Convertir en Excel: texto a número, fecha a texto y más cambios

Cuando alguien busca "convertir en Excel" suele querer una de estas tres cosas: guardar un libro de Excel en otro formato (PDF, CSV, XLS antiguo), traer datos que viven en otro archivo (una tabla de Word, un PDF, un .txt o .csv) a una hoja, o abrir en Excel un archivo que no es de Excel. En este tutorial se explican las tres, con un mismo libro como hilo conductor: un presupuesto de una pyme que empieza en una tabla de Word, pasa por Excel, se exporta a PDF para enviarlo por correo, y vuelve a editarse desde Hojas de cálculo de Google. Todo lo que se explica funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016; al guardar como PDF o CSV se añade lo que cambia en Excel 2013 y 2010.

Qué significa «convertir» en Excel y cuándo hace falta

Abrir un archivo no es lo mismo que convertirlo. Cuando abres un .csv o un .xls antiguo, Excel lo lee y lo muestra como una hoja, pero por dentro sigue siendo ese formato hasta que lo guardas otra vez: ahí es cuando se convierte de verdad. El caso más habitual es el de un .xls heredado de un compañero que todavía usa Excel 2003: se abre bien, pero al reenviarlo conviene guardarlo como .xlsx para que el receptor no pierda filas si pasa de las 65.536. Lo mismo pasa con un .csv que te manda un programa de contabilidad: Excel lo abre colocando cada valor en una celda, pero las fórmulas, los colores y los gráficos no existen, porque el CSV solo guarda texto. Convertir también es pasar una tabla que está en un PDF o en un documento de Word a una hoja en la que se pueda sumar, filtrar y hacer gráficos. En todos estos casos la operación de fondo es la misma: leer el archivo origen y guardarlo en un formato que Excel entienda de forma nativa.

XLSX, XLS, CSV, PDF y los demás formatos que te encontrarás

Antes de tocar nada, conviene tener claro qué hace cada extensión. La tabla siguiente resume los formatos que más aparecen al trabajar con Excel; los apartados que siguen explican uno por uno los que más se usan.

XLSX, el formato estándar desde Excel 2007

.xlsx es un archivo Office Open XML: por dentro es una carpeta comprimida en ZIP que contiene varios XML con las hojas, los estilos, las tablas dinámicas y los gráficos. Al ser ZIP, ocupa menos que el antiguo .xls y permite hojas con más de un millón de filas. Lo que no admite son macros VBA: si el libro las tiene, al guardarlo como .xlsx Excel avisa y las elimina. Un Excel 2003 no abre .xlsx directamente; necesita el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office, que se descarga aparte y que Microsoft retiró de su catálogo hace años.

XLS, el formato binario de Excel 97-2003

.xls usa la estructura binaria BIFF (Binary Interchange File Format) y es el formato que se creó para Excel 97-2003. Su límite más conocido es el de 65.536 filas por hoja y 256 columnas, que se queda corto cuando el receptor trabaja con tablas grandes. Donde sigue siendo útil es en entornos donde todavía corre Excel 2003 sin el paquete de compatibilidad, o en programas antiguos de gestión que importan solo .xls.

CSV, texto plano separado por comas o punto y coma

Un .csv es un archivo de texto plano: cada línea es una fila y los valores de las celdas se separan con un carácter, normalmente la coma. No guarda fórmulas, ni formatos, ni gráficos, ni más de una hoja por archivo. Aquí aparece la primera trampa regional: en México y en Estados Unidos el separador de listas es la coma, pero en España y en casi toda Latinoamérica se usa el punto y coma. Excel respeta lo que tenga configurado Windows; si el archivo se abre "amontonado" en una sola columna, el separador no es el que toca.

Guardar el libro en otro formato desde Excel mismo

Convertir un libro abierto es siempre la misma operación: Archivo > Guardar como, se elige la carpeta y se cambia el Tipo del archivo. El cuadro Guardar como muestra, en la parte de abajo, una lista con todos los formatos que Excel puede escribir; cada uno tiene su propia extensión y sus propias limitaciones.

El desplegable Tipo es la pieza clave: ahí se elige entre Libro de Excel (*.xlsx), Libro de Excel 97-2003 (*.xls), CSV (delimitado por comas) (*.csv), PDF (*.pdf) y otros. Si el libro tiene macros, en la lista aparecen Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) y Libro binario de Excel (*.xlsb).

Guardar como PDF con lo que ves en pantalla

Exportar a PDF es la forma más rápida de enviar un presupuesto por correo sin que el receptor pueda modificar los números.

