Si te han mandado una factura, una lista de precios o un informe en PDF y necesitas los datos en una hoja de cálculo, un conversor de PDF a Excel gratis online te los pasa a .xlsx para abrirlos directamente en Excel y empezar a trabajar. En este tutorial verás tres webs gratuitas (iLovePDF, Smallpdf y Adobe Acrobat online), cómo usarlas con un PDF normal y con un PDF escaneado (que necesita reconocimiento de texto), y cómo limpiar la hoja resultante para que los importes sean números de verdad y puedas sumarlos. Lo que aprendas funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, en Excel para la web y en Excel para Mac.
Qué hace un conversor de PDF a Excel y cuándo te resuelve una tarea
Un conversor de PDF a Excel es una web que toma tu archivo PDF y lo transforma en una hoja de cálculo .xlsx que se abre en Excel. La idea es sencilla: tú no quieres volver a picar los datos a mano. La web lee el PDF, identifica las tablas, las coloca en celdas (A1, B1, C1…) y te descarga un Excel listo.
Esto resuelve una tarea muy concreta: reutilizar datos que te llegan en PDF. Por ejemplo, una factura en PDF con su fecha, concepto e importe; la quieres pasar a Excel para sumarla con otras del mes y cuadrarla con el banco. Otro caso típico: una lista de precios en PDF que necesitas cruzar con tu stock.
Hay dos tipos de PDF y eso cambia el resultado. Si el PDF tiene texto seleccionable (al pulsar y arrastrar con el ratón se marca el texto), la conversión es directa y casi sin errores. Si el PDF es una imagen escaneada, hace falta OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para que el texto "se lea" y aparezca como números y letras en las celdas.
Este tutorial se centra en webs gratuitas que funcionan desde el navegador, sin instalar nada. Las funciones nativas de Excel (Power Query, por ejemplo) las dejamos para otro artículo.
Las tres opciones gratuitas que más se usan en el navegador
| Herramienta | URL | Acepta | Genera | OCR | Idioma de la web |
|---|---|---|---|---|---|
| iLovePDF | ilovepdf.com/es/pdf_a_excel | PDF de texto y escaneados | XLSX, XLS | Sí, en modo "OCR Premium" (puede ser de pago) | Español, inglés y otros |
| Smallpdf | smallpdf.com/es/pdf-a-excel | PDF de texto y escaneados | XLSX | Sí, "Advanced with OCR" (de pago) | Español, inglés y otros |
| Adobe Acrobat online | adobe.com/acrobat/online/pdf-to-excel.html | PDF de texto y escaneados | XLSX | Sí, con prueba de Acrobat Pro (7 días) | Español, inglés y otros |
Las tres funcionan desde el navegador y descargan un Excel que se abre en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y en Excel para la web. Smallpdf e iLovePDF también dejan abrir el archivo desde Google Drive y Dropbox; Adobe Acrobat online trabaja principalmente desde tu equipo.
iLovePDF: el más directo para empezar
iLovePDF tiene la ruta más clara para un usuario que empieza. Entras en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel, subes el archivo y la web te ofrece dos modos antes de convertir: Sin OCR (para PDFs con texto seleccionable) y OCR Premium (para escaneados, puede ser de pago). También te pregunta si quieres el resultado en Una hoja (toda la tabla junta) o Varias hojas (una pestaña por página del PDF).
Si tu PDF es una imagen escaneada, marca el modo OCR y elige el idioma (español entre las opciones). El resultado se descarga como .xlsx y se abre en cualquier Excel.
Smallpdf: tres formas de convertir según el PDF
Smallpdf muestra un desplegable con tres opciones antes de convertir:
- Basic: para PDFs normales, sin OCR.
- Advanced with OCR: para escaneados. En la cuenta gratuita esta opción no está disponible y hay que pasar por Smallpdf Pro (prueba de 7 días).
- Edit PDF directly: abre el PDF en su editor web para modificarlo sin convertirlo a Excel.
Para nuestro caso (convertir a Excel) las dos primeras son las que importan. La pega es que el OCR y la conversión por lotes están en el plan de pago.
