Descripción de puestos de trabajo en Excel: la plantilla para empezar

Una descripción de puesto bien hecha ahorra disgustos: deja por escrito qué hace cada persona, qué se espera de ella y qué necesita saber para rendir. En una empresa pequeña o en un equipo de RRHH que todavía no usa un software especializado, un libro de Excel bien ordenado cumple esa función: una pestaña por cada cargo, una hoja maestro que los reúna y fórmulas que saquen cualquier dato en dos clics. Al terminar este tutorial tendrás la plantilla “Perfil de cargo” lista para copiar y rellenar, con un ejemplo real de un puesto de marketing que crecerá hasta convertirse en un catálogo de cargos de toda la empresa. La plantilla funciona en cualquier versión de Excel de 2007 en adelante; los enlaces entre pestañas y BUSCARV están disponibles desde siempre, y BUSCARX solo se menciona como alternativa moderna en Excel 2021 y Microsoft 365.

Qué es una descripción de puesto y para qué sirve tenerla en Excel

Una descripción de puesto es un documento que recoge, en un mismo lugar, qué hace un cargo, qué resultados se esperan de quien lo ocupa y con quién se relaciona dentro de la empresa. Cuando ese documento existe, las entrevistas de selección tienen un patrón claro para comparar candidatos, la evaluación de desempeño se mide contra objetivos escritos y los nuevos empleados saben desde el primer día cuáles son sus funciones. Sin descripción, cada manager explica el puesto “a su manera” y el equipo de RRHH acaba armando el perfil a contrarreloj cada vez que abre un proceso.

Llevar esas descripciones a Excel tiene una ventaja concreta frente a un Word o un PDF: se pueden tratar como datos. Una fila por cada función permite ordenarlas, contarlas y revisarlas; una matriz de competencias por puesto se puede sumar para ver el nivel exigido; y una hoja maestro con todos los cargos juntos permite buscar uno concreto con BUSCARV (VLOOKUP) y abrir su pestaña con un clic gracias a la función HIPERVINCULO (HYPERLINK). Para una pyme de hasta unos pocos cientos de puestos, un libro de Excel cubre la necesidad sin pagar una licencia de software de RRHH.

Las partes de una buena descripción de puesto

Una descripción completa se organiza en bloques que van de lo general a lo concreto. La tabla siguiente resume esos bloques, lo que va en cada uno y por qué importa tenerlo por escrito.

El modelo de Factorial sigue ese mismo orden y, además, reserva un bloque de condiciones operativas (viajes, vehículo, horario) que muchas empresas dejan en la oferta y no en la descripción. Conservar ese bloque dentro del archivo ayuda cuando se renueva la oferta: ya está todo en la misma hoja.

Datos básicos y ubicación organizacional del puesto

El primer bloque de la plantilla responde a la pregunta más simple: ¿qué cargo es y dónde está en la empresa? El nombre del cargo se escribe en singular (“Analista de Marketing”, no “Analistas de Marketing”), el departamento indica el área a la que pertenece (Marketing, Ventas, Operaciones), el campo “Reporta a” recoge el cargo del superior directo y el nivel jerárquico marca si se trata de un puesto de dirección, de gerencia, de coordinación o un puesto operativo. Esa última clasificación es la que usa Factorial en su modelo y la que luego se filtra en la hoja maestro para ver, por ejemplo, cuántos cargos de coordinación hay en la empresa.

Funciones principales: acción, método y resultado

Las funciones se redactan en una sola línea empezando por un verbo en infinitivo (“planificar”, “ejecutar”, “analizar”, “coordinar”). Esa es la regla de oro: una función que no empieza por verbo suele ser un objetivo, no una tarea, y por tanto no se puede medir. En la hoja se reservan tres columnas: acción (qué se hace), método (con qué herramientas o procesos) y resultado (qué entrega o KPI se asocia). Cuando el método y el resultado se escriben, la función deja de ser abstracta: pasa de “gestionar campañas” a “gestionar campañas de email marketing en Mailchimp con un objetivo de apertura del 25 %”.

Competencias y nivel esperado

La matriz de competencias cruza las habilidades del puesto con una escala de calificación. Factorial propone cinco niveles que van de “no satisfactorio” a “excepcional”, y aquí se traduce a una escala numérica de 1 a 5 para poder sumar y promediar en Excel. Las competencias se dividen en técnicas (las propias del oficio) y blandas (comunicación, trabajo en equipo, organización). Una buena matriz no pasa de cinco o seis competencias por puesto: si la matriz tiene veinte filas, el modelo se vuelve inmanejable y la evaluación se infla.

