Ejemplo de gastos mensuales en Excel: control y totales

Un ejemplo de gastos mensuales en Excel sirve para registrar cada movimiento, agruparlo por categoría y comprobar cuánto se gastó. Con este libro you'll separar gastos fijos y variables, los compararás con un presupuesto y aprenderás a detectar errores antes de cerrar el mes. El método utiliza herramientas disponibles en Excel 2007 en adelante, Microsoft 365, Excel para Mac y Excel para la web.

Los datos y las funciones están comprobados en octubre de 2026.

Un ejemplo de gastos mensuales en Excel de principio a fin

El libro que construiremos se llama Gastos mensuales. Tendrá una hoja principal, Gastos, donde anotarás fecha, categoría, concepto, importe y tipo de gasto. Cada movimiento será una fila. Las fórmulas calcularán el total del mes y los subtotales sin necesidad de hacer cuentas a mano.

Las cinco columnas que usa el ejemplo de gastos

La hoja funciona mejor si cada columna guarda un solo tipo de información. Así puedes filtrar, sumar y comparar sin mezclar fechas con conceptos o importes con categorías.

Registrar los gastos del mes en la hoja

1. Renombra la hoja como Gastos. Para ello, haz doble clic en la pestaña y escribe el nombre.
2. Escribe los encabezados de A1 a E1: Fecha, Categoría, Concepto, Importe y Tipo.
3. Copia los seis movimientos de la tabla anterior desde la fila 2 hasta la fila 7.
4. Selecciona A2:A7 y abre Ctrl+1. En Formato de celdas, selecciona Fecha y un formato corto.
5. Selecciona D2:D7, abre Ctrl+1, elige Número y aplica un formato con dos decimales.
6. En D9, escribe =SUMA(D2:D7) y presiona Entrar.

Escribir categorías parecidas sin duplicar información

Ahora añadimos una lista de categorías para que “Alimentación” no aparezca como “Alimentación”, “alimentacion” o “Alimentación ” en distintas filas. Coloca estas categorías en G2:G6: Alimentación, Transporte, Alquiler, Ocio y Servicios.

1. Selecciona B2:B7.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe $G$2:$G$6.
5. Activa Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar.

Separar los gastos fijos de los variables

La columna E ya distingue dos comportamientos: los gastos fijos se repiten cada mes, como alquiler e internet; los variables cambian según el mes, como alimentación, transporte y ocio. Añadimos dos fórmulas junto al total para comparar ambos grupos.

En D10, escribe la fórmula para sumar únicamente los importes marcados como “Fijo”. En D11, escribe la de los importes “Variable”. Ambas pueden copiarse hacia abajo si más adelante añades filas.

=SUMAR.SI(E2:E7;"Fijo";D2:D7)
=SUMAR.SI(E2:E7;"Variable";D2:D7)

Conocer el total de cada categoría

Ampliamos el resumen: ahora que necesitarás saber cuánto corresponde a alimentación, transporte y ocio. En H2, H3 y H4 escribe Alimentación, Transporte y Ocio. En I2, I3 e I4 calcula cada subtotal.

=SUMAR.SI(B2:B7;H2;D2:D7)

Comparar el gasto real con el presupuesto previsto

Ahora añadimos un presupuesto por categoría. En J1 escribe Presupuesto y en K1 Diferencia. junto a las tres categorías del resumen, asigna 180,00 a alimentación, 50,00 a transporte y 40,00 a ocio.

En K2, resta el gasto real al presupuesto. La diferencia será positiva cuando quede presupuesto disponible y negativa cuando se haya superado el límite.

=J2-I2

La función RESTA no tiene una forma propia como BUSCARV: se obtiene con el operador de resta. Al copiar K2 hacia abajo, J2 y I2 pasan a J3 e I3, y así sucesivamente.

Ver si una categoría se pasó del presupuesto

Para identificar visualmente los excesos, aplicamos formato condicional a K2:K4. Una diferencia negativa significa que el gasto real superó el presupuesto.

1. Selecciona K2:K4.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Usar una fórmula para determinar las celdas a las que se aplica el formato.
4. Escribe =K2<0.
5. Selecciona un formato con relleno rojo y Aceptar.