Adobe Acrobat online: el conversor con cuenta de Adobe
Adobe ofrece adobe.com/acrobat/online/pdf-to-excel.html. Pulsas Seleccionar un archivo, subes el PDF y la web lo convierte a XLSX. Terminado, te da tres botones de salida: descargar el .xlsx, abrirlo en la versión web de Excel o guardarlo en Adobe Cloud. El OCR para escaneados entra con la prueba gratuita de 7 días de Acrobat Pro.
Convertir tu primer PDF y abrirlo en Excel
Vamos con un ejemplo pequeño: una factura de tres filas en PDF con tres columnas (Fecha, Concepto, Importe). Vamos a pasarla a Excel con iLovePDF en modo "Sin OCR" porque el PDF es texto seleccionable.
.xlsx se abrió por primera vez en Excel 2007 y sigue funcionando en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de en Excel para la web, en Excel para Mac, en Google Sheets y en LibreOffice Calc.Subir el PDF desde el equipo, Drive o Dropbox
- Abre en el navegador
ilovepdf.com/es/pdf_a_excel. - Verás tres botones: Subir archivos, Google Drive y Dropbox. Pulsa Subir archivos o arrastra el PDF a la zona punteada.
- Si lo tienes en la nube, usa Google Drive o Dropbox y elige el archivo desde ahí.
Elegir modo y pulsar «Convertir»
- Una vez subido, iLovePDF muestra dos interruptores: Sin OCR / OCR Premium. Déjalo en Sin OCR si al abrirlo en tu lector de PDF puedes seleccionar el texto.
- Elige Una hoja si tu PDF tiene una sola tabla que quieres juntar; o Varias hojas si cada página es una tabla independiente.
- Pulsa Convertir a EXCEL. Verás una pantalla de progreso con el tiempo restante y el mensaje Convirtiendo PDF a EXCEL….
- Cuando termina, pulsa Descargar y guarda el
.xlsxen tu equipo.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | pestaña: | Hoja 1 | ||
| 2 | A | B | C | |
| 3 | 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 4 | 2 | 15/03/2026 | Material de oficina | 125,00 |
| 5 | 3 | 22/03/2026 | Reposición inventario | 348,50 |
| 6 | 4 | 30/03/2026 | Servicio de limpieza | 89,90 |
Abrir el archivo en Excel y revisar lo que ha quedado
- Ve a la carpeta de descargas y haz doble clic sobre el archivo
factura.xlsx. - Se abre en Excel con los datos repartidos en columnas. Mira la barra de fórmulas con B2 seleccionada: tiene que verse
15/03/2026, no un texto raro. - Haz clic en C2 y comprueba que en la barra de fórmulas aparece
125(o125,00). Si es así, es un número y podrás sumarlo. - Guarda con Ctrl+G.
125.PDFs escaneados: cuando el texto no se puede seleccionar
Un PDF escaneado es, en realidad, una foto de una hoja. Al pulsar y arrastrar con el ratón sobre el PDF no se selecciona texto, porque para el ordenador es solo una imagen. Si lo conviertes sin más, el Excel te llega con celdas en blanco o con caracteres sin sentido.
La solución es activar el OCR (reconocimiento óptico de caracteres). El OCR "lee" la imagen, interpreta las letras y los números y los coloca en las celdas.
En iLovePDF: usar el modo «OCR Premium»
- En
ilovepdf.com/es/pdf_a_excel, sube el PDF escaneado. - Cambia el interruptor de Sin OCR a OCR Premium.
- Elige Español como idioma del OCR en la lista desplegable.
- Pulsa Convertir a EXCEL y descarga el
.xlsx. - Ábrelo en Excel y comprueba que en la barra de fórmulas, al seleccionar una celda con un importe, aparece el valor numérico (por ejemplo,
348,5), no un texto.
=SUMA(C2:C4) en una celda nueva para sumarlos.En Smallpdf: la opción «Advanced with OCR»
- En
smallpdf.com/es/pdf-a-excel, sube el PDF escaneado. - Abre el desplegable que muestra Basic y elige Advanced with OCR.
- Pulsa Convert y espera a que termine.
En Adobe Acrobat online: el OCR de Acrobat Pro
Adobe Acrobat online detecta si el PDF es un escaneado y te ofrece el OCR como parte del flujo. Para desbloquearlo necesitas iniciar la prueba gratuita de 7 días de Acrobat Pro.
