Power Query en Office 365: guía para transformar y actualizar datos

Power Query es la herramienta de Excel para obtener y transformar datos completos sin repetir manualmente operaciones de limpieza. En este tutorial, un responsable de ventas combina un archivo CSV con los pedidos de un libro de Excel, corrige las columnas y actualiza una tabla final. La guía corresponde a Microsoft 365; Power Query está integrado en Excel de escritorio y Mac, y la experiencia completa en la web depende del plan.

Qué es Power Query y qué problemas resuelve en Office 365

Power Query (PQ) permite importar información de archivos, bases de datos o servicios, aplicar transformaciones y cargar el resultado en Excel. Las operaciones quedan guardadas como pasos de una consulta: al actualizar, Excel vuelve a ejecutar el proceso.

En el libro de ejemplo, la hoja Ventas combinará un archivo ventas.csv con un libro Pedidos.xlsx. Power Query elimina columnas innecesarias, normaliza los tipos, divide una descripción de producto y anexa ambas fuentes. El resultado será una tabla preparada para análisis, sin copiar y pegar datos cada mes.

En Office 365, esta forma de trabajar evita que la limpieza manual quede fuera del archivo: consultas, pasos y fórmulas de Power Query M permanecen en el libro.

=Power Query usa lenguaje M, no fórmulas de Excel

Dónde está Power Query y qué permite hacer

Power Query se abre desde la cinta de opciones:

Desde ahí puedes elegir un origen, como un archivo de texto/CSV, una carpeta, una tabla de Excel o un archivo de Excel. Cada importación crea una consulta y una lista de pasos.

La diferencia esencial es el alcance: Power Query trabaja con tablas completas mediante pasos guardados; no es una fórmula para calcular cada celda. Las transformaciones se aplican a columnas y filas, y después pueden cargarse como una tabla o únicamente como conexión.

Para consultar, modificar y volver a cargar datos:

En el panel lateral, selecciona la consulta y elige Editar para abrir el editor.

El editor de Power Query y susTransformaciones principales

El editor muestra los datos a la izquierda y los pasos aplicados a la derecha. Las transformaciones principales son:

• Eliminar columnas: retira información que no forma parte del informe.
• Cambiar tipos: convierte texto en fecha, número o texto.
• Dividir columna: separa un campo en varias columnas.
• Filtrar filas: conserva únicamente los registros que interesan.
• Combinar datos: une consultas mediante una clave común.
• Anexar consultas: añade filas de tablas con la misma estructura.

Cada acción crea un paso. Si una transformación produce un resultado incorrecto, puedes deshacerla o editarla sin rehacer todo el proceso.

Cargar una consulta como tabla o solo como conexión

La tabla cargada es visible y editable mediante Power Query, pero no debes sobrescribir celdas de su área de datos. Para cambiar su contenido, modifica el origen o la consulta.

Conectar un archivo CSV y revisar sus columnas

Crea un archivo llamado ventas.csv con este contenido:

En Excel, abre el libro de ventas y sigue estos pasos:

1. Selecciona la pestaña Datos.
2. En el grupo Obtener y transformar datos, pulsa Desde el texto/CSV.
3. Elige el archivo ventas.csv.
4. Revisa la vista previa y confirma que cada campo queda en una columna.
5. Selecciona Cargar o Transformar datos para abrir el editor.

Si eliges Transformar datos, Power Query crea la consulta y la hoja Ventas recibe la tabla preparada.

Elegir codificación y separador sin romper los datos

En el asistente de importación, comprueba dos campos:

La codificación 65001: Unicode UTF-8 conserva caracteres como á y é. El delimitador debe coincidir con el archivo: si utiliza comas, selecciona Coma.

Limpiar y transformar una tabla de ventas

La consulta puede trabajar con una tabla preparada para el informe. En ella, las columnas iniciales son Fecha, Producto, Cantidad, Precio, Importe y Notas.

1. Abre Datos > Consultas y conexiones.
2. Selecciona la consulta Ventas y pulsa Editar.
3. En el editor, selecciona la columna Notas.
4. Ve a Inicio > Quitar columnas > Quitar columnas, o usa el encabezado derecho de la columna.
5. Selecciona Aplicar y cerrar.

La eliminación se incorpora al historial de la consulta. El archivo importado conserva su columna original; la transformación ocurre al cargar los datos.

Quitar columnas sin perder los datos que usarás

Después de quitar Notas, la tabla queda así:

Combinar datos de dos orígenes y cargar el resultado

Para combinar, ambas consultas deben tener las mismas columnas y encabezados. La consulta Ventas aporta cuatro registros de un libro Excel; VentasCSV aporta una venta adicional.

1. Abre el editor de la consulta Ventas.
2. En Inicio, pulsa Combinar y transformar datos > Anexar consultas.
3. Selecciona el archivo Pedidos.xlsx y la hoja que contiene los datos.
4. Elige Combinar para añadir los datos.
5. Revisa que las columnas mantendrán el mismo orden.
6. Selecciona Agregar y cargar.

La salida combina ambas fuentes sin añadir una segunda vez las cabeceras.

