Una factura en PDF, un extracto bancario, una lista de precios que te han mandado escaneada: lo que tienes delante es un papel que necesita pasar a una hoja para poder sumar, filtrar u ordenar. iLovePDF es una web gratuita que hace ese trabajo: coge el archivo PDF y lo devuelve como un .xlsx que se abre directamente en Excel. Al terminar este tutorial sabrás subir el PDF, elegir entre «Sin OCR» y OCR, decidir si el resultado va en una pestaña o en varias, abrir el libro en Excel y arreglar los desajustes típicos de cifras y columnas. Funciona igual en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac.
Qué es iLovePDF y qué resuelve al pasar PDF a Excel
iLovePDF es una web de herramientas para documentos PDF que incluye, entre otras, un conversor de PDF a Excel. No necesitas instalar nada: abres la página en el navegador, subes el archivo y descargas el resultado. Lo que resuelve es un problema muy concreto: tienes datos guardados como PDF (una factura, un extracto, una tabla de un informe) y necesitas llevarlos a una hoja de cálculo para tratarlos con fórmulas, filtros o tablas dinámicas. La web hace la parte mecánica, convertir cada celda visible en una celda del libro. Luego tú, ya en Excel, haces la parte de limpieza y tratamiento. La conversión es razonablemente fiel cuando el PDF es «nativo», es decir, nació de un programa (un Word exportado, una página web guardada, un informe de un software). Cuando el PDF es la foto de un papel escaneado, la conversión necesita OCR, que es de pago, y pierde precisión en cifras y letras parecidas. En este tutorial tomaremos «love pdf a excel» como pasar un PDF a un libro de Excel usando iLovePDF, no la edición de PDF en sí.
Las dos claves de la conversión: texto seleccionable y OCR
La web ofrece dos modos de conversión y entender cuál toca en cada caso es lo que separa un trabajo limpio de una tarde corrigiendo cifras a mano.
Sin OCR: el camino rápido cuando el PDF ya tiene texto
Si abres el PDF y puedes seleccionar el texto con el ratón (clic y arrastrar, copiar y pegar), el PDF lleva texto real, no una imagen. En ese caso, deja la casilla OCR sin marcar y pulsa CONVERTIR. La web extrae el texto y lo lleva a celdas; el resultado es editable celda a celda y las cifras suelen llegar como números, no como texto. Es el modo rápido y el que usa la mayoría de conversiones de facturas y extractos digitales.
OCR: cuando el PDF es una foto de un papel
Si el PDF es el resultado de escanear una hoja impresa, lo que ves son píxeles. La web no puede «leer» lo que hay dibujado, así que necesita OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres, en inglés OCR): un motor que reconoce letras y números a partir de la imagen. En iLovePDF la opción OCR es de pago y reconoce, entre otros, español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano. Se activa marcando la casilla OCR y eligiendo el idioma del documento antes de pulsar CONVERTIR.
Una hoja o varias hojas: cómo se reparte el resultado
Debajo del botón de subida verás dos opciones de reparto. «Una hoja» mete todo el contenido del PDF en una sola pestaña del libro, Hoja1, apilando las tablas una debajo de otra o siguiendo el orden visual de la página. «Varias hojas» crea una pestaña por cada página del PDF, llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja3…, cada una con el contenido de su página. Elige «Una hoja» cuando el documento es corto y cabe en una sola vista; elige «Varias hojas» cuando el PDF tiene varias páginas con tablas distintas que quieres mantener separadas, por ejemplo un extracto bancario de tres meses. El archivo descargado sigue siendo un único .xlsx; lo que cambia es cómo se reparte dentro.
Convertir un PDF con texto seleccionable, paso a paso
Vamos con un caso real, el extracto de una cuenta en PDF que tiene una tabla con fecha, concepto e importe.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe | |
| 2 | 01/03/2026 | Recibo luz | Suministro | |
| 3 | 03/03/2026 | Nomina marzo | Nomina | |
| 4 | 05/03/2026 | Compra mercado | Compra | |
| 5 | 08/03/2026 | Transferencia | 02/03/2026 | 850,00 |
| 6 | 12/03/2026 | Seguro coche | 08/03/2026 | -45,30 |
| 7 | 15/03/2026 | Compra Amazon | 12/03/2026 | -32,99 |
| 8 | 20/03/2026 | Devolucion | 15/03/2026 | 18,50 |
| 9 | 25/03/2026 | Recibo gas | 20/03/2026 | -62,10 |
| 10 | 28/03/2026 | Ingreso freelance | 25/03/2026 | 420,00 |
| 11 | 28/03/2026 | 1.250,00 |
Pasos para hacer la conversión:
- Abre ilovepdf.com/es/pdf_a_excel en el navegador.
