Pasar un PDF a Excel significa llevar el contenido de un documento pensado para imprimir (facturas, listados, extractos) a una hoja con celdas donde puedas filtrar, sumar y ordenar. Hay tres formas de hacerlo: una web que convierte y descarga el .xlsx, copiar la tabla directamente desde el lector de PDF, y Power Query cuando el PDF ya trae tablas pensadas para importar. Al terminar sabrás elegir el método según el PDF que tengas delante, revisar las cifras que llegan mal y dejar los datos limpios en tu hoja.
El método de la web sirve desde cualquier versión de Excel; copiar y pegar sirve en todas; Power Query está integrado desde Excel 2016 en adelante y también en Excel para Microsoft 365.
=BUSCARV(...)); en Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos) se separan con coma.Por qué un PDF no se «abre» directamente en Excel
Un PDF guarda páginas pensadas para imprimir: cada elemento (un título, una cifra, una imagen) está colocado en una posición de la página con coordenadas fijas, no dentro de una tabla con filas y columnas. Excel, en cambio, trabaja con una cuadrícula de celdas (A1, B2, C3) donde cada dato vive en una dirección concreta.
Cuando «pasas» un PDF a Excel, lo que ocurre de verdad es que un programa lee el texto del PDF, intenta adivinar qué va con qué y lo reparte en celdas. Si el PDF tiene texto seleccionable (puedes marcar las palabras con el cursor), el reparto suele salir bien. Si el PDF es una foto escaneada, primero hay que reconocer el texto (OCR) para poder repartirlo.
Las tablas mal formadas y las fotos no se interpretan solas. Por eso, después de cualquier conversión, hace falta revisar: comprobar que cada importe quedó en su celda, que los decimales están con coma, que no hay cifras pegadas como texto que no suman.
Las tres formas reales de pasar un PDF a una hoja de Excel
- Una web que convierte y descarga el .xlsx (Adobe Acrobat online, iLovePDF, Smallpdf): subes el PDF, la herramienta lo procesa y te devuelve un archivo Excel. Sirve para PDFs con texto seleccionable; con PDF escaneado hace falta OCR. Es el camino más rápido cuando solo necesitas el resultado y no quieres tocar nada.
- Copiar una tabla del PDF abierto y pegarla en Excel: abres el PDF en tu lector, seleccionas la tabla con el cursor, Ctrl+C, vas a Excel y Ctrl+V. Excel reparte las columnas si el portapapeles las trae separadas. No necesitas internet ni instalar nada.
- Power Query, cuando el PDF trae tablas pensadas para importar (Excel 2016 en adelante): desde la cinta, Excel lee el PDF, te muestra las páginas y tablas que detecta y carga la que te interesa. Los pasos de limpieza quedan grabados, así que el mes que viene basta con Actualizar todo.
Una web que convierte y descarga el .xlsx
Adobe Acrobat online, iLovePDF y Smallpdf funcionan parecido: subes el PDF a su web, eliges «Convertir a Excel», esperas unos segundos y descargas un .xlsx. En iLovePDF y Smallpdf la conversión gratuita está limitada a un par de archivos al día; Adobe Acrobat online pide registro para más usos.
Si el PDF tiene texto seleccionable (puedes marcar palabras con el cursor), la conversión va directa: el texto se reparte en celdas sin más. Si el PDF es un escaneo (una foto, un documento firmado), hace falta activar el OCR: iLovePDF lo llama «OCR Premium» y Smallpdf «Advanced with OCR».
Copiar una tabla del PDF abierto y pegarla en Excel
En el lector de PDF del sistema (Microsoft Edge, Preview en Mac, Adobe Reader) abres el archivo, sitúas el cursor sobre la tabla, das a Ctrl+C y, en una hoja vacía de Excel, Ctrl+V. Si el portapapeles trae las columnas separadas por tabulaciones, Excel las reparte; si las trae pegadas, se queda todo en una columna.
Este método evita subir nada a internet y funciona en cualquier versión de Excel. El inconveniente es que solo te llevas la parte visible de la página y, si el PDF tiene varias con tablas, hay que repetir el copiado.
Power Query, cuando el PDF trae tablas pensadas para importar
Power Query está integrado en Excel 2016 en adelante y también en Excel para Microsoft 365; en Mac y en la web hay menos conectores pero el de PDF funciona. Su forma de trabajar es: lee el archivo, te enseña una vista previa con las páginas y tablas que detecta y tú eliges cuál cargar.
