Cómo analizar un PDF en Excel: extraer datos con Power Query

Cuando tienes una hoja con cientos de ventas, encontrar qué zona vende más o qué vendedor destaca se vuelve imposible a simple vista. Aquí vas a aprender a analizar datos en Excel con un caso real: la hoja Ventas2026 de una tienda, con sus columnas Fecha, Vendedor, Zona, Producto e Importe. Al terminar sabrás limpiarla, resumirla con tablas dinámicas, cruzarla con BUSCARV (en inglés VLOOKUP) y BUSCARX (en inglés XLOOKUP), y visualizarla con un gráfico. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024 y 2021; lo que uses de Power Query existe desde Excel 2016. Lo que necesite versión más nueva lo aviso en cada paso.

Qué es analizar datos en Excel y qué consigues con ello

Analizar datos en Excel es convertir una lista de números en respuestas: qué zona vende más, qué vendedor se acerca a su objetivo, qué mes flojea. No hace falta programar: con las herramientas integradas, una hoja de ventas de quinientas filas se resume en una tabla y un gráfico en menos de un minuto.

Imagina Ventas2026: quinientos registros repartidos entre cuatro zonas y ocho vendedores. Sin tocar fórmulas raras, agrupas por zona, comparas con el mes anterior y detectas que la zona Norte duplica a la zona Oeste en marzo. Esa es la idea: mismas celdas, otra mirada. Todo lo que verás aquí trabaja sobre ese mismo libro, para que cada paso parta del anterior y veas cómo crece.

Las herramientas de Excel que usarás para analizar datos

Preparar los datos antes de analizar: la mitad del trabajo

Antes de resumir, limpia. Una hoja con espacios sobrantes, formatos mezclados y clientes repetidos da resúmenes falsos. La regla de oro: una columna, un dato. La fecha va en una sola columna, el nombre del vendedor en otra, y el importe numérico sin el símbolo de moneda.

Sobre Ventas2026, el primer paso es convertir el rango en Tabla para que las filas nuevas entren solas, y quitar los duplicados que ensucian los totales. Después, Power Query se encarga de los retoques más finos: cambiar tipos y borrar columnas vacías.

Detectar duplicados con un clic

1. Selecciona la columna Cliente (A2:A500).
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Valores duplicados.
3. Elige Relleno rojo claro y acepta.

Las filas repetidas quedan en rojo. Verás que A2 y A3 son el mismo cliente con la misma fecha: el mismo pedido cargado dos veces.

1. Quita los duplicados reales: Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados, marca Cliente y Aceptar.

Dejar solo los datos limpios con Power Query

1. Haz clic en cualquier celda de Ventas2026.
2. Abre Datos > Obtener y transformar datos > Desde una tabla o un rango y acepta la creación de la Tabla.
3. En el editor de Power Query, clic derecho en la columna vacía más a la derecha y Quitar columna.
4. En la columna Importe, clic en el icono de tipo (ABC) y elige Número decimal.
5. Inicio > Cerrar > Cerrar y cargar en… > Solo crear conexión.

Tu primera tabla dinámica en cinco minutos

La tabla dinámica es la forma más rápida de cruzar Ventas2026. En cinco minutos tienes el total por zona sin escribir una sola fórmula.

1. Sitúate en una celda de los datos.
2. Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. Elige Nueva hoja de cálculo y Aceptar.
4. Arrastra Zona al área Filas.
5. Arrastra Importe al área Valores: aparece Suma de Importe.

Cambiar el cálculo: de suma a promedio y a recuento

1. En la tabla dinámica, haz clic en la flecha junto a Suma de Importe.
2. Elige Configuración de campo de valor.
3. Cambia Resumen por a Promedio y Aceptar.
4. Repite y elige Recuento para ver cuántas ventas hay por zona.

Filtrar por fecha con una escala de tiempo

1. Haz clic dentro de la tabla dinámica.
2. Analizar tabla dinámica > Filtrar > Insertar escala de tiempo.
3. Marca Fecha y Aceptar.
4. Arrastra el selector de la escala para dejar solo febrero de 2026.

Análisis rápido sin tabla dinámica: ordenar, filtrar y subtotales

Cuando solo necesitas una vista rápida, basta con ordenar y filtrar la propia hoja. El truco está en la fórmula del total: si usas SUMA, suma todo aunque filtres. SUBTOTALES (en inglés SUBTOTAL) solo suma lo visible.

1. Selecciona la tabla y pulsa Ctrl+Mayús+L para activar los filtros.
2. Filtra la columna Zona por Norte.
3. Ordena la columna Importe de mayor a menor.
4. En F1 escribe =SUBTOTALES(9;E2:E500) y arrastra hacia abajo si quieres el total por zona filtrada.