- Arrastra el PDF del extracto sobre el cuadro de subida, o haz clic en «Seleccionar archivo» para buscarlo. También puedes usar los botones de Google Drive o Dropbox para traerlo desde la nube.
- Deja la casilla OCR sin marcar y elige «Una hoja» en el selector de reparto.
- Pulsa CONVERTIR PDF A EXCEL y, al terminar, descarga el archivo haciendo clic en «Descargar» o en el botón del archivo resultante.
- Abre el .xlsx descargado con doble clic: se abrirá en Excel con una pestaña Hoja1 ya rellenada.
Subir el PDF desde el equipo, Drive o Dropbox
La web ofrece tres formas de llevar el archivo:
- Arrastrar el PDF desde la carpeta del equipo hasta el cuadro punteado de la página.
- Pulsar «Seleccionar archivo» y buscarlo en el explorador.
- Pulsar los botones de Google Drive o Dropbox, que abren un selector para traerlo de tu nube.
Mientras sube, verás una barra con los MB/s y los segundos restantes. La versión gratuita tiene un límite de tamaño por archivo (consulta la página de precios de iLovePDF, que cambia con el tiempo); para archivos muy grandes hace falta cuenta de pago.
Abrir el XLSX en Excel y revisar lo que ha entrado
Tras la descarga, abre el archivo en Excel y revisa la pestaña Hoja1. Comprueba tres cosas: que las celdas A2:A10 muestran fechas (alineadas a la derecha, formato de fecha), que la columna B muestra los conceptos y que la columna C muestra números alineados a la derecha. Si los números llegan como texto (alineados a la izquierda con un triángulo verde de error), habrá que convertirlos; lo arreglamos en la sección de problemas.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 01/03/2026 | Recibo luz | -78,40 |
| 3 | 03/03/2026 | Nomina marzo | 1.250,00 |
| 4 | 05/03/2026 | Compra mercado | -52,15 |
| 5 | 08/03/2026 | Transferencia | 850,00 |
| 6 | 12/03/2026 | Seguro coche | -45,30 |
| 7 | 15/03/2026 | Compra Amazon | -32,99 |
| 8 | 20/03/2026 | Devolucion | 18,50 |
| 9 | 25/03/2026 | Recibo gas | -62,10 |
| 10 | 28/03/2026 | Ingreso freelance | 420,00 |
Pasos para revisar:
- Selecciona A2 y mira la barra de fórmulas: debe mostrar la fecha como número de serie (por ejemplo, 46065).
- Selecciona C2 y mira la barra de fórmulas: debe mostrar el número, no la palabra «uno coma cinco».
- Pulsa Ctrl+Fin para saltar a la última celda con datos y comprobar que no sobra ninguna fila vacía.
Convertir un PDF escaneado con OCR y limpiar el resultado
Ahora repetimos con el mismo extracto, pero esta vez pasado por el escáner y guardado como PDF. En este caso el PDF es una imagen, no tiene texto seleccionable.
- Entra de nuevo en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Sube el PDF escaneado (arrastrando o con «Seleccionar archivo»).
- Marca la casilla OCR y elige «Español» en el selector de idioma.
- Elige «Una hoja» y pulsa CONVERTIR.