Requisitos y conocimientos del puesto

El bloque de requisitos separa lo imprescindible de lo deseable. La formación mínima (secundaria, bachillerato, técnico, universitario, posgrado) marca el suelo; los años de experiencia fijan un rango (“de 2 a 4 años en puestos similares”); los idiomas se puntúan con el marco MCER (A1 a C1); las herramientas se listan con un nivel exigido (básico, intermedio, avanzado); y las condiciones operativas (porcentaje de viajes, necesidad de vehículo propio, horario) se responden con Sí/No más una nota. Mantener este bloque ordenado evita que dos managers pidan requisitos distintos para el mismo cargo.

Monta la plantilla en una hoja nueva

La plantilla se monta en un libro nuevo. La primera hoja se llama “Puesto – Analista de Marketing” y sirve de modelo para todos los demás cargos. La idea es que cualquier persona del equipo de RRHH pueda duplicar esta hoja, cambiar el nombre del cargo en el encabezado y rellenar los bloques, sin tocar el diseño.

El encabezado con la foto y los datos del puesto

La fila 1 lleva el nombre del cargo en grande, con fondo de color y la fuente en negrita. Para destacarla se selecciona A1:E1, se aplica un color de relleno en Inicio > Fuente > Color de relleno y se aumenta el tamaño de letra a 14. A su lado, en la misma fila, se escriben el departamento, el cargo del superior y el nivel. La fila 2 completa con la ubicación física, el tipo de jornada, el porcentaje de viajes y la necesidad de vehículo. Dejar el encabezado en dos filas permite leer el cargo de un vistazo sin tener que abrir el archivo.

La lista de funciones principales

Las funciones se escriben en una tabla con cuatro columnas: número, acción, método y resultado esperado. Empezar cada acción con un verbo en infinitivo es la forma más rápida de saber si la función está bien redactada. Cinco funciones por puesto es un número razonable: menos deja el perfil incompleto y más hace que el documento no se lea. Cada fila se ajusta con Inicio > Celdas > Formato > Alinear texto > Ajustar texto para que la descripción se vea completa sin invadir la celda de al lado.

La matriz de competencias con su calificación

La matriz se monta con las competencias en las filas y los cinco niveles de calificación en las columnas, desde “No satisfactorio” (1) hasta “Excepcional” (5). En la celda de cruce se pone una “x” o un número del 1 al 5. En la última fila se suma con =SUMA el valor de cada competencia para obtener el total exigido del puesto. Esa cifra se usa después en la hoja maestro para comparar el nivel pedido entre cargos y detectar los más exigentes.

El bloque de requisitos y conocimientos

Los requisitos se listan con una columna de Sí/No y otra de detalle. La formación y la experiencia se detallan siempre; los idiomas se puntúan con el nivel del marco MCER; las herramientas se enumeran separadas por coma. Las condiciones operativas (vehículo, viajes) se responden con Sí/No, y en la columna de detalle se concreta el porcentaje o la frecuencia. Cerrar este bloque con una fila de “fecha de última revisión” ayuda a saber cuándo se actualizó el perfil por última vez.

Repite la plantilla para todos los puestos de la empresa

La plantilla se duplica para cada nuevo cargo. El truco está en dejar siempre la misma estructura: si la fila 1 es el encabezado, la 4 son las funciones y la 12 es la matriz, cualquier persona puede saltar de una pestaña a otra sin aprender de nuevo dónde está cada cosa.

Una pestaña por cada puesto

Para crear la pestaña del segundo puesto se hace clic derecho sobre la pestaña “Puesto – Analista de Marketing” y se elige Insertar > Hoja de cálculo. Una vez duplicada, se cambia el nombre de la pestaña por el del nuevo cargo y se reemplazan los datos del encabezado y de cada bloque. Mantener el mismo orden de filas en todos los cargos (encabezado, funciones, matriz, requisitos) permite que la hoja maestro los recorra sin errores.

La hoja maestro con un ENLACE a cada puesto

La hoja “Maestro de puestos” agrupa un listado con una fila por cargo y una columna con un ENLACE que abre la pestaña correspondiente. La fórmula que lo construye es:

=HIPERVINCULO("#'"&A2&"'!A1";"Abrir")

La función HIPERVINCULO (HYPERLINK) toma el nombre del puesto escrito en A2, lo concatena con la ruta a la celda A1 de su pestaña y muestra el texto “Abrir”. Al hacer clic, Excel salta a esa pestaña. La clave está en que la pestaña se llame exactamente como el valor de A2: si el nombre tiene tilde, espacios o caracteres especiales, la fórmula sigue funcionando porque va entre comillas simples dentro del texto.

Busca rápido un dato concreto en todos los puestos

Cuando la lista crece, abrir pestaña por pestaña para buscar un dato se vuelve lento. La hoja “Maestro de puestos” se amplía con un mini buscador y dos fórmulas que devuelven el campo pedido del puesto elegido.

