Convertir PDF a Excel gratis: 4 métodos que sí funcionan

Te ha llegado una factura en PDF y la tienes que pasar a la hoja de gastos de tu libro de Excel: el truco está en subir el PDF a una web que lo convierta a .xlsx y después abrir ese archivo en tu Excel para limpiarlo. Cuando termines este tutorial sabrás elegir entre tres webs gratuitas según el PDF sea de texto o escaneado, descargar el XLSX, abrirlo en Excel 2007 o posterior (también en Excel para la web y en Microsoft 365), guardar el archivo en formato libro y dejar la hoja limpia como una tabla.

Por qué no hay un "Convertir PDF a Excel" dentro de Excel

Excel no abre archivos .pdf ni los convierte a .xlsx con un botón. Trae Obtener y transformar datos (Power Query), pero ese asistente importa archivos de texto, CSV, bases de datos o carpetas, no documentos PDF. Para meter en una hoja un PDF hay que dar un rodeo: se usa una herramienta externa que entrega un .xlsx y, después, ese XLSX se abre en Excel.

Pongamos el caso típico: recibes la factura de tu proveedor en PDF con cuatro datos sueltos (Proveedor, Fecha, Concepto e Importe) y quieres llevarlos a la hoja Gastos de tu libro. Si pudieras seleccionar el texto dentro del PDF, bastaría con copiar y pegar; pero la mayoría de las facturas no permiten eso y, aunque lo permitan, el pegado se desordena. Por eso conviene subir el PDF a una web que lo convierta.

Las tres webs gratuitas que convierten PDF a Excel

iLovePDF: dos modos según el PDF sea de texto o escaneado

iLovePDF ofrece dos caminos al llegar a su página PDF a Excel. Si abres el PDF y puedes seleccionar el texto con el ratón, elige Sin OCR y la conversión es rápida y gratuita. Si el PDF es una imagen escaneada, marca OCR Premium, que usa reconocimiento óptico de caracteres para leer el texto de la foto. Antes de subirlo, elige Una hoja si los datos caben en una sola página o Varias hojas si son varias. El botón Subir acepta archivos del equipo, de Google Drive o de Dropbox. Cuando termine, pulsa Descargar XLSX.

Adobe Acrobat online: convertir y abrir directo en la web

En la herramienta Convertir PDF a Excel oficial de Adobe, pulsa Seleccionar un archivo o arrastra el PDF a la zona punteada. La conversión es automática a XLSX; al terminar, tienes dos opciones: Descargar o Abrir en Excel para la web. Esta última abre el archivo en Excel online sin guardarlo en tu equipo: útil para una revisión rápida. Si el PDF tiene contraseña, primero hay que desbloquearlo desde otra herramienta de la misma web; Adobe no convierte un PDF protegido.

Smallpdf: tres opciones antes de descargar el XLSX

Smallpdf divide su página PDF a Excel en tres caminos. Basic sirve para PDFs de texto: pulsa, descarga y listo. Advanced with OCR está pensado para PDFs escaneados y es de pago en la versión completa. Edit PDF directly abre un editor para tocar el PDF sin convertirlo: puede salvarte cuando un cuadro de la factura se ha desplazado. Smallpdf también procesa DOC, XLS, PPT, PNG y JPG a XLSX, aunque siempre conviene revisar el resultado.

Convertir un PDF de texto a Excel paso a paso

Empezamos con una factura sencilla en PDF que tiene una tabla con estos datos:

1. Abre el navegador y entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
2. Pulsa Subir PDF y elige la factura desde tu equipo.
3. Marca Sin OCR y deja Una hoja.
4. Pulsa Convertir a Excel y espera unos segundos.
5. Pulsa Descargar XLSX y guarda el archivo.

Al abrirlo con doble clic verás los datos repartidos en cuatro columnas:

Abrir el XLSX en Excel y comprobar lo que llegó

Doble clic sobre el archivo descargado. Excel lo abre con la hoja Gastos activa.

1. Revisa que la fila 1 contiene los títulos en negrita.
2. Mira la columna A para confirmar que los proveedores no traen saltos de línea dentro de la celda.
3. Comprueba que la columna B muestra fechas en formato corto (05/03/2026) y no texto como 5/3/26 ni números de serie de fecha.
4. Selecciona una celda de la columna D y mira la barra de fórmulas: el valor numérico debe ser 142,50 y no 142.5.
5. Pulsa Ctrl+Fin para ver hasta dónde llega el volcado y detectar filas vacías que el conversor haya dejado al final.

Guardar el archivo como libro de Excel (.xlsx)

1. Pulsa Ctrl+Mayús+S para abrir Guardar como.
2. Elige la carpeta de tu libro de gastos.
3. En Tipo, deja Libro de Excel (.xlsx).
4. Pulsa Guardar.

Cuando el PDF viene escaneado y no se puede seleccionar el texto

Ahora el PDF es la foto de la factura: al abrirlo no puedes seleccionar nada. Hay que usar OCR.

1. Vuelve a ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
2. Pulsa Subir PDF y elige el archivo escaneado.
3. Marca OCR Premium y elige Español en el selector de idioma.
4. Pulsa Convertir a Excel, espera y descarga el XLSX.
5. Abre el XLSX con doble clic.

