Control de cobros a clientes en Excel gratis: guía práctica

Un control de cobros a clientes en Excel es, en pocas palabras, una hoja donde anotas cada factura que emites, con su fecha, su importe y si ya la han pagado o no. Sirve para ver de un vistazo quién te debe dinero, cuánto te deben en total y qué facturas llevan más tiempo sin cobrar. En este tutorial vas a montar el tuyo desde cero con un libro realista de una pequeña tienda que vende a tres clientes: cargarás seis facturas, marcarás las pagadas y las pendientes con una fórmula, resaltarás las vencidas con formato condicional y obtendrás el total pendiente por cliente con SUMAR.SI. Lo que aprendas funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para Mac y Excel para la web.

Qué es un control de cobros y qué problema resuelve

Cuando un negocio emite facturas a sus clientes, la pregunta del día a día es la misma: "¿quién me ha pagado ya y quién me debe dinero?". Un control de cobros no es más que una hoja de cálculo que responde a esa pregunta de un vistazo, con todos los datos en el mismo sitio.

Piensa en la hoja Cobros de una pequeña tienda de material de oficina que vende a tres clientes: Decoración López, Suministros Pérez y Oficinas Vera. La tienda ha emitido seis facturas en los últimos meses. Algunas ya se cobraron, otras están pendientes y un par vencieron la semana pasada. En lugar de buscar esa información en libretas, correos o extractos bancarios, el dueño abre la hoja y, en menos de un minuto, sabe qué facturas reclamar.

Esta es la hoja que vas a construir paso a paso. La columna Estado la rellenará una fórmula para no tener que escribirla a mano, y las vencidas se pintarán solas.

Las columnas esenciales de tu registro de cobros

Antes de teclear, conviene tener claro qué columnas necesita un control de cobros. Las mínimas son siete y cada una cumple un papel concreto.

Tu hoja de cobros, ya con los seis registros cargados, queda así (la columna Estado aún vacía, porque la fórmula entra en el paso siguiente):

Crea una hoja de cobros vacía y lista para usar

Empezamos por crear el libro y dejar la hoja lista para cargar datos.

1. Abre Excel y crea un libro nuevo (Ctrl+U).
2. En la pestaña de la hoja, haz doble clic sobre Hoja1 y escribe Cobros para renombrarla.
3. En la fila 1, escribe los encabezados: Nº Factura en A1, Cliente en B1, Fecha factura en C1, Vencimiento en D1, Importe en E1, Fecha cobro en F1 y Estado en G1.
4. Selecciona la fila 1 y aplica negrita desde Inicio > Fuente > Negrita (atajo Ctrl+N).
5. Selecciona el rango A1:G1 y aplica un relleno de color suave desde Inicio > Fuente > Color de relleno para que los encabezados resalten.
6. Ajusta el ancho de las columnas: doble clic sobre la línea que separa dos letras de columna en la parte superior, o arrastra el borde derecho de cada letra.
7. Selecciona la columna E, abre Ctrl+1 (Formato de celdas), elige la categoría Moneda con dos decimales y símbolo € (o el de tu país).
8. Selecciona C2:D7 y F2:F7, abre Ctrl+1, elige la categoría Fecha con el formato dd/mm/aaaa.
9. Guarda el archivo desde Archivo > Guardar como. Elige la carpeta y el tipo Libro de Excel (.xlsx). Ponle de nombre Control de cobros 2026.xlsx.

Registra las facturas y evita duplicados

Ahora carga las seis facturas de ejemplo. Pero antes de añadir una nueva, conviene comprobar que su número no está ya en la hoja: así evitas duplicados.

Carga los datos fila a fila:

1. Escribe F-2026-001 en A2, Decoración López en B2, 10/01/2026 en C2, 10/02/2026 en D2 y 450,00 en E2.
2. Pulsa Entrar y sigue con la fila 3: F-2026-002, Suministros Pérez, 15/01/2026, 15/02/2026, 900,00.
3. Repite con las filas 4 a 7 siguiendo los datos de la sección anterior. Deja la columna F (Fecha cobro) vacía en las facturas pendientes.