El TOP 5 de ventas con K.ESIMO.MAYOR

1. En H2 escribe =K.ESIMO.MAYOR($E$2:$E$500;1) y arrastra hasta H6 con los valores 1 a 5.
2. En I2 escribe =INDICE(C2:C500;COINCIDIR(H2;E2:E500;0)) y arrastra hasta I6.

Resumir con fórmulas: cuando no quieres una tabla dinámica

Hay quien prefiere quedarse en fórmulas. La hoja Resumen por zona hace ese papel: por cada zona, su total y su mejor vendedor.

Traer con ventas y nombre del vendedor con BUSCARV

=BUSCARV("Norte";Ventas!A2:E500;5;FALSO)

BUSCARV (en inglés VLOOKUP) busca la primera columna del rango y devuelve la columna que le indiques. Aquí busca la palabra Norte y devuelve el importe de la misma fila. Existe en todas las versiones de Excel, también en 2007 y 2010.

Una tabla resumen en una sola fórmula con AGRUPARPOR

=AGRUPARPOR(Ventas!B2:B500;Ventas!E2:E500;SUMA)

Visualizar los datos: el gráfico que cuenta la historia

Una imagen vale más que mil celdas. El gráfico de columnas agrupadas muestra la diferencia entre zonas de un vistazo; el de líneas, la tendencia en el tiempo.

1. Selecciona A1:B5.
2. Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. Clic en el gráfico y Diseño > Cambiar tipo de gráfico > Línea.

Formato condicional que reemplaza a un gráfico

1. Selecciona E2:E500.
2. Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos > Relleno degradado azul.
3. Repite con Escalas de color para ver de un vistazo qué ventas son altas y cuáles bajas.

Los errores que te van a salir (y cómo arreglarlos)

Estos cuatro errores son los más habituales al analizar datos en Excel. La mayoría se arreglan en menos de un minuto.

#¡REF! al arrastrar una fórmula de la tabla dinámica

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Importe";$A$3;"Zona";"Norte")

La causa es que Excel genera la fórmula con la ruta completa al arrastrar. Arreglo: desactiva Generar IMPORTARDATOSDINAMICOS en Analizar tabla dinámica > Opciones > pestaña Opciones, y escribe la fórmula a mano con la sintaxis correcta.

#¿NOMBRE? al usar BUSCARX o FILTRAR

=BUSCARX(A2;Ventas!A2:A500;Ventas!E2:E500)

La causa es la versión. BUSCARX y FILTRAR (en inglés XLOOKUP y FILTER) están en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; en Excel 2019 o 2016 no existen. Arreglo: usa BUSCARV o la combinación INDICE y COINCIDIR.

La tabla dinámica no muestra los datos nuevos

1. Selecciona la tabla dinámica.
2. Analizar tabla dinámica > Actualizar, o pulsa Alt+F5.
3. Si siguen sin aparecer, comprueba que el origen es una Tabla de Excel: la celda A1 debe tener el estilo de tabla. Si no lo es, conviértelo con Ctrl+T.

Filtros que filtran pero no suman

=SUBTOTALES(9;E2:E500)

La causa es usar SUMA, que ignora el filtro. Arreglo: sustituye por SUBTOTALES con el código 9 (suma) o 109 (suma ignorando también las filas ocultas a mano). El total se recalcula al cambiar el filtro.

Lo que Excel no da (y qué usar en su lugar)

Una hoja de Excel llega hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Para la mayoría de análisis eso sobra, pero hay casos en los que no basta: cuando los datos vienen de varios sistemas, cuando hay varios analistas a la vez, o cuando el histórico pasa de decenas de millones de filas.

Power BI (Microsoft) hereda lo que sabes de Excel: mismas tablas dinámicas, mismos gráficos, pero conectado a bases de datos grandes y con paneles que seactualizan solos. Python, con la biblioteca pandas, lee un millón de filas en un par de segundos y permite análisis estadístico que Excel no trae de serie. SQL es el lenguaje para preguntar a bases de datos directamente. Si tu hoja cabe en Excel y la usas tú solo, quédate en Excel; si la comparten tres personas, o los datos vienen de fuera, da el salto.

Lo que ya sabes hacer con el análisis de datos en Excel

• Limpiar una hoja antes de analizarla: convertirla en Tabla con Ctrl+T y quitar duplicados desde Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.
• Resumir quinientas filas con una tabla dinámica arrastrando campos a Filas y Valores, y cambiar entre suma, promedio y recuento.
• Filtrar por fecha con una escala de tiempo y ver el cambio al instante.
• Sacar el TOP 5 con K.ESIMO.MAYOR y cruzarlo con INDICE y COINCIDIR para traer el nombre del vendedor.
• Visualizar el resultado con un gráfico de columnas o con barras de datos del formato condicional.

El siguiente paso natural es conectar tu hoja de ventas a Power BI para ver el histórico mes a mes, o aprender Python con pandas si quieres visualizar sin tocar el ratón.