Word y Excel con Microsoft 365: pasar una tabla y_editarla

Microsoft 365 reúne Word y Excel como dos herramientas queuites para el mismo trabajo: Word para redactar y organizar información, y Excel para calcularla. En este tutorial tomarás una tabla de ventas preparada en Word, la pasarás a Excel sin reconstruirla a mano y comprobarás que los importes se pueden totalizar. Al terminarás un libro de ventas con la tabla pegada, una fórmula de total y el proceso para detectar y corregir datos desordenados.

El flujo básico funciona en las versiones de escritorio y en las aplicaciones web. Las funciones avanzadas, como Copilot, dependen de la licencia y del canal de actualización. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Word y Excel en Microsoft 365: qué trabajo puedes hacer

Word sirve para redactar un informe, una propuesta o una tabla de ventas. Excel sirve para analizar esa información con fórmulas, filtros y gráficos. En Microsoft 365, ambas aplicaciones pueden trabajar con archivos guardados en servicios de almacenamiento de Microsoft y Seamantener información relacionada.

El libro que usarás se llamará Ventas. La hoja Pedidos recibirá una tabla redactada en Word:

Cada fila représente una venta. La primera columna identifica el producto; las otras tres permiten comprobar el importe y calcular el total de los pedidos. El resultado final será 1.450,00 en la celda D6.

La tabla no se “convierte” por un comando especial. La forma más directa es copiarla y pegarla; si el contenido no es una tabla, se guarda como texto y se importa.

Microsoft 365 en la web o en el escritorio: dónde trabajar

La versión web funciona en el navegador y permite abrir y editar libros sin instalar Excel. Las aplicaciones de escritorio se instalan en el equipo y ofrecen una cinta de opciones completa, más opciones de archivo, Automatización y herramientas avanzadas. Microsoft 365 permite guardar el trabajo en la nube para abrirlo desde distintos dispositivos.

En la web, las opciones de pegado dependen del navegador y del origen del contenido. Para calcular, exportar o conservar formatos, el escritorio suele ofrecer más control.

La página oficial de Microsoft Excel explica las opciones de acceso y colaboración.

Qué versión de Word y Excel necesitas para el ejercicio

El ejercicio no depende de una función nueva. Copiar una tabla desde Word y pegarla en Excel funciona en las aplicaciones de escritorio y también en las versiones web, siempre que el navegador permita copiar y pegar.

Excel 2021, 2024 y Microsoft 365 también cuentan con matrices dinámicas. Para este ejercicio no hacen falta: basta con una fórmula conventionally escrita con SUMA (SUM).

Si necesitas instalar las aplicaciones, consulta la descarga oficial de Microsoft 365. La presencia de Word y Excel de escritorio, así como Copilot, depende del plan.

Pasar una tabla de Word a Excel sin rehacerla

Pegar la tabla conservando la distribución de celdas

En Word, crea una tabla con los encabezados Producto, Cantidad, Precio e Importe. Añade las cuatro ventas del ejemplo. Después:

1. Selecciona la tabla completa en Word.
2. Copia con Ctrl+C.
3. En Excel, abre el libro Ventas y selecciona la celda A1.
4. Pega con Ctrl+V.

Cada celda de Word ocupa una celda de Excel. Si el pegado conserva el diseño, la hoja queda así:

Ahora añade el total en D6. Selecciona D6 y escribe la fórmula:

=SUMA(D2:D5)

El resultado es 1.450,00. SUMA (SUM) suma los importes numéricos del rango D2:D5.

Pegar solo los valores de Word

Si solo necesitas los datos y no el formato de Word, utiliza Pegado especial. El atajo es Ctrl+Alt+V (Cmd+Ctrl+V en Mac). En el cuadro, elige Texto Unicode o Texto y confirma con Aceptar.

1. Copia la tabla en Word.
2. En Excel, selecciona A1.
3. Pulsa Ctrl+Alt+V.
4. Elige Texto Unicode o Texto.
5. Revisa la separación de columnas y los tipos de dato.
6. Confirma la importación.

Un formato de texto puede convertir los importes en valores que Excel no suma correctamente. Si ves una marca verde en la parte superior izquierda de una celda, el contenido probablemente sea texto.

Para convertirlos:

1. Selecciona D2:D5.
2. Pulsa el triángulo de la marca de error.
3. Elige Convertir en número.

Importar texto de Word cuando no hay una tabla

Si el contenido de Word no es una tabla, puedes guardarlo como un archivo .txt. Organiza cada registro en una línea y separa los campos con tabulaciones o comas.

1. En Word, selecciona el texto de ventas.
2. Guárdalo como ventas.txt.
3. En Excel, selecciona una celda vacía.
4. Abre Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
5. Elige el archivo.
6. Revisa la vista previa.
7. Confirma la carga con Cargar.

