Hoja de cálculo en Google Docs: cómo abrirla y exportarla a Excel

Cuando un equipo necesita trabajar a la vez sobre la misma hoja, lo más rápido es subir el archivo a Google Drive y abrirlo con Hojas de cálculo de Google. Lo que se conserva al cruzar de un programa a otro son los datos, las fórmulas escritas en sus nombres en inglés y los formatos básicos; lo que se pierde son las macros de VBA, las consultas de Power Query y los modelos de datos de Power Pivot, porque Sheets no los ejecuta. Este tutorial acompaña a un libro de ejemplo, Ventas.xlsx, desde que está en Excel hasta que vuelve a estar en Excel después de pasar por Sheets, y termina con un criterio claro para decidir cuándo quedarse en uno y cuándo saltar al otro. Funciona con cualquier versión de Excel desde 2007 y con cualquier cuenta de Google, en Windows, Mac y también en el navegador.

Por qué Hojas de cálculo de Google (Google Sheets) y Excel no son lo mismo

Un libro .xlsx es, a la vez, un archivo de Excel y un archivo que Hojas de cálculo de Google puede abrir. La cuadrícula es la misma —hojas, celdas, fórmulas, gráficos—, pero el motor que hay debajo es distinto: Excel usa su propio motor y soporta VBA, Power Query y Power Pivot; Sheets ejecuta Apps Script, que es otro lenguaje, y añade funciones propias como IMPORTRANGE o QUERY. Al cruzar, lo que se mantiene es la estructura del libro, los datos, las fórmulas traducidas a sus nombres en español y los formatos básicos de número, fecha y moneda. Lo que se queda por el camino son las macros de VBA, las consultas de Power Query, los modelos de Power Pivot y algunos gráficos y formatos condicionales complejos, porque Sheets no sabe interpretarlos.

Lo que Sheets entiende de un libro de Excel

• El formato de archivo .xlsx, sin convertirlo a .gsheet si se abre desde Drive en "modo Office".
• Fórmulas con sus nombres en inglés (VLOOKUP, IF, SUM), que aparecen traducidas al español en la interfaz de Sheets.
• Gráficos habituales: columnas, líneas, circulares, barras.
• Formatos de número, fecha, moneda, bordes y colores de celda.
• Lo que se pierde al abrirlo: las macros de VBA (Sheets avisa al subir), las consultas de Power Query, los modelos de datos de Power Pivot y las tablas dinámicas creadas sobre esos modelos.

Abrir un .xlsx en Hojas de cálculo de Google

El libro de ejemplo es Ventas.xlsx, guardado en el escritorio: una hoja Ventas con seis filas que registran el producto, el precio por unidad, la cantidad vendida y el total. La columna D usa la fórmula =B2*C2 copiada hacia abajo, así que al abrirlo en otro programa interesa comprobar que esa fórmula sigue viva.

Subir el archivo a Google Drive

1. Abre drive.google.com en el navegador e inicia sesión con la cuenta de Google.
2. Arriba a la izquierda, pulsa + Nuevo y elige Subir archivo.

1. En el cuadro de selección, busca Ventas.xlsx en el escritorio y pulsa Abrir. Verás la barra de progreso de la subida en la esquina inferior derecha.
2. Cuando termine, haz doble clic sobre Ventas.xlsx en la lista de Drive. Se abrirá directamente en Hojas de cálculo de Google.

Ver que las fórmulas se tradujeron bien

1. Haz clic en la celda D2 del libro abierto en Sheets.
2. Mira la barra de fórmulas: debe mostrar =B2*C2, exactamente como en Excel.
3. Coloca el cursor sobre la esquina inferior derecha de D2 hasta que aparezca el controlador de relleno (una cruz pequeña) y arrastra hacia abajo hasta D7. La fórmula se copia y los totales se recalculan en cada fila.

Editar en Sheets y guardar de vuelta como .xlsx

Ahora el archivo está en Drive y cualquier persona con permiso puede tocarlo. Para hacer la prueba, se cambia el precio de la Goma en Sheets y luego se descarga el libro de vuelta en formato .xlsx para abrirlo otra vez en Excel y comprobar que el cambio llegó.

Descargar el libro en formato Excel

1. Con Ventas.xlsx abierto en Sheets, abre el menú Archivo arriba a la izquierda.
2. Elige Descargar y, en el submenú, Microsoft Excel (.xlsx).

1. El navegador guarda el archivo en la carpeta de descargas con un nombre como Ventas.xlsx. Si quieres conservar el original, renombra el descargado a Ventas (desde Sheets).xlsx.

