Lista desplegable en Excel: cómo crearla y editarla

Imagina una hoja de gastos compartida: cada persona escribe el concepto a su manera («Comida», «comida», «COMIDA») y al juntar todo es imposible. La lista desplegable de Excel obliga a elegir de un menú y unifica los datos. Al terminar este tutorial sabrás crear una, decidir entre escribir los valores a mano o sacarlos de un rango, copiarla a otras celdas, editarla y detectar lo que se cuela sin pasar por el menú. La herramienta está en todas las versiones de escritorio desde Excel 2007, en Excel para la web, en Mac y en el móvil.

Qué es una lista desplegable y para qué te sirve

Una lista desplegable es una flechita que aparece al seleccionar una celda: al pulsarla se abre un menú con los valores que tú has decidido, y la persona que rellena la hoja solo puede elegir uno de ellos. En la hoja de gastos del ejemplo, en la columna Concepto cada uno apuntaba lo que quería: «Comida», «comida», «COMIDA», «cena», «super». Al juntar por categoría salían cinco filas en lugar de una, y los gráficos y lasSUMAR.SI.CONJUNTO no cuadraban.

Con la lista desplegable la columna Concepto muestra solo cinco opciones fijas (Comida, Transporte, Ocio, Hogar, Salud) y todas las filas se pueden agrupar, filtrar y sumar sin sorpresas. La herramienta que lo hace se llama Validación de datos y, además de listas, sirve para limitar números, fechas y longitudes de texto. Está en Excel 2007 y posteriores, en Excel para la web, en Mac y en el móvil.

Dónde está y qué opciones tiene el cuadro de Validación de datos

La herramienta vive en la pestaña Datos, dentro del grupo Herramientas de datos, y se llama Validación de datos. Al abrirla aparece un cuadro con tres pestañas: Configuración, Mensaje de entrada y Alerta de error. En Configuración eliges qué se permite escribir; en Mensaje de entrada escribes lo que verá quien seleccione la celda; en Alerta de error decides qué pasa si escribe algo que no está en la lista.

Para una lista desplegable, en Permitir se elige Lista. Al hacerlo, el campo Origen se vuelve editable y aparece un icono de selección a su derecha: si pulsas ese icono, el cuadro se encoge para que señales un rango de la hoja con el ratón.

Permitir: Lista y las demás opciones del cuadro

De todas, Lista es la que se usa para que el lector elija de un menú: las demás opciones lo que se puede escribir, pero no muestran una flecha con opciones.

Origen: escribir los valores a mano o señalar un rango

El campo Origen admite dos formas de llenarse. La primera es escribir los valores separados por punto y coma, uno por cada opción: Comida;Transporte;Ocio;Hogar;Salud. Esta forma vale para listas cortas que no van a cambiar, como los días de la semana o los tipos de IVA.

La segunda es señalar un rango de la hoja: por ejemplo, $F$2:$F$6. Aquí va con dólares porque la lista se va a copiar a varias celdas y la referencia no debe moverse. Al pulsar el icono de selección que aparece a la derecha del campo, el cuadro se ajusta y puedes señalar el rango con el ratón. La ventaja es que, si cambias una celda del rango (por ejemplo, reescribes «Comida» como «Comidas»), la lista desplegable se actualiza al volver a abrir la celda.

Mensaje de entrada y Alerta de error

En la pestaña Mensaje de entrada escribes el título y el mensaje que verá quien seleccione la celda. Es un aviso suave, no obliga a nada: por ejemplo, «Elige la categoría del gasto». Las casillas «Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda» controla si aparece o no.

En la pestaña Alerta de error eliges qué pasa si se escribe algo que no está en la lista. Hay tres estilos:

• Detener: no deja escribir el valor no válido; es el que viene por defecto y el más seguro.
• Advertencia: muestra un aviso y pregunta si se quiere seguir; deja continuar.
• Información: muestra un aviso informativo y deja escribir el valor.

Para una hoja de gastos, Detener es lo habitual: no quieres que se cuelen valores nuevos sin querer.

Una lista desplegable con tus categorías en la hoja Gastos

La hoja de ejemplo tiene fechas en A2:A10, conceptos en B2:B10 e importes en C2:C10. Las categorías se escriben a mano en F2:F6 y la lista desplegable se aplica en B2:B10 con Permitir = Lista y Origen = $F$2:$F$6.

Escribir la lista a mano en el campo Origen

1. Selecciona B2:B10.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige Lista.
4. En Origen escribe Comida;Transporte;Ocio;Hogar;Salud.
5. Pulsa Aceptar.
6. Haz clic en B2 y pulsa la flecha: deben verse las cinco opciones.

Sacar la lista de un rango de la hoja

Misma hoja, pero ahora el Origen es el rango F2:F6. La ventaja es que cualquier cambio en la columna F se refleja en la lista.

1. Selecciona B2:B10 y abre Validación de datos.
2. En Origen escribe =$F$2:$F$6 (los dólares fijan la referencia).
3. Pulsa Aceptar.
4. En F2 cambia «Comida» por «Comidas».
5. Abre B2 y mira la flecha: la primera opción debe ser «Comidas».

Con un rango fijo

El rango $F$2:$F$6 es fijo: si en F7 escribes «Educación», la categoría nueva no aparece en la lista hasta que amplías el Origen a $F$2:$F$7. Es la trampa más común: añadir filas a la columna de categorías y olvidarse de actualizar la validación.

=$F$2:$F$6

Con una tabla de Excel que crece sola

La solución es convertir F2:F6 en una tabla de Excel. Así, al añadir una fila nueva, la tabla se amplía sola y la lista puede pasar a hacer referencia a la tabla completa.