Cada paso que aplicas (quitar una columna, cambiar un tipo de dato, ordenar) queda guardado. El mes que viene, con Datos > Actualizar todo, vuelve a importar el PDF actualizado aplicando los mismos pasos, sin que tengas que repetir nada.
Convertir un PDF con texto seleccionable desde una web
Vamos a convertir una factura sencilla con este aspecto. Es una hoja de tres filas con los datos del cliente, los productos y el total.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Lápiz | 1,50 | 10 | 15,00 |
| 3 | Cuaderno | 3,20 | 5 | 16,00 |
| 4 | Goma | 0,80 | 12 | 9,60 |
Pasos para convertir el PDF y traerlo a tu libro:
- Abre el navegador y entra en
ilovepdf.com/es/convertir-a-excel(o la equivalente en Adobe Acrobat online o Smallpdf). - Pulsa «Subir archivo» y elige el PDF de la factura.
- Deja marcada la opción de reconocer texto si el conversor la ofrece (en iLovePDF aparece al elegir el formato de salida).
- Pulsa «Convertir a Excel» y espera unos segundos.
- Pulsa «Descargar el Excel» y guarda el
.xlsxen tu carpeta de trabajo. - Abre el archivo descargado con doble clic y revisa que las cifras coinciden con el PDF original.
.xlsx deberías ver una hoja con los productos en la columna A, los precios en la B, las cantidades en la C y los totales en la D, igual que en la factura.El PDF bien convertido y el PDF que viene hecho un desastre
Con un PDF limpio (texto seleccionable, columnas rectas, sin imágenes) la conversión deja los datos casi tal cual. Con un PDF con columnas torcidas, líneas de por medio o números cortados, el conversor se lia: pone datos en columnas que no son o los reparte mal.
La señal más clara de PDF problemático: al abrirlo en tu lector, intentas seleccionar una frase y el cursor se va saltando de columna en columna. Si pasa eso, mejor usar copiar y pegar o Power Query, que dejan más control.
Pasar el Excel descargado a tu propio libro
Una vez descargado, lo normal es que quieras los datos en el libro donde ya tienes el resto de la información, no en el archivo que entrega la web. Los pasos son estos:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Lápiz | 1,50 | 10 | 15,00 |
| 3 | Cuaderno | 3,20 | 5 | 16,00 |
| 4 | Goma | 0,80 | 12 | 9,60 |
- Abre el
.xlsxdescargado en Excel. - Selecciona el rango
A1:D4con el ratón. - Ctrl+C para copiar.
- Abre tu libro de trabajo y ve a la hoja donde quieras los datos.
- Haz clic en
A1y pulsa Ctrl+V. - Guarda el libro con Ctrl+G y elige la carpeta de destino en formato
.xlsx.
15,00).Convertir un PDF escaneado (una foto o un documento firmado)
Un PDF escaneado es una imagen de una página, no texto de verdad. Si intentas seleccionar palabras con el cursor, no puedes. Para convertirlo hay que aplicar OCR primero: un software lee la imagen, reconoce los caracteres y los devuelve como texto que ya se puede repartir en celdas.
Las tres webs de antes lo hacen, pero con matices: iLovePDF tiene una opción «Reconocer texto (OCR)» que en el plan gratuito solo funciona en parte; Adobe Acrobat online detecta el escaneo y aplica OCR automáticamente antes de convertir; Smallpdf pide la modalidad «Convertir a Excel con OCR».
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Lápiz | 1,50 | 10 | 15,00 |
| 3 | Cuaderno | 3,20 | 5 | 16,00 |
| 4 | Goma | 0,80 | 12 | 9,60 |
Pasos para convertirlo:
- Sube el PDF escaneado a iLovePDF o Smallpdf y marca la opción de OCR.
- Espera a que termine el reconocimiento (puede tardar un minuto).
- Descarga el
.xlsxy ábrelo. - Compara cada cifra con la del PDF original.
- Corrige a mano las que hayan quedado mal reconocidas.
Autosuma en la columna de totales, debería dar 40,60.Probar primero el modo gratuito con OCR limitado
Tanto iLovePDF como Smallpdf dejan hacer una conversión gratuita al día con OCR limitado, suficiente para una factura o un albarán corto. Si tienes varios PDF, te tocará esperar al día siguiente o pagar el plan mensual.
Adobe Acrobat online aplica OCR dentro de su conversión gratuita, pero limita el número de archivos por mes. Si solo vas a convertir un PDF de vez en cuando, el plan gratuito sirve.
