Plantilla de presupuesto en Excel: cómo crearla paso a paso

Una plantilla de presupuesto en Excel es, en su forma más útil, una hoja donde apuntas cada mes de dónde sale el dinero y a dónde se va. Con ella pasas de "no sé en qué se me va la paga" a ver, en una sola pantalla, cuánto entra, cuánto sale y cuánto te queda. En este tutorial armas una desde una plantilla de Excel en blanco, la llenas con datos reales y la conectas con una hoja Resumen que compara los meses automáticamente. Vas a usar funciones que existen desde Excel 2007 (SUMA, la función SUMA en inglés SUM) y herramientas de tabla que llegaron con Excel 2007 y se mantienen en Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y Excel para la web. Para que todo cuadre al copiar y pegar, los argumentos van separados con punto y coma; si tu Excel está configurado con punto decimal (México, Estados Unidos), el separador será la coma.

Qué es una plantilla de presupuesto y para qué te sirve

Una plantilla de presupuesto personal es una hoja de cálculo que registra, para cada mes, cuatro bloques de información: los ingresos que recibes, los gastos fijos que pagas siempre (alquiler, servicios, transporte), los gastos variables que cambian (comida, salidas, ropa) y el dinero que destinas a ahorro o a pagar deudas. La diferencia entre llevar este control y no llevarlo se nota el día que miras la cuenta y no sabes en qué se fue la paga. Con la plantilla ves, en una sola pantalla, si el mes cerró con saldo positivo o negativo, qué categoría pesa más y cuánto te queda libre antes de que llegue el siguiente ingreso. No necesitas ser contable: solo necesitas sentarte una vez al mes con la hoja abierta y los tickets a mano, escribir las cantidades y dejar que las fórmulas hagan el resto. La plantilla que vas a armar te sirve tanto si cobras un sueldo como si tus ingresos son variables, y la puedes reutilizar cada mes cambiando solo los datos.

Las cinco piezas que no pueden faltar en cualquier presupuesto

Cinco piezas, en este orden, son las que sostienen cualquier presupuesto personal. La primera es el bloque de ingresos: nómina, becas, trabajos extra, devoluciones; cada partida en una fila con su descripción, su cantidad y, si quieres, una columna de notas. La segunda es el bloque de gastos fijos: alquiler o hipoteca, luz, agua, gas, internet, transporte, seguro, cuota del gimnasio, todo lo que pagas más o menos igual cada mes. La tercera es el bloque de gastos variables: comida, ropa, salidas, farmacia, ocio, regalos; aquí los importes cambian y por eso conviene tener varias filas abiertas. La cuarta pieza es el ahorro o el pago de deudas: una fila para lo que apartas o para las cuotas de un préstamo o tarjeta. La quinta y última es un resumen con el saldo del mes: total de ingresos, total de gastos (fijos más variables) y la resta entre ambos. Si respetas este orden, la hoja se lee de arriba abajo igual que se lee un estado de cuenta: de dónde viene el dinero, a dónde se va, cuánto queda.

Crea el libro desde una plantilla de Excel en blanco

El primer paso es abrir una plantilla de Excel ya pensada para presupuestos personales. No empiezas de cero: Excel trae una familia de plantillas listas que se pueden adaptar a tu caso.

1. Abre Excel y ve a la pantalla de inicio. En el cuadro de búsqueda escribe presupuesto y pulsa Entrar.
2. En los resultados aparecerá Presupuesto mensual personal (o nombres parecidos como "Presupuesto personal" o "Presupuesto mensual"). Selecciónala.
3. Pulsa Crear. Excel descarga la plantilla y la abre como un libro nuevo, con el nombre temporal Libro1 o el que tengas configurado.
4. Revisa la hoja: verás pestañas con nombres como Resumen, Ingresos y Gastos, y celdas ya formateadas con moneda, categorías de ejemplo y fórmulas de suma. Lo que harás a continuación es rehacer la estructura mínima para entender cómo está armada por dentro.

La hoja de Ingresos y la de Gastos por separado

La plantilla descargada mezcla todo en una hoja; para entenderla bien, sepárala en dos hojas limpias: una para los ingresos y otra para los gastos del mes, y déjalas listas para que la hoja Resumen las sume. Crea el libro con dos hojas llamadas Enero y Resumen.

Pasos para dejarla lista:

1. En la celda A1 escribe Enero y pulsa Entrar.
2. En A2 escribe Ingresos, en A3 Nómina, en A4 Clase particular. En B3 y B4 escribe los importes (1.800,00 y 200,00) con coma decimal.
3. En A6 escribe Gastos fijos; debajo, en A7, A8 y A9, los conceptos Alquiler, Luz y agua, Internet y móvil, con sus importes en la columna B.
4. En A10 escribe Gastos variables y debajo los conceptos Comida, Transporte y Ocio con sus importes en B.
5. En A14 escribe Ahorro y deja el importe en B14.
6. Crea la segunda hoja con clic derecho sobre la pestaña Enero > Insertar > Hoja de cálculo y llámala Resumen.

