Cuando oyes «formato de nómina» probablemente piensas en el documento que recibe el trabajador con lo cobrado y lo descontado. Aquí lo usamos en ese sentido: el archivo de Excel que calcula ese documento, país por país, porque los porcentajes que se aplican cambian de un sitio a otro. Al terminar tendrás una plantilla con devengos, deducciones y líquido a percibir, con las celdas formateadas para que se lean bien y las fórmulas listas para añadir más trabajadores.
Qué es una nómina y por qué se hace en Excel
Una nómina es el documento que la empresa entrega al trabajador junto con el pago: en él aparecen los importes que ha ganado ese mes (devengos) y los que se le quitan (deducciones), con el resultado final, el líquido a percibir. Una hoja de cálculo sirve para esto porque cada fila es un trabajador, cada columna un concepto, y las fórmulas se encargan de sumar, restar y aplicar los porcentajes que correspondan. Los porcentajes —seguridad social, retención sobre la renta, antigüedad— cambian según el país, e incluso dentro de un mismo país según la categoría profesional o la antigüedad del empleado, así que tenerlos en celdas separadas hace muy fácil actualizarlos cuando se publica uno nuevo.
La estructura mínima que comparten las nóminas
Todas las nóminas, da igual el país, tienen cuatro bloques: datos del trabajador y de la empresa, devengos, deducciones y líquido. Lo que cambia es qué conceptos van dentro de cada bloque.
| Bloque | Qué contiene | Ejemplos por país |
|---|---|---|
| Encabezado | Trabajador, empresa, período, categoría | Nombre, documento, fecha del mes, grupo de cotización |
| Devengos | Salario base, complementos, horas extra, antigüedad | Plus de convenio, comisiones, salario en especie |
| Deducciones | Cotización a la seguridad social, retención sobre la renta, otros | Cuota obrera, IRPF, anticipos, embargos |
| Líquido | Total devengado − Total deducido | Lo que se ingresa en la cuenta del trabajador |
La clave está en separar bien los cuatro bloques en filas distintas: así, si mañana cambia la ley, solo tocas el porcentaje que corresponda.
Prepara la hoja con los datos del trabajador y del mes
Crea un libro nuevo y guárdalo como Nominas.xlsx. Dentro, una pestaña por mes: Enero, Febrero, etc. En cada hoja, deja el encabezado del trabajador arriba, los devengos en el medio, las deducciones debajo y el líquido al final. La primera hoja, Enero, te queda así:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Trabajador | Juan Pérez | ||
| 2 | Documento | 12345678A | ||
| 3 | Categoría | Oficial 1ª | ||
| 4 | Período | Enero 2026 | ||
| 5 | Salario base | 1.500,00 |
Pasos para montarlo:
- En
A1escribeTrabajadory enB1el nombre completo. - En
A2yB2rellenaDocumentoy su valor. - En
A3yB3, la categoría profesional. - En
A4yB4, el mes y el año en curso. - En
A5yB5, el salario base mensual.
Elige el formato de número y de fecha adecuado para cada dato
Los importes deben verse siempre con dos decimales, los porcentajes con su símbolo y las fechas en letra cuando aparezcan en el encabezado. Para aplicar el formato, selecciona la celda y abre Formato de celdas con Ctrl+1.
Formatos que vas a usar:
- Importes sin miles:
0,00(1.500,00 → 1500,00). Si la cifra tiene miles, usa#.##0,00(1234,5 → 1.234,50). - Porcentajes:
0,00%. Si escribes 0,0833 con ese formato, en pantalla se ve 8,33%. - Fechas en letra:
dddd d "de" mmmm "de" aaaa(15/03/2026 → domingo 15 de marzo de 2026).
0.00, #,##0.00, 0.00%.Devengos: salario base, horas extra y complementos
Sobre la misma hoja Enero, ahora añade las horas extra y el plus de antigüedad. La fila del salario base ya la tienes en B5; debajo, en B6 y B7, las horas extra realizadas y el precio por hora; en B8 y B9, los años de antigüedad y el plus mensual.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 5 | Salario base | 1.500,00 | ||
| 6 | Horas extra | 8 | ||
| 7 | Precio hora extra | 12,50 | ||
| 8 | Años antigüedad | 5 | ||
| 9 | Plus antigüedad/mes | 30,00 | ||
| 10 | Total devengado | 1.630,00 |
La fórmula de B10:
=B5+(B6*B7)+(B8*B9)B5 es el salario base, B6*B7 el importe de las horas extra (8 × 12,50 = 100) y B8*B9 el plus de antigüedad (5 × 30 = 150). Suma: 1.500 + 100 + 150 = 1.630,00.
