Power Query en Excel: qué es y para qué sirve

Power Query (también llamado Obtener y transformar datos) es la herramienta de Excel pensada para importar datos, limpiarlos y dejarlos listos para analizar, sin tocar fórmulas. En este tutorial vamos a usar una hoja de pedidos que llega como CSV con códigos, fechas, importes y nombres de cliente con espacios de más; Power Query los importa, los limpia y los une con la hoja de clientes, igual que haría un BUSCARV, pero sin escribir la fórmula. Al terminar sabrás cargar un CSV, quitar columnas, cambiar tipos, dividir textos, combinar dos consultas, anexar tablas y actualizar todo con un clic. Funciona integrado desde Excel 2016, como complemento en 2010 y 2013, y también en Excel para la web y para Mac (estos dos últimos con menos conectores).

Qué es Power Query y para qué sirve

Power Query es un motor de importación y limpieza de datos que vive dentro de Excel. Tú le dices de dónde sacar la información (un CSV, una carpeta, una base de datos, una página web), él te la enseña en una vista previa y, con clics, vas aplicando transformaciones: quitar columnas vacías, cambiar el tipo de dato, dividir un nombre por el espacio, reemplazar valores, unir dos tablas. Cada clic se graba como un paso. La siguiente vez que pulses Actualizar, Power Query repite todos los pasos sobre los datos nuevos sin que toques nada.

En este tutorial usaremos una hoja de Pedidos que llega cada semana como pedidos.csv con columnas sucias (espacios, importes como texto, un campo S/N que debería ser un cero) y una hoja de Clientes con el nombre y la ciudad de cada uno. El problema clásico es copiar a mano o montar BUSCARV enormes; Power Query lo hace con clics y se puede refrescar cuando cambia el archivo.

Las dos partes de Power Query: la cinta y el editor

Power Query tiene dos zonas claramente separadas. La primera es la cinta normal de Excel, en la pestaña Datos, donde está el botón Obtener datos y donde después aparece el panel Consultas y conexiones con todas las consultas del libro. La segunda es el Editor de Power Query, una ventana propia que se abre cuando editas una consulta: tiene su propia cinta (Inicio, Transformar, Agregar columna, Vista), una cuadrícula de vista previa con los datos y, a la derecha, el panel Pasos aplicados que lista, en orden, cada transformación que has hecho.

La cuadrícula es solo una vista previa: lo que cambias ahí se aplica a la consulta y queda grabado en un paso. Cuando cierras el editor con Inicio > Cerrar y cargar, el resultado baja a una hoja nueva en forma de tabla.

Dónde está y desde qué versión existe

En Excel de escritorio, abre la pestaña Datos y busca el grupo Obtener y transformar datos: ahí está Obtener datos, con submenús para Desde archivo (CSV, TXT, Excel, PDF), Desde base de datos, Desde otras fuentes (web, tabla, lista) y Desde consultas de Power Platform.

Traer tu primer archivo CSV y cargarlo en una hoja

Vamos a cargar pedidos.csv con cinco filas y cinco columnas. El archivo está en C:\Datos\pedidos.csv y usa coma como delimitador.

1. Abre Excel en blanco y ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV.
2. En el cuadro Abrir, ve a C:\Datos, elige pedidos.csv y pulsa Importar.
3. Aparece la vista previa con el botón Cargar en abajo a la derecha; púlsalo.
4. En el cuadro Importar datos, deja marcada Tabla y la celda $A$1 de la hoja actual; pulsa Aceptar.

Verás la tabla cargada en una hoja nueva llamada pedidos. La columna Monto ha quedado como número decimal y la columna Fecha como fecha corta.

Elegir el delimitador y la codificación en la vista previa

Si el CSV no se reparte bien, pulsa Transformar datos en lugar de Cargar en y entrarás al editor. El cuadro de vista previa tiene un desplegable Delimitador y un botón Origen del archivo con la Codificación.

