Plantilla de mantenimiento preventivo en Excel: cómo armarla

Una plantilla de mantenimiento preventivo es un libro de Excel con varias hojas conectadas entre sí que sirve para no perder de vista las revisiones de los equipos: qué se revisa, cada cuánto, quién lo hizo y si vas al día. Aquí montas una de cero, con tus propios activos, y al terminar tendrás un calendario anual que se avisa solo cuando algo se atrasa. Funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024 y Excel para la web; lo que uses de validación de datos, formato condicional, BUSCARV (VLOOKUP) y tablas existe desde esa versión, así que en Excel 2019 también irá, aunque el aspecto de la cinta cambie un poco.

Qué es una plantilla de mantenimiento preventivo y para qué te sirve en el día a día

Cuando las tareas de mantenimiento viven en papel, en un grupo de WhatsApp o en una hoja suelta, se cumplen a medias: nadie recuerda cuándo se cambió el aceite, la limpieza profunda se salta cuando el equipo está parado y, cuando algo se avería, no hay forma de saber qué se había hecho antes. Una plantilla bien hecha junta cuatro cosas en un mismo libro: el Inventario de los equipos que tienes, el Plan con las tareas y su frecuencia, el Registro de lo que realmente se hizo y un Panel con los indicadores para ver si vas bien.

Piensa en ella como la diferencia entre una lista de la compra y una agenda con alarmas: la lista se queda en el cajón y la agenda pita cuando toca. La plantilla pita porque una celda se pone roja cuando se atrasa una revisión y se pone verde cuando se cumple.

Las cuatro hojas que casi siempre la forman

Las cuatro hojas de casi toda plantilla son:

• Activos: el Inventario de equipos con su código, ubicación y responsable.
• Plan Maestro: cada tarea, su frecuencia y a qué equipo pertenece.
• Calendario: el año entero con lo que toca cada día.
• Ejecución: lo que realmente se hizo, con fecha, técnico y observaciones.
• KPIs: el panel de cumplimiento con números grandes y un gráfico.

Un ejemplo real con cinco equipos: tres bombas (BOM-01, BOM-02, BOM-03), dos compresores (CMP-04, CMP-05) y una caldera (CAL-06). Sobre esos seis, el calendario marca los engrases, los cambios de filtro y las inspecciones anuales, y el panel te dice a final de mes si vas por encima del 90 % de cumplimiento.

Decidir qué Excel tienes y qué necesitas antes de empezar

Antes de abrir Excel, conviene saber con qué versión trabajas: en Excel para Microsoft 365 y en Excel 2021/2024 todo lo que se usa aquí (tablas, validación de datos, formato condicional, BUSCARV, BUSCARX, gráficos) está disponible. En Excel 2019 también, aunque la cinta de opciones tiene otro aspecto. En Excel para la web funciona casi todo, salvo algunas opciones avanzadas de formato condicional. Si tienes Excel 2016 o anterior, la plantilla funcionará pero el aspecto de la cinta y algunos cuadros serán distintos.

Lo que vas a necesitar de Excel, sin más, es:

• Validación de datos (Datos > Herramientas de datos) para que la frecuencia y el activo se elijan de una lista.
• Formato condicional (Inicio > Estilos) para pintar de rojo lo vencido y de verde lo hecho.
• Tablas (Insertar > Tablas > Tabla) para que las filas nuevas se tengan en cuenta solas en las fórmulas.
• BUSCARV (VLOOKUP) para traer la tarea y el responsable desde el Plan Maestro a la Ejecución.
• Gráficos (Insertar > Gráficos) para el panel de cumplimiento.

Para crear una hoja nueva, haz clic con el botón derecho en cualquiera de las pestañas de la parte inferior y elige Insertar > Hoja de cálculo. Así vas sumando Activos, Plan Maestro, Calendario 2026, Ejecución y KPIs.

Lo que debe tener tu lista de equipos antes de pasarla a Excel

Antes de teclear, ten clara la lista de equipos. Cada activo debe llevar:

• Código: un identificador corto y único (BOM-01, CMP-04, CAL-06). Sin espacios ni acentos.
• Nombre: cómo lo llamáis en la planta ("Bomba de agua fría 1").
• Ubicación: sala o zona donde está.
• Criticidad: A, B o C según cómo te afecte si se para.
• Responsable: la persona o el equipo que se hace cargo.