Antes de añadir la siguiente factura, usa una fórmula para detectar duplicados. En la celda I2 (una columna auxiliar que puedes ocultar después) escribe:

=CONTAR.SI(A2:A7;A2)

Esta fórmula cuenta cuántas veces aparece el valor de A2 dentro del rango A2:A7. Si el resultado es mayor que 1, el número está repetido. Para una comprobación más útil, escribe en J2:

=SI(CONTAR.SI(A:A;A2)>1;"Duplicado";"OK")

Arrastra el controlador de relleno desde J2 hasta J7 para revisar todas las filas.

Tu hoja, ya con los datos cargados, queda así (la columna Estado sigue vacía por ahora):

Marca qué facturas están pagadas o pendientes

Ahora viene la fórmula que da vida al control de cobros: en la columna Estado se decide automáticamente si la factura está Pagada, Pendiente o Vencida.

La regla es esta:

• Si hay fecha de cobro (F2 no está vacía), la factura está Pagada.
• Si no hay fecha de cobro y la fecha de vencimiento (D2) es anterior a la fecha de control, está Vencida.
• En cualquier otro caso, está Pendiente.

Para la fecha de control, usa una celda fija: pon =HOY() en I1 con el formato dd/mm/aaaa. Así, cada vez que abras el archivo, la comparación se actualiza sola. Después, en G2 escribe:

=SI(F2<>"";"Pagada";SI(D2<$I$1;"Vencida";"Pendiente"))

La fórmula usa F2<>"" para detectar que la fecha de cobro no está vacía, y $I$1 con dólares para que al arrastrar hacia abajo la referencia a la fecha de control no se mueva. Arrastra el controlador de relleno desde G2 hasta G7.

Detecta los cobros atrasados de un vistazo

Escribir Vencida en la columna Estado ya avisa, pero verlo de un vistazo requiere color. Vas a usar formato condicional para que las facturas atrasadas se pinten solas.

1. Selecciona el rango A2:G7.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Aplicar formato a las celdas que contengan.
4. En la primera lista desplegable, elige Texto específico. En la segunda, escribe Vencida.
5. Pulsa Formato, ficha Relleno, y elige un rojo suave. Pulsa Aceptar dos veces.

Repite la regla para el texto Pendiente con un fondo amarillo, y para Pagada con un fondo verde. Así tienes un semáforo visual en toda la tabla.

Para ir un paso más allá, añade una regla que pinte solo la fila de las vencidas en lugar de solo la celda de estado. Selecciona A2:G7, abre de nuevo el formato condicional, elige Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y escribe:

=$G2="Vencida"

Pulsa Formato, pon relleno rojo, y acepta. Ahora la fila entera se pinta, no solo la columna G.

Calcula el total pendiente de cada cliente

Con la fórmula SI ya sabes qué facturas están pendientes, pero falta el dato clave: cuánto te debe cada cliente. Para eso usas SUMAR.SI (en inglés, SUMIF).

Crea una pequeña tabla resumen en otro lugar de la misma hoja, por ejemplo en B10:C12:

Para que el cálculo sea correcto, hay que sumar los importes E2:E7 solo cuando se cumplen dos condiciones: que el cliente de la columna B coincida con el de la columna B de la tabla, y que la factura esté pendiente. Aquí entra SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS), que admite varias condiciones.

En C11 escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E7;B2:B7;B11;G2:G7;"Pendiente")

Esta fórmula suma los importes del rango E2:E7 solo cuando el cliente (B2:B7) es el de la celda B11 y el estado (G2:G7) es Pendiente. Arrastra el controlador de relleno desde C11 hasta C13.

El total pendiente de la tienda es la suma de los tres: 250,00 + 1.800,00 + 180,00 = 2.230,00. Para verlo de un vistazo, añade en C15:

=SUMA(C11:C13)

Revisa y corrige los errores del control de cobros

Aunque el control es sencillo, hay tropiezos típicos que conviene reconocer.

Una factura pagada sigue apareciendo como Pendiente

Si la columna Estado muestra Pendiente en una fila con fecha de cobro, casi siempre se debe a que la celda de fecha de cobro contiene un espacio en blanco o un texto en vez de una fecha real. Selecciónala, abre Ctrl+1 y comprueba que la categoría es Fecha con formato dd/mm/aaaa. Si ves el texto alineado a la izquierda, es texto y no fecha: bórrala y vuelve a escribirla.

