Cómo abrir y guardar un archivo de Excel en Word y Google Docs

Aquí va el artículo completo que respeta la estructura indicada, con un libro único que recorre todo el tutorial: una hoja de gastos del mes que empieza en Excel, se sube a Google Sheets para terminarla entre dos personas y vuelve a Excel como archivo .xlsx. Al terminar sabrás decidir qué programa usar según el caso, abrir el mismo libro en los dos sin perder información y aplicar las automatizaciones equivalentes en cada uno. La guía sirve para Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021, y los pasos de Sheets funcionan en la versión de navegador y en la de escritorio.

Qué resuelve cada uno y por qué se confunden tanto

Una hoja de presupuesto la empieza una persona en Excel y la termina otra en Sheets; el lector entiende qué hace cada programa y por qué ningún formato se pierde al pasarlo. La confusión viene de que los dos hacen casi lo mismo en pantalla —celdas, fórmulas, listas desplegables, gráficos—, pero por dentro viven en mundos distintos: Excel es un programa de escritorio con archivos locales y formatos propios; Sheets es una aplicación en la nube que vive dentro de Google Drive y guarda los archivos en sus servidores.

Lo que comparten y lo que solo tiene uno

Dónde está cada herramienta y qué necesitas para usarla

En Excel, la puerta de entrada está en Archivo > Información > Libro, donde se abre, se descarga y se exporta. En Sheets, todo parte de Archivo dentro del menú del navegador (Archivo > Abrir, Archivo > Descargar, Archivo > Guardar en Drive). Los formatos de archivo comunes son .xlsx (el libro de Excel estándar, sin macros), .xlsm (con macros VBA), .csv (solo texto, sin formatos ni varias hojas) y el propio formato .gsheet de Google, que en realidad es un atajo hacia un archivo guardado en Drive.

Cuando un archivo pasa de un programa al otro, el .xlsx se respeta bien porque es el estándar; los .xlsm con macros VBA no se ejecutan al abrirlos en Sheets, y un archivo convertido a formato Sheets deja de ser un .xlsx de verdad. Por eso, mientras el archivo viaje entre los dos, conviene mantenerlo como .xlsx y no usar macros VBA si alguien lo va a editar en Sheets.

Cómo abrir un .xlsx en Sheets sin romperlo

1. Abre drive.google.com con la cuenta con la que vas a trabajar.
2. Pulsa Nuevo > Subir archivo y elige el .xlsx desde tu carpeta.
3. Cuando aparezca en la lista, haz doble clic: se abrirá en el visor y, si es editable, verás un botón «Abrir con Hojas de cálculo de Google». Púlsalo.
4. Elige una de las dos opciones: «Convertir» (lo pasa a formato Sheets de verdad) o «Abrir como .xlsx» (lo edita en modo Office, conservando mejor formatos y referencias).
5. Si vas a volver a Excel, elige «Abrir como .xlsx» mientras lo edites; cuando lo guardes, se guardará en Drive como copia en formato Sheets.

Cómo volver a Excel un archivo de Sheets

1. Con el archivo abierto en Sheets, abre el menú Archivo.
2. Elige Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
3. Guarda el archivo en tu carpeta local.
4. Abre ese .xlsx con Excel para validar que fórmulas, formatos y datos siguen como esperabas.

La misma tarea en Excel y en Sheets, paso a paso

Vamos a usar la hoja "Gastos del mes" de una casa: cuatro columnas (Fecha, Concepto, Categoría, Importe), seis gastos reales y una lista desplegable de categorías en otra columna. La idea es que la hoja se cree en Excel con validación de datos, se suba a Drive, dos personas la terminen en Sheets y vuelva a Excel ya rematada.

Crear la hoja en Excel con validación de datos

Pasos en Excel:

1. Crea un libro nuevo y guárdalo como gastos_del_mes.xlsx.
2. Escribe los encabezados en A1:D1 y la columna auxiliar en F1:F6 como en la hoja de arriba.
3. Rellena los seis gastos en A2:D7. Para los importes, usa formato de moneda con dos decimales (Ctrl+1 > Moneda).
4. Selecciona C2:C7 y entra en la herramienta de validación:

1. Pulsa Aceptar. A partir de ahora, las celdas de C2:C7 muestran una flecha para elegir categoría.

Editar la misma hoja en Sheets desde el navegador

Pasos en Sheets:

1. Sube el archivo gastos_del_mes.xlsx a Google Drive y ábrelo con Hojas de cálculo de Google (modo Office, para no convertirlo).
2. Añade en la fila 8: 13/10/2026, Peluquería, Salud, 22,00.
3. Añade en la fila 9: 15/10/2026, Libro, Ocio, 19,95.
4. Cambia la categoría de la fila 4 (Cine) de Ocio a Comida usando la lista desplegable.
5. Verifica que la lista desplegable sigue funcionando en las filas nuevas.