Cuando el OCR no reconoce el idioma o las cifras
El OCR está entrenado para reconocer idiomas concretos. Si tu PDF está en un idioma que la herramienta no incluye (por ejemplo, euskera o catalán en algunas webs), las palabras salen como caracteres sin sentido. El caso más común es el importe con coma decimal: el OCR lee 1500 donde el PDF dice 1.500, o al revés.
La solución práctica es revisar las cifras tras pegar. Si el OCR se ha inventado un punto donde iba una coma, basta con corregirlo en la celda. Si ha juntado dos números en uno, hay que partir la celda (Texto en columnas) o rehacer esa fila a mano.
Pegar desde el lector de PDF, sin web ni OCR
Cuando tienes el PDF abierto en tu lector y solo quieres llevarte una tabla pequeña, copiar y pegar es lo más rápido y no necesitas internet ni OCR. El truco está en cómo seleccionas.
Pasos para copiar una tabla de tres filas:
- Abre el PDF en tu lector (Edge, Preview, Adobe Reader).
- Pulsa en la primera celda de la tabla y arrastra hasta la última.
- Ctrl+C (en Mac, Cmd+C).
- Ve a Excel, haz clic en
A1y pulsa Ctrl+V (Cmd+V en Mac). - Revisa que las columnas se repartieron bien.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Lápiz | 1,50 | 10 | 15,00 |
| 3 | Cuaderno | 3,20 | 5 | 16,00 |
| 4 | Goma | 0,80 | 12 | 9,60 |
Tabla con varias páginas que se queda a medias
Un problema típico: el PDF tiene la misma tabla repetida en tres páginas (una factura larga con líneas extra) y al copiar solo entra la primera. La causa es que el portapapeles se llena con lo que está visible.
La solución es repetir el copiado por páginas: copia la primera página, pégala; vuelve al PDF, ve a la siguiente página, copia su tabla, pega debajo de lo que ya tienes. Para que las filas nuevas no se peguen en columna aparte, haz clic en la celda justo debajo de la última fila pegada y entonces Ctrl+V.
Tabla que al pegar se vuelve una sola columna
Si al pegar todo queda en la columna A como un único bloque de texto, el portapapeles trae cada celda pegada con un retorno de carro, no separada por tabulaciones. Eso pasa cuando el PDF no exporta la tabla como tabla sino como texto formateado.
Para arreglarlo: copia otra vez desde el PDF y, antes de pegar en Excel, usa Ctrl+Alt+V (Pegado especial) y elige «Texto Unicode». Si sigue todo en una columna, prueba con «Texto Unicode sin saltos».
Si nada funciona, pega el texto en una celda, selecciónalo y usa Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas con el delimitador Espacio o el que se ajuste a tus datos.
Importar el PDF con Power Query (Excel 2016 en adelante)
Power Query sirve cuando el PDF ya viene con tablas pensadas para importar (extractos bancarios, listados con cabecera, informes con tablas resumen). Su punto fuerte es que los pasos de limpieza se quedan grabados.
Pasos para importar un extracto bancario de un PDF:
- Abre Excel y crea un libro nuevo.
- Ve a
Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde un PDF. - En el cuadro «Importar datos», busca el PDF y selecciónalo.
- Pulsa «Importar». Power Query analiza el PDF y abre el panel de Navegación.
- Marca la carpeta «Page 1» o la tabla detectada (por ejemplo «Table001») y pulsa «Cargar» o «Transformar datos».
- Si eliges «Transformar datos», puedes quitar columnas y cambiar tipos antes de cargar; al terminar, pulsa «Cerrar y cargar» en Inicio > Cerrar > Cerrar y cargar en.
- Los datos aparecen en una nueva hoja. La próxima vez, basta con
Datos > Actualizar todopara traer el PDF actualizado.
Detectar solo las tablas que te interesan
El panel de navegación de Power Query muestra las páginas del PDF con sus tablas dentro. Si tu PDF tiene una página con cabecera, otra con datos y una tercera con un resumen, salen las tres listadas.
☑ Page 1
☑ Tabla1
☐ Tabla2
☑ Page 2
☑ Tabla1
Para importar solo la tabla buena, marca la casilla junto a su nombre y desmarca las demás. Si quieres ver el contenido antes de decidir, selecciónala y mira la vista previa a la derecha.
Guardar los pasos por si el PDF se repite cada mes
Una de las ventajas de Power Query es que cada cambio que haces (quitar una columna, cambiar el formato de un importe, ordenar por fecha) queda como un paso aplicado. La próxima vez que importes el mismo PDF actualizado, todos los pasos se vuelven a aplicar solos.
