Cuando tienes una factura, una lista de precios o un escaneado en PDF y necesitas los datos en una hoja para trabajar, lo más rápido es no escribir nada a mano: subes el archivo a iLovePDF y bajas un .xlsx que abres directamente en Excel. En este tutorial verás cómo hacerlo con un PDF de ventas, qué pasa cuando el documento es un escaneado, cómo limpiar el resultado cuando llega con números como texto y por qué a veces toca repartir una columna con Texto en columnas. Funciona en cualquier versión de Excel para Windows o Mac (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013) y también en Excel para la web.
Qué es iLovePDF y cuándo te ahorra abrir Excel a mano
iLovePDF es una web con herramientas para trabajar con PDFs: unir, dividir, comprimir, firmar, convertir. La herramienta concreta que nos interesa es PDF a Excel (ilovepdf.com/es/pdf_a_excel). Su trabajo es sencillo: recibe un PDF y entrega un libro .xlsx que Excel abre sin pedir nada.
El caso típico es una factura en PDF: cuatro líneas con producto, unidades y precio, repetidas en varias páginas. Copiar a mano, reescribir en Excel y repasar que las comas están donde toca lleva su rato. Si el PDF tiene texto seleccionable (puedes marcar una palabra con el ratón y copiar), iLovePDF lo lee directamente. Si es un escaneado (parece una foto de un papel), usa OCR para "leer" la imagen y sacar el texto.
La gracia es que no instalas nada: subes el archivo, esperas unos segundos y bajas el .xlsx. Lo abres y ya tienes los datos en la cuadrícula.
La herramienta PDF a Excel: qué te ofrece y qué le pides
La página está en español (ilovepdf.com/es/pdf_a_excel). Lo que haces en ella es siempre lo mismo: subir el PDF, esperar a que se convierta y descargar el Excel.
Formas de subir el archivo:
- El botón rojo Seleccionar archivo PDF, que abre el explorador de Windows o Finder de Mac.
- Arrastrar el PDF desde una carpeta y soltarlo encima del cuadro punteado.
- Los iconos de Google Drive y Dropbox, para traerlo directamente desde la nube.
Después de subirlo, aparece el botón rojo Convertir a Excel. Al terminar la conversión, ese mismo botón se convierte en Descargar Excel, con un enlace al .xlsx resultante.
La página tiene además un selector de tarea a la izquierda: PDF a Word, PDF a PowerPoint, Excel a PDF, etc. Aquí solo vamos a usar PDF a Excel.
Sin OCR y con OCR: cuándo se usa cada uno
La herramienta trabaja en dos modos, según lo que el PDF lleve dentro:
- Sin OCR, el modo por defecto y gratuito: sirve cuando el PDF tiene texto seleccionable. La herramienta lo lee y lo coloca en celdas tal cual.
- OCR Premium, de pago: sirve cuando el PDF es un escaneado o una foto y el texto no se puede seleccionar. El OCR "lee" la imagen y la pasa a texto editable.
Una factura generada por un programa de facturación entra en el primer modo. El escaneo de la misma factura, guardado como imagen dentro del PDF, entra en el segundo: si abres ese PDF y no puedes marcar una palabra con el ratón, es un escaneado.
Una hoja o varias hojas al convertir
Antes de convertir puedes elegir cómo se reparte el resultado en el libro:
- Una sola hoja: todo el contenido del PDF cae en la misma pestaña, una página debajo de otra. Útil cuando las páginas del PDF son continuación de una misma tabla.
- Varias hojas: cada página del PDF se convierte en una pestaña del libro nueva. Útil cuando cada página es una tabla independiente.
Para una factura de tres páginas con la misma tabla repetida, lo normal es elegir una sola hoja si las cabeceras solo salen en la primera página, o varias hojas si cada página tiene su propio cabecero.