Mete toda esta información en una TABLA de Excel (Insertar > Tablas > Tabla), no en un rango suelto. La ventaja es que cuando añadas un equipo nuevo al final, las fórmulas del calendario y del BUSCARV lo cogen solas, sin tener que cambiar rangos a mano.

Crear el inventario de activos en una hoja con formato de tabla

Empezamos por la hoja Activos, donde vive el Inventario. Crea la hoja, escribe los encabezados y los cinco equipos del ejemplo, y luego convierte el rango en Tabla para que las fórmulas futuras lo lean bien.

Pasos:

1. Crea la hoja Activos (clic derecho en la pestaña > Insertar > Hoja de cálculo).
2. En la fila 1 escribe los encabezados: Código, Nombre, Ubicación, Criticidad, Responsable, Fecha de alta.
3. Rellena las cinco filas con los datos del taller (BOM-01 a GEN-05).
4. Selecciona el rango A1:F6.
5. Convierte el rango en Tabla desde Insertar > Tablas > Tabla. Acepta que la tabla tiene encabezados.
6. En la cinta verás que aparece el grupo Herramientas de tabla y que el estilo de la tabla cambia a rayas.

Armar el plan maestro con tareas y frecuencias

La hoja Plan Maestro es el corazón de la plantilla: aquí decides qué se hace, cada cuánto y a quién le toca. Cada fila es una tarea. Una buena práctica es que la primera columna sea el código del activo, así luego el calendario y el BUSCARV la localizan rápido.

Pasos:

1. Crea la hoja Plan Maestro.
2. En la fila 1 escribe: Codigo, Tarea, Frecuencia, Dia programado, Responsable, Duracion (h).
3. Rellena unas diez tareas: desengrase mensual, cambio de aceite trimestral, revisión anual, limpieza de filtros semanal, etc.
4. Convierte el rango en Tabla (Insertar > Tablas > Tabla) y llámala PlanMaestro desde Herramientas de tabla > Diseño > Nombre de la tabla.

Evitar escribir la frecuencia a mano con una lista desplegable

Escribir la frecuencia a mano abre la puerta a errores: "trimestral" con tilde, "Trimestral" con mayúscula, "cada 3 meses" en una fila y "Trimestral" en la siguiente. Una lista desplegable obliga a usar siempre el mismo valor.

Pasos:

1. Selecciona C2:C11 en la hoja Plan Maestro.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.

1. En el cuadro, configura:

Que el activo se elija también de una lista

Misma idea, pero aplicada a la columna Codigo: para que nadie invente un código que no existe, haz que se elija de la hoja Activos.

Pasos:

1. Selecciona A2:A11 en Plan Maestro.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.

1. Configura así:

Generar el calendario anual con fórmulas y formato condicional

La hoja Calendario 2026 es la que pita. Tiene 365 días en la columna A (del 01/01/2026 al 31/12/2026) y, para cada equipo del Plan Maestro, una columna con una fórmula que escribe "X" cuando ese día toca la tarea. Como en el Plan Maestro hay diez tareas, necesitarás diez columnas (B a K), una por cada tarea del Plan Maestro.

Pasos previos:

1. Crea la hoja Calendario 2026.
2. En A1 escribe Fecha. En B1:K1 los encabezados: BOM-01 Desengrase, BOM-01 Aceite, BOM-01 Revision, CMP-04 Filtros, CMP-04 Aceite, CMP-05 Filtros, CAL-06 Inspeccion, CAL-06 Purga, GEN-05 Revision, GEN-05 Correas.
3. En A2 escribe 01/01/2026 y arrastra el controlador de relleno hasta A366. Tendrás 365 fechas.

Calcular el día que toca cada tarea según la frecuencia

La fórmula de la columna B debe marcar "X" cuando en la fila 2 de Plan Maestro (BOM-01 Desengrase, Mensual, día 5) toque un día 5 de cualquier mes. La función ESFIMO (WORKDAY, en inglés WORKDAY) devuelve una fecha sumando días laborables; aquí usamos la versión de la periodicidad con DIASEM:

=SI(DIASEM(A2;2)=1;SI(Y(DIA(A2)=5);"X";"");"")

En palabras: si el día de la semana es lunes (DIASEM=1 con tipo 2, donde lunes=1 y domingo=7) y el día del mes es 5, escribe "X"; si no, nada. Para los mensuales basta con comparar el DIA(A2) con el número de la columna Día programado del Plan Maestro.