- Descarga el .xlsx y ábrelo en Excel.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | O1/O3/2O26 | Recibo luz | -78,4O |
| 3 | O3/O3/2O26 | Nomina marzo | 1.25O,OO |
| 4 | O5/O3/2O26 | Compra mercado | -52,l5 |
| 5 | O8/O3/2O26 | Transferencia | 85O,OO |
| 6 | 12/O3/2O26 | Seguro coche | -45,3O |
| 7 | 15/O3/2O26 | Compra Amazon | -32,99 |
| 8 | 2O/O3/2O26 | Devolucion | 18,5O |
| 9 | 25/O3/2O26 | Recibo gas | -62,1O |
| 10 | 28/O3/2O26 | Ingreso freelance | 42O,OO |
Comparar lo que entra con OCR y lo que entraba sin OCR
Para ver la diferencia, abre los dos .xlsx y cópialos a un mismo libro: el primero en Hoja1 (Sin OCR) y el segundo en Hoja2 (OCR). Mira columna a columna: las fechas de Hoja1 son fechas reales; las de Hoja2 son texto con letras mezcladas. Los importes de Hoja1 son números que se pueden sumar; los de Hoja2 son texto y dan cero al sumar. La columna Concepto suele ser la que mejor sale, porque las letras son más fáciles de reconocer que los números pequeños. Lo que hay que repasar a mano es, sobre todo, las cifras y las fechas.
Problemas habituales al pasar PDF a Excel y cómo arreglarlos
Tres fallos reales con su causa y su arreglo.
Los números llegan como texto y no se pueden sumar
La celda muestra «1.250,00» alineado a la izquierda, con un triángulo verde de error. La causa: la conversión ha metido la cifra como cadena de texto, no como número. Arreglo en tres pasos:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe | Importe limpio |
| 2 | 01/03/2026 | Recibo luz | 1.250,00 | 1250 |
| 3 | 03/03/2026 | Nomina marzo | 850,00 | 850 |
| 4 | 05/03/2026 | Compra mercado | -52,15 | -52,15 |
| 5 | 08/03/2026 | Transferencia | -78,40 | -78,4 |
| 6 | 12/03/2026 | Seguro coche | -45,30 | -45,3 |
- En D2 escribe =VALOR(SUSTITUIR(C2;".";"")) si el separador de miles es el punto, para quitarlo.
- Arrastra el controlador de relleno hasta D11 para copiar la fórmula.
- Selecciona D2:D11, copia con Ctrl+C, pega con Ctrl+Alt+V y elige Valores para dejar solo los números.
Las columnas se montan y los datos se desordenan
El PDF tiene tablas con anchos raros (celda y columna), y el resultado muestra celdas de una columna metidas en otra. Causa: el conversor no sabe dónde acaba cada columna y las une. Arreglo: vuelve a la web, repite la conversión y elige «Varias hojas»; luego, en Excel, copia a mano las filas correctas a una sola hoja y ajusta el ancho con Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna.
El OCR lee mal cifras y letras parecidas
La celda muestra «O» donde debería ser «0», o «l» donde debería ser «1». Causa: el motor OCR confunde caracteres visualmente parecidos. Arreglo: revisa fila a fila con el buscador Ctrl+B y reemplaza con Ctrl+L las letras mal leídas por las correctas.
Lo que iLovePDF no puede hacer y qué usar en su lugar
iLovePDF tiene cuatro límites claros. PDF protegidos con contraseña: hay que desbloquearlos antes con la herramienta «Desbloquear PDF» de la misma web. PDF de más de una columna por página con OCR: el motor no distingue bien las columnas y las monta; hay que pasar a un programa de OCR de escritorio (ABBYY FineReader, Adobe Acrobat Pro) o volver a escanear con mejor resolución. Archivos muy grandes: la versión gratuita tiene tope de tamaño y de número de conversiones por hora; hace falta cuenta de pago. PDF a .docx: iLovePDF convierte a Excel, no a Word; para pasar PDF a Word está otra herramienta de la misma web, «PDF a Word». Si prefieres no usar web alguna, Excel no abre PDF directamente ni los convierte; el camino más corto sigue siendo una web como iLovePDF.
Lo que ya sabes hacer con un PDF abierto en Excel
- Subir el PDF a iLovePDF arrastrándolo, desde el equipo o desde Drive o Dropbox.
- Elegir entre «Sin OCR» (PDF con texto seleccionable) y OCR (PDF escaneado, de pago).
- Decidir si el resultado va en una sola pestaña o en una por página.
- Abrir el .xlsx descargado y revisar que las cifras llegan como números.
- Limpiar lo que haya entrado mal: =VALOR() para texto, Ctrl+B y Ctrl+L para corregir el OCR.
El siguiente paso es dar formato de tabla a los datos para poder filtrar y ordenar: selecciona A1:C10, ve a Insertar > Tablas > Tabla, acepta el rango y marca «La tabla tiene encabezados». Con un clic en la flecha de cada encabezado podrás filtrar por fecha, por concepto o por importe, y ordenar de mayor a menor gasto.