Los idiomas del OCR
El OCR Premium necesita saber en qué idioma está el documento para acertar con las letras. La herramienta ofrece catorce idiomas: inglés, danés, holandés, finlandés, francés, alemán, italiano, noruego, polaco, portugués, ruso, español, sueco y turco.
Si tu PDF está en español, elige español. Si está en otro idioma que no esté en la lista, el resultado tendrá letras cambiadas y números mal leídos: mejor subirlo a otra aplicación o revisar a mano.
Pasar un PDF con texto a Excel paso a paso
Vamos con un PDF de ventas de una frutería: una tabla con Producto, Unidades e Importe repetida en dos páginas. El PDF tiene texto seleccionable, así que basta el modo por defecto.
- Abre en tu navegador la página ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Pulsa el botón rojo Seleccionar archivo PDF y elige el archivo, por ejemplo
ventas_fruteria.pdf. También puedes arrastrarlo desde la carpeta. - Deja el modo en Sin OCR (es la opción por defecto) y elige Una sola hoja en el selector de layout.
- Pulsa el botón rojo Convertir a Excel. Verás una barra de progreso.
- Cuando termine, pulsa Descargar Excel. El archivo se guarda como
ventas_fruteria.xlsx. - Abre el
.xlsxcon Excel.
La hoja que ves al abrirlo es esta:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Manzanas | 12 | 18,00 |
| 3 | Peras | 8 | 14,40 |
| 4 | Naranjas | 20 | 30,00 |
| 5 | Plátanos | 15 | 22,50 |
| 6 | Fresas | 6 | 12,00 |
Pasar un PDF escaneado a Excel con OCR Premium
Mismo ejemplo, pero ahora el archivo es un escaneo guardado como ventas_fruteria_escaneado.pdf. Al abrirlo, no puedes marcar una palabra con el ratón: el texto es una imagen.
- Entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Sube
ventas_fruteria_escaneado.pdf. - La herramienta detecta que es un escaneado y muestra el aviso de que hace falta OCR Premium.
- Pulsa OCR Premium y elige Español en el desplegable de idioma.
- Elige Una sola hoja como layout y pulsa Convertir a Excel.
- Cuando termine, descarga el
.xlsxy ábrelo en Excel.
La hoja que se abre es parecida a la del caso anterior, pero con dos diferencias: las cabeceras vienen en una sola línea mezcladas con otros textos, y los importes pueden llegar como texto en lugar de como número.
Dejar el Excel que llega de iLovePDF listo para trabajar
El .xlsx que bajas se abre en Excel sin problemas, pero no está listo para sumar: los números vienen como texto, los productos pueden llevar espacios sobrantes y, si el OCR se ha despistado, varias columnas llegan juntas en una sola celda. Hay tres limpiezas rápidas.
Convertir texto en número con el icono de aviso
Cuando Excel detecta un número guardado como texto, lo marca con un triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda. Seleccionas la columna, pulsas el icono de aviso y eliges Convertir en número.
La columna Importe pasa de esto:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Manzanas | 12 | 18,00 |
| 3 | Peras | 8 | 14,40 |
| 4 | Naranjas | 20 | 30,00 |
a esto otro, ya con números:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Manzanas | 12 | 18,00 |
| 3 | Peras | 8 | 14,40 |
| 4 | Naranjas | 20 | 30,00 |
| 5 | Plátanos | 15 | 22,50 |
| 6 | Fresas | 6 | 12,00 |
| 7 | 97,90 |
Pasos:
- Selecciona la columna C y mira la barra de estado abajo: verás Recuento y no Suma. Eso confirma que son texto.
- Selecciona el rango
C2:C6. - Pulsa el triángulo de aviso y elige Convertir en número.
- Selecciona
C7y pulsa Alt+= para sumar. La barra de estado ya muestra Suma: 97,90.
Quitar espacios sobrantes y mayúsculas que no cuadran
El OCR a veces deja dobles espacios o mezcla mayúsculas y minúsculas en los nombres. La columna Producto, que debería ser "Manzanas", puede llegar como " manzanas " o como "MANZANAS".
