Análisis y visualización de datos en Excel: cómo empezar

Imagina una hoja con 17 ventas repartidas entre cinco vendedores y cuatro meses. Tal cual, sin tocarla, solo ves una lista. Si la conviertes en tabla, le pones una tabla dinámica, unas barras de color y un gráfico de columnas, en cinco minutos tienes quién vende más, en qué mes se vende más y cómo evoluciona cada vendedor. En este tutorial aprenderás a hacer justo eso: tabla de Excel, tabla dinámica, fórmulas de resumen, formato condicional y gráficos. Todo funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016; lo que depende de versión se avisa en su paso. Una nota antes de empezar: en Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos) el separador de argumentos es la coma, no el punto y coma.

Qué significa analizar y visualizar datos en una hoja

Analizar es responder una pregunta sobre los datos que ya tienes: ¿quién vende más?, ¿en qué mes se vende más?, ¿qué vendedor ha subido más de un mes a otro? Visualizar es enseñarlo de un vistazo, normalmente con un gráfico o con color. En una hoja de ventas en blanco, con una fecha, un vendedor y un importe en cada fila, no puedes responder nada de eso a simple vista. Tienes que agrupar, sumar y comparar. Cuando aplicas una tabla dinámica, una fórmula como SUMAR.SI.CONJUNTO o un gráfico de columnas, esa misma lista se convierte en un informe: la cifra aparece ordenada, los totales se calculan solos y los valores altos y bajos se ven sin buscar.

El libro que vamos a usar es el registro de ventas de una pequeña tienda. Empieza con un listado en blanco de 17 filas y, paso a paso, se convierte en una hoja que resume y muestra las ventas por vendedor y por mes. Lo que aprendas aquí vale para cualquier hoja con la misma forma: una fecha, una persona y un número.

Las piezas que usa Excel para esto y dónde está cada una

Excel tiene seis piezas pensadas para esto. Cada una vive en su pestaña, con su nombre exacto en español.

• Tabla de Excel: convierte un rango en una lista con encabezados, filtros y filas que crecen solas. Está en Insertar > Tablas > Tabla. La reconoce todo lo demás.
• Tabla dinámica: resume miles de filas arrastrando campos a Filas, Columnas y Valores. Se inserta desde Insertar > Tablas > Tabla dinámica. Disponible desde Excel 2007.
• Power Query: importa datos de archivos CSV, carpetas, bases de datos y webs y los limpia con pasos grabados. Está en Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos. Integrado desde Excel 2016; en 2010 y 2013 viene como complemento aparte.
• Formato condicional: colorea una celda según su valor (barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos). Vive en Inicio > Estilos > Formato condicional.
• Gráficos: convierten números en columnas, líneas, circulares y muchos más. Se crean en Insertar > Gráficos > Gráfico recomendado o eligiendo el tipo.
• Funciones de resumen: SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN, SUMAR.SI.CONJUNTO y SUBTOTALES, entre otras. Se escriben en la barra de fórmulas o con Fórmulas > Biblioteca de funciones > Autosuma.

Primero, una tabla bien hecha: la base de todo lo demás

Vamos a partir de un rango normal y lo vamos a convertir en tabla de Excel. Crea un libro nuevo, llámalo Ventas 2026.xlsx y en la hoja Ventas escribe los datos siguientes. La columna A tiene la fecha, la B el vendedor y la C el importe en euros (EUR). En España y la mayoría de países hispanohablantes, el decimal se escribe con coma; en México y otros con punto decimal se usa la coma como separador de argumentos.

Ahora conviértelo en tabla:

1. Selecciona A1:C18 y pulsa Ctrl+1 para confirmar el rango.
2. En la cinta, ve a Insertar > Tablas > Tabla (atajo Ctrl+T).
3. En el cuadro, deja marcada la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. En la esquina superior izquierda de la tabla aparece el nombre Tabla1. Cámbialo a Ventas2026 en el cuadro de nombres y pulsa Entrar.

La tabla ya tiene filtros en los encabezados, las filas nuevas se incluyen solas al añadir datos debajo y, lo más importante, todas las herramientas siguientes (tabla dinámica, gráficos, Power Query) la reconocen como origen.

Tabla dinámica: totales por vendedor y mes sin escribir fórmulas

Una tabla dinámica resume miles de filas en segundos. La vamos a usar para ver el total por vendedor y por mes.

1. Selecciona una celda cualquiera dentro de la tabla Ventas2026.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. En el cuadro deja marcado Seleccionar una tabla o rango con Ventas2026 y Nueva hoja de cálculo; pulsa Aceptar.
4. En el panel de la derecha arrastra Vendedor al área Filas, Fecha al área Columnas y Importe al área Valores. Si la fecha sale agrupada por trimestres, haz clic derecho en una fecha del cuerpo y elige Agrupar > Meses.
5. Haz clic derecho en cualquier importe y elige Configuración de campo de valor > Resumir por > Suma si no aparece ya la suma.