- Entra en
adobe.com/acrobat/online/pdf-to-excel.html. - Sube el PDF escaneado.
- Inicia la prueba de Acrobat Pro si te lo pide.
- Confirma que quieres aplicar reconocimiento de texto y elige Español.
- Descarga el
.xlsxresultante.
Problemas habituales al pasar de PDF a Excel y cómo resolverlos
Las celdas llegan como texto y los SUM no funcionan
A primera vista la columna parece correcta, pero al hacer =SUMA(C2:C10) sale 0. La causa: las celdas son texto, no números, aunque parezcan cifras.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | pestaña: | Facturas | ||
| 2 | A | B | C | |
| 3 | 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 4 | 2 | 15/03/2026 | Material oficina | 125,00 |
| 5 | 3 | 22/03/2026 | Inventario | 125,00 |
| 6 | 4 | 30/03/2026 | Limpieza | 125,00 |
| 7 | 5 | 05/04/2026 | Material oficina | 125,00 |
| 8 | 6 | 12/04/2026 | Inventario | 125,00 |
| 9 | 7 | 18/04/2026 | Limpieza | 125,00 |
| 10 | 8 | 25/04/2026 | Material oficina | 125,00 |
| 11 | 9 | 30/04/2026 | Inventario | 125,00 |
| 12 | 10 | TOTAL | 0 |
Solución: selecciona la columna C, ve a la ruta:
En el cuadro que se abre, pulsa Finalizar directamente (así fuerza a Excel a reinterpretar el contenido). Vuelve a probar =SUMA(C2:C9) y ahora dará el total real.
Los números salen con muchos decimales o símbolos raros
La columna de importes llega como 1.250,00 €, todo junto y como texto. La función =SUMA da 0.
Solución: primero, quitar el símbolo € y los puntos de miles. Puedes hacerlo a mano o, si la hoja es grande, con Buscar y reemplazar (Ctrl+H), buscando € y reemplazando por nada, y luego . por nada (si los puntos son de millares y los decimales usan coma, como en España). Después, en =C2 ya tienes un número. Aplica formato de moneda desde:
El PDF está protegido con contraseña y la web no lo lee
Al subir el PDF, la web muestra un mensaje de error tipo "Archivo protegido" o "No se puede abrir". La causa: el PDF tiene contraseña para abrirlo o para copiar contenido.
Solución: abre el PDF con la contraseña en tu lector, ve a Archivo > Propiedades o Archivo > Guardar como y guarda una copia sin protección. Vuelve a subir esa copia a la web de conversión. Adobe explica cómo hacerlo en su guía oficial para quitar la contraseña de un PDF.
La tabla sale desordenada o se corta en varias hojas
En iLovePDF marcaste Varias hojas y los datos quedaron repartidos en dos pestañas. La causa: la web cortó la tabla al cambiar de página del PDF.
Solución: vuelve a convertir el mismo PDF marcando Una hoja en lugar de Varias hojas. Así toda la tabla queda en la misma pestaña y puedes ordenarla y filtrarla sin saltar de hoja.
Lo que no puede hacer un conversor online y conviene saber
PDFs con tablas muy complejas o imágenes de fondo
Si el PDF es un escaneado de baja calidad, una foto torcida de una factura o un PDF con varias columnas entrelazadas (por ejemplo, una columna de importes que se cruza con una columna de descripciones), el conversor online se va a equivocar: importes mal alineados, celdas vacías donde no toca, texto cortado. La solución es revisar a mano la hoja o usar un OCR local (Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader) que da mejores resultados en estos casos.
Tamaño del archivo y privacidad del documento
Las webs gratuitas tienen un límite de MB por archivo (suele ser de unos 10 a 50 MB según la web y el día). Y, lo más importante: suben tu PDF a sus servidores para convertirlo. Smallpdf cifra la transferencia con TLS 256 bits, borra lo recibido a la hora y tiene la certificación ISO 27001. iLovePDF y Adobe también cifran la transferencia.
El conversor no "edita el PDF original"
Un conversor online no modifica tu PDF. Lo que hace es leerlo y crear un .xlsx nuevo a partir de él. Tu PDF original queda igual en tu carpeta. Y el .xlsx resultante es siempre un archivo nuevo: no hay forma de "actualizar" el PDF desde el Excel.