Añadir filas sin duplicar las columnas del origen

La forma correcta de anexar es contar con una estructura común:

Si una consulta contiene una columna que la otra no, aparece Columna1 o Columna2 en la vista previa. Eso indica que las estructuras no coinciden; ajusta los encabezados antes de anexar.

Actualizar una consulta cuando cambia el archivo original

La actualización manual recupera los cambios del CSV sin repetir la limpieza:

Haz este ejercicio con ventas.csv:

1. Abre el archivo en un editor de texto.
2. Cambia la cantidad de Goma de 12 a 15.
3. Guarda el CSV.
4. Vuelve a Excel.
5. Selecciona Datos > Actualizar todo.
6. Comprueba que el importe de esa venta cambia de 9,60 a 12,00.

Actualizar al abrir el libro y cada cierto tiempo

En el panel Consultas y conexiones, pulsa con el botón derecho la consulta y abre Propiedades. En Control de actualización puedes activar:

• Actualizar al abrir el archivo: vuelve a consultar el origen cuando se abre el libro.
• Actualizar cada N minutos: ejecuta la actualización periódicamente mientras el libro está abierto.
• Actualizar al cerrar el archivo: consulta los cambios al cerrar el libro.

Para cambiar el origen, utiliza Editar o vuelve a crear la consulta. Si se guarda en OneDrive o SharePoint, las rutas y la autenticación deben funcionar desde esos servicios.

Por qué una consulta no actualiza o deja de verse en Excel

Una consulta puede conservar una ruta local, una autenticación antigua o una dirección que el proveedor haya modificado. La hoja puede seguir mostrando los datos anteriores aunque la actualización falle.

No todos los errores producen un aviso visible en la hoja. Revisa Consultas y conexiones > Errores para ver el mensaje exacto.

El archivo local funciona en el escritorio, pero no en la web

Un CSV guardado en C:\Ventas\ventas.csv funciona en el equipo de escritorio, pero el navegador no puede abrir esa ruta local.

Guarda el libro de trabajo en OneDrive o SharePoint y cambia el origen a esa ubicación. También puedes mantener el libro en el escritorio si la consulta solo se actualiza allí.

La consulta se queda en blanco o no aparece el editor

Microsoft ha registrado incidencias en las que Desde tabla o rango o Consulta en blanco abren una pantalla vacía, sin la barra de fórmulas, la tabla ni el nombre de la tabla. El usuario también había indicado que no encontraba el complemento Power Query entre los complementos COM.

Comprueba estos puntos:

1. Confirma que usas una versión actualizada de Microsoft 365 o Excel.
2. Actualiza Office y reinicia Excel.
3. Comprueba que Power Query aparece en Datos > Obtener y transformar datos.
4. Prueba Obtener datos > Desde archivo de texto/CSV.
5. Guarda una copia local del libro antes de continuar.

No se debe a que Power Query haya desaparecido de todas las instalaciones. Si Power Query aparece en la cinta pero el editor queda vacío, puede tratarse de una incidencia de la versión instalada.

Power Query en Excel para la web: qué cambia y qué no

Desde enero de 2026, Excel para la web ofrece la experiencia completa de Power Query para planes Microsoft 365 Business y Enterprise. Los planes Personal y Family pueden consultar y actualizar resultados, pero no crear consultas.

La web resulta útil para libros compartidos en OneDrive o SharePoint. Para transformaciones de gran volumen, funciones M avanzadas o conectores que no aparezcan en el navegador, conviene seguir usando Excel de escritorio.

Conectores, archivos locales y autenticación en la versión web

La versión web no admite archivos locales. Un origen de escritorio puede ser:

• Un libro alojado en OneDrive o SharePoint.
• Una lista de SharePoint Online.
• Un origen OData en línea.
• Una base de datos SQL Server accesible.
• Un archivo de texto o CSV almacenado en un servicio compatible.

Los conectores disponibles son más limitados que en escritorio. Además, una ruta de red o una credencial de Windows puede no autenticarse automáticamente en el navegador. Si aparece una solicitud de acceso, vuelve a iniciar sesión y concede los permisos necesarios sobre el archivo o servicio.

Lo que ya sabes hacer con Power Query en Office 365

• Importar un CSV con la codificación y el separador correctos.
• Eliminar columnas y conservar los pasos en el historial.
• Cambiar tipos para ordenar y comparar valores.
• Dividir, filtrar y combinar transformaciones.
• Anexar consultas con columnas alineadas.
• Cargar el resultado como tabla o conexión.
• Actualizar manualmente, al abrir y cada cierto tiempo.
• Diagnosticar rutas, credenciales, conectores y fallos del editor.
• Usar la experiencia web según el plan y la ubicación de los datos.

El siguiente paso es convertir la consulta en una base reutilizable para el informe mensual: Centraliza los pasos, conserva una estructura estable y parametriza lo que cambie cada mes.

Los datos de este tutorial están comprobados en octubre de 2026. La ayuda oficial sobre Power Query explica su disponibilidad y funcionamiento; importar archivos de texto o CSV detalla el asistente de importación; y las matrices dinámicas muestran la diferencia entre las fórmulas que desbordan en versiones recientes y las fórmulas de matriz antiguas.

Dudas al usar Power Query en Office 365