1. Abre el libro del presupuesto y ve a la hoja que quieres exportar.
2. Pulsa Archivo > Guardar como y elige la carpeta.
3. En Tipo selecciona PDF (*.pdf).
4. Pulsa Opciones… y decide el alcance: Selección (lo que tengas marcado), Hoja activa (lo que ves en pantalla) o Libro entero.
5. Marca Administrar encabezados y pies de página solo si quieres añadir el número de página.
6. Pulsa Aceptar y después Guardar.

Exportar a CSV separando los datos con coma o punto y coma

Pasar a CSV es lo que se usa cuando el siguiente programa (una app de contabilidad, un ERP, un script de Python) necesita los datos en crudo.

1. Ve a la hoja que quieres exportar y déjala como hoja activa.
2. Archivo > Guardar como y elige la carpeta.
3. En Tipo selecciona CSV (separado por comas) (*.csv).
4. Acepta los dos avisos: el primero dice que solo se guardará la hoja activa, y el segundo que algunas características (fórmulas, formatos, gráficos) se pueden perder.
5. Guarda y, si te lo pide, mantén el formato CSV.

Pasar una tabla de Word a una hoja de Excel

El caso típico es un presupuesto que un compañero redactó en Word: una tabla con Concepto, Unidades y Precio. En lugar de teclearlo a mano, se copia y se pega en Excel.

Copiar y pegar la tabla de Word en Excel

1. En Word, selecciona la tabla con Ctrl+E (seleccionar todo el documento) o clicando y arrastrando sobre ella.
2. Cópiala con Ctrl+C.
3. En Excel, ve a la hoja de destino y haz clic en la celda A1.
4. Pega con Ctrl+V.

Cada celda de la tabla de Word ocupa una celda en Excel, y los formatos de fuente y los bordes se arrastran también. Si la tabla tenía una fila de totales, esa fila llega como números sueltos sin la fórmula =SUMA() que tenía en Word: hay que escribirla de nuevo.

Importar texto con tabuladores o comas cuando no hay tabla

A veces el Word trae el presupuesto como párrafos con tabuladores en vez de como tabla. En ese caso pegar deja todo en una sola columna.

1. En Word, Archivo > Guardar como y en Tipo elige Texto sin formato (*.txt).
2. Confirma el aviso sobre la pérdida de formatos.
3. En Excel, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
4. Elige el .txt, pulsa Importar y, en la vista previa, confirma el separador (Tabulación o Coma).
5. Pulsa Cargar.

Errores típicos al traer datos de Word y cómo arreglarlos

Las celdas combinadas de Word se desordenan al pegar. Word permite combinar celdas de forma irregular; al pegarlas en Excel se respetan los huecos, pero la fórmula de totales no los cuenta. Arreglo: revisar visualmente la hoja pegada y, si la tabla no es rectangular, rehacerla con Quitar > Combinar y centrar en la pestaña Inicio > Alineación y dejar que Excel numere cada celda.

Los saltos de línea dentro de una celda parten una fila en dos. Si un concepto de Word llevaba Alt+Entrar para hacer dos líneas, al pegar en Excel aparece un salto de párrafo que muchos lectores interpretan como fin de fila. Arreglo: seleccionar la columna, Ctrl+L (Buscar y reemplazar), buscar Ctrl+J (salto de párrafo) y reemplazar por un espacio.

Las columnas se juntan y queda una sola. Esto pasa cuando se pega texto con tabuladores y Excel no detecta los separadores. Arreglo: seleccionar la columna, ir a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, elegir Delimitados, marcar Tabulación y Coma según el caso, y Finalizar.

Traer un PDF con datos a una hoja de Excel

Otro caso muy común: un proveedor envía un PDF con la lista de precios y la quieres poder filtrar y sumar. Hay dos caminos, y los dos funcionan.

Convertir el PDF desde una web como Adobe Acrobat o FreeConvert

1. Abre la web del conversor (Adobe Acrobat online, FreeConvert, Smallpdf, iLovePDF).
2. Sube el PDF con la tabla de precios.
3. Elige como salida XLSX y pulsa Convertir.
4. Descarga el archivo y ábrelo en Excel.
5. Si el PDF está protegido con contraseña y no la tienes, este camino no funciona: la conversión online no rompe contraseñas.

Abrir el PDF directamente con la versión de escritorio

Excel 2024, 2021 y Microsoft 365 traen un importador de PDF que evita subir el archivo a ninguna web.

1. Ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF.
2. Elige el PDF y pulsa Importar.
3. En el panel Navegador, Excel muestra las tablas que ha detectado; selecciona la que te sirve y pulsa Cargar (o Transformar datos para limpiarla antes).
4. La tabla aparece en una hoja nueva, lista para filtrar.

Qué revisar en la hoja que sale del PDF

Columnas mal alineadas. El importador a veces une dos columnas si detecta que la primera está vacía. Arreglo: revisar la vista previa y, si pasa, usar Transformar datos para mover y eliminar columnas antes de cargar.

