Convertir un PDF a Excel con Power Query: guía para empezar

Si tienes un PDF con una tabla que necesitas ordenar, filtrar o sumar —un extracto bancario, una factura, un listado de precios—, en este tutorial verás cómo pasarlo a una hoja de Excel editable. Al terminar sabrás hacerlo desde el navegador (iLovePDF y Adobe Acrobat en línea), con un programa de escritorio (Able2Extract) y directamente desde Excel con Power Query, además de revisar y limpiar el resultado.

Las funciones de Power Query que se usan están en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; las páginas web y los programas de conversión funcionan con cualquier versión posterior de Excel.

Qué consigues al pasar un PDF a Excel y cuándo merece la pena

Un PDF es, en la mayoría de los casos, una «foto» de un documento: conserva la maquetación, las tipografías y la posición de cada elemento, pero sus letras no son texto editable. Por eso, cuando necesitas operar con esos datos —sumar importes, filtrar por fecha, cruzar con un catálogo— el PDF se queda corto y Excel encaja mejor. Convertirlo consiste en detectar las filas y columnas de la tabla dentro del PDF y escribirlas en celdas reales de un libro de Excel.

Lo que ganas: los datos pasan a celdas reales, con sus valores separados en A, B, D…; puedes filtrar, ordenar, sumar con =SUMA, buscar con BUSCARV (VLOOKUP) o BUSCARX (XLOOKUP) y tratarlos como cualquier tabla. Lo que se pierde: las tipografías originales, las imágenes incrustadas, los colores y la maquetación exacta. Si lo que tienes delante es una factura escaneada, además, necesitarás OCR: un reconocimiento de caracteres que «adivina» las letras a partir de la imagen.

Merece la pena convertir cuando vas a reutilizar los datos más de una vez. Si solo vas a leerlos una vez, basta con abrirlos en un visor de PDF.

Los tres caminos que tienes para hacerlo

Tienes tres vías, y cada una se adapta a un caso distinto. Elige según el tipo de archivo y según las herramientas que ya tengas:

• Herramienta online (iLovePDF o Adobe Acrobat en la web): subes el PDF, eliges el formato de salida (XLSX o XLS) y descargas el archivo. Funciona con cualquier PDF pequeño o mediano; necesitas conexión a internet. iLovePDF tiene un modo Sin OCR, pensado para PDFs generados por un ordenador, y un modo OCR, para PDFs escaneados.
• Programa de escritorio (Able2Extract): lo instalas en Windows, Mac o Linux, y convierte sin subir nada a internet. Útil cuando manejas muchos archivos o datos sensibles.
• Power Query dentro de Excel: Excel trae, desde la versión 2021 y en Microsoft 365, un importador que abre un PDF directamente como una hoja, sin convertir nada fuera. La ruta es Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF.

Convertir un PDF a Excel desde el navegador con iLovePDF o Adobe Acrobat

Vamos con un PDF pequeño de ejemplo: una tabla de cuatro columnas (Fecha, Concepto, Importe, IVA) y seis filas con importes. La idea es que veas el proceso tal y como lo verás tú.

Pasos a seguir en iLovePDF:

1. Abre ilovepdf.com en el navegador y entra en «PDF a Excel».
2. Pulsa «Seleccionar archivo PDF» y sube el PDF de ejemplo.
3. Elige el formato de salida. Verás dos opciones: «XLSX» y «XLS».
4. Pulsa «Convertir a Excel» y descarga el archivo.

Pasos a seguir en Adobe Acrobat en línea:

1. Abre acrobat.adobe.com y entra en «Convertir PDF a Excel».
2. Sube el archivo, elige XLSX o XLS y descarga.

El modo Sin OCR y el modo OCR de iLovePDF

iLovePDF ofrece dos modos para un mismo PDF. El modo Sin OCR está pensado para PDFs generados por un programa (factura electrónica, extracto bancario descargado): las letras ya son texto, así que la conversión es rápida y la tabla sale casi limpia. El modo OCR está pensado para PDFs escaneados o fotografiados: el servicio aplica reconocimiento óptico de caracteres antes de extraer la tabla, por lo que tarda más y puede equivocar alguna letra.

Pasos a seguir para comparar los dos modos:

1. Sube el mismo PDF en los dos modos.
2. Descarga ambos resultados y compáralos con el PDF abierto al lado.
3. Decide cuál se parece más al original.

Cuándo sale tabla limpia: cuando el PDF es digital (no escaneado) y la tabla tiene líneas claras entre filas y columnas. Cuándo hay que revisar celdas: cuando el PDF es escaneado, cuando las columnas no están separadas por líneas o cuando la tipografía es rara. iLovePDF admite hasta 14 idiomas en el OCR, entre ellos español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano.

Abrir el archivo convertido en tu Excel sin que se descuadre

Después de descargar el XLSX, ábrelo en Excel y revisa antes de seguir trabajando.

Pasos a seguir al abrir el archivo:

1. Doble clic sobre el XLSX o, en Excel, pulsa Ctrl+A para abrir el cuadro y elige Archivo > Abrir > el archivo.
2. Revisa la hoja: ¿las columnas se llaman como en el PDF? ¿los importes son números o texto?
3. Si ves números almacenados como texto, selecciónalos, pulsa el icono de aviso verde y elige «Convertir en número».
4. Si queda algún resto del PDF (saltos de línea, espacios dobles), abre Ctrl+L (Buscar y reemplazar) y limpia lo que sobre.

