Pasar un PDF a Excel gratis en línea es la forma más rápida de llevar a una hoja de cálculo una factura, un albarán o un extracto que te han enviado en PDF. Aquí verás tres conversores que trabajan desde el navegador, sin instalar nada, y qué hacen con tus datos: iLovePDF, Adobe Acrobat online y PDF24. Al terminar sabrás elegir la opción Sin OCR o con OCR según el PDF que tengas, descargar el archivo .xlsx y abrirlo en Excel para revisar y limpiar las celdas antes de operar con ellas. Sirve para cualquier versión moderna de Excel: Microsoft 365, 2024, 2021 y 2019, además de Excel para la web y para el móvil.
Qué es convertir un PDF a Excel y cuándo tiene sentido hacerlo en línea
Pasar un PDF a Excel significa tomar un documento PDF y obtener un libro de Excel (un archivo .xlsx) con el mismo contenido en celdas, en vez de en una página plana. Tiene sentido cuando el PDF tiene tablas con números que necesitas sumar, filtrar o cruzar: una factura con cinco líneas de importes, un albarán con cantidades, un extracto bancario con filas de movimientos.
La conversión online se hace desde el navegador: abres la página del conversor, subes el PDF, eliges opciones y descargas el .xlsx. No instalas nada y no necesitas licencia de Excel para esta parte. Luego abres el archivo en tu Excel y trabajas con él como con cualquier hoja: fórmulas, tablas dinámicas, gráficos.
Conviene en página cuando el documento es pequeño, de una o varias páginas, y no quieres instalar un programa solo para esto. Si trabajas a menudo con muchos PDF, un programa de escritorio puede ser más rápido; si es algo puntual, la web va sobrada.
Las dos formas que usan las webs para sacar los datos del PDF
Los conversores usan dos técnicas distintas, según el tipo de PDF que les des.
Sin OCR, para PDFs con texto seleccionable. Cuando abres el PDF y puedes marcar las palabras con el cursor (porque el PDF guarda el texto «debajo» de la imagen de la página), el conversor extrae directamente las palabras y las coloca en celdas, intentando respetar las columnas. Es el caso más limpio: la tabla sale casi tal cual.
Con OCR, para PDFs escaneados. Cuando el PDF es una foto de la página (un escaneo de papel, una foto de un ticket), no hay texto debajo: solo pixels. El conversor aplica OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para «leer» la imagen y pasarla a letras y números. Aquí el resultado depende de la calidad del escaneo: una factura a 300 dpi sale bien; una foto con sombra sale con letras cambiadas y números que no son.
Por eso la mayoría de conversores te dejan elegir entre Sin OCR (más rápido y más fiel) y Con OCR (más lento, solo cuando hace falta). Cuando un PDF escaneado se convierte sin OCR, el Excel sale vacío o con casillas en blanco.
Convertir un PDF con iLovePDF y descargar el Excel
iLovePDF tiene una herramienta específica llamada «PDF a Excel» que va directa al grano: subes el PDF, eliges opciones y descargas el .xlsx. Vamos con una factura pequeña de ejemplo.
- Abre
www.ilovepdf.com/es/pdf_a_excelen el navegador. - Pulsa el botón rojo «Seleccionar archivo PDF» y elige tu factura (por ejemplo,
factura-ejemplo.pdf). - Verás la pantalla de subida: una barra de progreso y, cuando termina, los indicadores de tiempo y velocidad.
- Pulsa el botón azul «Convertir a EXCEL».
- Espera a que termine la barra de progreso.
- Pulsa el botón verde «Descargar Excel» o «Descargar como ZIP» si elegiste varias.