Deberías ver lo mismo que antes, pero ahora los datos vienen del reconocimiento óptico:

Idiomas del OCR que entiende el PDF

• Español
• Inglés
• Francés
• Alemán
• Italiano
• Portugués
• Holandés
• Danés
• Finlandés
• Noruego
• Polaco
• Ruso
• Sueco
• Turco

Cosas que pueden salir mal con el OCR

El OCR acierta bastante, pero no es perfecto. Lo más habitual:

• Un 1 confundido con una l (ele minúscula) en un importe: 1l5,00 en lugar de 115,00.
• Una 0 (cero) confundida con una O mayúscula en un código de proveedor.
• Una fecha desordenada: 2026/03/05 cuando en tu hoja quieres 05/03/2026.
• Una fila partida en dos: la segunda mitad del concepto cae en una fila nueva.

Antes de dar el archivo por bueno, repasa las celdas que tengan números y las fechas, y corrígelas a mano. Un atajo útil para ello está en la sección de errores.

Dejar el Excel recién convertido en una hoja presentable

Ahora la hoja Gastos tiene los datos volcados, pero no es una tabla. Vamos a darle forma.

1. Selecciona el rango A1:D100 (cubre más filas de las que tengas).
2. Pulsa Ctrl+T para abrir Crear tabla.
3. Marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.

Quitar lo que sobra: columnas vacías, títulos repetidos y pies de página

1. Revisa la fila 1: si el PDF traía un título repetido, bórralo para que la cabecera coincida con los nombres de columna.
2. Mira la última fila: si hay un pie de página (totales, fecha de emisión, datos del proveedor), selecciónalo y bórralo.
3. Si hay columnas vacías (a veces la E, F o G), selecciónalas haciendo clic en la letra y ve a:

Convertir el rango en una tabla que crece sola

Ya lo hiciste en el paso anterior con Ctrl+T, así que la tabla ya existe. Si no se ha aplicado, repite la selección A1:D100, pulsa Ctrl+T, marca La tabla tiene encabezados y deja el estilo predeterminado. La tabla añade filtros, bandas alternas en las filas y, al escribir datos debajo, amplía el rango sola.

Dar formato de número y fecha a las columnas

1. Selecciona D2:D100.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En la pestaña Número, elige Número con 2 decimales y pulsa Aceptar.
4. Selecciona B2:B100.
5. Pulsa Ctrl+1 y elige Fecha con el formato dd/mm/aaaa.

Por qué el resultado sale todo en una columna o con los datos revueltos

Tres fallos reales del conversor, y cómo arreglarlos.

Todo el texto llega a una sola columna

Si abres el XLSX y ves algo así:

La causa: el archivo CSV intermedio traía comas como separador y Excel las pegó como una sola porque su configuración regional usa punto y coma. La solución pasa por importar el archivo desde la cinta eligiendo coma como delimitador.

1. Guarda el XLSX como *CSV (separado por comas) (\.csv) desde Archivo > Guardar como**.
2. Crea una hoja nueva en el libro.
3. Ve a:

1. Elige el CSV, marca Coma como delimitador y carga los datos.

Las tildes y la eñe aparecen rotas (ñ, é)

Si el volcado muestra "Importe" como "Importe" pero "Proveedor" como "Proveedoría", la causa es que el archivo se guardó con una codificación que no es UTF-8 (típicamente Windows-1252). Solución:

1. Vuelve a abrir el archivo con la cinta.
2. En el cuadro de Importar datos, abre Origen del archivo y elige 65001 (Unicode UTF-8).

1. Carga la vista previa y comprueba que la columna A muestra "Papelería Centro".

Una celda del PDF se convierte en varias filas en Excel

Lo reconocerás al ver filas adicionales con un solo dato (por ejemplo, "215,00" en una fila propia). La causa: un salto de línea dentro de una celda del PDF se interpreta como fila nueva. Para revisar y arreglarlo:

1. Selecciona la columna con la fila extra.
2. Abre Buscar y reemplazar:

1. En Buscar, escribe Ctrl+Entrar (el carácter especial de salto de línea): en el cuadro aparece un cuadradito pequeño.
2. Deja Reemplazar con vacío y pulsa Reemplazar todos.

Lo que ya sabes hacer con un PDF en Excel

• Elegir la herramienta según el PDF: texto seleccionable a iLovePDF Sin OCR, Adobe online o Smallpdf Basic; PDF escaneado a iLovePDF OCR o Smallpdf Advanced.
• Abrir el XLSX descargado y comprobar que cabeceras, números y tildes han llegado bien antes de tocar nada.
• Guardar el archivo como .xlsx para usarlo desde Excel 2007 en adelante, en Excel para la web y en Google Sheets.
• Convertir el rango en una tabla, quitar columnas vacías y dar formato de número y fecha a las columnas.

Tu siguiente paso: cuando el conversor falle con un CSV o un TXT, entra en Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV, elige la codificación UTF-8 y el delimitador correcto, y deja que Power Query (integrado desde Excel 2016) haga la limpieza por ti.

Dudas al convertir un PDF a Excel