cambias el rango, la vista previa de la derecha (la miniatura que pinta las celdas) se recalcula para mostrarte qué celdas quedan afectadas.

Un truco útil: cuando seleccionas celdas en la hoja antes de abrir el panel, el campo Aplicar al intervalo se rellena solo con esa selección. Después, si quieres ampliar, escribes el rango a mano. Si la regla es para una hoja entera, escribe A:D y la regla seguirá a los datos cuando insertes filas nuevas.

La condición: el tipo de comprobación que decide si la celda se pinta

Debajo del rango aparece el tipo de condición, con un desplegable. Las opciones que más usarás son: Está vacío y No está vacío para huecos; El texto contiene, El texto empieza por, El texto termina en y El texto es exactamente para textos; La fecha es anterior a, La fecha es posterior a, La fecha es exactamente para fechas; Mayor que, Menor que, Entre, Es igual a o distinto para números; y al final del todo, Fórmula personalizada para escribir tú la condición en lenguaje de Sheets.

Si elegís Fórmula personalizada, debajo del desplegable aparece una sola caja para escribir la fórmula. El resultado de esa fórmula debe ser VERDADERO o FALSO: si es VERDADERO, la celda se pinta; si es FALSO, no. Esa caja es donde más te pareces al formato condicional con fórmula de Excel.

El estilo: qué cambia de la celda cuando se cumple la condición

En el apartado Estilo de formato eliges el aspecto. Google Sheets trae estilos ya hechos (el primer desplegable Estilo de formato): Verde claro, Verde, Amarillo, Naranja, Rojo claro, Rojo, Gris claro. Si ninguno te convence, abajo hay Color de fondo, Color de texto, Negrita, Cursiva, Subrayado y Tachado, que puedes combinar a tu gusto. Lo que no puedes tocar desde este panel (alto de fila, tamaño de letra, validación de datos) necesita Apps Script, no un menú.

Reglas listas para usar: color único y escala de colores

Las dos reglas más rápidas son el color único (todas las celdas que cumplen la condición se pintan igual) y la escala de colores (las celdas se pintan con un degradado según su valor: de verde para los bajos a rojo para los altos, por ejemplo). En ambos casos el panel te guía y no necesitas escribir fórmulas.

Pintar las ventas mayores de 1.000 EUR con color único

Abre tu hoja Ventas con los datos en A2:D20. Selecciona el rango C2:C20, abre Formato > Formato condicional y crea una regla con estas opciones: en Aplicar al intervalo deja C2:C20, en Reglas de formato elige Mayor que y escribe 1000 como valor, y en Estilo de formato elige Verde claro. Pulsa Hecho. Las celdas con importe superior a 1.000 EUR quedan verdes; las demás se quedan sin pintar.

Pintar un mapa de calor de importes con escala de colores

Sobre el mismo rango C2:C20, crea otra regla. En Reglas de formato elige Escala de colores y configura: Valor mínimo verde, Valor máximo rojo, y deja el Punto medio en amarillo (percentil 50). Pulsa Hecho. La hoja muestra un degradado: verde para los importes más bajos, amarillo para los medios y rojo para los más altos.

Si pasas el ratón por una celda, el panel de la derecha te dice en qué percentil está ese valor. Eso te ayuda a detectar los valores atípicos (percentil 100) sin ordenarlos a mano. En el ejemplo, 1.680,00 EUR es el máximo y se pinta rojo intenso.

Reglas con texto y con fechas que usas a diario

Las condiciones de texto y de fecha son las que más vas a usar en el día a día: resaltar a un cliente concreto, marcar pedidos vencidos, pintar lo que entra hoy. La mecánica es la misma que en el caso numérico: eliges el rango, el tipo de condición y el valor.

Resaltar a un vendedor concreto por texto exacto

Selecciona B2:B20, abre Formato > Formato condicional, en Reglas de formato elige El texto es exactamente y escribe Marta. En Estilo de formato elige Amarillo. Pulsa Hecho. Todas las celdas con el nombre Marta quedan con fondo amarillo.