Copia la fórmula a B2:B366 y luego a las demás columnas, ajustando el $D$2 por $D$3, $D$4, etc. Para los semanales (CMP-04 Filtros, lunes), el patrón es =SI(Y(PlanMaestro!$C$5="Semanal";DIASEM(A2;2)=1);"X";"").

Pintar lo vencido sin revisarlo a ojo

Ahora se pinta el calendario solo: rojo si la fecha ya pasó y no se marcó, verde si está dentro del plazo, amarillo si es hoy. Usamos formato condicional con fórmula porque el rango tiene condiciones por columna.

Pasos:

1. Selecciona B2:K366.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato.
4. Regla 1, vencido: =$A2<HOY() Y B2<>"" con relleno rojo.
5. Regla 2, hecho: escribe a mano "X" en la columna cuando se ejecute, y aplica relleno verde con la regla =B2="X".
6. Regla 3, hoy: =Y($A2=HOY();B2<>"") con relleno amarillo.

Registrar lo que se hizo en la hoja de ejecución

La hoja Ejecución es donde los técnicos apuntan lo que hicieron. Cada fila es una intervención real, con fecha, código, tarea, técnico y observaciones. Aquí no se calcula nada complejo, solo se vuelca lo del calendario y se traen los datos del Plan Maestro con BUSCARV.

Pasos:

1. Crea la hoja Ejecución.
2. Escribe en la fila 1: Fecha, Codigo activo, Tarea, Tecnico, Cumplida, Observaciones.
3. Cada vez que se ejecuta una tarea, copia la fila del calendario (fecha + columna con "X") a esta hoja, elige el técnico y marca Cumplida = Sí.

Traer la tarea y el responsable con BUSCARV

En lugar de escribir la tarea a mano en cada fila, BUSCARV (VLOOKUP) la trae del Plan Maestro. La fórmula busca el código del activo en la primera columna del Plan y devuelve la tarea de la columna 3 (que es la tercera contando desde A).

=SI.ERROR(BUSCARV(B2;PlanMaestro!$A:$F;2;0);"Codigo no existe")

Para el responsable, cambia el 2 por el 5 (la columna Responsable está en la posición 5 del Plan Maestro):

=SI.ERROR(BUSCARV(B2;PlanMaestro!$A:$F;5;0);"")

Calcular el porcentaje de cumplimiento del plan

El indicador clave de un plan de mantenimiento es el % de cumplimiento del PMP (Plan de Mantenimiento Preventivo): tareas ejecutadas dentro del plazo entre tareas programadas. Se calcula con dos CONTARA y se le da formato de porcentaje.

=CONTARA(Ejecucion!E:E)-1;CONTARA(PlanMaestro!C:C)-1)/CONTARA(PlanMaestro!C2:C11)

Aplica formato de porcentaje con Ctrl+1 > Número > Porcentaje con 0 decimales.

Montar un panel de indicadores con un gráfico y formato condicional

La hoja KPIs resume todo en tres números grandes y un visual. Es la hoja que enseñas a la dirección.

Pasos:

1. Crea la hoja KPIs.
2. Escribe en A1:B3 los tres indicadores: % Cumplimiento PMP, Tareas atrasadas, Equipos críticos.
3. En B1:B3 pon las fórmulas que ya calculaste.
4. Crea una tabla auxiliar con el cumplimiento por mes: en D1 los meses (Ene a Dic) y en E1 el porcentaje de cada mes con =CONTAR.CONJUNTO(Ejecucion!A:A;">="&FECHA(2026;1;1);Ejecucion!A:A;"<="&FECHA(2026;1;31);Ejecucion!E:E;"Si")/CONTARA(PlanMaestro!C2:C11)*30.
5. Inserta un gráfico de barras agrupadas: Insertar > Gráficos > Barras > Barras agrupadas, eligiendo el rango D1:E13.
6. Aplica formato condicional a B1:B3: verde si >=0,9, amarillo si >=0,7 y rojo si <0,7.

Errores habituales al montar la plantilla y cómo arreglarlos

Aunque la plantilla es sencilla, hay cinco tropiezos clásicos que pueden hacerte perder una mañana si no los conoces.

#N/A en el BUSCARV porque el código no coincide

El BUSCARV devuelve #N/A cuando el código de la hoja Ejecución no está exactamente igual en el Plan Maestro. Lo habitual: un espacio al final ("BOM-01 "), mayúsculas distintas ("bom-01") o un guion largo donde pusiste uno corto. La fórmula =BUSCARV("BOM-01";PlanMaestro!A:A;1;0) falla sin razón aparente.