- En
D2escribe=ESPACIOS(A2)para quitar los espacios de los extremos y los dobles. - En
E2escribe=MAYUSC(MINUSC(A2))para poner cada palabra en su forma.
=ESPACIOS(A2)
=MAYUSC(MINUSC(A2))| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Importe | Limpio | Limpio2 |
| 2 | manzanas | 12 | 18,00 | manzanas | Manzanas |
| 3 | PERAS | 8 | 14,40 | PERAS | Peras |
| 4 | naranjas | 20 | 30,00 | naranjas | Naranjas |
=ESPACIOS(A2) se convierte en =TRIM(A2) con comas. El nombre en inglés de MAYUSC es UPPER y el de MINUSC es LOWER.Poner cada dato en su columna cuando el OCR las junta
A veces el OCR junta toda una fila en una sola celda: "Manzanas 12 18,00". La solución es Texto en columnas, una herramienta de la cinta que parte el contenido usando un delimitador.
- Selecciona el rango con los datos pegados, por ejemplo
A2:A6. - Abre la herramienta con la ruta
Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
- Elige Delimitados y pulsa Avanzar.
- Marca Espacio como separador y Avanzar.
- Elige el formato General para las columnas de números y Texto para la de productos.
- Pulsa Finalizar. Las tres columnas quedan separadas.
Por qué el Excel descargado no se puede sumar directamente
Tres causas reales con la misma hoja de ventas.
Los números llegan como texto y Autosuma muestra 0
La columna Importe aparece alineada a la izquierda y la barra de estado, al seleccionar el rango, dice Recuento: 5 y no Suma: 97,90.
Causa: iLovePDF pone las cifras como texto para no perder la coma. Arreglo: triángulo de aviso > Convertir en número, como hemos hecho en la sección anterior.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Manzanas | 12 | 18,00 |
| 3 | Peras | 8 | 14,40 |
| 4 | Naranjas | 20 | 30,00 |
Pasos: selecciona C2:C6, pulsa el triángulo de aviso y elige Convertir en número. La columna se va a la derecha y la barra de estado muestra Suma: 97,90.
La columna se ha partido en varias líneas y no se lee
Una cabecera larga del PDF, como "Descripción del producto", ha quedado cortada y se reparte en dos líneas dentro de la celda.
Causa: la columna es demasiado estrecha y el texto se desborda. Arreglo: inmovilizar la fila de títulos para que no se vaya de pantalla y dar más alto a la fila.
Pasos:
- Selecciona la fila 1 y ve a
Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior. - Selecciona la fila 1, ve a
Inicio > Celdas > Formato > Alto de filay pon30.
Faltan filas o las celdas están vacías en un PDF escaneado
La hoja abierta tiene cuatro filas y la tabla original tenía seis.
Causa: el OCR no ha leído dos filas porque la imagen del PDF estaba girada, a baja resolución o con sombras. Sube de nuevo el archivo a iLovePDF con mejor calidad de escaneo. Si el problema sigue, prueba con OCR Premium en el idioma correcto del documento.
Lo que iLovePDF no hace y las alternativas dentro de Excel
iLovePDF no edita el PDF: solo lo convierte. No respeta fórmulas, gráficos ni formato del Excel original (porque el PDF no los tiene: solo tiene texto). Y el OCR Premium es de pago.
Dentro de Excel no existe un botón que importe un PDF. Lo que sí puedes hacer:
- Para datos pequeños, abrir el PDF, seleccionar el texto, copiarlo con Ctrl+C y pegarlo en Excel con Ctrl+V. Después usas Texto en columnas para repartirlo.
- Para flujos repetidos, Power Query (Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365). Power Query trae un conector Desde PDF que hace lo mismo que iLovePDF pero desde dentro de Excel, y deja guardada la consulta para actualizarla cuando cambie el PDF original. La ayuda oficial de Power Query está en support.microsoft.com/es-es/office/obtener-datos-de-un-archivo-pdf-64ec3eddbc7a-4276-bc69-b8846c2c4c69.