Si la codificación está mal (por ejemplo, 1252 en lugar de 65001), verás «Ana López» en vez de «Ana López». Cambia a 65001 y la vista previa se corrige sola.

Cargar en una tabla o solo crear la conexión

Al pulsar Cargar en se abre un cuadro con dos opciones: Tabla y Solo crear conexión.

Limpiar columnas sin tocar fórmulas: quitar, renombrar y cambiar tipo

Con la consulta pedidos ya cargada, vamos a limpiarla. Haz doble clic sobre la consulta en el panel Consultas y conexiones para abrir el editor.

1. Selecciona la columna Moneda, clic derecho y elige Quitar columna.
2. Selecciona la columna Folio, clic derecho y elige Cambiar nombre; escribe Id.
3. Selecciona la columna Fecha; en la cinta del editor ve a Transformar > Tipo de dato > Fecha.
4. Selecciona la columna Monto; ve a Transformar > Tipo de dato > Número decimal.
5. Cierra con Inicio > Cerrar y cargar.

Quitar duplicados y filtrar filas en la vista previa

Seguimos en el editor. Ahora eliminamos duplicados por Id y descartamos una fila de prueba.

1. Clic derecho sobre la columna Id y elige Quitar duplicados.
2. Clic en la flecha del encabezado de Fecha y desmarca 06/01/2026 para quedarte solo con el primer día.
3. En la cinta del editor, Inicio > Quitar filas > Quitar filas superiores; escribe 1 para descartar el primer registro.

Dividir una columna y reemplazar valores desde la cinta del editor

La columna NombreCliente trae espacios sobrantes y «S/N» en Monto. Vamos a limpiarla.

1. Selecciona NombreCliente y ve a Transformar > Dividir columna > Por delimitador; elige Espacio y En cada aparición del delimitador, de izquierda a derecha.
2. Selecciona las dos columnas nuevas y ve a Transformar > Formato > Quitar espacios.
3. Selecciona la columna Monto, clic derecho y elige Reemplazar valores; en Valor a buscar escribe S/N y en Reemplazar con escribe 0.

Combinar dos consultas: el equivalente a BUSCARV sin escribir fórmulas

Ahora tenemos una hoja Clientes con tres columnas: Id, Nombre y Ciudad. Vamos a crear una consulta Clientes desde esa hoja (clic en cualquier celda de la tabla y elige Datos > Desde tabla o rango) y después, desde la consulta pedidos, le añadimos Nombre y Ciudad como si fuera un BUSCARV.

1. En el editor de la consulta pedidos, ve a Inicio > Combinar > Combinar consultas.
2. En la parte superior elige la tabla pedidos; en la inferior, Clientes.
3. Clica en la columna Id de ambas tablas para marcarlas como clave de unión.
4. Marca la casilla Solo crear conexión para no duplicar la tabla Clientes.
5. Pulsa Aceptar; aparece una nueva columna Clientes con el valor Table.
6. Pulsa el icono de expandir a la derecha de su encabezado y marca Nombre y Ciudad; desmarca Usar el nombre de la columna original como prefijo.

Combinar binarias en Excel: la versión clásica del VLOOKUP

El botón Combinar de la cinta del editor abre el mismo cuadro pero con las dos tablas en columnas separadas y un desplegable para elegir qué columnas traer. Es la forma «clásica» del VLOOKUP: la tabla izquierda es la maestra, la derecha es la de búsqueda.

Anexar consultas: unir tablas con las mismas columnas

Para unir tablas con las mismas columnas (por ejemplo, Ventas2025 y Ventas2026) se usa Anexar consultas.

1. En el editor, ve a Inicio > Anexar consultas > Anexar consultas.
2. Elige la Tabla principal (Ventas2025) y la Tabla que se va a anexar (Ventas2026).
3. Pulsa Aceptar.