Lo que ya sabes hacer al convertir PDF a Excel y el siguiente paso
- Elegir entre iLovePDF, Smallpdf y Adobe Acrobat online según el PDF que tengas.
- Distinguir si tu PDF es de texto seleccionable o un escaneado que necesita OCR.
- Subirlo desde tu equipo, Google Drive o Dropbox y pulsar Convertir.
- Descargar el
.xlsxy abrirlo en cualquier versión de Excel. - Revisar la barra de fórmulas para confirmar que los importes son números y no texto.
El siguiente paso es limpiar la hoja para poder operar con ella. Usa Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas sobre la columna de importes para forzar la reinterpretación, aplica formato de moneda desde Inicio > Número > Formato de número de contabilidad y, si quieres, convierte el rango en Tabla con Ctrl+T. A partir de ahí ya puedes sumar (=SUMA(C2:C100)), filtrar por fecha y cruzar la factura con tu extracto bancario.
Dudas al usar una PDF a Excel online
{ "datos":[] }
Preguntas frecuentes
1. Cómo convertir un PDF a Excel gratis por internet
Sube el archivo a un conversor online como iLovePDF, Smallpdf o el conversor de Adobe, elige la opción "PDF a Excel" y descarga el resultado en .xlsx. Ten en cuenta que los gratuitos suelen tener límite de archivos al día y de tamaño por documento. Para tablas simples funciona muy bien; si el PDF es una imagen escaneada, necesitarás uno que incluya OCR.
2. Cómo pasar un PDF a Excel gratis sin tener que registrarme
Varias webs permiten hacerlo sin crear cuenta: iLovePDF, Smallpdf, PDF2Go e ILoveIMG procesan el archivo y lo devuelven directamente. Eso sí, la mayoría aplica límites por hora o por archivo en la versión sin registro. Si el PDF contiene datos sensibles, revisa la política de privacidad antes de subirlo, porque el documento pasa por sus servidores.
3. Cómo convertir un PDF a Excel sin que se desarme el formato
Ningún conversor garantiza el formato original, porque Excel no entiende la estructura visual del PDF. Lo que sí puedes hacer es limpiar el resultado: usa Pegado especial > Solo texto para empezar de cero, revisa los anchos de columna y aplica un formato de tabla con Inicio > Dar formato como tabla. Para hojas escaneadas, la opción de OCR mejora bastante la colocación de los datos.
4. Cómo descargar un PDF en formato Excel gratis
El proceso es siempre el mismo: subes el PDF, eliges convertir a Excel y pulsas el botón de descarga, que te devuelve un archivo .xlsx o .csv. Revisa si tu conversor mantiene el OCR desactivado por defecto, porque sin OCR las tablas escaneadas salen vacías. Limpia siempre el archivo resultante antes de fiarte de los datos.
5. Cuál es el mejor convertidor de PDF a Excel gratis
No hay uno único mejor, pero iLovePDF y Smallpdf son los más fiables para tablas digitales, y Adobe Acrobat Online destaca cuando el PDF tiene diseños complejos. Para PDFs escaneados, el conversor online de Microsoft (a través de OneDrive) y Google Drive con Docs hacen un OCR aceptable gratis. Prueba con tu propio archivo y quédate con el que menos limpieza posterior te deje.
6. Cómo convertir un PDF a Excel con iLovePDF
Entra en ilovepdf.com, elige la herramienta "PDF a Excel", arrastra tu archivo o púlsalo para seleccionarlo, y haz clic en "Convertir a Excel". Cuando termine, descarga el resultado con el botón que aparece. iLovePDF separa cada página del PDF en una hoja del libro, así que después tendrás que unir los datos a mano si te interesa tenerlos en una sola hoja.
7. Cómo convertir un PDF escaneado a Excel gratis usando OCR
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es lo que permite leer el texto de una imagen, así que solo los conversores que lo incluyen sirven para PDFs escaneados. Opciones gratuitas con OCR: Google Drive (subes el PDF, lo abres con Google Docs y te lo convierte manteniendo el texto), Microsoft OneDrive con la app de escritorio, y la herramienta de OCR online de i2OCR. El resultado no es perfecto: revisa números y caracteres especiales antes de usar los datos.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 06/10/2026