Lo que ya sabes hacer con iLovePDF y Excel
- Subir el PDF a ilovepdf.com/es/pdf_a_excel con el botón, arrastrando o desde la nube.
- Elegir entre Sin OCR (PDF con texto) y OCR Premium (PDF escaneado) y el idioma correcto.
- Descargar el
.xlsxy abrirlo en Excel. - Limpiar el resultado en Excel: convertir texto en número, quitar espacios y mayúsculas con ESPACIOS y MAYUSC/MINUSC, y repartir columnas pegadas con Texto en columnas.
Siguiente paso: cuando la conversión tenga que repetirse cada mes con el mismo tipo de PDF, prueba Power Query desde dentro de Excel (support.microsoft.com/es-es/office/obtener-datos-de-un-archivo-pdf-64ec3eddbc7a-4276-bc69-b8846c2c4c69) y olvídate de iLovePDF. Para más información general sobre cómo Excel, lee el caso de uso en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
Dudas al convertir un PDF a Excel con iLovePDF
1. ¿Qué es iLovePDF y cómo convierte un PDF a Excel?
iLovePDF es una herramienta online gratuita que sube tu PDF, interpreta el texto y las tablas con OCR y te descarga el resultado como libro de Excel (.xlsx). Solo tienes que entrar en ilovepdf.com, elegir PDF a Excel y arrastrar el archivo.
2. ¿Se puede pasar un PDF a Excel gratis?
Sí. La versión gratuita de iLovePDF convierte hasta unas pocas páginas por documento sin cobrarte nada. Para tandas largas necesitas la cuenta Premium, que también acelera el OCR sobre PDFs escaneados.
3. ¿Cómo pasar un PDF a Excel paso a paso?
Entra en ilovepdf.com, pulsa el botón Seleccionar archivo y carga tu PDF; el servicio detecta si hay texto o imagen, aplica OCR si hace falta y te deja pulsar Convertir a Excel. Descargas el .xlsx con tablas separadas por hojas según el original.
4. ¿Hay alguna web para convertir PDF a Excel gratis y sin registrarse?
En iLovePDF puedes convertir sin crear cuenta, aunque la herramienta te avisará de los límites gratuitos y de cuándo conviene iniciar sesión. Otras opciones parecidas son Smallpdf y PDF2Go, que también permiten probar sin registro.
5. ¿Se puede convertir un PDF a Excel sin que se desarmen las tablas?
El conversor intenta mantener la estructura original, pero los PDFs escaneados dependen de la calidad del OCR y a veces fusiona celdas o descuadra columnas. Si te importa el formato exacto, revisa el resultado y corrige a mano o usa la versión Premium con mejor reconocimiento.
6. ¿Cómo descargar el archivo Excel una vez convertido el PDF?
Cuando iLovePDF termina, aparece el botón Descargar Excel en la misma página de conversión. Al pulsarlo, el navegador guarda el archivo .xlsx en tu carpeta de Descargas con un nombre tipo ilovepdf_convertido.xlsx.
7. ¿Cuál es el mejor convertidor de PDF a Excel?
Para la mayoría de usuarios iLovePDF es la opción más cómoda por su OCR integrado, sus idiomas de reconocimiento y su precio gratuito. Adobe Acrobat Online es más fiable en PDFs muy complejos, pero es de pago; Smallpdf queda en un punto intermedio con funciones parecidas.
8. ¿Se puede convertir un PDF a Excel desde el navegador sin descargar programas?
Sí, iLovePDF funciona 100% online: subes el PDF desde el navegador, lo convierte en sus servidores y bajas el Excel, sin instalar nada. Solo necesitas conexión a internet y, si el PDF es confidencial, tener en cuenta que tu archivo pasa por un servidor externo.