Los títulos con negrita y los números con formato moneda

Ahora que la hoja tiene la estructura, toca que se lea bien de un vistazo: los títulos en negrita y los importes con formato moneda, igual que en la plantilla original.

1. Selecciona las celdas de los títulos (A1, A2, A5, A6, A10, A14) manteniendo Ctrl pulsada mientras haces clic en cada una.
2. Pulsa Ctrl+N para ponerlas en negrita.
3. Selecciona todas las celdas con importes: B3, B4, B7, B8, B9, B11, B12, B13 y B14. La forma más rápida es hacer clic en B3, mantener Mayús y hacer clic en B14; después, con Ctrl pulsada, quita de la selección las celdas que son texto.
4. Aplica el formato moneda con Ctrl+Mayús+1 (o Ctrl+1 y elige Moneda en la categoría).

Suma cada bloque con SUMA y calcula el saldo del mes

Con la estructura lista, llega el momento de pedirle a Excel que haga las cuentas. Vas a usar la función SUMA (en inglés SUM), que existe desde Excel 2007 y está en todas las versiones posteriores. Primero calculas el total de ingresos, después el total de gastos y, por último, el saldo del mes.

Pasos para hacerlo:

1. En B5 escribe =SUMA(B3:B4) y pulsa Entrar. Verás 2.000,00.
2. En A15 escribe Total gastos. En B15 escribe =SUMA(B7:B9;B11:B13;B14) y pulsa Entrar. Verás 1.300,00. La fórmula suma fijos, variables y ahorro en un solo total, separados por punto y coma.
3. En A16 escribe Saldo del mes. En B16 escribe =B5-B15 y pulsa Entrar. Verás 700,00.

=SUMA(B3:B4)
=SUMA(B7:B9;B11:B13;B14)
=B5-B15

Total de gastos fijos y de variables por separado

Saber cuánto pagas en total está bien, pero para tomar decisiones necesitas saber cuánto pesa cada bloque. Si en un mes el saldo es justo, conviene ver si el problema son los fijos (que se pueden renegociar) o los variables (que se pueden ajustar mes a mes).

Pasos para añadirlo:

1. En A9 sustituye el rótulo Internet y móvil por Total gastos fijos y borra el dato de B9.
2. En B9 escribe =SUMA(B7:B8) y pulsa Entrar. Verás 740,00.
3. En A14 sustituye Ahorro por Total gastos variables y borra el dato de B14.
4. En B14 escribe =SUMA(B11:B13) y pulsa Entrar. Verás 505,00.
5. Inserta una nueva fila entre la 14 y la 15: haz clic en la fila 15, Ctrl+Mayús+= (Insertar filas), y mueve el bloque de ahorro a la fila 15. En A15 escribe Ahorro y en B15 el importe (200,00).
6. Corrige la fórmula del total general: en B16 sustituye por =SUMA(B9;B14;B15) y el saldo en B17 con =B5-B16. Los totales nuevos son: ingresos 2.000,00, gastos fijos 740,00, gastos variables 505,00, ahorro 200,00, gastos totales 1.445,00, saldo 555,00.

=SUMA(B7:B8)
=SUMA(B11:B13)
=SUMA(B9;B14;B15)

Que los meses se comparen solos con una hoja Resumen

Hasta aquí tienes un mes hecho a mano. El paso que ahorra más tiempo es la hoja Resumen: en ella, una sola fórmula por mes trae el saldo desde la hoja correspondiente. Así, cuando llegue el mes siguiente, solo copias la hoja Enero, la llamas Febrero, cambias los importes y el Resumen se actualiza solo.

Pasos para armar el Resumen:

1. En la hoja Resumen, en A1 escribe Mes y en B1 Enero.
2. En A2 escribe Saldo. En B2 escribe =SUMA('Enero'!B17) y pulsa Entrar. Verás 555,00. Las comillas simples alrededor del nombre de la hoja son obligatorias porque la hoja tiene un nombre en español.
3. Crea las hojas Febrero y Marzo (clic derecho sobre la pestaña > Insertar > Hoja de cálculo), copia en cada una la estructura de Enero y cambia los importes.
4. En la hoja Resumen, en C1 escribe Febrero y en C2 =SUMA('Febrero'!B17). Repite con Marzo en D1 y =SUMA('Marzo'!B17) en D2.
5. Para llegar a diciembre, selecciona la celda C2, arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hacia la derecha hasta la columna M. Excel crea =SUMA('Abril'!B17), =SUMA('Mayo'!B17) y así hasta diciembre, siempre que las hojas se llamen igual que los encabezados de la fila 1.