La fórmula de estado cambia al copiarla y da resultados raros

Esto pasa cuando olvidas el símbolo $ delante de la fila o la columna de la fecha de control. La fórmula =SI(F2<>"";"Pagada";SI(D2<I1;"Vencida";"Pendiente")) se convierte, al arrastrarla hacia abajo, en =SI(F3<>"";"Pagada";SI(D3<I2;"Vencida";"Pendiente")), y entonces cada fila compara con una celda distinta. La solución es fijar la referencia con dólares: $I$1.

El total pendiente no cuadra con la suma de la columna Importe

Asegúrate de que la columna Estado muestra los valores exactos Pagada, Pendiente o Vencida, sin espacios delante o detrás, y sin tildes distintas. SUMAR.SI.CONJUNTO no encuentra coincidencias si hay un acento donde no debe. Una forma rápida de auditarlo es seleccionar G2:G7 y pulsar Ctrl+Mayús+L para activar un autofiltro: así ves los tres valores sin trampa.

La fecha de control aparece como número

Si en I1 ves 46345 en lugar de la fecha, le falta el formato. Selecciónala, Ctrl+1, categoría Fecha, formato dd/mm/aaaa. Para que la celda siempre muestre la fecha de hoy, vuelve a escribir =HOY().

Aparece #N/A o #¡VALOR! al copiar la fórmula

Suele deberse a que alguna celda del rango contiene texto en vez de número o fecha. Selecciona E2:E7 y mira la barra de estado: el Recuento debe coincidir con el número de filas. Si hay alguna celda vacía con formato de texto, bórrala y vuelve a escribir el valor.

Las límites de una plantilla gratuita de cobros

Una hoja como la que has montado resuelve el día a día de un autónomo o una pyme con pocos clientes, pero tiene límites claros que conviene tener presentes.

• No se conecta con tu banco. Los cobros y los pagos no entran solos: hay que teclearlos o pegar el extracto a mano. Si tu banco exporta .csv, puedes copiar y pegar las columnas relevantes, pero sin automatización.
• No sustituye a un programa de facturación. Una hoja de cálculo no genera facturas con numeración fiscal válida, no calcula retenciones de IRPF ni presenta modelos tributarios. Para eso necesitas un software de facturación o de contabilidad.
• Las funciones varían según la versión. SUMAR.SI.CONJUNTO existe desde Excel 2007, pero las matrices dinámicas y funciones como UNICOS o FILTRAR solo están en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. Si abres este libro en Excel 2016 o anterior, esas funciones no funcionarán.
• El archivo puede corromperse. Un libro muy grande (muchas hojas, muchos miles de filas) o con fórmulas pesadas puede volverse lento. En ese caso, lo más práctico es cerrar el año en un archivo aparte y empezar uno nuevo.
• No protege datos sensibles por sí solo. El archivo vive en tu ordenador o en la nube. Si lo compartes por correo, conviene protegerlo con contraseña desde Archivo > Información > Proteger libro.

Lo que ya sabes hacer con tu control de cobros

Con lo que has visto en este tutorial, ya sabes:

• Crear un libro nuevo con la hoja Cobros y los encabezados formateados.
• Cargar facturas con su fecha, vencimiento, importe y fecha de cobro.
• Detectar números de factura duplicados con CONTAR.SI.
• Calcular el estado de cada factura con SI y la función HOY.
• Resaltar pendientes y vencidas con formato condicional.
• Obtener el total pendiente por cliente con SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Reconocer y corregir los errores más típicos del registro.

El siguiente paso lógico es añadir tres mejoras que te llevarán poco tiempo: un autofiltro en la fila 1 para acotar por cliente o por estado, una segunda hoja Resumen mensual con los cobros agrupados por mes usando SUMAR.SI.CONJUNTO con un criterio de mes, y una tabla dinámica con los cobros por cliente como filas y el mes como columna, lista para imprimir o enviar a tu gestoría.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar tu control de cobros en Excel