=K2<0

Detectar los errores que alteran el total mensual

Un total incorrecto no siempre significa que SUMA esté mal. La causa puede estar en la forma en que introdujiste un dato. Los dos errores más comunes en esta hoja son una fecha convertida en texto y un importe escrito con un formato distinto o precedido por un signo que representa una devolución.

La fecha que Excel no reconoce como fecha

Si escribes 10/10/26 con una barra y Excel lo conserva como texto, puede quedar alineado a la izquierda. El total del importe no cambia, pero esa fecha no podrá ordenarse ni compararse como las demás. En este libro, la fecha también sirve para identificar el periodo del movimiento.

1. Escribe 10/10/26 en A12.
2. Mira su alineación: si queda a la izquierda, probablemente es texto.
3. Selecciona A12 y pulsa Ctrl+1.
4. En Número > Fecha, elige un formato corto y pulsa Aceptar.
5. Si Excel no cambia el dato, vuelve a escribir la fecha con dos dígitos para el día y el mes.

El importe que no se suma con el resto

Un error frecuente es escribir 86,40 € o añadir espacios alrededor del número. El símbolo no daña el total, pero un texto como ochenta y seis sí puede impedir que SUMA lo reconozca. Otra trampa es escribir -28,00 para una devolución: contarlo como gasto menos Cambia materialmente el resultado.

Para uniformar los importes:

1. Selecciona D2:D7.
2. Pulsa Ctrl+1.
3. En Número, elige Número y selecciona dos decimales.
4. Si hay un importe escrito como texto, vuelve a introducirlo como número.
5. Revisa los signos: usa importes positivos para gastos y registra las devoluciones por separado.

Lo que ya sabes hacer con tu ejemplo de gastos

• Registrar movimientos con fecha, categoría, concepto, importe y tipo.
• Aplicar listas desplegables para mantener iguales las categorías.
• Calcular el total mensual con SUMA.
• Separar gastos fijos y variables con SUMAR.SI.
• Resumir cada categoría y calcular su diferencia con el presupuesto.
• Destacar consumos mayores mediante formato condicional.
• Corregir fechas como texto e importes con formatos distintos.

El libro ya permite cerrar y revisar octubre de 2026 sin rehacer los cálculos. El siguiente paso es conservar el mismo diseño en meses posteriores y comparar sus totales.

Añadir el gasto a otros meses

Duplica la hoja para crear un registro independiente. No escribas noviembre encima de octubre: así podrás consultar cada mes y sumar después los totales del año.

1. Haz clic derecho en la pestaña Gastos y elige Insertar.
2. Copia una hoja antes de añadir el mes: en la pestaña Gastos, haz clic derecho y selecciona Mover o copiar.
3. Marca Crear una copia y acepta. Renombra la copia Noviembre.
4. Cambia las seis fechas de noviembre, conserva los conceptos, categorías, importes y tipos.
5. Actualiza el total mensual de D9.
6. Crea otra copia para diciembre y registra los movimientos correspondientes.

Para comparar meses, crea una hoja Resumen anual. En A2 escribe Octubre, A3 Noviembre y A4 Diciembre. En B2 enlaza al total de octubre con =Gastos!D9; en B3, =Noviembre!D9; y en B4, =Diciembre!D9. En B5 suma el año con =SUMA(B2:B4).

=Gastos!D9
=Noviembre!D9
=Diciembre!D9
=SUMA(B2:B4)

Dónde ajustar el ejemplo según tu Excel

Las fórmulas SUMA, SUMAR.SI y RESTA, la validación de datos y el formato condicional utilizados en este tutorial están disponibles en Excel 2007 en adelante, Excel para Mac y Excel para la web. La forma exacta de presentar fechas e importes puede variar entre interfaces, pero los datos, las referencias y los resultados siguen siendo los mismos.

Si necesitas comparar categorías con una lista que cambia, conserva los nombres en una hoja Listas y usa referencias absolutas. Si el registro tuviera más filas de las que cabe comfortable en una hoja, el límite de 1.048.576 filas y 16.384 columnas deja espacio para este tipo de control; aun así, una hoja por mes mantiene el libro más manejable.

Los datos y las funciones están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear un control de gastos en Excel