Cómo hacer un dashboard de KPIs en Excel: guía con ejemplos

Un dashboard de KPI en Excel es una hoja resumen que pinta, con números grandes y gráficos pequeños, los indicadores clave de un negocio: ingresos del mes, margen, ticket medio, conversión. En este tutorial montarás uno real, paso a paso, sobre una hoja de ventas de un comercio con tres comerciales, dos productos y seis meses de datos. Al terminar sabrás importar la tabla con Power Query, calcular los KPIs con SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), darles estilo con tarjetas, añadir un mini gráfico de tendencia y filtrarlo todo con segmentaciones. Funciona en Excel para Microsoft 365, 2024 y 2021; en 2019 puedes seguirlo casi entero, salvo Power Query, que sí está disponible desde 2016.

Qué es un dashboard de KPI y para qué sirve en Excel

Imagina la hoja de ventas de un comercio: 18 filas con Fecha, Comercial, Zona, Producto, Importe, Unidades y Coste. Cada mañana el jefe abre el libro, baja hasta la fila 412 y pregunta cuánto se vendió en marzo. Con un dashboard, esa respuesta está en una sola hoja, en números grandes, con flechas que suben o bajan y un semáforo verde o rojo.

Un dashboard de KPI es una hoja resumen que muestra, en una sola pantalla, los indicadores clave de un negocio. KPI son las siglas de Key Performance Indicator: una medida cuantificable que se usa para supervisar el rendimiento de algo, como los ingresos brutos mensuales o la facturación por empleado. La función MIEMBROKPICUBO (en inglés CUBEKPIMEMBER) trabaja con KPI de modelos de datos de Analysis Services; en este tutorial usaremos SUMAR.SI.CONJUNTO, que es lo que tiene cualquier Excel.

La gracia del dashboard es que el jefe no abre la tabla de datos: ve tarjetas con el número, un mini gráfico con la tendencia y unos botones (las segmentaciones) para filtrar por comercial o por zona sin tocar la tabla. Lo que cambia con cada filtro se recalcula solo.

Las piezas que forman un dashboard de KPI en Excel

Cualquier dashboard bien hecho tiene cinco bloques que se repiten. Si entiendes estos cinco, puedes montar uno para ventas, para gastos, para inventario o para lo que sea.

• La tabla de datos limpia, sin huecos ni duplicados, con una fila por registro.
• Los cálculos KPI, cada uno en una celda aparte, escritos con fórmulas claras.
• Los indicadores visuales: tarjetas con números grandes, iconos de flecha arriba/abajo y semáforos.
• Los gráficos pequeños (mini gráficos) que muestran la tendencia.
• La segmentación (slicer), los botones que filtran toda la hoja de una vez.

La tabla de datos que alimenta todo

La tabla de datos es el origen de todo. Se crea con Ctrl+T para que se expanda sola al añadir filas, y se le pone un nombre (en la pestaña Diagnostics de la tabla) para que las fórmulas la encuentren. Aquí se llama tblVentas y tiene estas columnas:

Los KPIs como fórmulas aparte

Cada KPI vive en una celda. Si los escribes aparte, las tarjetas y los gráficos apuntan a esa celda y no hay que recalcular nada a mano. En este dashboard los KPIs son: Ingresos (Suma de Importe), Unidades (Suma de Unidades), Ticket medio (Ingresos / Unidades), Margen (Ingresos – Coste) y Tasa de conversión (Unidades / Visitas, que aquí dejaremos como un valor fijo para simplificar).

Dónde se construye cada pieza en la cinta de opciones

Cada herramienta del dashboard vive en una pestaña concreta de la cinta. Estas son las rutas exactas en el Excel en español:

• Datos > Obtener y transformar datos > De tabla o rango: para cargar la tabla en Power Query.
• Insertar > Tablas > Tabla dinámica: para crear la tabla dinámica base.
• Insertar > Gráficos > Gráfico recomendado: para los mini gráficos.
• Inicio > Estilos > Formato condicional: para pintar tarjetas y semáforos.
• Análisis de tabla dinámica > Filtrar > Insertar segmentación de datos: para los slicers.

Tu primer dashboard: ventas mensuales de un comercio

Ahora montas el dashboard sobre la hoja Ventas con los 18 registros de enero a junio. Empezarás cargando los datos en Power Query, después crearás una tabla dinámica en una hoja nueva llamada Dashboard y por último escribirás los KPIs con SUMAR.SI.CONJUNTO.

Cargar los datos con Power Query

1. Selecciona la tabla tblVentas y ve a Datos > Obtener y transformar datos > De tabla o rango.
2. Se abre el editor de Power Query. No cambies nada.
3. Pulsa Cerrar y cargar en…, marca Solo crear conexión y acepta.

La tabla ya está conectada al dashboard sin duplicar datos.

Crear la tabla dinámica base del dashboard

1. Selecciona una celda de tblVentas y ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
2. En el cuadro, marca Agregar estos datos al modelo de datos (disponible desde Excel 2016).
3. Elige Nueva hoja y llámela que escriba Dashboard.
4. Arrastra Mes (derivado de Fecha) a Filas.
5. Arrastra Importe a Valores. Aparecerá Suma de Importe.