B10 debe verse 1.630,00; si ves 1.500,00 sin sumar las extras, revisa que la fórmula apunte a B6*B7 y B8*B9 y no a otra celda.Deducciones: seguridad social, IRPF y otros descuentos
Las deducciones dependen del país. Para verlo, añade dos hojas: España y Colombia. En la hoja España, el porcentaje de cotización a la seguridad social del trabajador y el de IRPF van en celdas fijas. En Colombia, los conceptos cambian: aquí se habla de cotización a salud, pensión y fondo de solidaridad, y de retención en la fuente.
Hoja España:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 10 | Total devengado | 1.630,00 | |
| 11 | |||
| 12 | % Seguridad Social | 6,35% | |
| 13 | % IRPF | 12,00% | |
| 14 | Otros descuentos | 20,00 | |
| 15 | Seguridad Social | 103,51 | |
| 16 | IRPF | 195,60 | |
| 17 | Total deducido | 319,11 |
Las fórmulas:
=B10*B12
=B10*B13
=SUMA(B15:B16)+B14B15 = 1.630,00 × 6,35% = 103,51. B16 = 1.630,00 × 12,00% = 195,60. B17 = 103,51 + 195,60 + 20,00 = 319,11.
Cómo introducir los porcentajes sin que se confundan con importes
Un error muy común es escribir 0,0833 cuando el tipo es 8,33%. Si lo haces así y la celda lleva formato 0,00%, en pantalla se ve 8,33% y todo parece bien, pero si en algún momento le quitas el formato, el cálculo deja de tener sentido. El camino limpio es: en la celda del porcentaje escribes 8,33% (con el símbolo), le aplicas formato 0,00% y Excel guarda el valor 0,0833.
Pasos:
- Selecciona
B12y escribe6,35%. - Abre Ctrl+1 y aplica el formato
0,00%. - Repite en
B13con12%. - Cuando copies la fórmula a otra fila, conviértela en absoluta para que el porcentaje no se mueva: en la barra de fórmulas, justo después de escribir
=B10*B12, pulsa F4 (en Mac, Cmd+T) y la fórmula pasa a=B10*$B$12.
=B10*$B$12Al arrastrar el controlador de relleno hacia abajo, el devengado (B10) se ajusta fila a fila pero el porcentaje ($B$12) queda fijo.
El líquido a percibir: la resta final
El líquido es lo que el trabajador cobra de verdad. Se calcula con una sola resta: total devengado menos total deducido.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 17 | Total deducido | 319,11 | |
| 18 | |||
| 19 | Líquido a percibir | 1.310,89 |
La fórmula:
=B10-B17Resultado: 1.630,00 − 319,11 = 1.310,89.
Para que las sumas cuadren siempre, añade una comprobación con SI.ERROR (en inglés IFERROR) por si en alguna fila se deja un porcentaje en blanco:
=SI.ERROR(B10-B17;0)Una fila por trabajador con todo calculado a la vez
La plantilla está pensada para un trabajador, pero una nómina suele tener muchos. Copia el bloque entero a una segunda fila, ajusta las celdas y conviértelo en tabla para que las fórmulas se propaguen solas al añadir más gente.
Pasos:
- Selecciona el rango
A5:B19y cópialo con Ctrl+C. - Pega una fila más abajo con Ctrl+V.
- Cambia el nombre del trabajador, el documento y el salario base en la fila nueva.
- Selecciona todo el bloque, incluidas las cabeceras, y ve a
Insertar > Tablas > Tabla.
- Marca «La tabla tiene encabezados» y acepta.
A partir de ahora, al escribir un nombre nuevo en la última fila, la tabla se amplía sola y las fórmulas se copian automáticamente con las referencias bien ajustadas.
Errores típicos al montar la plantilla de nómina
La columna de la fecha aparece como número de serie
Si en la celda del período ves 46023 en vez de una fecha, es que el dato se quedó con formato General. Selecciónala, abre Ctrl+1 y aplica el formato de fecha en letra. La fecha en sí no ha cambiado: Excel siempre guarda las fechas como número de días desde el 1 de enero de 1900; el formato solo las pinta.
El porcentaje se ve bien pero la fórmula no cuadra
Escribiste 0,0833 en una celda con formato 0,00%: en pantalla sale 8,33% y todo parece correcto, pero si arrastras la fórmula, el cálculo usa 0,0833 en vez de 8,33. La regla es clara: el porcentaje se escribe con el símbolo (8,33%) y se le aplica el formato 0,00% después.
El líquido no cuadra por un céntimo
Suele pasar por el redondeo. Si tu porcentaje es 6,35% y el devengado 1.630,00, la multiplicación da 103,505; al redondear a dos decimales, según el libro sale 103,50 o 103,51. Para que las nóminas de todos los trabajadores sumen lo que deben, redondea explícitamente con REDONDEAR (en inglés ROUND) y aplica después el formato 0,00:
=REDONDEAR(B10*$B$12;2)El segundo argumento, 2, indica los decimales a los que se redondea.