=SUMA('Enero'!B17)
=SUMA('Febrero'!B17)

Una categoría nueva en la lista sin tocar la fórmula

Cuando un mes nuevo aparece un gasto que no tenías previsto (una revisión del coche, un regalo, una multa), puedes añadirlo a la hoja del mes sin tocar ninguna fórmula. El truco está en convertir el rango de gastos en una Tabla de Excel: la suma se ajusta sola cuando insertas una fila nueva.

Pasos para hacerlo:

1. Ve a la hoja Enero y selecciona el rango de los gastos variables: desde A10 hasta B13.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla y confirma que el rango es correcto, con la casilla La tabla tiene encabezados activada. Acepta.
3. La tabla ya tiene filtros y un estilo. Para añadir una fila, escribe un concepto nuevo (por ejemplo, Farmacia) en la celda justo debajo de la última fila y un importe. La tabla se extiende sola.
4. Revisa la celda B14 (el total de variables). La fórmula =SUMA(B11:B13) se habrá actualizado automáticamente a =SUMA(B11:B14) para incluir la fila nueva. Si prefieres que la fórmula siga reconociendo filas futuras, sustitúyela por =SUMA(Tabla1[Importe]) usando el nombre que Excel haya dado a la tabla (por defecto Tabla1).

Por qué tu saldo no cuadra (y cómo arreglarlo)

Las tres causas más habituales de un saldo que no cuadra son, por este orden: una celda que parece vacía pero contiene un texto o un espacio, una suma que se quedó corta porque el rango no incluía una fila, y una referencia que apunta a la hoja equivocada. La primera se ve cuando la suma devuelve un valor claramente más bajo de lo esperado y al mirar las celdas una de ellas tiene el número alineado a la izquierda en lugar de a la derecha. La segunda se nota cuando el total es redondo y demasiado bonito. La tercera aparece cuando, al arrastrar la fórmula del Resumen, una celda muestra #¡REF! y al hacer clic en ella la barra de fórmulas muestra una referencia rota.

La celda que parece vacía pero tiene un espacio

Un error muy común es pegar importes desde otra hoja, un correo o una web. El valor " 850 " (con un espacio delante y detrás) es texto para Excel, y =SUMA() lo ignora. La celda se ve con el número, pero la suma no lo cuenta.

En la celda B10 ves 740,00 en lugar de 795,00 porque B8 contiene texto. Para arreglarlo:

1. Selecciona la columna con los datos sospechosos, por ejemplo B7:B9.
2. Abre Inicio > Modificar > Buscar y seleccionar > Reemplazar (o Ctrl+L).
3. En Buscar escribe un espacio, deja Reemplazar con vacío y pulsa Reemplazar todos.
4. Vuelve a escribir el número en la celda que tenía texto para que Excel lo reconozca como número, o usa =VALOR(B8) en una celda auxiliar.

El #¡REF! al arrastrar la fórmula a los meses siguientes

Si al copiar la fórmula del Resumen a los meses siguientes una celda muestra #¡REF!, significa que la referencia apunta a una hoja que no existe o que se ha roto al arrastrar.

='Enero'!B17
='Febrero'!#REF!17

La causa típica es que la referencia a la hoja no se quedó fija al patrón y se "desplazó" cuando arrastraste. La solución es usar referencias absolutas al nombre de la hoja. La forma segura es escribir manualmente la fórmula en cada celda (=SUMA('Febrero'!B17), =SUMA('Marzo'!B17)…) o, si arrastras, asegurarte de que el nombre de la hoja va entre comillas simples y no se interpreta como una referencia relativa.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de presupuesto

• Tienes un libro de Excel con una hoja por mes y una hoja Resumen que compara los saldos automáticamente.
• Sabes sumar cada bloque con =SUMA() y calcular el saldo del mes con una resta simple.
• Has convertido un rango en Tabla para que las sumas se actualicen solas al añadir categorías.
• Conoces las tres causas que descuadran un presupuesto: celda con texto, suma corta y referencia rota.
• Sabes arreglarlas con Reemplazar, ajustando el rango o fijando la referencia con F4.

El siguiente paso natural es añadir un gráfico a la hoja Resumen: selecciona los saldos de la fila 2, ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas y verás de un vistazo en qué meses tu presupuesto se quedó corto y en cuáles te sobró margen.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar una plantilla de presupuesto en Excel