Barra de acceso rápido en Excel: qué es y cómo personalizarla

La barra de acceso rápido es la pequeña franja que aparece junto al botón Guardar, encima de la cinta de opciones. Sirve para agrupar los comandos que más usas y tenerlos a un solo clic, sin navegar por pestañas. Cuando termines este tutorial sabrás añadir y quitar botones, reordenar los iconos, meter comandos que no están en la cinta y llevarte tu barra a otro Excel. Funciona igual en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es la barra de acceso rápido y por qué te ahorra tiempo

Imagina una hoja de gastos del mes con columnas Fecha, Concepto e Importe. Cada mañana haces lo mismo: guardas el archivo, ordenas los apuntes del día, inmovilizas la fila de cabeceras para que no se pierda al desplazar y aplicas un subtotal por categoría. Con esos cuatro iconos en la barra de acceso rápido, basta un clic en vez de subir a la cinta, buscar la pestaña y abrir el grupo.

La barra de acceso rápido es personal: cada usuario la configura a su gusto y se guarda junto a su cuenta. Admite hasta 20 iconos, se coloca encima o debajo de la cinta, y al final tiene un pequeño menú con la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Desde ahí se añaden y se quitan comandos sin abrir ningún cuadro de opciones.

Dónde está y qué la diferencia de la cinta de opciones

La cinta de opciones cambia según lo que tengas seleccionado: otra pestaña, otra tabla, otro tipo de objeto. La barra de acceso rápido, en cambio, está siempre visible y contiene lo mismo independientemente de dónde te encuentres. Esa es su ventaja: un botón que necesitas a las diez de la mañana no desaparece porque estés en una tabla dinámica o en un gráfico.

Lo que ves al abrir Excel por primera vez

Al abrir un libro nuevo aparecen tres iconos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Son los tres que Excel trae por defecto y los que más se usan. Guardar protege el trabajo; Deshacer y Rehacer permiten corregir sin perder lo anterior.

Mostrarla encima o debajo de la cinta

1. Pulsa la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, la que está al final de la barra.
2. En el menú que se abre, marca o desmarca la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones.
3. Pulsa Esc para cerrar el menú.

Al activarlo, la barra pasa de estar pegada a la esquina superior izquierda a quedar debajo de las pestañas, ocupando todo el ancho. Encima de la cinta deja más sitio para los títulos de columna, pero oculta parte de la primera fila de la hoja. Debajo de la cinta se ve mejor qué libros tienes abiertos y se combina con el menú Archivo.

Añadir y quitar comandos: la forma rápida

Partimos de esta hoja de gastos: tres columnas con los apuntes de la semana y una fila de total.

Las acciones que repites cada día son Inmovilizar panel, Subtotal y Ordenar A→Z. Vamos a añadirlas.

Sumar un botón con el menú Personalizar

1. En la cinta, abre la pestaña Vista.
2. En el grupo Ventana, pulsa Inmovilizar panel.
3. Verás cómo la fila 1 queda fija al desplazar la hoja. Para volver al estado normal, repite el mismo paso y elige Movilizar paneles.
4. Pulsa la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
5. En el menú, elige Vista. Verás los comandos que ya estaban en la cinta, con un tick al lado.
6. Pulsa Inmovilizar panel. El icono aparece al final de la barra.
7. Repite los pasos 4 a 6 para añadir Subtotal (pestaña Datos) y Ordenar A→Z (pestaña Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Ordenar A→Z).

Quitar un botón que ya no usas

1. Pulsa la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
2. Baja hasta Más comandos… si quieres abrir el cuadro completo, o bien, para hacerlo rápido, elige Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido junto al icono Guardar (este paso elimina el icono en el menú, sin necesidad de abrir el cuadro de opciones).
3. En el menú contextual del icono Guardar, elige Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido. El icono desaparece.

Para quitar los que acabas de añadir (Inmovilizar panel, Subtotal, Ordenar A→Z), repite: clic en la flecha del menú, baja hasta el comando y desmarca la opción.

Añadir comandos que no están en la cinta: el cuadro Más comandos

El menú Personalizar solo muestra los comandos que ya ves en la cinta. Para añadir otros hace falta el cuadro completo.

Elegir de qué lista salen los comandos

El desplegable Comandos disponibles en ofrece cinco opciones:

Para añadir Opciones de cálculo manual, despliega Comandos que no están en la cinta y búscalo en la lista. Selecciónalo y pulsa Agregar >>. Para Cámara, haz lo mismo.

