Cómo crear listas desplegables en Excel con Validación de datos

Una lista desplegable es la pequeña flecha que aparece al pulsar una celda y que muestra un menú con los valores que tú decides. Sirve para que nadie escriba lo que quiere ("Comida", "comida", "almuerzo"), sino que elija siempre de la misma lista. Al terminar este tutorial tendrás una hoja de gastos con las categorías controladas, listas dependientes entre países y ciudades, y sabrás detectar datos mal escritos gracias a la herramienta Rodear con un círculo datos no válidos. La función Validación de datos está disponible en todas las versiones de escritorio desde Excel 2007, en Excel para la web y en Excel para Mac.

Qué es una lista desplegable y para qué te sirve en una hoja real

Imagina la hoja de gastos de tu casa: cada día apuntas la fecha, el concepto y el importe. Si cada persona escribe el concepto a su manera ("Comida", "comida", "almuerzo", "supermercado"), luego no puedes resumir nada en una tabla dinámica porque Excel ve cuatro categorías distintas para lo mismo. Una lista desplegable cierra esa puerta: la celda solo deja elegir entre los valores que tú decides de antemano, y todo el mundo trabaja con los mismos nombres.

Esta pieza se llama técnicamente Validación de datos, aunque todo el mundo la conoce como "lista desplegable". Es la herramienta que evita errores a la hora de escribir y, sobre todo, limpia los datos para poder resumirlos después sin sorpresas. En una hoja real, la lista desplegable se convierte en la fuente de la que beben tablas dinámicas, BUSCARV (VLOOKUP) o BUSCARX (XLOOKUP).

A partir de aquí vamos a usar siempre el mismo libro: Gastos, con tres columnas (Fecha, Concepto e Importe) y una zona aparte con las categorías. Empezaremos con una lista escrita a mano, después la conectaremos a un rango, luego a una tabla que crece sola y por terminaremos con dos listas dependientes.

Dónde está la herramienta y qué opciones te deja tocar

La herramienta está en la cinta de opciones, en la pestaña Datos, dentro del grupo Herramientas de datos, y se llama Validación de datos.

Al pulsar se abre un cuadro con tres pestañas:

En Configuración eliges qué se permite escribir y de dónde salen los valores. En Mensaje de entrada escribes el texto que aparece cuando el usuario hace clic en la celda (como una ayuda flotante). En Mensaje de error decides qué pasa si alguien escribe algo que no está en la lista: avisar, advertir o bloquear.

Permitir: el tipo de dato que acepta la celda

Al desplegar el campo Permitir verás todas las opciones que entiende Validación de datos. Para una lista desplegable elegirás Lista; las demás sirven para limitar números, fechas o textos.

Origen: de dónde salen los elementos de la lista

El campo Origen admite dos modos:

• Valores escritos, separados por punto y coma: Comida;Transporte;Ocio;Vivienda. Sirve para listas cortas que no van a cambiar.
• Rango de celdas, escribiendo la dirección o señalándolo con el ratón: =$F$2:$F$6. Sirve para listas que pueden crecer. Si el rango está en otra hoja, escribe primero el nombre de la hoja con un signo de exclamación delante: =Categorias!$F$2:$F$6.

Mensaje de entrada y mensaje de error

Las otras dos pestañas sirven para guiar al usuario y para decidir qué pasa cuando se equivoca.

• Detener impide escribir el valor malo (es el estilo por defecto y el más seguro).
• Advertencia deja escribirlo, pero avisa y pide confirmación.
• Información muestra un aviso, pero deja pasar el dato sin preguntar.

Tu primera lista con los valores escritos a mano

Empezamos con la hoja Gastos vacía. Vas a escribir las fechas en A2:A8, los conceptos en B2:B8 y los importes en C2:C8, y después crearás la lista desplegable directamente con valores tecleados.

1. Selecciona el rango B2:B8.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe Comida;Transporte;Ocio;Vivienda.
5. Deja marcadas Omitir blancos y Celda con lista desplegable.
6. Pulsa Aceptar.

Al pulsar cualquier celda de B2:B8 aparece la flecha a la derecha y, al desplegarla, los cuatro valores.

Una lista que se alimenta de un rango de la hoja

Escribir los valores a mano se queda corto en cuanto la lista cambia. Vamos a pasarlos a una zona aparte de la misma hoja y a conectar la lista con ese rango.

1. Escribe las categorías en F2:F5.
2. Selecciona otra vez B2:B8 y abre Datos > Validación de datos.
3. En Origen escribe =$F$2:$F$6 (dejamos una fila de hueco para crecer).
4. Pulsa Aceptar.

La lista sigue funcionando igual, pero ahora los valores están en la hoja.

Cómo hacer que la lista crezca al añadir categorías

El truco está en convertir el rango de categorías en una Tabla y usar INDIRECTO para que el Origen apunte a la columna entera.