Marcar las ventas anteriores a hoy con una fecha

Selecciona D2:D20, abre Formato > Formato condicional, en Reglas de formato elige La fecha es anterior a y en el segundo desplegable elige hoy. En Estilo de formato elige Rojo claro. Pulsa Hecho. Las fechas anteriores a la fecha actual quedan en rojo y las futuras se quedan sin formato.

Fórmulas personalizadas: la pieza que se parece a Excel

Las fórmulas personalizadas son lo más potente del formato condicional. Aquí escribes una condición que vale para todo el rango: la fórmula se evalúa para cada celda empezando por la primera del rango, y si devuelve VERDADERO, esa celda se pinta. La regla clave es la misma que en Excel: si tu rango empieza en la fila 2, la fórmula se piensa sobre la fila 2 (no sobre la fila 1).

La regla de las referencias: la fila del rango y la fila de la fórmula coinciden

Si el rango es A2:D20, la fórmula se escribe como si la primera celda fuera A2. Eso significa: las referencias a celdas dentro del rango van SIN dólar delante de la fila (para que se desplace fila a fila), y las referencias a columnas que quieres comprobar al mover horizontalmente van CON dólar delante ($B2, no B2). Si el rango empieza en otra fila (por ejemplo A5:D20), la fórmula se piensa sobre A5 y se escribe =B5="Marta".

=$B2="Marta"

Resaltar toda la fila cuando se cumple una condición

Para pintar la fila entera cuando una columna cumple la condición, fija esa columna con $. Selecciona A2:D20, abre Formato > Formato condicional, en Reglas de formato elige Fórmula personalizada y escribe =$B2="Marta". Elige un fondo amarillo y pulsa Hecho.

Combinar condiciones con Y y O

Y y O (en inglés AND y OR) funcionan igual que en Excel: Y exige que se cumplan todas las condiciones, O exige que se cumpla al menos una. Para pintar ventas grandes (C2>1000) y ya vencidas (D2<HOY()), escribe:

=Y($C2>1000;$D2<HOY())

Para pintar las filas de Marta o Luis a la vez, escribe:

=O($B2="Marta";$B2="Luis")

En ambos casos el rango es A2:D20 y se aplica el mismo fondo. La sintaxis es idéntica a la de Excel: punto y coma entre argumentos y los textos entre comillas dobles.

Mover tus reglas de Excel a Google Sheets (y de vuelta) sin que se pierdan

Google Sheets abre archivos .xlsx subidos a Drive. Las reglas de formato condicional basadas en número, texto, fecha y fórmula suelen pasar al convertir el archivo; las barras de datos, los conjuntos de iconos y los formatos condicionales muy complejos se pierden al subir y hay que recrearlos. Lo mismo pasa al revés: al descargar un .xlsx desde Sheets, las reglas que tiene Sheets pasan a Excel con el mismo nombre.

Subir el archivo a Drive y abrirlo en modo Office

Ve a drive.google.com, pulsa Subir archivo y elige tu .xlsx. Cuando termine la subida, haz doble clic en él. Sheets te preguntará ¿Quieres convertirlo al formato de Hojas de cálculo de Google?. Pulsa Convertir para que las reglas se apliquen al formato de Sheets; si eliges Abrir como archivo de Office, lo verás en modo lectura con sus reglas originales pero no podrás editarlas con el panel de Sheets.

Copiar una regla a otro rango con Pegado especial

Si quieres reutilizar una regla sin volver a crearla, copia las celdas que ya la tienen con Ctrl+C, ve al rango nuevo y abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V. En el cuadro que aparece, marca la opción Solo formato condicional y pulsa Aceptar. Las reglas se copian al rango nuevo, pero solo si el rango destino tiene el mismo tipo de valores (números contra números, textos contra textos); con tipos distintos, esa opción aparece en gris y tienes que crear la regla a mano.

Errores que pasan de verdad al usar formato condicional en Google Sheets

Estos cuatro fallos son los más comunes con la hoja Ventas. Cada uno tiene su causa y su arreglo.