Abrir el .xlsx descargado en Excel y revisar lo que cambió

1. Ve a la carpeta de descargas y haz doble clic sobre Ventas (desde Sheets).xlsx. Se abre en Excel.
2. Haz clic en C4 (precio de la Goma): debería mostrar 0,80, el valor que tenías antes de cambiarlo.
3. Pulsa Ctrl+Z para deshacer cualquier edición, o vuelve a escribir 0,80 y Entrar para fijar el dato.
4. Haz clic en D2 y mira la barra de fórmulas: tiene que seguir siendo =B2*C2.
5. Revisa la columna B: los precios están en formato moneda con dos decimales, como en el archivo original.
6. Mira la columna de fecha, si la tienes: el formato corto (dd/mm/aaaa) suele sobrevivir, pero si fue personalizado puede aparecer como número de serie; en ese caso, Ctrl+1 y vuelve a aplicar el formato de fecha.

Lo que Excel y Sheets hacen diferente con fórmulas y formatos

La cuadrícula y las fórmulas más habituales son las mismas, pero el idioma, el separador de argumentos y algunos detalles de formato cambian. La siguiente tabla compara cómo se escribe la misma operación en los dos.

=SI(A1>10;"Alto";"Bajo")
=SUMA(A1;A2)
=BUSCARV(E2;A2:C10;3;FALSO)
=HOJA()

Cosas que solo existen en uno de los dos

• IMPORTRANGE, QUERY y GOOGLEFINANCE, propias de Sheets: traen datos de otros libros en Drive o de internet sin abrir nada a mano.
• BUSCARX (XLOOKUP, en inglés), las matrices dinámicas y LET, propias de Excel: en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365.

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID";"Ventas!A:D")

Por qué una macro de VBA deja de funcionar al pasar por Sheets

Cuando subes un libro con macros a Drive y lo abres con Sheets, aparece un mensaje que dice "Se han quitado las macros". La causa es que Sheets ejecuta Apps Script, no VBA: el código no se ejecuta y, además, se borra del archivo para evitar riesgos. La solución práctica es mantener el archivo en formato .xlsm o .xlsx nativo de Excel mientras conserve macros y solo subir a Drive una copia convertida, o volver a Excel para seguir usando el código.

Verificar si tu archivo lleva macros antes de subirlo

1. Abre el libro en Excel.
2. Pulsa Alt+F11. Si se abre el editor de Visual Basic para Aplicaciones, el libro tiene código.
3. En el panel de la izquierda, Proyecto (Ventas.xlsm), mira si hay módulos, ThisWorkbook u hojas con código bajo Hoja1 y similares.

1. Si los hay, cierra el editor y guarda el archivo como Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm) desde Archivo > Guardar como.
2. Antes de subirlo a Drive, decide si te conviene más: subir solo una copia sin macros (Archivo > Guardar como > Libro de Excel para crear un .xlsx sin código), o dejar el .xlsm en una carpeta compartida sin abrirlo con Sheets.

Cuándo conviene quedarse en Excel y cuándo pasar a Sheets

Excel sigue siendo la mejor opción cuando el libro usa Power Query para traer datos de archivos o bases, Power Pivot para cruzar tablas grandes, o macros de VBA para automatizar tareas, y cuando el tamaño del archivo se acerca a los límites prácticos de Sheets o los supera. También conviene quedarse en Excel cuando se necesitan funciones propias de Excel 2021 o 365 como BUSCARX, matrices dinámicas o LET, que Sheets puede entender al traducirlas pero no al escribirlas desde cero.

Sheets encaja mejor cuando el equipo tiene que editar a la vez, cuando interesa el historial de versiones para ver quién cambió qué, y cuando alguien sin Office instalado necesita abrir y tocar la hoja desde el navegador o el móvil, sin descargar nada. Para el libro Ventas.xlsx de este tutorial, con seis filas y fórmulas básicas, las dos opciones sirven; la diferencia aparece en cuanto se añade una macro, una consulta de Power Query o un modelo de datos, que es lo que decide quedarse en Excel.

Lo que ya sabes hacer entre Excel y Hojas de cálculo de Google

• Subir un .xlsx desde drive.google.com con + Nuevo > Subir archivo.
• Editar la hoja en Sheets y comprobar que las fórmulas traducidas siguen recalculando.
• Descargar el libro desde Sheets con Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx) y abrirlo otra vez en Excel sin perder los datos.
• Detectar, antes de subir, si el archivo lleva macros de VBA mirando en el editor Alt+F11 y guardarlo como .xlsm si debe conservarlas.
• Decidir, según si hay macros, Power Query o colaboración a tiempo real, si conviene quedarse en Excel o pasar a Sheets.

El siguiente paso es conectar Excel con un archivo de Drive sin descargarlo, usando IMPORTARDATOSDINAMICOS (en inglés PIVOTDATA) en tablas dinámicas creadas sobre datos en la nube, o las consultas a libros en la nube desde Power Query, para tener lo mejor de los dos sin descargar nada.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al pasar un libro de Excel a Hojas de cálculo de Google