Pasos típicos para dejar la consulta lista:
- En Power Query, selecciona la columna de importe y ve a
Transformar > Tipo de datos > Número decimal. - Quita las columnas que no necesites haciendo clic derecho sobre el encabezado y «Quitar columna».
- Renombra la consulta haciendo doble clic sobre su nombre en el panel de la izquierda (por ejemplo, «Movimientos_extracto»).
- Pulsa «Cerrar y cargar en» y elige «Tabla» y «Hoja de cálculo existente» para llevarla a una hoja concreta.
Por qué el PDF convertido sale con datos en sitios raros
Después de cualquier conversión, toca revisar. Hay cuatro fallos que pasan siempre: cifras pegadas como texto, decimales cambiados de coma a punto, celdas partidas por saltos de línea e imágenes que Excel no sabe leer.
Cifras pegadas como texto y no como número
El fallo más común: una celda muestra 1.500 pero al sumar la columna da 0. La causa es que el conversor ha pegado el importe como texto (con formato de número pero de tipo texto). Para reconocerlo, mira la alineación: los números van a la derecha por defecto, el texto va a la izquierda.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Producto | Importe |
| 2 | Lápiz | 15,00 |
| 3 | Cuaderno | 16,00 |
| 4 | Goma | 9,60 |
Arreglo rápido: selecciona las celdas problemáticas, haz clic en el icono de error (un rombo con exclamación) y elige «Convertir en número». Si no te aparece el icono, usa la fórmula =VALOR(B2) en una columna auxiliar:
=VALOR(B2)Decimales con coma interpretados con punto o al revés
Otro fallo frecuente: una columna de importes aparece como 1.500 cuando debería ser 1500, o como 1500 cuando debería ser 1.500. La causa es que el conversor o el OCR cambiaron el separador.
Arreglo: selecciona la columna, abre Ctrl+B (Buscar) y Ctrl+L (Reemplazar). En buscar pon . y en reemplazar , si quieres pasar de punto a coma (o al revés). Confirma con «Reemplazar todos».
En Power Query, el arreglo está en el tipo de dato: selecciona la columna y cámbiala a «Número decimal» con la configuración regional de origen adecuada.
Celdas partidas en varias filas por saltos de línea
Cuando el PDF trae una dirección o un nombre con dos líneas (calle en una, número en otra) y la conversión la pega, puede partirse en dos filas. La señal es ver dos filas con el mismo número de pedido, una con la primera parte del nombre y otra con la segunda.
Arreglo manual: arrastra la segunda parte a la celda de la primera y bórrala de donde estaba. Si pasa mucho, se puede usar Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas con la opción «Ancho fijo», pero solo funciona cuando el corte está en la misma columna; si el salto salta filas, no lo arregla y hay que revisar a mano.
Imágenes que el PDF trae y Excel no «lee»
Si el PDF tiene una tabla metida dentro de una imagen (un sello escaneado, una captura pegada en el PDF, un ticket fotografiado), Excel no la lee. Ni la web, ni copiar y pegar, ni Power Query.
La única salida es aplicarle OCR a esa imagen concreta. Puedes usar la herramienta de recortes de Windows (Win+Mayús+S), pegar la imagen en cualquier web con OCR (Google Drive, OneDrive) y luego pasar el texto a Excel.
Lo que Excel no hace al pasar un PDF
Excel no abre un PDF con doble clic para editarlo, no tiene un botón «Convertir PDF» en la cinta y no interpreta fotos ni escaneos. Power Query solo lee las tablas que detecta: si una tabla está mal formada o es solo texto suelto, no la importa.
El conversor de PDF a Excel de toda la vida es una aplicación externa (la web o un programa aparte), no una función de Excel. Lo que Excel ofrece de fábrica son las tres vías de este artículo: web, copiar y pegar, Power Query.
Si tienes Excel 2013 o anterior, el camino es la web
Excel 2013 y anteriores no tienen Power Query integrado (en 2010 y 2013 se podía instalar como complemento aparte). Si no lo tienes, las dos vías que quedan son la web o copiar y pegar. El resultado final es el mismo: un .xlsx con los datos en celdas.
Si tienes Excel 2010 o 2013 e instalado Power Query como complemento, también puedes seguir el camino de Power Query; pero su instalación requiere descargar el complemento desde la página de Microsoft, que dejó de estar disponible para nuevas instalaciones.
