Hoja de cálculo en Excel: qué es y cómo crear la tuya

Una hoja de cálculo en Excel es la cuadrícula que aparece al abrir el programa: filas numeradas y columnas con letras que se cruzan en celdas. Sirve para llevar cuentas, inventarios, listas, presupuestos y cualquier información ordenada en columnas. En este artículo vas a crear desde cero un libro de gastos, escribir en sus celdas, moverte por ellas con el teclado, guardar el archivo, añadir más hojas y usar la función HOJA. Funciona en todas las versiones actuales de Excel, desde Excel 2007 hasta Microsoft 365, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es una hoja de cálculo y para qué te sirve en Excel

Cuando abres Excel por primera vez ves una cuadrícula enorme, dividida en filas horizontales (numeradas del 1 en adelante) y columnas verticales (con letras de la A a la XFD). Esa cuadrícula es la hoja de cálculo, el espacio donde vas a trabajar. Cada rectángulo de la cuadrícula es una celda, y dentro de cada celda puedes escribir un número, un texto, una fecha o una fórmula.

Una hoja de cálculo sirve para ordenar, calcular y analizar datos. El caso más sencillo es un libro de gastos del mes: una fila por cada gasto y columnas para la fecha, el importe, el concepto y la categoría. Con esa estructura ya puedes sumar lo que llevas gastado, filtrar por categoría o saber cuánto entró y cuánto salió.

La hoja de cálculo es la unidad básica de trabajo, pero el archivo completo se llama libro y puede contener varias hojas a la vez. En este tutorial vas a montar un libro de gastos con tres hojas: Gastos, Ingresos y Resumen.

Las piezas de la pantalla que vas a usar siempre

Antes de empezar a escribir conviene reconocer las partes de la ventana, porque las vas a usar durante todo el tutorial. La tabla siguiente resume qué hace cada una.

El libro, la hoja, la celda y el rango

Un archivo de Excel es un libro (en inglés, workbook), con extensión .xlsx por defecto. Dentro de la calle tiene hojas (worksheet), que se ven como pestañas en la parte inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3 son los nombres iniciales.

Cada hoja es una cuadrícula de celdas. Una celda se nombra por su columna y su fila: A1 es la primera celda de la esquina superior izquierda; B3 es la columna B, fila 3. Cuando juntas varias celdas bloque bloque, tienes un rango (range), que se escribe con dos esquinas separadas por dos puntos: A1:C10 es todo el rectángulo desde A1 hasta C10. Seleccionar un rango es la operación más habitual en Excel: copiar, pegar, formato, fórmulas, todo se aplica sobre rangos.

Cuando guardas el archivo por primera vez, Excel le pone Libro1.xlsx (o Libro2 si ya había otro abierto). El nombre lo verás en la pestaña superior de la ventana y al abrirlo de nuevo desde la carpeta donde lo guardaste.

La cinta de opciones y sus pestañas

La cinta de opciones es la franja horizontal de la parte superior donde están todas las herramientas, agrupadas en pestañas. Cada pestaña agrupa los comandos por temas:

• Inicio: formato de texto, estilos de celda, copiar, pegar y formatos de número.
• Insertar: tablas, imágenes, gráficos e hipervínculos.
• Disposición de página: márgenes, orientación y saltos de página para imprimir.
• Fórmulas: insertar funciones, auditar fórmulas y calcular manualmente.
• Datos: ordenar, filtrar, validar y obtener datos externos.
• Revisar: ortografía, comentarios y protección.
• Vista: zoom, paneles y vistas personalizadas.
• Ayuda: buscador de ayuda y contacto con soporte.
• Programador: macros, controles y código VBA. Viene oculta por defecto y se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

Crear y guardar tu primer libro con una hoja de gastos

Empezamos con la práctica: vas a abrir Excel, escribir una cabecera y cinco gastos de ejemplo, y guardar el archivo.

1. Abre Excel. Si ya hay un libro en blanco, úsalo; si no, ve a Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
2. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 Importe y en D1 Categoría. Pulsa Entrar después de cada una para confirmar.
3. Selecciona la fila 1 (clic en el número 1 de la izquierda), ve a Inicio > Fuente > Negrita (Ctrl+N en el Excel en español) y pon la cabecera en negrita.
4. Ve a Archivo > Guardar como (Ctrl+G en el Excel en español), elige la carpeta Documentos, escribe Gastos-Octubre como nombre y confirma. Elige el tipo *Libro de Excel (.xlsx)**.

Escribir datos y moverse entre celdas

Ahora vas a practicar el desplazamiento entre celdas con el teclado. La hoja ya tiene la cabecera en la fila 1; vamos a añadir el primer gasto.