;. Donde el decimal es el punto, el separador es la coma.Ahora abre el archivo en Excel para ver qué ha quedado. Esta es la hoja de la factura convertida:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Total |
| 2 | Cuadernos | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafos | 25 | 0,95 | 23,75 |
| 4 | Carpetas | 8 | 2,10 | 16,80 |
| 5 | Grapas | 12 | 1,50 | 18,00 |
| 6 | TOTAL | 90,55 |
Qué verás en pantalla durante la subida y la conversión
Durante la conversión, iLovePDF muestra varios indicadores que conviene entender:
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Barra azul «Subiendo…» | El PDF está subiendo al servidor de iLovePDF desde tu navegador. |
| Porcentaje y velocidad (MB/s) | Cuánto lleva y a qué velocidad viaja el archivo. |
| Tiempo restante estimado | Cuánto le queda al archivo para terminar de subirse. |
| Botón «Convertir a EXCEL» | Aparece cuando la subida termina. Antes no se puede pulsar. |
| Barra «Convirtiendo PDF a EXCEL…» | El servidor ya tiene el archivo y está extrayendo las tablas. |
| Botón verde «Descargar Excel» | Sustituye a la barra cuando termina la conversión. |
Si ves «Convirtiendo…» mucho tiempo, es un PDF grande o un servidor lento: no cierres la pestaña.
Elegir entre "Una hoja" y "Varias hojas" antes de convertir
Antes de darle a «Convertir», iLovePDF te deja elegir cómo quieres que se repartan las páginas del PDF en el Excel. La opción está en un desplegable bajo el botón de subir archivo.
«Una hoja» mete todas las tablas seguidas en la misma hoja, una debajo de otra. Sirve cuando el PDF tiene una sola tabla o que las tablas son del mismo tipo. «Varias hojas» crea una pestaña de Excel por cada página del PDF y le pone el nombre de la página.
Con la factura de antes, da igual: el PDF tiene una sola página y una sola tabla. El resultado es el mismo:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Total |
| 2 | Cuadernos | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafos | 25 | 0,95 | 23,75 |
| 4 | Carpetas | 8 | 2,10 | 16,80 |
| 5 | Grapas | 12 | 1,50 | 18,00 |
| 6 | TOTAL | 90,55 |
Si tuvieras con tres facturas distintas en un solo PDF, «Una hoja» las pega seguidas en la misma pestaña; «Varias hojas» crea Factura 1, Factura 2 y Factura 3. Para facturas distintas, mejor «Varias hojas» y así no mezclas clientes.
Convertir un PDF con Adobe Acrobat online y abrirlo en Excel
Adobe Acrobat online tiene la herramienta «PDF a Excel» dentro de su suite gratuita con límite. La mecánica es similar: subes, convierte, descargas.
- Abre
www.adobe.com/es/acrobat/online/pdf-to-excel.html. - Pulsa «Seleccionar archivo» o arrastra el PDF al área de colocación con el texto «Suelta los archivos aquí».
- Espera a que suba (los indicadores son barra de progreso y porcentaje).
- Adobe aplica la conversión automáticamente; si el PDF es escaneado, usará OCR sin preguntarte.
- Cuando termine, pulsa «Descargar» para obtener el .xlsx.
- Abre Excel:
Archivo > Abriry selecciona el archivo descargado.
Excel te puede mostrar una vista previa del archivo. Pulsa «Abrir» en el cuadro y verás la tabla.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Cliente | Importe |
| 2 | 15/01/2026 | Cliente A | 320,50 |
| 3 | 22/01/2026 | Cliente B | 145,00 |
| 4 | 03/02/02 | Cliente C | 780,25 |
| 5 | Total | 1.245,75 |
15/01/2026. Si sale como texto (15/01/2026 alineado a la izquierda), Excel no la reconoce como fecha y no podrás ordenarla.Abrir el XLSX en Excel de escritorio, en la nube o desde el móvil
El archivo .xlsx que descargas es un libro normal de Excel, así que lo abre cualquier versión de Excel. Tienes tres opciones según dónde trabajes.
En Excel de escritorio (Microsoft 365, 2024, 2021 o 2019): doble clic sobre el archivo descargado, o Archivo > Abrir desde Excel.