XLSX, XLS y la compatibilidad según tu versión de Excel

Elegir XLSX o XLS no es cuestión de capricho, sino de qué versión de Excel usas. XLSX es el formato desde Excel 2007 y lo abren Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365 sin instalar nada. Si guardas en XLSX y luego abres en Excel 2003 o anterior, no lo abrirá. XLS es el formato antiguo de Excel 97-2003, con un máximo de 65.536 filas, y solo lo necesitas si trabajas con esa versión o con un programa que solo acepte XLS. Para Excel 2003 y anteriores hace falta el paquete de compatibilidad de Office, que Microsoft dejó de distribuir, así que lo más sencillo es trabajar siempre con XLSX.

Cuando prefieres un programa de escritorio: Able2Extract

Si tienes que convertir muchos PDF o no quieres subir archivos a internet, Able2Extract es una alternativa de escritorio. Funciona en Windows, Mac y Linux.

Pasos a seguir con Able2Extract:

1. Instala el programa desde su web oficial y ábrelo.
2. Arrastra el PDF o usa Archivo > Abrir para cargarlo.
3. En la barra lateral, elige el botón «A Excel».
4. Selecciona el área de la tabla con el ratón y previsualiza el resultado.
5. Pulsa «Convertir» y guarda como XLSX.

La conversión por lotes está disponible en la versión de pago: con Archivo > Agregar archivos puedes cargar varios PDF y convertirlos a la vez con el mismo ajuste.

Traer el PDF a Excel sin convertirlo: Power Query desde un PDF

Desde Excel 2021 y Microsoft 365 hay una opción que evita el paso de convertir fuera: Power Query abre el PDF directamente.

Pasos a seguir con Power Query:

1. Abre Excel y, en una hoja en blanco, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF.
2. Elige el PDF y pulsa Importar.
3. En el panel Navegador, Power Query muestra las páginas y las tablas que ha detectado. Selecciona la tabla que te interesa.
4. Pulsa «Cargar» para llevarla a la hoja, o «Cargar en…» para elegir si la pones como tabla, como conexión o en el Modelo de datos.

Power Query desde una carpeta llena de PDF

Cuando tienes muchos archivos con la misma estructura (extractos mensuales, albaranes de un proveedor), Power Query puede combinarlos todos de una vez.

Pasos a seguir para combinar PDFs:

1. Copia todos los PDF a una carpeta.
2. En Excel, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde carpeta.
3. Elige la carpeta y pulsa Abrir.
4. En la vista previa, pulsa «Combinar y transformar datos», elige la tabla que te interesa y acepta.
5. Power Query crea una sola tabla con las filas de todos los saltos, una columna extra con el nombre del archivo y otra con la fecha de modificación.

Conviene frente a convertirlos uno a uno cuando los archivos son muchos y tienen la misma estructura: ahorras tiempo y evitas errores al copiar.

Por qué la tabla importada no encaja en tu hoja

Aunque la conversión salga bien, al abrir el XLSX suelen aparecer tres tropiezos. Vamos uno por uno.

Los números llegan como texto y SUMAR no funciona

El error más común. El importe «1.250,00» llega como texto en lugar de número, así que =SUMA(D2:D6) da 0 y los filtros no funcionan.

=VALOR(D2)

Arreglo: tres formas. Pulsa sobre el triángulo verde de aviso de la celda y elige «Convertir en número». O copia una celda vacía, selecciónala, ve a Ctrl+Mayús+V (Pegado especial), elige «Multiplicar» y acepta. O usa la fórmula =VALOR(D2) en una columna nueva y copia el resultado encima.

Las columnas se montan o las filas se parten

El OCR no siempre acierta: a veces pone el IVA y el importe en la misma celda, otras veces corta una fila a la mitad. La causa es que el PDF no tiene líneas claras o la tipografía es irregular.

Arreglo: revisa la tabla en la previsualización antes de descargar. Si ya lo descargaste, mueve manualmente los datos o vuelve al PDF original y repite con el modo OCR eligiendo bien el idioma.

El PDF está protegido con contraseña y no se puede convertir

Si el PDF pide contraseña al abrirlo, los conversores no pueden leerlo.

Pasos a seguir para desbloquearlo:

1. Abre el PDF en un visor (Adobe Acrobat, navegador, etc.) y escribe la contraseña.
2. Archivo > Guardar como y guárdalo sin contraseña.
3. Sube esa copia nueva al conversor.

Si no tienes la contraseña, no se puede convertir: ni iLovePDF, ni Able2Extract ni Power Query pueden saltársela.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

Cuatro claves para recordar:

• Elige siempre XLSX salvo que uses Excel 2003 o anterior.
• Al abrir el archivo, revisa si los importes son números o texto antes de hacer nada.
• Conoce los dos modos de iLovePDF: Sin OCR para PDFs digitales, OCR para escaneados.
• Si tienes Excel 2021, 2024 o Microsoft 365, prueba primero Power Query: te ahorras un paso.

El siguiente paso natural es limpiar la tabla que acabas de obtener: aplicar formato de número a los importes, eliminar duplicados con Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados, o cruzarla con un catálogo usando BUSCARX (en Excel 2021 y Microsoft 365). Si vas a reutilizar los datos a menudo, convierte la tabla en una tabla de Excel con Ctrl+T para que los nuevos registros se sumen automáticamente a los rangos y a las fórmulas.

Dudas al pasar un PDF a Excel