Calcular los KPIs con SUMAR.SI.CONJUNTO

Ahora añade los KPIs a la derecha de la tabla dinámica. Cada fórmula usa como rango el nombre de la tabla estructurada (por ejemplo tblVentas[Importe]) y filtra por la celda del slicer como criterio. Coloca estas celdas en Dashboard!E2:F5:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblVentas[Importe];tblVentas[Mes];A2)

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblVentas[Unidades];tblVentas[Mes];A2)

=E2/F2

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblVentas[Importe];tblVentas[Mes];A2)-SUMAR.SI.CONJUNTO(tblVentas[Coste];tblVentas[Mes];A2)

=F2/100

Pintar las tarjetas KPI con formato condicional

Las tarjetas son celdas grandes con número grande. Selecciona el rango E2:E7 y aplica:

1. Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos > Barra de datos azul. Esto pinta el volumen de cada mes.
2. Selecciona G2:G7 y aplica Inicio > Estilos > Formato condicional > Conjuntos de iconos > 3 flechas (de color). La celda muestra la variación respecto al mes anterior.
3. Selecciona F2:F7 y aplica Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color > Escala verde – amarillo – rojo.

Cómo añadir mini gráficos y comparaciones reales

Ahora el dashboard necesita comparar este mes con el anterior y mostrar la tendencia. Para esto añadirás un mini gráfico de línea con la evolución de ingresos, una barra de "logrado vs objetivo" y un semáforo para la tasa de conversión.

Mini gráfico de tendencia

1. Selecciona el rango B2:B7 de la tabla dinámica.
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico recomendado y elige Línea.
3. Quita la leyenda y pon el eje Y con mínimo fijo en 0.
4. Recorta el gráfico para que quepa a la derecha de las tarjetas.

Indicador logrado vs objetivo

Para cada mes quieres ver el % de cumplimiento del objetivo. Añade una columna Meta fija (por ejemplo, 4.000,00 al mes) en la celda K1 y la fórmula en K2:

=E2/1000-1

Luego aplica formato condicional Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que con el valor 1.00 en verde claro; entre el 0.90 y el 1.00 en amarillo; por debajo de 0.90 en rojo.

Filtrar todo el dashboard con segmentaciones (slicers)

Ahora quieres que el jefe elija un comercial y todo el dashboard se filtre a la vez. Para eso están las segmentaciones.

1. Haz clic en la tabla dinámica y ve a Análisis de tabla dinámica > Filtrar > Insertar segmentación de datos.
2. Marca Comercial y Zona y acepta.
3. Aparece un slicer para cada campo. Pulsa Conexiones de informe y marca la tabla dinámica y cada gráfico dinámico del dashboard para que todos se muevan a la vez.

Por qué el dashboard muestra datos viejos o números raros

Tres fallos típicos con esta misma hoja, y cómo arreglarlos.

La tarjeta suma todo y no cambia al filtrar

La tarjeta Ingresos muestra 23.350,00 aunque pulses "Yan" en el slicer. Causa: el KPI se ha escrito como =SUMA(ventas!B:B) en una celda aparte en vez de como medida de la tabla dinámica. Arreglo:

1. Borra la celda de la tarjeta.
2. En la lista de campos de la tabla dinámica, arrastra Importe otra vez a Valores.
3. Haz clic derecho sobre Suma de Importe > Configuración de campo de valor y cámbiale el nombre a Ingresos.

El slicer no mueve los mini gráficos

Los slicers filtran la tabla dinámica, pero los gráficos de tendencia y de cumplimiento no cambian. Causa: los gráficos se han creado sobre el rango B2:B7 de la tabla dinámica, pero el slicer solo afecta a objetos conectados. Arreglo:

1. Borra los gráficos viejos.
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico dinámico y elige Línea.
3. Al pedir el origen, marca Usar conexión externa y elige Conexión1 (la tabla dinámica).
4. En Conexiones de informe, vincula también los nuevos gráficos.

Fechas reconocidas como texto y mes que no agrupa

La tabla dinámica muestra cada fecha por separado, no agrupada por mes. Causa: la columna Fecha importa como texto. Arreglo:

1. Si usas Power Query: en el editor, clic derecho sobre la columna Fecha > Cambiar tipo > Fecha.
2. Si no usas Power Query: en la hoja Ventas, selecciona la columna Fecha, Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, formato DMY, y acepta.
3. Vuelve a crear la tabla dinámica: ahora Mes aparece en Filas con los meses agrupados.

Lo que ya sabes hacer con tu dashboard de KPI y el siguiente paso

• Importar una tabla de datos con Power Query sin duplicarla.
• Crear una tabla dinámica con datos en el modelo de datos.
• Calcular KPIs con SUMAR.SI.CONJUNTO sobre tablas estructuradas.
• Pintar tarjetas con formato condicional de barras, iconos y escalas.
• Añadir segmentaciones que filtran la tabla dinámica y los gráficos a la vez.

El siguiente paso, cuando necesites compartir el dashboard en la nube, actualizarlo desde el móvil o conectarlo a bases de datos grandes, es pasarlo a Power BI: la misma tabla de ventas, las mismas medidas y los mismos gráficos, pero en un servicio pensado para dashboards.

Dudas al montar un dashboard de KPI en Excel