En Excel para la web: ve a onedrive.com, inicia sesión, pulsa «Subir» y arrastra el archivo. Se abre en el navegador con Excel para la web. Los cambios se guardan solos.
En el móvil: abre la app de Excel, pulsa el icono de carpeta, ve a «Descargas» o a la carpeta donde guardaste el archivo y ábrelo. Verás la misma hoja, pero con menos opciones de formato.
Convertir un PDF protegido con contraseña
Si el PDF tiene contraseña para abrirlo, Adobe Acrobat online no lo convierte directamente: necesitas la contraseña para leerlo. Adobe te la pide al subir el archivo.
- Pulsa «Seleccionar archivo» y elige el PDF protegido.
- Aparece un cuadro pidiéndote la contraseña.
- Escribe la contraseña y pulsa «Desbloquear».
- Adobe quita la contraseña solo para este uso y continúa la conversión a Excel.
Convertir un PDF con PDF24 y revisar las opciones de salida
PDF24 es otra opción gratuita con la herramienta «PDF a Excel» en pdf24.org/es/pdf-a-excel. Tiene más opciones de configuración que las otras dos, lo que la hace útil cuando el resultado de iLovePDF no te sirve.
- Abre
pdf24.org/es/pdf-a-excel. - Arrastra el PDF al área de colocación o pulsa «Elegir archivo».
- Aparece un panel de opciones. Revisa las que te interesen (profundidad de color, DPI, multipágina).
- Elige el modo de extracción (Solo texto, Completo, Auto o Fixed Flow).
- Pulsa «Convertir».
- Cuando termine, descarga el .xlsx.
El botón para abrir las opciones avanzadas está bajo la lista de PDFs subidos, marcado como «Opciones» o un icono de engranaje.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pedido | Cliente | Fecha | Total |
| 2 | P-1001 | Ana L. | 05/01/2026 | 54,30 |
| 3 | P-1002 | Pedro M. | 08/01/2026 | 120,00 |
| 4 | P-1003 | Sara N. | 12/01/2026 | 87,45 |
| 5 | P-1004 | Luis R. | 15/01/2026 | 200,10 |
54,30 € como texto, sigue el arreglo de «La columna de importes se pega como texto».Los modos de extracción y en qué se nota cada uno
PDF24 ofrece cuatro modos que cambian cómo de fiel queda la tabla. La diferencia se nota sobre todo en PDFs con tablas complejas o con mezclas de texto y gráficos.
| Modo | Qué extrae | Cuándo usarlo | Resultado en el Excel |
|---|---|---|---|
| Solo texto | Solo las palabras, en columnas según su posición en la página. | PDFs con poco formato, listas simples. | Texto en columnas, sin estructura de tabla. |
| Completo | Texto, imágenes y formato (colores, bordes). | PDFs con tablas bien definidas. | Tabla de excel y respeta el formato visual. |
| Auto | PDF24 decide según el PDF. | Cuando no sabes qué modo elegir. | Mezcla del anterior y el siguiente según la página. |
| Fixed Flow | Mantiene el orden visual de la página. | PDFs con varias columnas o maquetación compleja. | Texto en una columna siguiendo el orden de lectura. |
Con el PDF de pedidos de antes, en modo «Auto» la tabla queda así:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pedido | Cliente | Fecha | Total |
| 2 | P-1001 | Ana L. | 05/01/2026 | 54,30 |
| 3 | P-1002 | Pedro M. | 08/01/2026 | 120,00 |
| 4 | P-1003 | Sara N. | 12/01/2026 | 87,45 |
| 5 | P-1004 | Luis R. | 15/01/2026 | 200,10 |
En modo «Solo texto» las columnas se mantienen, pero pierdes los colores y los bordes. En modo «Fixed Flow» todo aparece en una sola columna, una celda debajo de otra.
