Power Pivot y Power BI en Excel: guía para empezar

Power Pivot y Power BI pueden seeming dos temas distintos, pero en este tutorial parten del mismo libro de ventas. Usaremos Power Pivot para cargar datos, relacionar clientes y crear medidas DAX dentro de Excel. Después veremos qué cambia cuando el trabajo pasa a un informe de Power BI.

La práctica necesita una versión de escritorio de Excel que incluya Power Pivot y Power Query. Power Query está integrado desde Excel 2016; Power Pivot aparece en determinadas ediciones y versiones de escritorio. La disponibilidad concreta debe comprobarse en el Excel del lector, y no se puede asumir que Excel para Mac o Excel para la web ofrezcan el mismo conjunto de herramientas. Los datos y las funciones de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Qué es Power Pivot y cuándo conviene usarlo

Piensa en un libro de ventas que reúne información en varias hojas: una tabla con las ventas y otra con los clientes. Una tabla dinámica normal puede resumir una hoja, pero Power Pivot permite cargar ambas tablas en un modelo de datos, relacionarlas mediante una columna común y analizarlas juntas.

Por ejemplo, puedes tomar el importe total de cada venta, relacionarlo con la ciudad del cliente y comparar el resultado por ciudad, producto o cliente. Power Pivot también permite crear medidas con DAX, que son cálculos reutilizables para el modelo.

Qué versión de Excel necesitas para usar Power Pivot

Antes de empezar, comprueba que tu Excel es una versión de escritorio compatible y que la pestaña Power Pivot aparece en la cinta de opciones.

• En Excel 2016, Power Query ya está integrado.
• Power Pivot está disponible en algunas ediciones de escritorio, como Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024 y determinadas ediciones de Excel 2019 o 2016.
• En Excel 2010 y Excel 2013 puede aparecer como complemento.
• Excel para Mac, Excel para la web y algunas ediciones de Windows pueden no ofrecer Power Pivot.

Para comprobarlo:

1. Abre Excel.
2. Pulsa Archivo > Opciones.
3. Selecciona Complementos.
4. En Administrar, elige Complementos COM.
5. Pulsa Ir.
6. Busca Microsoft Power Pivot for Excel y márcalo si está disponible.
7. Después, revisa la cinta de opciones.

Cargar ventas en el modelo de datos

Vamos a construir un libro de ventas de una tienda. La hoja Ventas tendrá una fila por operación y un importe que después podremos totalizar desde el modelo.

1. Crea una hoja y llámala Ventas.
2. Escribe los encabezados y los datos de la hoja anterior.
3. Selecciona A1:D6.
4. En la cinta, abre:

1. Elige una importación desde el propio libro o la opción que permita cargar el rango en el modelo de datos.
2. Selecciona la tabla de Ventas.
3. Elige Cerrar y cargar en el modelo de datos.

Después abre:

En la ventana de Power Pivot deberían aparecer los campos Fecha, Producto, Unidades e Importe. También debes ver la hoja Ventas en la lista de tablas del modelo.

Relacionar ventas con la tabla de clientes

Ahora añadimos la información de los clientes. Para que las ventas tengan un clienteID, añade esa columna a la tabla Ventas y asígnala el identificador correspondiente.

En la hoja Ventas, añade una columna ClienteID y asigna estos valores:

Después selecciona A1:E6, vuelve a usar Obtener y transformar datos y carga la hoja Clientes en el modelo de datos.

Abre Power Pivot > Administrar y cambia a Vista de diagrama. Arrastra Clientes[ClienteID] hasta Ventas[ClienteID]. La relación debe aparecer como una línea entre ambas tablas.

Crear una medida DAX para totalizar ventas

Una medida DAX no se escribe en una celda de Excel. Se crea en la ventana de Power Pivot para que el modelo pueda reutilizarla en tablas, gráficos e informes.

Abre:

1. Selecciona la tabla Ventas.
2. En la cinta de Power Pivot, elige Inicio > Medidas > Nueva medida.
3. Escribe esta fórmula y pulsa Entrar:

=SUM(Ventas[Importe])

1. Crea una segunda medida con esta fórmula:

=SUM(Ventas[Unidades])

La suma manual confirma el resultado: 1.500 + 1.000 + 1.000 + 1.200 + 800 = 5.500, y 3 + 5 + 2 + 1 + 4 = 15.