Causa: caracteres invisibles al escribir o al copiar. Arreglo: en una columna auxiliar aplica =ESPACIOS(MAYUSC(A2)) a la columna de códigos del Plan Maestro y úsala como clave de búsqueda.

La lista desplegable deja escribir valores que no están en ella

La validación de datos solo bloquea lo escrito a mano, no lo pegado. Si pegas una fila copiada de otra hoja, el valor saltará la regla aunque no esté en la lista. Solución: Datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos para localizar los intrusos y corregirlos.

El calendario deja de marcar tareas al añadir un equipo nuevo

El calendario apuntaba a Plan!$D$2:$D$10, un rango fijo. Al añadir la fila 11 en el Plan Maestro, esa fila queda fuera. Causa: que el Plan no estaba en formato Tabla. Arreglo: pasa el Plan a Tabla (Insertar > Tablas > Tabla) y cambia la fórmula del calendario para que use PlanMaestro[Dia programado], que se refiere a toda la columna de la tabla.

El formato condicional pinta celdas que no debe

La regla del calendario usa =$A2<HOY() para pintarse cuando la fecha ya pasó. Al copiar la regla a la columna de la derecha, si no se ancla correctamente con $A2, la referencia se convierte en B2<HOY() y nunca se cumple porque en B2 no hay fechas. Causa: el $ se puso en el lado equivocado. Arreglo: pulsar F4 sobre la referencia para alternar entre relativa (A2), mixta ($A2 o A$2) y absoluta ($A$2). Para una regla que se copia a la derecha, ancla solo la columna ($A2), nunca la fila.

Lo que esta plantilla no hace (y cuándo conviene un CMMS)

Una plantilla de Excel llega hasta donde llega. No genera alertas al móvil cuando algo se atrasa: para eso necesitas un CMMS (Computerized Maintenance Management System) o, al menos, Power Automate conectado a la hoja en OneDrive. Tampoco lleva historial por QR: si escaneas un código en cada equipo, Excel no lo gestiona; necesitas una app de mantenimiento o Power Apps. Y no calcula MTBF (tiempo medio entre fallos) ni MTTR (tiempo medio de reparación) con miles de datos: por debajo de 50 activos la plantilla va sobrada, pero por encima el archivo se vuelve lento, las fórmulas se recalculan con retraso y compartirlo por correo genera versiones divergentes que nadie sabe cuál es la buena.

Cuando eso pasa, lo razonable es pasar a un CMMS (Maintenance Connection, UpKeep, Fiix) o, si la organización ya usa Microsoft 365, montar la misma plantilla con Power Apps y SharePoint como backend, manteniendo Excel solo para los KPIs y los informes.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla y el siguiente paso

Con lo que has montado en este tutorial ya sabes:

• Crear el Inventario de activos en una hoja en formato Tabla.
• Armar el Plan Maestro con tareas, frecuencias y listas desplegables.
• Generar el Calendario anual con fórmulas que marcan lo que toca cada día.
• Registrar la Ejecución y traer tarea y responsable con BUSCARV.
• Montar el Panel de KPIs con números grandes, formato y cumplido condicional.

El siguiente paso natural es proteger las fórmulas para que nadie las borre sin querer: en Revisar > Proteger hoja, marca las celdas de fórmulas como Bloqueadas (Formato de celdas > Protección) antes de proteger, deja las celdas de datos desbloqueadas y pon una contraseña. Después, comparte el archivo en OneDrive para que varios técnicos rellenen la Ejecución a la vez, y desactiva la opción Permitir que más de un usuario edite al mismo tiempo solo si te conviene que dos personas escriban a la vez. Tu plantilla, además, está comprobada en octubre de 2026.

Dudas al usar la plantilla de mantenimiento preventivo

• ¿Desde qué versión de Excel funciona esta plantilla? Desde Excel 2019 en adelante, incluyendo Excel 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para la web y Excel para Mac.
• ¿Puedo compartirla por correo? Sí, pero cada persona tendrá una copia y se perderán los cambios de los demás. Lo mejor es OneDrive o SharePoint.
• ¿Cómo calculo el MTBF y el MTTR con esta plantilla? Con un CMMS, no con esta hoja. Para 50 activos o más, considera un sistema dedicado.
• ¿Qué pasa si pego datos en una celda con lista desplegable? La regla no bloquea lo pegado. Usa Datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos para localizarlos.

Dudas al usar la plantilla de mantenimiento preventivo