Números que llegan como texto. Los precios del proveedor a veces llegan con el formato 1.250,00 € y Excel los trata como texto, no como número. Arreglo: seleccionar la columna, Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, pulsar Finalizar sin cambiar nada (esto fuerza a Excel a reevaluar la columna) y luego multiplicar por 1 con Pegado especial para terminar de convertirlos.

Filas vacías que estorban al filtrar. Arreglo: seleccionar toda la tabla, Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtrar para ver qué filas están vacías, borrarlas y, si la columna trae duplicados, ir a Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.

Cambiar un archivo entre formatos de Excel (XLS, XLSX, XLSM, XLSB)

A veces el receptor del archivo no puede abrir el formato moderno, o el archivo es muy grande y conviene el binario. Cambiar entre formatos de Excel se hace siempre desde Guardar como.

De XLSX a XLS cuando el receptor usa una versión antigua

1. Abre el libro de ventas (ventas_2026.xlsx).
2. Archivo > Guardar como y, en Tipo, elige Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
3. Acepta el aviso de que las funciones que no existían en 2003 se perderán (BUSCARX, las matrices dinámicas, UNICOS, SECUENCIA, etc.).
4. Guarda y envía el .xls.

De XLSX a XLSM para conservar las macros VBA

1. Abre el libro y ve a la pestaña Programador > Código > Macros para comprobar que tiene macros.
2. Archivo > Guardar como y, en Tipo, elige Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
3. Guarda y vuelve a abrirlo: Programador > Código > Macros debe seguir mostrando la macro con el mismo nombre.

De XLSM a XLSX para dejar el archivo limpio

1. Abre el libro de macros y comprueba que no necesitas la macro o que ya la has movido a una copia aparte.
2. Archivo > Guardar como y, en Tipo, elige Libro de Excel (*.xlsx).
3. Acepta el aviso de que las macros del proyecto de VBA se eliminarán.
4. Guarda y reabre: la pestaña Programador > Código > Macros ahora está vacía.

Abrir y guardar libros de Google Sheets sin perder el formato

El presupuesto de la pyme también se edita desde el móvil del cliente, que usa Hojas de cálculo de Google. Pasar de uno a otro sin perder datos es posible si se hace con .xlsx.

Bajar un .xlsx desde el menú Archivo de Google Sheets

1. En Google Sheets, abre el libro del presupuesto.
2. Ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
3. Se descarga un archivo .xlsx que se abre en Excel de escritorio con doble clic.

Abrir el .xlsx de Sheets en Excel sin volver a convertirlo

1. Doble clic sobre el archivo descargado o, desde Excel, Archivo > Abrir y selecciónalo.
2. Si Excel muestra la barra amarilla de MODO DE VISTA PROTEGIDA, pulsa Habilitar edición; ese aviso aparece siempre que el archivo viene de internet o de Drive.
3. Si Sheets tenía fórmulas que Excel no entiende, revisa la columna donde aparezcan #¿NOMBRE? y sustitúyelas por su equivalente en Excel.

Qué se pierde al pasar entre Excel y Google Sheets

Las macros de VBA no sobreviven: Sheets usa Apps Script, su propio entorno de secuencias de comandos. Tampoco pasan Power Query, Power Pivot, los gráficos combinados, los minigráficos de Excel 2010-2016, ni los formatos condicionales con reglas que usen fórmulas internas. Sí pasan las funciones básicas (SUMA, BUSCARV, SI, CONTAR.SI), las listas desplegables de validación de datos, los gráficos estándar y los formatos de número.

Lo que ya sabes hacer al convertir archivos en Excel

• Elegir el formato a propósito: .xlsx para uso general, .xls para receptores con Excel antiguo, .xlsm para macros, .xlsb para libros muy grandes, .csv para datos en crudo y .pdf para enviar copias que no se editen.
• Usar Archivo > Guardar como y el desplegable Tipo para convertir el libro abierto.
• Importar texto desde .txt o .csv con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV y repararlo con Texto en columnas.
• Traer tablas de un PDF con Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF o con un conversor online.
• Mover libros entre Excel y Google Sheets usando .xlsx y revisando la vista protegida al volver a abrir.
• Diagnosticar los tres tropiezos típicos al importar: celdas combinadas, números como texto y columnas desalineadas.

El siguiente paso natural es limpiar la hoja que sale de la conversión: quitar duplicados, convertir texto a número, poner los encabezados en negrita y aplicar Inicio > Estilos > Dar formato como tabla para que los filtros y el estilo vayan solos. Esa limpieza es lo que convierte un volcado de datos en una hoja con la que se puede trabajar.

Dudas al convertir archivos en Excel