Analizar el modelo con una tabla dinámica

Desde Power Pivot puedes crear una tabla dinámica basada en el modelo, no solo en una hoja. La relación entre ventas y clientes permitirá cruzar el importe con la ciudad.

1. En Power Pivot, selecciona Ventas > Medidas > Importe total.
2. Pulsa Insertar tabla dinámica.
3. En el cuadro de campos, arrastra Cliente a Filas.
4. Arrastra Ciudad a Columnas.
5. Arrastra Importe total a Valores.
6. Arrastra Producto a Filtros.
7. Acepta la creación de la tabla dinámica en una hoja nueva.

1. Escribe la nueva fila en la tabla.
2. Ve a Datos.
3. Pulsa Actualizar.
4. Comprueba que el total del importe pasa de 5.500 a 6.200.
5. Comprueba que las unidades pasan de 15 a 17.
6. Abre la tabla dinámica y actualízala con Analizar tabla dinámica > Actualizar, o con Alt+F5.

Los pasos de Power Query se conservan, de modo que no tienes que repetir manualmente todas las transformaciones. La actualización de Power Pivot actualiza el modelo; la tabla dinámica normal necesita su propia actualización cuando el origen no es una consulta del modelo.

Power Pivot y Power BI: qué relación tienen y cuándo usar cada uno

Power Pivot trabaja dentro de Excel y crea un modelo local de datos que puedes analizar con tablas y gráficos dinámicos. Power BI Desktop es una aplicación independiente para crear informes visuales, paneles y visualizaciones con conectores.

El recorrido mínimo es:

1. Preparar y limpiar datos con Power Query.
2. Crear un modelo y relaciones con Power Pivot.
3. Validar las medidas DAX en Excel.
4. Guardar el libro con el modelo.
5. Usar ese libro como punto de partida para un informe de Power BI, si la versión y el flujo de trabajo lo permiten.

Qué funciones y pruebas antes de compartir el archivo

Antes de entregar el libro, comprueba estos puntos:

• Que la hoja Ventas contiene todas las filas y que la tabla se actualiza.
• Que la hoja Clientes está cargada en el modelo.
• Que la relación ClienteID a ClienteID sigue activa.
• Que Importe total devuelve 6.200 después de la sexta venta.
• Que Unidades totalizadas devuelve 17.
• Que la tabla dinámica se actualiza y conserva los filtros.
• Que el archivo se guarda en un formato que conserva el modelo, como .xlsx si no hay macros.
• Que la persona que lo abre tiene Power Pivot habilitado.

Prueba el archivo en un equipo limpio si el destinatario no usa la misma edición. Si alguien no tiene el complemento, puede no ver el modelo ni las medidas aunque el archivo se haya guardado correctamente.

Límites y errores habituales con Power Pivot

• No aparece la pestaña Power Pivot. Comprueba la edición, la versión, el sistema y el complemento en Archivo > Opciones > Complementos.
• No se crea la relación. Las columnas deben contener tipos compatibles y valores comparables. Revisa que ambas sean ClienteID y que no tengan textos o espacios distintos.
• La medida devuelve un valor inesperado. Comprueba que la fórmula usa la tabla correcta y que el campo de Importe es numérico.
• Power Query no está disponible. La opción depende de la versión y del canal; en versiones antiguas puede necesitarse instalar el complemento.
• El modelo tarda en actualizar. Comprueba que las consultas no están duplicando filas y evita transformations innecesarias en tablas grandes.

Lo que ya sabes hacer con Power Pivot y Power BI

• Cargar la hoja Ventas en el modelo de datos.
• Añadir y relacionar la tabla Clientes mediante ClienteID.
• Crear las medidas Importe total y Unidades totalizadas con DAX.
• Insertar una tabla dinámica con clientes, ciudades, productos e importes.
• Actualizar el modelo después de incorporar una venta.
• Distinguir el análisis dentro de Excel del flujo de información en Power BI.

El siguiente paso es crear una medida, como Ventas de teclado, y valorar la incorporación del mismo modelo a un informe de Power BI.

Dudas al usar Power Pivot y Power BI