La regla no pinta nada aunque la condición es correcta

El rango es A2:D20 pero la fórmula personalizada se ha escrito pensando en la fila 1 (=B1="Marta" en vez de =$B2="Marta"). Sheets evalúa la fórmula para cada celda del rango empezando por la primera, así que si está desplazada una fila, ninguna coincidencia encaja. Arreglo: ajusta la fórmula a la primera fila del rango (=$B2="Marta" para un rango que empieza en la fila 2).

La regla pinta más filas de las que querías

La fórmula usa =B2="Marta" (sin dólar) en un rango A2:D20. Sin el $ delante de B, cuando Sheets evalúa la fórmula para las celdas de la columna C, lee =C2="Marta" (porque la referencia se ha desplazado una columna), lo cual casi nunca se cumple, pero en la columna A lee =A2="Marta" que sí puede cumplirse para algún producto. La fila se pinta cuando no debería. Arreglo: fija la columna con $ para que el criterio no cambie al moverse horizontalmente (=$B2="Marta").

La regla se borra al reordenar las filas

La regla usa un rango fijo B2:B20 y al ordenar la hoja por una columna, las celdas se mueven pero la regla sigue asociada a las direcciones, no a los valores. La regla se "pierde" sobre los datos. Cambia el rango a la columna entera A:D para que la regla quede atada a las columnas y siga a los datos cuando los reordenas.

El Pegado especial no copia el formato condicional

El rango origen tiene números (C2:C20) y el rango destino tiene texto, o viceversa. Sheets desactiva la opción Solo formato condicional cuando los tipos no coinciden. Arreglo: iguala el tipo de dato (pega primero los valores y después el formato condicional) o vuelve a crear la regla en el nuevo rango desde el panel.

Lo que Google Sheets no puede hacer con formato condicional

El panel de Formato > Formato condicional solo cambia el aspecto de la celda (fondo, color de letra, negrita, cursiva, subrayado, tachado). Lo que no puedes hacer desde ahí: cambiar el alto de fila, el tamaño de letra, la alineación, añadir una validación de datos, mostrar iconos distintos según el valor, meter barras de datos ni conjuntos de iconos como los del escritorio de Excel, ni aplicar formato a filas alternas. Para todo eso necesitas Apps Script, que es el lenguaje de macros de Sheets (equivalente a VBA en Excel).

Al subir un .xlsx desde el escritorio a Drive y abrirlo en Sheets, las reglas más básicas (color único, escala de colores, las basadas en fórmulas) suelen sobrevivir. Lo que no pasa: los conjuntos de iconos, las barras de datos, los formatos condicionales que dependen de gráficos y los que se aplican a tablas dinámicas enteras. Si tu hoja depende de esos, recréalos a mano en Sheets o constrúyelos con Apps Script.

Lo que ya sabes hacer con el formato condicional en Google Sheets

• El panel se abre con Formato > Formato condicional y cada regla tiene tres piezas: rango, condición y estilo.
• El rango acepta columnas enteras (A:D) y varias hojas (Hoja1!C2:C20;Hoja2!C2:C20); se actualiza al vuelo.
• La condición cubre vacío, texto (contiene, empieza, termina, exacto), fecha (anterior, posterior, exacta) y números (mayor, menor, entre, igual); al final está Fórmula personalizada.
• El estilo cambia fondo, color de texto, negrita, cursiva, subrayado y tachado; lo demás (alto de fila, validación, tamaño de letra) necesita Apps Script.
• En las fórmulas personalizadas, la fila del rango y la fila de la fórmula coinciden, y se fija con $ la columna que quieres comprobar al moverte horizontalmente.

El siguiente paso natural es combinar formato condicional con Datos > Validación de datos: la validación de datos (en inglés Data validation) impide escribir valores no válidos y el formato condicional los pinta. Juntas, la hoja no solo avisa de lo que está mal, también lo impide.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar formato condicional en Google Sheets