El PDF protegido con contraseña se desbloquea antes
Un PDF protegido con contraseña (para abrirlo o para imprimirlo) no se convierte tal cual. Adobe, iLovePDF y Smallpdf te piden esa contraseña antes de subirlo o al iniciar la conversión. Sin ella, o sale vacío o directamente no se sube.
El camino: abre el PDF en tu lector con la contraseña, guárdalo como un PDF nuevo sin protección (Archivo > Guardar como, sin marcar «Cifrar con contraseña») y vuelve a subir ese nuevo a la web.
Lo que ya sabes hacer con un PDF y Excel
- Tres formas de pasar un PDF a Excel: una web (rápida y sin instalar), copiar y pegar (sin internet, sirve en cualquier versión) y Power Query (para PDFs que se repiten).
- Convertir un PDF con texto seleccionable es directo: la web lo reparte bien.
- Convertir un PDF escaneado requiere OCR; las opciones gratuitas funcionan para una factura o un albarán corto.
- Copiar y pegar sirve para tablas pequeñas; si la tabla sale toda en una columna, usa Pegado especial > Texto Unicode.
- Power Query, desde Excel 2016 en adelante, deja los pasos grabados para Actualizar todo el mes que viene.
El siguiente paso con los datos recién pegados es pasarlos por Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas para terminar de separar lo que haya quedado pegado, y revisar las cifras con Ctrl+B (Buscar) las comas y los puntos antes de empezar a sumar.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al pasar un PDF a Excel
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis sin registrarse?
Desde Excel 2016/365 puedes hacerlo sin registro abriendo el archivo: Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF. Seleccionas el PDF, eliges las tablas en la ventana de Power Query y pulsas Cargar. Solo necesitas una conexión a internet la primera vez; el resto del trabajo ocurre dentro de tu propio libro.
2. ¿Se puede pasar un PDF a Excel sin perder el formato?
El método que mejor conserva formato es Power Query (Datos > Obtener datos > Desde PDF), porque importa los datos en columnas y mantiene números y fechas como tales. Aun así, los bordes, colores y saltos de línea del PDF original no se trasladan: esos tendras que volver a aplicarlos en la hoja.
3. ¿Qué opciones hay para pasar un PDF a Excel online?
Excel incluye su propio conversor (Datos > Obtener datos > Desde PDF), asi que si solo tienes el navegador puedes usar Excel para la web: subes el PDF, lo abres y guardas el resultado como .xlsx desde Archivo > Guardar como. Si prefieres herramientas externas, recuerda que tendras que descargar el archivo convertido y abrirlo despues en Excel.
4. ¿Se puede pasar un PDF a Excel con OCR gratis?
Si el PDF es una imagen escaneada, el camino gratis es abrirlo en OneNote ( Insertar > Archivo PDF ), pulsar dos veces sobre el contenido para extraer el texto, copiarlo y pegarlo en Excel. Despues divides el texto en columnas con Datos > Texto en columnas eligiendo el separador adecuado.
5. ¿Cómo pasar un PDF a Excel con iLovePDF?
iLovePDF te lleva a su pagina de PDF a Excel, subes el archivo y descargas un .xlsx. Esa descarga la abres en Excel (Archivo > Abrir) y compruebas que cada dato haya quedado en su celda. Recuerda que la version gratis limita el numero de archivos por hora y que el resultado se almacena en su servidor.
6. ¿Cómo pasar un PDF a Excel y guardarlo en mi equipo?
Con Power Query basta con pulsar Cargar y, en la ventana que aparece, elegir Tabla y la hoja existente o una nueva. Despues guardas con Ctrl+G como .xlsx en la carpeta que quieras. Si usas un conversor online, descarga el .xlsx y muevelo a la carpeta donde quieras conservarlo.
7. ¿Hay alguna forma gratuita de pasar un PDF a Excel?
Si, Excel trae el conversor integrado desde la version 2016: Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF selecciona el documento y carga las tablas que detecte en una hoja. Si tu PDF es un escaneo, anade el paso extra de OneNote comentado arriba para extraer antes el texto.
8. ¿Cómo pasar un PDF a un Excel que se pueda editar?
Para que el resultado sea editable lo mejor es Power Query: cada dato queda en su celda real, no como una imagen encima de la hoja. Verificalo haciendo clic en una celda y mirando la barra de formulas: si ves el valor real y no un objeto, la conversion es editable y puedes trabajar con los datos.
Fuentes
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftMAKEARRAY — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftPower Query (Obtener y transformar datos) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftImportar un archivo de texto o CSV — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 12/10/2026