Clases de Excel para principiantes: aprende desde cero con ejercicios

Una clase de Excel para principiantes es, simplemente, una primera toma de contacto con la hoja de cálculo: abrir el programa, escribir unos cuantos datos, hacer una suma, poner los números en bonito y guardar el trabajo. En este tutorial, pensado para quien nunca ha tocado Excel o lleva meses esquivándolo, vas a hacer todo eso siguiendo pasos cortos con un ejemplo realista: una hoja de gastos del mes. Al terminar, sabrás moverte por la cuadrícula, escribir fórmulas básicas, dar formato a los números, guardar el archivo y usar unos cuantos atajos del teclado que te ahorran tiempo desde el primer día.

Lo que aquí se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, además de en Excel para la web y Excel para Mac. Los nombres de las funciones y de los botones son los del Excel en español.

Para qué sirve Excel y qué partes tiene una hoja

Excel es un programa que guarda datos en una cuadrícula y permite hacer cuentas con ellos. Cada archivito que abres es un libro; dentro del libro hay hojas (las pestañas de abajo) y cada hoja es una gran tabla formada por filas horizontales y columnas verticales. El cruce de una fila y una columna es una celda, y cada celda tiene una dirección formada por la letra de la columna y el número de la fila: la primera celda de la esquina superior izquierda siempre es A1.

Un grupo de celdas contiguas es un rango: A1:C10 son las celdas desde A1 hasta C10. Cuando selecciones varias celdas a la vez verás ese rango en el cuadro de nombres, justo a la izquierda de la barra de fórmulas.

Para esta primera clase vamos a usar una hoja llamada Gastos con seis apuntes de un mes. Crea un libro nuevo, haz doble clic en la pestaña de abajo Hoja1 y escribe Gastos. Ahora introduce estos datos:

Aquí ya puedes identificar las piezas: A1 es la esquina superior izquierda, la columna C guarda los importes en euros, y el rango A1:C7 es toda la tabla. Todo lo que hagas en esta clase ocurrirá sobre esta misma hoja.

La cinta, el cuadro de nombres y la barra de fórmulas

Arriba del todo tienes la cinta de opciones, una franja con pestañas que se abre al hacer clic. Cada pestaña agrupa tareas parecidas:

• En Inicio están los botones de formato (negrita, color, moneda, etc.).
• En Insertar añadirás gráficos, imágenes y tablas dinámicas.
• En Fórmulas verás la biblioteca de funciones (SUMA, BUSCARV, etc.).
• En Datos ordenarás, filtrarás y traerás datos de fuera.

Justo debajo de la cinta, a la izquierda, está el cuadro de nombres: un cajetín que dice qué celda está seleccionada en este momento (por ejemplo B2). A su derecha está la barra de fórmulas, que muestra lo que de verdad contiene esa celda. Cuando una celda tiene una fórmula, la barra de fórmulas enseña la fórmula completa, mientras que la celda solo enseña el resultado.

Pruébalo ahora: haz clic en C2. El cuadro de nombres debe decir C2 y la barra de fórmulas debe mostrar 56,40 (el valor tal como lo escribiste). Haz clic en C5: la barra muestra 73,15. Si algún día una celda parece vacía pero la barra de fórmulas muestra algo, es que tiene un espacio o una fórmula invisible.

Escribir datos, moverse y no perder lo hecho

Para escribir en una celda, selecciónala con un clic, escribe el contenido y pulsa Entrar para confirmar (pasar a la celda de abajo) o Tab para confirmar y pasar a la de la derecha. Para borrar lo que hay en una celda, selecciónala y pulsa Supr.

Estos son los pasos para sumar la primera fila de gastos y comprobar que sabes moverte:

1. Haz clic en C2 y escribe 56,40. Pulsa Entrar.
2. Con C3 seleccionada, escribe 42 y pulsa Tab; con D3 seleccionada, escribe cualquier cosa y pulsa Entrar para volver a la columna C.
3. Pulsa Supr sobre D3 para borrar ese texto de prueba.
4. Arrástrate con el ratón: haz clic en B7 y luego en C7 para ver cómo cambia el cuadro de nombres.
5. Pulsa Ctrl+Z para deshacer la última acción. Si te arrepientes del deshacer, Ctrl+Y lo repite.

Para copiar, cortar y pegar:

• Ctrl+C copia la selección al portapapeles.
• Ctrl+X corta (copia y borra).
• Ctrl+V pega lo copiado o cortado en la celda actual.

Si copias una celda y la pegas en otra, Excel pega el contenido, el formato y, si la celda tenía una fórmula, la fórmula. Más adelante verás en qué se diferencia pegar valores de pegar fórmulas.

Tu primera fórmula con SUMA y los operadores básicos

Ahora que tienes datos, vamos a hacer cuentas. Una fórmula en Excel siempre empieza por el signo =; si no lo pones, Excel trata lo que escribes como texto plano (más adelante verás la diferencia).

Los operadores básicos son los de la calculadora:

• + sumar
• - restar
• * multiplicar
• / dividir

La función SUMA (en inglés SUM) suma todos los números de un rango. Vamos a totalizar los gastos del mes:

1. Haz clic en C8.
2. Escribe =SUMA(C2:C7) y pulsa Entrar.

Excel suma los seis importes y muestra 238,70 en C8. La fórmula la ves en la barra de fórmulas; el resultado lo ves en la celda.

Añadamos una columna extra con operaciones básicas. En D1 escribe **Doble de cada gasto** y en D2 la fórmula =C2*2. Antes de arrastrar, una aclaración importante: al copiar la fórmula de D2 hacia abajo, las referencias se mueven: D3 será =C3*2, D4 será =C4*2, y así hasta D7. Esto se llama referencia relativa y es justo lo que queremos aquí.