Dudas al usar iLovePDF para pasar PDF a Excel
- ¿iLovePDF es gratis para pasar PDF a Excel?
- ¿Cuándo hace falta OCR al convertir PDF a Excel?
- ¿Cómo arreglar números que llegan como texto después de pasar un PDF a Excel?
- ¿Por qué las columnas se montan al pasar PDF a Excel?
- ¿iLovePDF convierte PDF a Excel manteniendo las imágenes?
- ¿Qué hago si el PDF está protegido con contraseña y quiero pasarlo a Excel?
- ¿Excel abre directamente un PDF sin pasar por una web?
Dudas al usar iLovePDF para pasar PDF a Excel
1. ¿Cómo convertir un PDF a Excel gratis?
Con la herramienta integrada de Excel solo tienes que ir a Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF, elegir el documento y seleccionar las tablas que reconozca. Existe desde Excel 2016 y no necesitas instalar nada adicional. Si tu PDF es una imagen escaneada, este método no te servira y tendras que usar un OCR aparte.
2. ¿Se puede pasar un PDF a Excel sin que se descoloque el formato?
Si el PDF se exporto desde un programa con datos tabulares, la funcion Desde PDF de Excel suele respetar columnas y alineaciones. Cuando el archivo se genero por escaneo, la estructura llega mezclada y hay que repasarla a mano. Antes de empezar, comprueba que el PDF permite seleccionar texto: si no, no hay conversion automatica que respete el formato.
3. ¿Hay convertidores de PDF a Excel gratis y sin registro?
Herramientas online como iLovePDF, Smallpdf o PDFgear permiten subir el archivo y descargar el Excel sin crear cuenta, aunque tienen limite de tamano y de paginas por dia. Para documentos sensibles, evita subirlos a la nube y usa mejor la funcion nativa de Excel o Power Query. Los planes gratis de Adobe Acrobat online tambien funcionan, pero exigen registro.
4. ¿Como descargo un PDF para abrirlo en Excel?
No se "descarga" un PDF a Excel: se importa. Desde Excel, abre un libro en blanco y ve a Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF para cargar el documento y elegir las tablas. En Excel para la web la opcion esta en Datos > Desde archivo PDF, sin instalar nada. El Excel resultante se guarda despues con Archivo > Guardar como en la carpeta que quieras.
5. ¿Cual es el mejor convertidor de PDF a Excel?
Para la mayoria de los casos, la herramienta que ya trae Excel (Datos > Obtener datos > Desde PDF) es la mas fiable porque respeta el formato y permite editar al instante. Cuando el PDF es un escaneo, necesitas un OCR: ABBYY FineReader y Adobe Acrobat Pro son los mas precisos, aunque de pago. Las opciones online sirven para tareas puntuales, pero pierden calidad en tablas complejas.
6. ¿Como pasar un PDF a Excel desde el navegador?
Entra en excel.cloud.microsoft, crea un libro en blanco y abre Datos > Desde archivo PDF. Selecciona el documento de tu equipo, Excel lo analizara y mostrara una vista previa con las tablas detectadas para que marques las que quieres importar. No necesitas instalar nada, pero necesitas una cuenta de Microsoft y los archivos de mas de 25 MB pueden dar problemas.
7. ¿Como convertir un PDF a un Excel que se pueda editar?
El resultado de la conversion siempre es un archivo .xlsx editable, igual que cualquier hoja de Excel normal. Tras importar con Datos > Obtener datos > Desde PDF, revisa que las celdas tengan el formato correcto (numeros como numeros, fechas como fechas) y corrige a mano las filas que se hayan mezclado. Lo que no se puede editar es el PDF original: una vez convertido, ya es otra cosa.
8. ¿Como pasar un PDF escaneado a Excel gratis?
Un PDF escaneado es una imagen, asi que necesitas una herramienta con OCR: Microsoft Lens (gratis en movil) y Online OCR son opciones que reconocen texto en espanol sin pagar. Google Drive tambien sirve: subes el PDF, lo abres con Documentos de Google y descarga como .xlsx, aunque el resultado en tablas complejas hay que revisarlo. Para volumen alto o precision, los OCR de pago (ABBYY, Adobe) rinden mejor.