BUSCARV (VLOOKUP) para traer un campo del puesto elegido

BUSCARV busca un valor en la primera columna de una matriz y devuelve el dato de la columna que se le pide. La fórmula =BUSCARV(B2;Maestro!A:E;3;FALSO) dice: busca el valor de B2 en la primera columna del rango A:E de la hoja Maestro y devuelve lo que haya en la tercera columna (Departamento). El argumento FALSO (o 0) obliga a buscar una coincidencia exacta, sin aproximar. Si el puesto no está en la lista, BUSCARV devuelve el error #N/A.

Hallar la fila del puesto con INDICE y COINCIDIR

Cuando el dato que se quiere recuperar está a la izquierda de la columna donde se busca, BUSCARV no sirve y se recurre a INDICE (INDEX) y COINCIDIR (MATCH). La fórmula equivalente al ejemplo anterior es:

=INDICE(Maestro!A:E;COINCIDIR(B2;Maestro!A:A;0);3)

COINCIDIR devuelve la fila donde está el puesto y INDICE saca el valor de la columna 3 de esa fila. La combinación funciona en cualquier versión de Excel desde 2007. En Excel 2021, 2024 y Microsoft 365 se puede usar BUSCARX (XLOOKUP), que hace lo mismo con una sintaxis más corta: =BUSCARX(B2;Maestro!A:E;Maestro!C:C).

Lo que puede fallar al usar esta plantilla

Tres tropiezos aparecen una y otra vez al trabajar con esta plantilla. Conocerlos antes de tiempo ahorra horas de limpieza.

Las funciones se quedan cortas y se ven mal al imprimir

Cuando una función tiene un texto largo, la celda lo corta y al imprimir se ve solo la primera línea. La solución está en Inicio > Celdas > Formato > Formato de celdas > alineación > Ajustar texto, que hace que la celda crezca hacia abajo para mostrar todo el contenido. La otra opción es forzar un salto de línea dentro de la celda con Alt+Entrar en el punto exacto donde se quiere cortar.

BUSCARV devuelve #N/A al buscar un puesto

BUSCARV solo busca hacia la derecha: si el nombre del puesto está en la columna C de la hoja maestro y se le pide que busque en la columna A, no lo encuentra y devuelve #N/A. La causa más común es que la columna de búsqueda no sea la primera. El arreglo es mover la columna del nombre al principio del rango o cambiar a la combinación de INDICE y COINCIDIR, que no tiene esa limitación. Otra causa típica es un espacio delante o detrás del nombre: la función ESPACIOS (TRIM) los elimina.

Las pestañas de los puestos se descolocan al ordenarlas

Cuando se arrastra una pestaña para reordenar los puestos, las fórmulas HIPERVINCULO de la hoja maestro no se actualizan porque siguen apuntando al nombre antiguo de la pestaña. El arreglo es revisar la hoja maestro después de cada reordenación y, si los enlaces fallan, escribir de nuevo el nombre del puesto en la columna A para que la fórmula lo recoja. Para evitar el problema, se puede añadir un identificador único (un código) al nombre de la pestaña y usarlo en la fórmula en lugar del nombre legible.

Cuándo esta plantilla se queda corta y qué usar en su lugar

Excel cubre bien la descripción de puestos hasta que la empresa necesita algo más que un documento: historial de revisiones, avisos de caducidad, control de versiones, aprobaciones y edición simultánea por varios usuarios. Esas necesidades aparecen cuando el equipo de RRHH crece, cuando los cargos cambian a menudo o cuando se requiere trazabilidad para auditorías. En ese momento, un software de RRHH guarda el historial de cada cambio, avisa de cuándo hay que revisar un perfil y permite que dos personas editen a la vez sin pisarse. Otra opción intermedia es mover la plantilla a una lista en la nube, tipo Excel para la web o Google Sheets, que sí permite la edición simultánea, aunque sin las opciones de auditoría de un software específico.

Lo que ya sabes hacer con la plantilla de descripción de puestos

• Encabezado de la hoja con el nombre del cargo, el departamento, el superior, el nivel, la jornada y los viajes, en una fila destacada.
• Lista de funciones redactadas con verbo en infinitivo, en columnas de acción, método y resultado.
• Matriz de competencias con escala de 1 a 5 y total exigido calculado con =SUMA.
• Bloque de requisitos con formación, experiencia, idiomas, herramientas, vehículo, viajes y horario.
• Una pestaña por cada puesto, todas con la misma estructura, y una hoja maestro que las agrupa con un ENLACE creado con =HIPERVINCULO.
• Búsqueda rápida del departamento, el nivel o el total de competencias de un puesto con =BUSCARV o, si la columna está a la izquierda, con =INDICE y =COINCIDIR.

El siguiente paso es añadir una columna con la fecha de la última revisión de cada perfil y aplicar Formato condicional para que las celdas se pongan en rojo cuando la revisión tenga más de un año. Con eso, la plantilla avisa sola de qué cargos hay que volver a revisar.

Dudas al armar la plantilla de perfil de cargo en Excel