1. Haz clic en la celda A2 y escribe 01/01/2026. Pulsa Tab para pasar a B2, escribe Arrendar local, pulsa Tab, en C2 escribe 850,00, pulsa Entrar y baja a A3.
2. Repite con los otros cuatro gastos de la tabla de arriba hasta tener cinco filas con datos a partir de la fila 2.
3. Para volver a C2, haz clic en el cuadro de nombres (la cajita de la izquierda bajo la cinta que ahora pone C7 o lo que sea), escribe C2 y pulsa Entrar. La selección salta directamente a esa celda.
4. Practica los cuatro movimientos básicos: las flechas del teclado para ir a las cuatro celdas vecinas, Entrar para bajar, Tab para ir a la derecha y Mayús+Tab para volver a la izquierda.

Guardar el libro en el formato correcto

Guardar a menudo evita disgustos. El atajo en Excel en español es Ctrl+G.

1. Pulsa Ctrl+G. La primera vez te mostrará el cuadro Guardar como; después guardará los cambios sin preguntar.
2. En la lista Tipo, verás cuatro formatos habituales: .xlsx, .xlsm, .xls y .csv. Elige .xlsx, que es el formato estándar de Excel 2007 en adelante.
3. Para volver a guardar con el mismo nombre y formato, basta con Ctrl+G.

Trabajar con varias hojas dentro del mismo libro

Un libro puede tener tantas hojas como necesites. Vamos a crear dos hojas más: una para los ingresos y otra con un resumen.

1. En la parte inferior, haz clic derecho sobre la pestaña Hoja1 y elige Insertar > Hoja de cálculo. Aparece Hoja2.
2. Doble clic sobre la pestaña Hoja2 y escribe Ingresos. Pulsa Entrar.
3. Repite para crear otra hoja y llámala Resumen. Ahora tienes tres pestañas: Gastos (la antigua Hoja1), Ingresos y Resumen.
4. Haz clic derecho sobre la pestaña Gastos y elige Color de etiqueta. Elige un color verde. Aplica otro color a Resumen para distinguirlas de un vistazo.

Mover y copiar datos entre hojas

Vas a mover el rango A1:D6 desde Gastos hasta Ingresos para tenerlo también allí (luego borraremos lo que sobre).

1. Haz clic en la pestaña Gastos para ir a esa hoja.
2. Selecciona el rango A1:D6 arrastrando desde A1 hasta D6.
3. Pulsa Ctrl+X para cortar. El rango aparece con un borde discontinuo.
4. Haz clic en la pestaña Ingresos y selecciona la celda A1.
5. Pulsa Ctrl+V para pegar. El rango aparece en Ingresos desde A1.

La función HOJA para saber en qué hoja estás

La función HOJA (SHEET, disponible desde Excel 2013) devuelve el número de la hoja en la que se escribe o de la hoja cuyo nombre se le pasa.

1. Ve a la pestaña Resumen y haz clic en A1.
2. Escribe la fórmula =HOJA() y pulsa Entrar. La celda muestra 3, porque Resumen es la tercera hoja del libro.
3. En A2 escribe =HOJA("Hoja1") y pulsa Entrar. La celda muestra 1, aunque la hoja se llame ahora Gastos: la función busca por nombre, no por posición.

=HOJA()
=HOJA("Hoja1")

Limites de una hoja que no te van a pillar por sorpresa

Una hoja de cálculo de Excel tiene unos límites muy amplios, pero conviene conocerlos para no llevar sorpresas. La tabla siguiente los resume.

El nombre de la hoja tiene sus propias reglas: no puede estar vacío, no puede tener más de 31 caracteres, no puede contener los caracteres \ / ? * [ ] : y no puede llamarse Historial (reservado internamente). Si al renombrar la pestaña Excel te muestra un mensaje de error, casi siempre es por uno de estos caracteres.

En tu libro de gastos, con cinco filas escritas, estás muy lejos de cualquier límite: podrías llevar 200.000 visitas al taller o 500.000 facturas sin quedarte sin hoja. Si el archivo creciera tanto como para acercarse al millón de filas, lo razonable sería pasarlo a una base de datos o dividirlo por años.

Lo que ya sabes hacer con la hoja de cálculo de Excel

• Abrir Excel y crear un libro nuevo.
• Moverte por las celdas con flechas, Entrar, Tab y el cuadro de nombres.
• Escribir datos, cabeceras y números en sus celdas.
• Guardar el archivo en .xlsx con Ctrl+G.
• Crear varias hojas, renombrarlas y cambiarles el color de pestaña.
• Mover y copiar rangos entre hojas con Ctrl+X y Ctrl+V.
• Usar la función HOJA para saber en qué hoja estás.

El siguiente paso natural es dar formato a los datos (formato de número con dos decimales para los importes, formato de fecha corta) y convertir el rango de gastos en una tabla de Excel para que los nuevos gastos que añadas se incluyan solos al hacer una suma con =SUMA(C2:C6) o al crear un filtro. Eso lo verás en el siguiente tutorial.

Dudas al empezar con la hoja de cálculo en Excel