1. Selecciona F1:F5 (incluye el encabezado "Categorias").
2. Pulsa Ctrl+T para crear una Tabla; marca La tabla tiene encabezados.
3. En el Cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) escribe Categorias y pulsa Entrar.
4. En la columna F, cambia el encabezado Categorias por Categoria (sin la s final) para que coincida con el nombre que usaremos.
5. Selecciona B2:B8 y abre Datos > Validación de datos.
6. En Origen escribe =INDIRECTO("Categorias[Categoria]").
7. Pulsa Aceptar.

=INDIRECTO("Categorias[Categoria]")

Ahora añade "Mascotas" en F6 (la siguiente fila de la Tabla): la lista desplegable lo recoge automáticamente.

Listas en cascada: que la segunda dependa de lo elegido en la primera

Una lista dependiente muestra unos valores u otros según lo elegido en otra celda. Aquí vamos a usar países como lista principal y ciudades como lista secundaria, una hoja muy útil para albaranes, rutas de reparto o sencillas agendas de viaje.

1. Crea la lista principal en A2:A9 con Origen =$B$1:$G$1 (los nombres de país son los encabezados).
2. Nombra cada columna con el nombre del país: selecciona B2:B9, ve al Cuadro de nombres y escribe Espana. Repite con C2:C9 como Mexico, D2:D9 como Argentina, y así hasta G2:G9 como Colombia.
3. En B11 crea la lista dependiente con Origen =INDIRECTO(SUSTITUIR(A11;" ";"_")).
4. Copia la Validación de B11 hacia abajo hasta B20.

=INDIRECTO(SUSTITUIR(A11;" ";"_"))

SUSTITUIR cambia el espacio del nombre del país por un guion bajo, porque los nombres con espacios no son válidos como nombre de rango. Si en tu lista hay un país como "Costa Rica", el guion bajo es lo que permite que INDIRECTO encuentre el rango.

Por qué la lista no aparece, deja pasar datos malos o se descontrola

Tres problemas aparecen una y otra vez con las listas desplegables. Los vemos con la misma hoja Gastos.

La flecha no sale al pulsar la celda

Si la celda B5 tenía ya escrito "Comida" antes de aplicar la validación, la regla no se aplica al contenido anterior. Además, Validación de datos no se copia con Ctrl+C y Ctrl+V normales: se sustituye por lo pegado.

Causas típicas: la celda ya tenía texto antes de crear la regla; la regla se borró al copiar y pegar; la hoja está protegida. Arreglo: copia la celda buena, selecciona el rango destino y usa Ctrl+Alt+V (Pegado especial) > Validación. Para pegar la regla sin tocar el contenido: Validación > pegar. Si la hoja está protegida, ve a Revisar > Proteger > Desproteger hoja.

Pegar encima se salta la regla

Validación de datos no vigila lo que se pega: si seleccionas otra hoja, copias "comidas" y lo pegas en B5, el texto malo entra sin comprobación. Para localizarlo después:

Excel rodea con un círculo rojo las celdas cuyo contenido no cumple la regla. Es la única forma de auditar lo que ya está escrito o se ha pegado. Cuando termines, repite la ruta y elige Quitar círculos de validación.

La lista dependiente sale en blanco

En la hoja Ciudades, si en A11 hay "Mexico" y en B11 no sale nada, casi siempre es porque el rango con nombre del país no existe o no coincide.

Causa: el rango con nombre se llama "Mexico" pero el encabezado de la columna está como "México" (con tilde), o el nombre tiene un espacio. Arreglo: ve a Fórmulas > Nombres definidos > Administrador de nombres, abre el rango y ajusta el nombre para que coincida exactamente con lo que aparece en la celda (mayúsculas, tildes y sin espacios). El truco de SUSTITUIR con guion bajo sigue siendo necesario cuando hay espacios, como en "Costa Rica".

Lo que ya sabes hacer con las listas desplegables en Excel

• La ruta para crear la lista es Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, eligiendo Lista en Permitir.
• En Origen puedes escribir los valores separados por punto y coma, o señalar un rango de la misma hoja o de otra.
• Una lista con rango fijo ($F$2:$F$6) no se actualiza sola; una Tabla con INDIRECTO("Nombre[Columna]") sí.
• Las listas en cascada se montan con INDIRECTO y, si el nombre tiene espacios, con SUSTITUIR(valor;" ";"_").
• Para auditar lo que ya está mal escrito, usa Datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos.

El siguiente paso natural es usar esas listas limpias como clave de búsqueda: =BUSCARV(B2;Categorias!$A$2:$B$6;2;FALSO) (BUSCARV, en inglés VLOOKUP) para traer, por ejemplo, un presupuesto por categoría; o =BUSCARX(B2;Categorias!$A$2:$A$6;Categorias!$B$2:$B$6) (BUSCARX, en inglés XLOOKUP, desde Excel 2021 y Microsoft 365) si quieres la versión moderna.

Dudas al usar listas desplegables en Excel