Bajar la versión final a .xlsx y abrirla de nuevo en Excel

Pasos:

1. En Sheets, abre Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx) y guarda el archivo en tu carpeta.
2. Abre el .xlsx descargado con Excel.
3. Comprueba que la celda C4 muestra "Comida", que los importes conservan dos decimales y que la lista desplegable sigue activa.
4. Si la lista apunta al rango antiguo F2:F6 y en Sheets no se amplió automáticamente, ampliarás la lista en Excel en el siguiente apartado.

Lo que uno hace y el otro no (y cómo sustituilo)

Cuando un trabajo vive a caballo entre los dos programas, conviene saber qué herramientas de Excel no existen en Sheets y qué funciones de Sheets no existen en Excel, para no llevarte sorpresas.

Power Query y Power Pivot frente a IMPORTRANGE y QUERY

En Excel, para traer datos de un CSV y limpiarlos se usa Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV; el archivo pasa a Power Query y se carga con los pasos de transformación visibles en el panel de consultas. En Sheets, el equivalente más cercano es la función IMPORTRANGE, que trae un rango de otra hoja como una matriz viva:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID_EDITABLE";"Hoja1!A:D")

Para limpiar y agrupar datos en Sheets se usa QUERY, una función que ejecuta una consulta tipo SQL sobre un rango y devuelve el resultado. Ninguna de las dos (QUERY, IMPORTRANGE) existe en Excel; en su lugar, Excel usa Power Query para limpiar y SUMAR.SI.CONJUNTO para agrupar.

Macros VBA frente a Google Apps Script y Office Scripts

En Excel, una macro VBA se guarda en un libro .xlsm y se ejecuta con el editor Alt+F11. Un "Hola mundo" clásico:

Sub Saludar()
    MsgBox "Hola desde VBA"
End Sub

En Sheets, la misma automatización se reescribe en Google Apps Script, que vive en Extensiones > Apps Script y se ejecuta en la nube. El libro con macros VBA, al subirlo a Sheets, deja de ejecutarse: las macros no viajan. Si quieres automatizar en ambos mundos, la opción más cómoda hoy es Office Scripts (Microsoft 365), que funciona en Excel para la web y se parece a TypeScript.

Por qué tu archivo se ve raro al pasarlo (y cómo dejarlo fino)

Los tres tropiezos típicos del frente Excel ↔ Sheets son estos, con la forma de remediarlos.

Tablas dinámicas y formatos condicionales que se aplanan

Pasos para evitarlo:

1. Antes de subir el archivo a Drive, convierte cada tabla dinámica en un rango plano con Copiar > Pegado especial > Valores.
2. En Sheets, vuelve a crear la tabla dinámica desde el menú Insertar > Tabla dinámica si hace falta.
3. Si un formato condicional con regla basada en fórmula desaparece, sustitúyelo en Sheets por Formato > Formato condicional y recrea la regla.

Listas desplegables y celdas combinadas que se desordenan

Pasos para evitarlo:

1. Si tu lista apunta a $F$2:$F$6 y al volver a Excel las celdas de origen se han movido, vuelve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y corrige el Origen.
2. Cambia el origen por un rango con nombre: selecciona F2:F6, ve a Fórmulas > Nombres definidos > Definir nombre y llámalo Categorías.
3. En la validación, usa =Categorías como Origen; si la lista crece, basta con ampliar el rango nombrado.

Fórmulas con nombre (LET, LAMBDA) que no se entienden entre programas

=LET(x;A2*B2;x+x*0,21)

LET y LAMBDA están en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. Se conservan al copiar el .xlsx, pero al convertir a formato Sheets se pierden y muestran #¿NOMBRE?. Si el archivo va a vivir en los dos programas, evita las dependencias y usa fórmulas tradicionales con referencias explícitas.

Lo que ya sabes hacer con Excel y Sheets

• Elige un programa según el objetivo: Excel para análisis pesados, tablas dinámicas completas, VBA y archivos con macros; Sheets para coedición sencilla, trabajo desde el navegador y enlaces con Drive.
• Para abrir el otro sin convertirlo, usa "Abrir como .xlsx" en Drive (modo Office) y descarga siempre como .xlsx desde Sheets.
• Lo que no viaja entre programas: macros VBA, Power Query, Power Pivot, algunos formatos condicionales y funciones exclusivas (LAMBDA, QUERY, GOOGLEFINANCE).
• Antes de cada frente, revisa tablas dinámicas, listas y funciones nuevas; convierte lo complejo a valores y reaplica lo perdido al volver.

El siguiente paso natural es cerrar el círculo aprendiendo a compartir el archivo por OneDrive y por Drive con permisos concretos (lectura, comentario o edición) para que las dos personas trabajen sin pisarse la versión.

Dudas al pasar archivos entre Excel y Google Sheets