1. Selecciona D2, haz clic en el cuadrado pequeñito verde de la esquina inferior derecha (el controlador de relleno) y arrastra hacia abajo hasta D7.
2. Suelta: las seis celdas quedan con el doble de su importe.

=SUMA(C2:C7)

La diferencia entre escribir 2+3 y escribir =2+3

Pruébalo en una hoja aparte para verlo con tus ojos. Crea una hoja nueva, llámala Pruebas y escribe:

• En A1: 2+3 y pulsa Entrar.
• En A2: =2+3 y pulsa Entrar.

A1 muestra el texto literal 2+3, porque al no empezar por = Excel entiende que es una cadena de texto. A2 muestra el número 5, resultado de la operación. La regla es simple: lo que empieza por = se calcula; lo demás, se muestra tal cual.

Contar, promediar y sacar el mayor y el menor

Debajo de la lista de gastos vamos a añadir cuatro cálculos típicos. Ve a C9, C10, C11 y C12 y escribe, una por una, estas fórmulas:

=CONTAR(C2:C7)
=PROMEDIO(C2:C7)
=MAX(C2:C7)
=MIN(C2:C7)

Con los datos de la hoja, los resultados son estos:

CONTAR (en inglés COUNT) cuenta cuántos números hay en el rango; PROMEDIO (AVERAGE) calcula la media; MAX y MIN (igual en los dos idiomas) sacan el mayor y el menor.

Formato de celdas: números con dos decimales y títulos en negrita

Los datos ya están calculados, pero la hoja se ve pobre. Vamos a poner los importes en formato moneda con dos decimales y los títulos en negrita con un fondo de color.

Para abrir el cuadro Formato de celdas puedes pulsar Ctrl+1 o usar la ruta:

1. Selecciona C2:C8 (los seis importes más el total).
2. Pulsa Ctrl+1.

1. En Categoría elige Moneda, deja 2 posiciones decimales y tu símbolo. Pulsa Aceptar.

Ahora los títulos en negrita con fondo:

1. Selecciona A1:D1.
2. Pulsa Ctrl+N (atajo de Negrita). En la pestaña Inicio, grupo Fuente, el botón con la N.
3. En Inicio > Fuente > Color de relleno elige un azul claro. Los títulos quedan en negrita sobre fondo azul.

Guardar el libro en el sitio correcto y con la extensión correcta

Terminada la hoja, guárdala. Guardar (Ctrl+G) sobrescribe el archivo en su sitio actual; Guardar como (F12) te pregunta dónde y con qué formato.

1. Pulsa F12 para abrir Guardar como.
2. Elige la carpeta (por ejemplo, Documentos).
3. En el campo Nombre escribe Gastos octubre 2026.
4. En el desplegable Tipo verás las opciones principales:

– Libro de Excel (.xlsx): el formato moderno, el que usarás siempre que no uses macros. – Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm): guarda también las macros VBA. Si tu libro no tiene macros, no lo necesitas. – CSV (delimitado por comas) (.csv): solo texto plano con los valores, sin formatos ni fórmulas. Útil para importar a otros programas, pero pierde la hoja bonita.

1. Pulsa Guardar.

Cada vez que sigas trabajando, Ctrl+G guarda los cambios sin preguntar. Si la hoja tiene fórmulas que usan referencias a otro libro, guárdalos en la misma carpeta para no romper los enlaces.

Atajos del teclado que usarás todos los días

Diez atajos cubren el 80 % del trabajo del día a día. Practícalos sobre la hoja Gastos:

• Ctrl+C copiar la selección; se pega con Ctrl+V en otra celda.
• Ctrl+X cortar la selección; la pega y la borra del origen.
• Ctrl+Z deshacer la última acción; Ctrl+Y la repite.
• Ctrl+1 abrir Formato de celdas, donde pones números con decimales, moneda, bordes, etc.
• F2 editar la celda activa; equivale a hacer doble clic.
• Alt+= insertar Autosuma: añade =SUMA(...) sobre la fila o columna actual.
• Ctrl+Inicio saltar a A1; útil cuando te pierdes al final de la hoja.
• Ctrl+Fin saltar a la última celda con datos; Ctrl+Inicio vuelve al principio.
• Ctrl+Mayús+L activar o quitar los filtros de la columna activa.
• Ctrl+G guardar; F12 Guardar como.

En Mac, muchos atajos usan Cmd en lugar de Ctrl: Cmd+C, Cmd+V, Cmd+Z, Cmd+1, Cmd+S (equivalente a Ctrl+G), Cmd+Mayús+L.

Lo que ya sabes hacer y qué practicar la próxima clase

En esta primera clase has aprendido a:

• Distinguir las partes de la pantalla (cinta, cuadro de nombres, barra de fórmulas) y las partes de un archivo (libro, hoja, celda, rango).
• Escribir, borrar, copiar y pegar datos con el ratón y con atajos.
• Crear fórmulas con +, -, *, / y usar SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX y MIN.
• Aplicar formato moneda con dos decimales y poner títulos en negrita con color.
• Guardar el libro en formato .xlsx desde la carpeta correcta.

El siguiente paso natural, en la clase 2, es ordenar y filtrar esta misma lista de gastos: agrupar las compras por tipo, ver solo las que pasan de cierta cantidad y obtener el total por categoría con SUMAR.SI (en inglés SUMIF). Cuando esas dos piezas estén dominadas, la hoja de gastos mensuales se convierte en una herramienta de control real, no solo en un cuaderno.

Dudas al empezar con Excel