1. Selecciona F2:F6 y pulsa Ctrl+T para crear la tabla. Confirma que tiene encabezados.
2. En la pestaña Diseño de tabla, cambia el nombre a Categorias.
3. Vuelve a abrir Validación de datos en B2:B10.
4. En Origen escribe =Categorias[Categorías] (o =INDIRECT("Categorias[Categorías]") en algunas versiones).
5. Acepta y comprueba la flecha de B2: debe mostrar las cinco categorías.

Copiar y mover la lista a más celdas y a otras hojas

Para replicar la lista en celdas contiguas, basta con copiar y pegar. Para moverla a otra hoja, se pega normal y se ajusta la referencia del Origen para que apunte a la hoja nueva.

1. Selecciona B2 y pulsa Ctrl+C.
2. Selecciona B3:B10 y pulsa Ctrl+V. Las celdas pegadas ya tienen la flecha.
3. Crea una hoja llamada Ciudades y rellena A2:A9 con Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla, Bilbao, Zaragoza, Málaga y Murcia.
4. En la hoja Gastos, selecciona D2:D20.
5. Abre Validación de datos, elige Permitir = Lista y en Origen escribe =Ciudades!$A$2:$A$9.
6. Acepta y comprueba la flecha de D2.

Editar, añadir elementos y borrar la lista cuando ya no la necesitas

Para modificar la lista hay que volver al mismo cuadro. No hace falta borrar la regla y empezar de cero: se cambia el Origen y se acepta.

1. Selecciona la celda con la lista (por ejemplo, B2).
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. Cambia el Origen: añade «Educación» al final si lo escribiste a mano, o amplía el rango a $F$2:$F$7 si usas la columna F.
4. Pulsa Aceptar.
5. Para borrar la regla, abre el mismo cuadro y pulsa Borrar todos.

Por qué la lista deja pasar datos malos y cómo detectarlos

La lista desplegable no es un candado: quien escribe puede saltarla de varias formas, y los datos antiguos (los que ya estaban antes de aplicar la regla) no se validan. Por eso, una vez creada la lista, hay que revisar la hoja para ver qué hay detrás.

La herramienta para eso es Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos. Dibuja un círculo rojo alrededor de cada celda que no cumple la regla, y se quita con Validación de datos > Borrar los círculos de validación.

Pegar encima se salta la validación

Aunque la celda B5 tenga una lista desplegable, si copias «comidas» desde otra celda y pegas con Ctrl+V, la celda queda con ese valor y la lista no avisa. La validación solo actúa al escribir a mano, no al pegar.

1. Copia una celda que tenga «comidas» (por ejemplo, B2 de otra hoja).
2. Selecciona B5 en la hoja Gastos y pulsa Ctrl+V.
3. La celda B5 muestra «comidas», que no está en la lista, y la flecha no avisa.
4. Para detectarlo, abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y pulsa Rodear con un círculo datos no válidos. B5 debe quedar rodeada de rojo.

La lista no muestra las categorías nuevas

Si el Origen es $F$2:$F$6 y añades «Educación» en F7, la flecha de B2 sigue mostrando solo cinco valores. La validación no se entera de que el rango creció. Hay dos arreglos: ampliar el Origen a $F$2:$F$7, o pasar a una tabla de Excel como se vio antes.

La opción Validación de datos aparece en gris

Si la hoja está protegida o compartida, el botón Validación de datos se desactiva y no se puede abrir el cuadro. Para volver a usarlo, hay que desproteger la hoja desde Revisar > Proteger > Desproteger hoja, o dejar de compartirla desde Revisar > Proteger > Dejar de compartir libro.

Listas desplegables en Excel para la web, en Mac y en el móvil

En Excel para la web, Validación de datos está en la misma pestaña Datos, con las mismas opciones de Lista, Origen a mano o por rango, y los tres estilos de Alerta de error. La interfaz es algo más sencilla, pero la flecha funciona igual. Lo que no tiene la versión web son algunas opciones avanzadas de la pestaña Alerta de error, pero para listas cortas es más que suficiente.

En Excel para Mac la ruta es Datos > Validación de datos, con el mismo cuadro y los mismos campos. La pestaña se llama Datos en español y los botones tienen la misma forma. En el móvil (iPhone, iPad y Android), la opción está en la pestaña Datos de la cinta: al pulsar Validación de datos se abre un cuadro reducido con Permitir, Origen y Estilo, suficiente para crear la lista sobre la marcha.

Lo que ya sabes hacer con las listas desplegables y el siguiente paso

• La herramienta está en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y sirve para listas, números, fechas, horas, longitudes de texto y reglas con fórmula.
• Para una lista desplegable se elige Permitir = Lista y se rellena Origen a mano (con punto y coma) o señalando un rango con dólares ($F$2:$F$6).
• Las pestañas Mensaje de entrada y Alerta de error controlan el aviso al seleccionar la celda y la reacción al escribir algo fuera de la lista, con los estilos Detener, Advertencia e Información.
• La validación no se aplica a lo que ya estaba escrito ni a lo que se pega encima; para detectarlo, Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos.
• Una tabla de Excel (Ctrl+T) hace que la lista crezca sola al añadir categorías, sin tocar la validación.

El siguiente paso es usar nombres definidos (Fórmulas > Nombres definidos > Definir nombre) para que el Origen sea legible (=Categorias en lugar de =$F$2:$F$6) y se pueda reutilizar en varias hojas del mismo libro.

Dudas al usar listas desplegables en Excel