Errores típicos al pasar un PDF a Excel y cómo arreglarlos
La tabla queda descolocada o salta a otra hoja
Suele pasar con tablas anchas: el conversor parte la tabla en dos porque no cabe en una sola hoja de Excel. Verás una columna en la hoja 1 y el resto en la hoja 2.
Para arreglarlo: abre la hoja donde la tabla quedó cortada, copia el rango que se fue (Ctrl+C), ve a la primera hoja y pega al final con Ctrl+V. Luego revisa los saltos de columna: si la columna C quedó en otra hoja, cópiala y pégala junto a la B.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. |
| 2 | Cuadernos | 10 |
| 3 | Bolígrafos | 25 |
| 4 | (resto en la otra hoja) |
Faltan números o aparecen letras en vez de cifras
n El PDF es un escaneo (foto de la página) y se convirtió sin OCR. El Excel sale con casillas vacías donde deberían estar los números, o con letras donde deberían ir cifras.
Vuelve a convertir el PDF con la opción Con OCR activada. Tras descargar, revisa los números a mano: el OCR suele cambiar 0 por O, 1 por l y 5 por S. Repasa los decimales: en español se escribe con coma (1,50) y el OCR puede poner punto (1.50).
El archivo descargado no se abre en una versión antigua de Excel
Si tienes Excel 2003 o anterior, no puede abrir el .xlsx que descargan los conversores. Verás un mensaje que dice «No se puede abrir el archivo» o que el formato no se reconoce.
El .xlsx existe desde Excel 2007. Si tienes una versión anterior, instala el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office o pide al conversor que descargue el archivo en formato .xls. iLovePDF lo permite desde sus opciones avanzadas.
La columna de importes se pega como texto y no suma
El conversor metió el importe como texto porque vio un símbolo (€, $, S/). Excel no puede sumar texto, así que la fórmula =SUMA(D2:D5) da 0.
Para arreglarlo: selecciona la columna D, ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, pulsa «Finalizar» sin cambiar nada (esto fuerza a Excel a reevaluar el contenido). Si sigue importes, cambia el formato a número: Inicio > Número > Formato de número y, si hay símbolo, usa Ctrl+B para buscarlo y Ctrl+Mayús+L para limpiar formato.
=SI.ERROR(VALOR(SUSTITUIR(D2;" €";""));0)VALOR (en inglés VALUE) convierte texto en número. SUSTITUIR (en inglés SUBSTITUTE) reemplaza el texto " €" por nada. SI.ERROR (en inglés IFERROR) evita el error si la celda ya es un número.Las fechas salen en inglés o con formato raro
El OCR leyó los nombres de los meses en otro idioma (Jan, Feb) o las fechas con el mes y el día intercambiados. Verás 15/Jan/2026 o 01/15/2026 en vez de 15/01/2026.
Para arreglarlo: selecciona la columna de fechas, pulsa Ctrl+1 para abrir «Formato de celdas», ve a «Fecha» y elige el formato DD/MM/AAAA. Si el problema es que el OCR confundió el idioma, reemplaza los nombres en inglés por los correctos con Ctrl+L (Buscar y reemplazar).
Límites y cosas que esta conversión no puede hacer por ti
Convertir un PDF a Excel no es magia: hay cosas que el conversor no puede adivinar. Si las necesitas, tendrás que repasarlas a mano en Excel.
Firmas digitales, casillas de verificación y tachados se pierden
Las firmas dentro del PDF no se traducen a celdas de Excel. Tampoco las casillas marcadas (☑) o las tachaduras. Si el PDF tenía un campo de «Acepto los términos» con la casilla marcada, en el Excel no habrá nada que indique el estado.
Para conservarlo, abre el Excel y crea una columna a mano con el dato (por ejemplo, una columna «Firmado» con Sí/No) y rellénala mirando el PDF original al lado.