Una celda pegada como texto rompe la suma
Copiaste el nombre de un trabajador desde una web y al pegarlo en B1 la celda quedó como texto. La fórmula de B10 da error o devuelve un devengado a cero porque no puede multiplicar texto. Mira la celda: si tiene un triángulo verde en la esquina superior izquierda, selecciónala, pulsa el icono de advertencia y elige «Convertir en número».
La fórmula devuelve #¡NOMBRE?
Significa que tu versión de Excel no conoce la función. Si usas BUSCARX (en inglés XLOOKUP) en Excel 2019 o 2016, no existe: sustitúyela por BUSCARV o por la combinación INDICE y COINCIDIR.
Lo que ya sabes hacer con el formato de nómina
- Montar una hoja con los cuatro bloques de cualquier nómina: encabezado, devengos, deducciones y líquido.
- Aplicar el formato de celdas correcto a importes, porcentajes y fechas, con Ctrl+1.
- Calcular el líquido a percibir con una sola resta y comprobar que las deducciones no lo superan.
- Convertir los datos en una tabla que crece sola al añadir trabajadores.
El siguiente paso natural es proteger la hoja para que nadie borre una fórmula por accidente: ve a Revisar > Proteger hoja y decide qué celdas quedan bloqueadas y qué contraseña se necesita para editarlas. Antes, desbloquea (Ctrl+1 > pestaña Proteger) las celdas donde el usuario tiene que escribir (el nombre, el salario, los porcentajes del mes).
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al montar el formato de nómina en Excel
1. ¿Dónde puedo descargar plantillas de nóminas en Excel gratis y actualizadas a 2026?
En la web de Microsoft Office hay varias plantillas de nómina listas para Excel en español: solo tienes que entrar en office.com, buscar «nómina» y pulsar Crear. También encontrarás opciones gratuitas en sitios como Vertex42 y Hojas de cálculo de Google, que puedes abrir y guardar en formato .xlsx para usarlas en tu Excel.
2. ¿Cómo hago un formato de nómina sencillo en Excel?
Crea una hoja con los datos del empleado (nombre, puesto, periodo y días trabajados) en una columna y los conceptos de cobro (sueldo base, horas extra) y descuentos (impuestos, prestaciones) en filas; al final, usa una celda con =SUELDO-ISR para el neto. Con formato de bordes y un encabezado en negrita tienes una nómina limpia en menos de diez minutos.
3. ¿Puedo descargar una plantilla de nómina sencilla ya hecha?
Microsoft ofrece plantillas prediseñadas que puedes descargar desde office.com en un clic y guardar como .xlsx. Si prefieres algo local sin descargar archivos de internet, abre un libro nuevo en blanco y monta la tuya con las secciones de datos del empleado, percepciones, deducciones y total neto.
4. ¿Cómo convierto una nómina de Excel a PDF?
Selecciona el rango de la nómina, ve a Archivo > Guardar como, escoge el tipo PDF y pulsa Publicar. Para algo puntual también puedes usar Archivo > Imprimir y elegir Microsoft Print to PDF como impresora; el archivo se guarda donde tú indiques con extensión .pdf.
5. ¿Cómo armo una plantilla de nómina en Excel que pueda reutilizar cada mes?
Monta la plantilla una sola vez en una hoja llamada Plantilla, con los conceptos del patrón y las fórmulas ya escritas. Cada quincena o mes crea una copia de esa hoja con Archivo > Mover o copiar > Crear una copia y solo rellenas los datos variables del periodo; así no vuelves a escribir nada.
6. ¿Qué fórmulas de Excel se usan en una nómina?
Las imprescindibles son SUMA y SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) para totalizar percepciones y descuentos, y SI (IF) para aplicar reglas como «si las horas extra superan 40, bonifica al doble». Para el neto final basta con una resta: =SUMA(percepciones)-SUMA(descuentos).
7. ¿Qué debo incluir en una plantilla de nómina?
Una plantilla completa lleva los datos del patrón y del empleado, el periodo de pago, los días laborados, el salario base, cada percepción (horas extra, comisiones, vales), cada deducción (impuestos, préstamos, prestaciones) y el total neto a pagar. Si además imprimes la hoja, añade la forma de pago y un espacio para la firma del empleado.
8. ¿Tienes un ejemplo de nómina en Excel ya armada que pueda usar?
Abre un libro nuevo, escribe en A1 «Datos del empleado», en A2 «Nombre», en A3 «Periodo» y en B2 el nombre, en B3 la fecha. Debajo crea una tabla con encabezados Concepto, Percepciones, Deducciones, y al final una fila Total con =SUMA(percepciones)-SUMA(descuentos); esa es la base mínima funcional que imprimi.
Fuentes
- Microsoft0,00 · dos decimales fijos — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftFormatos de fecha y hora en español — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftTASA.NOMINAL — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftFormato condicional — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftTabla de Excel (Dar formato como tabla) — documentación oficialconsultado el 05/10/2026