La ayuda oficial explica el procedimiento completo en Importar o exportar archivos de texto, TXT o CSV.

Separar columnas con el delimitador correcto

Supón que una muestra usa tabulaciones:

Producto	Cantidad	Precio	Importe
Cuaderno	10	4,50	45,00

Y otra usa comas:

Producto,Cantidad,Precio,Importe
Cuaderno,10,4,50,45,00

En la vista previa, selecciona Tabulación para la primera muestra y coma para la segunda. El botón Cargar solo debe pulsarse cuando cada registro aparece en una fila y cada campo en una columna.

Conservar los acentos y evitar columnas mezcladas

En Origen del archivo, elige 65001: Unicode UTF-8. En Editar vista previa, comprueba que los encabezados con tildes aparecen correctamente y que cada columna contiene un solo tipo de dato.

Si aparece el mensaje Se han combinado columnas, la vista previa está interpretando dos tipos de dato juntos. Usa Transformar datos y comprueba que cada columna tenga un encabezado:

Corregir la tabla pegada cuando pierde el orden

Las celdas combinadas y los saltos de línea pueden desordenar una tabla de Word. El fallo típico es que una fila ocupe dos Heights de Excel o que dos productos terminen en la misma columna.

Para reproducirlo:

1. En Word, combina las celdas de Importe de las dos primeras ventas.
2. Añade un salto de línea dentro de la celda del producto.
3. Copia y pega la tabla en A1.
4. Revisa las filas.

Si Word conserva la combinación al pegarla, Excel muestra el texto repartido entre varias celdas o deja una zona combinada. Para corregirlo:

1. Selecciona las celdas combinadas.
2. Abre Inicio > Combinar y centrar > Descombinar celdas.
3. Reparte cada dato en su fila.
4. Sustituye el salto de línea por un espacio o por un separador.

Para quitar solo los saltos de línea de la hoja:

1. Pulsa Ctrl+H (Cmd+Shift+H en Mac).
2. En Buscar, escribe ^p.
3. En Reemplazar con, escribe un espacio.
4. Pulsa Reemplazar todo.

Después, vuelve a colocar el total en D6:

=SUMA(D2:D5)

Copiar una tabla de Word a Excel con Word online

Word para la web permite seleccionar y copiar una tabla sin instalar la aplicación. Después puedes pegarla en Excel para la web:

1. Abre el documento en Word para la web.
2. Selecciona la tabla completa.
3. Copia con Ctrl+C.
4. Abre Excel para la web y crea o abre el libro Ventas.
5. Selecciona A1 en la hoja Pedidos.
6. Pega con Ctrl+V.

Si Excel muestra el botón Opciones de pegado, puedes elegir conservar el formato o coincidencia con el destino. La disponibilidad exacta depende de las opciones que el navegador y el origen permiten.

Usar Copilot en Excel para revisar los datos

Copilot (Microsoft 365 Copilot) es un asistente opcional de Excel. Puede proponer una fórmula, crear una columna calculada o resumir una tabla a partir de una petición escrita. Para este libro, podrías pedir una comprobación de los importes o una fórmula para el total, pero siempre debes revisar lo que propone.

1. Selecciona el rango A1:D5.
2. Abre Inicio > Copilot.
3. Escribe una petición clara, como «Revisa si los importes coinciden con cantidad por precio».
4. Examina la fórmula o columna sugerida.
5. Acepta solo si utiliza las celdas correctas.
6. Comprueba después el resultado con =SUMA(D2:D5).

Copilot está disponible en Microsoft 365 con licencia o plan que incluya Copilot. No está en Excel 2024 ni Excel 2021. La información oficial está en Introducción a Copilot en Excel.

Lo que ya sabes hacer con Word, Excel y Microsoft 365

• Elegir Word para redactar una tabla de ventas con encabezados y filas ordenadas.
• Copiar la tabla y pegarla en Excel desde A1 sin escribir cada celda.
• Usar Pegado especial para obtener valores y revisar si los importes son numéricos.
• Guardar texto como .txt e importarlo con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
• Elegir tabulación o coma como delimitador y usar 65001: Unicode UTF-8 para conservar los acentos.
• Descombinar celdas, corregir saltos de línea y recalcular el total.
• Llevar el mismo flujo de Word online a Excel para la web.
• Revisar las propuestas de Copilot y comprobar siempre el resultado.

Siguiente paso: guarda el libro Ventas con la tabla corregida, D6 mostrando 1.450,00 y una copia de los datos de origen para poder comparar Word, Excel y la versión web.

Dudas al pasar tablas de Word a Excel