La hoja Hoja2 (renómbrala a Resumen) queda así:

Resumir con fórmulas cuando no quieres una tabla dinámica

Si prefieres una fórmula y no una tabla dinámica, SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) hace lo mismo celda a celda. En una hoja nueva llamada ResumenF escribe la misma cabecera que en la dinámica y la fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas2026[Importe];Ventas2026[Vendedor];$B4;Ventas2026[Fecha];">="&C$3;Ventas2026[Fecha];"<"&FIN.MES(C$3;0))

=SUBTOTALES(109;Ventas2026[Importe])

SUMAR.SI.CONJUNTO suma los importes de Ventas2026 que cumplen tres condiciones a la vez: el vendedor coincide con $B4, la fecha es mayor o igual que el primer día del mes en C$3 y es estrictamente menor que el primer día del mes siguiente (calculado con FIN.MES, en inglés EOMONTH). El resultado debe coincidir con la tabla dinámica. SUBTOTALES con código 109 suma solo las filas visibles, así que si filtras la tabla cambia automáticamente.

Colorear lo importante con formato condicional

El color hace visibles los valores altos y bajos sin tener que leerlos. Vamos a aplicar dos reglas sobre la tabla Resumen.

1. Selecciona B4:G7 (los importes sin totales).
2. En la cinta, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos > Barra de datos azul.
3. Sin quitar la selección, vuelve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color > Escala verde - amarillo - rojo.

Ahora los importes altos se ven con la barra casi llena y tono verde; los bajos, con la barra corta y tono rojo. Sin haber escrito nada, ya sabes que la mejor celda es la de Pedro en abril-mayo y la peor, la de Luis en marzo.

Pasar de número a gráfico: un gráfico de columnas y otro de líneas

Una tabla dinámica resumida se lleva muy bien con un gráfico. Vamos a crear dos: uno de columnas con las ventas por vendedor y otro de líneas con la evolución por mes.

1. En la hoja Resumen, selecciona A3:G7.
2. Abre Insertar > Gráficos > Gráfico recomendado. Elige Columnas agrupadas y pulsa *Aceptar`.
3. En la pestaña Diseño de gráfico que aparece, pon título Ventas por vendedor y mes (EUR) y oculta la leyenda si molesta con Diseño > Leyenda > Ninguno.

Ahora el segundo:

1. Copia los meses de la fila 8 (los totales por mes): selecciona B8:G8, cópialos con Ctrl+C y pégalos en A11 con Ctrl+V.
2. En B10 escribe Mes, en C10 Total EUR y debajo, en B11:B15 y C11:C15, los meses y sus totales: ene 2.735,00; feb 3.605,00; mar 4.325,00; abr 7.845,00; may 3.705,00.
3. Selecciona B10:C15 y abre Insertar > Gráficos > Línea > Línea con marcadores.
4. Pon título Evolución mensual del total (EUR).

Por qué el análisis no se actualiza solo

Tres causas reales, con la hoja anterior como ejemplo:

La tabla dinámica no refleja los datos nuevos

Añades una fila a Ventas2026 (por ejemplo, una venta más de Ana en mayo por 1.500,00 EUR), pero el Total general de la dinámica sigue siendo 13.305,00. Causa: la tabla dinámica no se actualiza sola; pulsa Analizar tabla dinámica > Datos > Actualizar o el atajo Alt+F5. Si esto pasa a menudo, en Analizar tabla dinámica > Opciones > Datos marca Actualizar datos al abrir el archivo.

Una fila nueva queda fuera del rango

Añades ventas en la fila 19 y siguientes, pero la tabla dinámica o el gráfico no las ven. Causa: los datos están en un rango suelto (A1:C18), no en una tabla de Excel; al añadir filas, no entran. Solución: convierte el rango en tabla con Ctrl+T y todo lo que use su nombre (Ventas2026) las incluirá.

El gráfico se queda con los datos antiguos al cambiar los meses

Cambias los datos de la fila 8 y el gráfico no se mueve. Causa: pegaste el gráfico como imagen con Ctrl+Alt+V > Imagen o sacaste una captura. Solución: selecciona el gráfico y pulsa Ctrl+C y Ctrl+V para pegarlo de verdad, o créalo desde Insertar > Gráficos sobre los datos reales.

Lo que ya sabes hacer con esta hoja y el siguiente paso

• Tienes una tabla de Excel como origen fiable de todo lo demás.
• Una tabla dinámica resume las ventas por vendedor y mes con totales automáticos.
• SUMAR.SI.CONJUNTO y SUBTOTALES hacen el mismo resumen con fórmulas y se actualizan solas.
• El formato condicional (barras de datos y escala de color) hace visibles los valores altos y bajos.
• Dos gráficos (columnas y líneas) muestran el resumen de un vistazo y se actualizan al cambiar los datos.

El siguiente paso, cuando los datos ya no quepan en una hoja o lleguen de fuera (un CSV diario, una base de datos, una web), es Power Query. Con Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos importas, limpias y vuelcas los datos en una tabla, y todo lo que has montado aquí se actualiza con un clic.