Actualizar cuando cambian los datos de origen

El verdadero ahorro llega aquí. Abre C:\Datos\pedidos.csv con el Bloc de notas, añade una fila nueva y guárdalo. Vuelve a Excel y pulsa Datos > Consultas y conexiones > clic derecho sobre pedidos > Actualizar.

Verás cómo la fila nueva aparece en la hoja y todas las transformaciones (quitar duplicados, dividir, reemplazar) se han aplicado solas. Si has cambiado la estructura (por ejemplo, has renombrado una columna en el CSV), la consulta mostrará un paso en rojo con el mensaje No se encuentra la columna «Moneda». Haz doble clic en el paso roto y corrige el nombre.

Por qué falla una consulta y cómo leer los errores del editor

Power Query no rompe la hoja: deja el resultado anterior y marca el paso que falla en rojo en el panel Pasos aplicados. Al hacer clic en ese paso aparece un mensaje en la parte inferior del editor que suele empezar por Expression.Error: o DataSource: .... Vamos a ver tres casos reales.

La columna viene como texto y los números no suman

Los números aparecen alineados a la izquierda y =SUMA(C2:C10) da 0.

La causa es que Power Query la importó como texto (porque el CSV traía S/N). Solución: en el editor, clic en el icono ABC a la izquierda del encabezado Monto y elige Número decimal. Si después siguen saliendo a la izquierda, hay un espacio delante: añade el paso Transformar > Formato > Quitar espacios antes del cambio de tipo.

La actualización marca Error en el origen

Al pulsar Actualizar aparece DataSource: No se puede encontrar el archivo 'C:\Datos\pedidos.csv'.

La causa es que moviste pedidos.csv a otra carpeta. Solución: clic derecho sobre la consulta en el panel Consultas y conexiones > Propiedades y cambia la ruta en Configuración de origen del archivo.

Un paso queda gris y no deja borrar el siguiente

Power Query no permite borrar un paso intermedio si el siguiente depende de él: el paso aparece en gris claro con un candado. La solución no es borrarlo, sino insertar uno nuevo entre medias.

Basta con hacer la transformación que querías en la cuadrícula: Power Query añadirá un paso en su sitio correcto y actualizará los siguientes automáticamente.

Lo que Power Query no hace bien y qué usar en su lugar

Power Query transforma tablas enteras, no calcula celda sueltas. Si necesitas un cálculo en una celda concreta (por ejemplo, el IVA de la fila 2), sigue usando fórmulas de Excel: =C2*0,21. Power Query tampoco tiene todas las funciones de Excel: para una lógica compleja (condiciones anidadas, bucles, recuentos por condición) tienes dos caminos: una columna personalizada con una fórmula en lenguaje M (no en el idioma de las celdas), o el propio Excel con SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO o SI sobre la tabla cargada. Por último, en Excel para Mac y en Excel para la web faltan conectores que sí están en Windows (algunos orígenes de bases de datos y servicios en la nube): si trabajas en Mac y necesitas uno de esos, mueve el archivo a Windows o usa Power Query desde el navegador de Microsoft 365 con la limitación de que las consultas pesadas tardan más.

Lo que ya sabes hacer con Power Query y el siguiente paso

• Importar un CSV eligiendo delimitador y codificación desde la cinta Datos.
• Limpiar columnas: quitar, renombrar, cambiar tipo, dividir, reemplazar y quitar duplicados.
• Combinar dos consultas como si fuera un BUSCARV, sin escribir fórmulas.
• Anexar tablas con las mismas columnas en una sola.
• Actualizar todo con un clic cuando cambia el origen.

El siguiente paso natural es abrir el Editor avanzado (Inicio > Editor avanzado) para ver el lenguaje M que hay debajo de tus pasos: ahí entenderás por qué cada clic se traduce en una función Table.SelectRows, Table.SplitColumn o Table.ReplaceValue, y podrás escribir transformaciones que la cinta no tiene.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar Power Query en Excel