Tablas complejas con celdas combinadas se desordenan al pegar
Las celdas combinadas del PDF (varias casillas unidas en una sola para un texto que ocupa más espacio) se pegan como texto repetido en cada celda, o se desordenan al pegar.
La solución es la misma que al pegar una tabla de Word a Excel: revisar fila por fila y mover los datos a su sitio. Usa Ctrl+F (Buscar) y Ctrl+L (Reemplazar) para localizar los textos que se repiten y borrarlos, y mueve las filas a su sitio arrastrándolas desde el número de fila.
Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso en Excel
- Convertir un PDF a Excel desde el navegador, sin instalar nada, con tres servicios gratuitos.
- Elegir entre Sin OCR y Con OCR según si tu PDF tiene texto seleccionable o es un escaneo.
- Descargar el archivo .xlsx y abrirlo en Excel de escritorio, en la web o en el móvil.
- Elegir entre «Una hoja» y «Varias hojas» según las tablas del PDF.
- Detectar y arreglar los errores más habituales: tabla partida, números que faltan, importes como texto, fechas en otro idioma.
El siguiente paso natural es limpiar el archivo convertido con Pegado especial (Ctrl+Alt+V) para quitar formatos heredados del PDF y dejar solo los números y el texto. Después, cambia el formato de las columnas de importe a número con Ctrl+Mayús+1 y aplica formato de fecha a las columnas de fechas. Así el archivo queda listo para sumar, filtrar y cruzar con otras hojas.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al pasar un PDF a Excel gratis online
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis?
Puedes hacerlo desde el navegador con herramientas en línea como iLovePDF, Smallpdf o PDFgear: subes el archivo, eliges "Convertir a Excel" y descargas el .xlsx resultante. El proceso suele tardar menos de un minuto en archivos pequeños y no necesitas crear cuenta para usos puntuales.
2. ¿Se puede pasar un PDF a Excel gratis sin registrarse?
Sí, la mayoría de conversores web permiten hasta 2 o 3 conversiones por hora sin crear cuenta. iLovePDF, por ejemplo, deja usar la herramienta como invitado; solo te pide registrarte si superas el límite gratuito o necesitas la versión para OCR.
3. ¿Cómo pasar un PDF a Excel sin que se desarmen las tablas?
Elige una herramienta con OCR como iLovePDF o Adobe Acrobat online, marca la opción "Detectar tablas" y sube el PDF como escaneado, no como imagen suelta. Aun así, conviene revisar la hoja resultante: las celdas combinadas y los saltos de página suelen ser los puntos donde se pierde el formato original.
4. ¿Cómo descargar un PDF en formato Excel gratis?
En iLovePDF o Smallpdf el paso final es siempre un botón tipo "Descargar XLSX" o "Descargar Excel". El archivo llega a tu carpeta de Descargas con el mismo nombre del PDF original, y al abrirlo en Excel se carga en una sola hoja con los datos del documento.
5. ¿Cómo convertir un PDF a Excel con iLovePDF?
Entra en ilovepdf.com/es, pulsa "PDF a Excel", arrastra tu archivo y elige si quieres hojas separadas o una sola. En pocos segundos aparecerá el botón de descarga; si el PDF es un escaneo, marca la opción OCR para que el texto se reconozca antes de convertir.
6. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF a Excel gratis?
Para textos digitales, iLovePDF y Smallpdf son los más estables y mantienen bien el orden de las filas. Si el PDF es escaneado, Adobe Acrobat online y PDFgear ofrecen mejor OCR, aunque tienen límite de páginas gratuitas al mes.
7. ¿Cómo pasar un PDF a Excel y que se pueda editar?
Usa un conversor que exporte a .xlsx, que es el único formato editable en Excel; el resultado no es una imagen, sino celdas con texto y números que puedes modificar. Tras descargar, abre el archivo y revisa que cada columna haya caído en su celda, porque el ajuste automático no siempre acierta.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- Microsoft#¡DIV/0! — documentación oficialconsultado el 12/10/2026