Buscar un comando por nombre en lugar de buscar en la lista

1. En el cuadro, pulsa dentro del campo Buscar.
2. Escribe tabla.
3. Excel filtra la lista: aparecen Tabla, Tabla dinámica, Dar formato como tabla, etc.
4. Selecciona Tabla (la que crea una tabla de Excel) y pulsa Agregar >>.

Reordenar los iconos con las flechas

1. En la columna derecha del cuadro, selecciona Guardar.
2. Pulsa la flecha hacia abajo (la última de las tres) hasta que Guardar quede al final de la lista.
3. Pulsa Aceptar.

Guardar y compartir una barra a tu medida

Una vez que la barra está a tu gusto, puedes llevártela al ordenador del trabajo, a un portátil prestado o a un compañero con tu mismo flujo de trabajo. El cuadro Más comandos tiene dos botones pensados para eso.

Exportar la barra a un archivo

1. Abre el cuadro Más comandos como en el apartado anterior.
2. Pulsa Exportar todas las personalizaciones…
3. Elige una carpeta, por ejemplo Documentos, y escribe un nombre: barra_gastos.
4. Pulsa Guardar. Se crea un archivo barra_gastos.exportedUI (es un XML con la lista de comandos y sus posiciones).

Importar la barra en otro Excel

1. En el otro Excel, abre el cuadro Más comandos.
2. Pulsa Importar archivo de personalizaciones…
3. Selecciona barra_gastos.exportedUI y pulsa Abrir.
4. Confirma con Aceptar.

Si el Excel de destino no tiene visible la pestaña Programador, los comandos basados en macros se importan igualmente, pero la pestaña sigue oculta. Para mostrarla: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, marca la casilla Programador y pulsa Aceptar.

Dejar la barra igual en todos tus libros

1. En el cuadro Más comandos, despliega Personalizar esta barra de herramientas de acceso rápido para.
2. Elige Todas las hojas de cálculo (opción por defecto) si quieres que la barra sea global.
3. Marca la casilla Aceptar para todos los documentos, en la parte inferior del cuadro.
4. Pulsa Aceptar.

Por qué la barra de acceso rápido no se comporta como esperas

Tres tropiezos típicos con la misma hoja de gastos.

El icono aparece pero no hace nada al pulsarlo

La hoja está protegida o el libro es de solo lectura. Ve a Revisar > Proteger > Desproteger hoja (o Desproteger libro) e introduce la contraseña si la tiene. Si el libro viene de un correo y se abrió en Vista protegida, pulsa el botón Habilitar edición de la barra amarilla que aparece sobre la cinta. Después, los iconos vuelven a responder.

Desaparecen los iconos al abrir otro libro

La personalización se guardó solo para el libro anterior. Abre el cuadro Más comandos y despliega Personalizar esta barra de herramientas de acceso rápido para. Si ves Solo este libro, cámbialo a Todas las hojas de cálculo y marca Aceptar para todos los documentos. Acepta y vuelve a abrir el segundo libro: la barra se mantiene.

No encuentro el comando que quiero añadir

Algunos comandos viven dentro de galerías o submenús: los colores de relleno de Inicio > Fuente > Color de relleno, los formatos condicionales de Inicio > Estilos > Formato condicional, los estilos de gráfico de la pestaña Diseño de gráfico. En el cuadro Más comandos solo se añade el contenedor (Color de relleno, Formato condicional, Estilos de diseño), no una variante concreta. La variante se elige después de pulsar el icono.

Lo que ya sabes hacer con la barra de acceso rápido y el siguiente paso

• Dónde está la barra: encima o debajo de la cinta, junto al botón Guardar, siempre visible.
• Cuántos iconos caben: hasta 20, con los tres por defecto (Guardar, Deshacer, Rehacer) y los 17 que añadas.
• Cómo añadir y quitar: con la flecha Personalizar de la barra, o con el cuadro Más comandos para lo que no está en la cinta.
• El cuadro Más comandos: cinco listas (más usados, todos, no en la cinta, pestaña Archivo, macros), un buscador, flechas para reordenar y dos botones para exportar e importar.
• Compartir y dejar fija: el archivo .exportedUI y la opción Todas las hojas de cálculo con la casilla Aceptar para todos los documentos.

El siguiente paso es crear un atajo propio: graba una macro que ordene los gastos por fecha y, al guardarla, asígnale la combinación Ctrl+Mayús+O desde el cuadro Grabar macro. La macro se guardará en el libro personal de macros (PERSONAL.XLSB) y el atajo funcionará en cualquier libro abierto.

Dudas al usar la barra de acceso rápido en Excel