Formato condicional según el valor de otra celda en Excel

Tienes una hoja de pedidos y quieres que toda la fila se ponga verde cuando el estado sea «Pagado», o que las ventas que pasan un objetivo se marquen solas. Eso es formato condicional mirando a otra celda: una regla que lee un valor en una columna y aplica color, fuente o borde al resto de la fila. Al terminar este tutorial sabrás crear reglas con listas predefinidas y con fórmulas, fijar la celda que decide con el dólar ($) para que la regla no se «desplace», diagnosticar los errores más habituales y borrar o reutilizar las reglas que ya tienes. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es una regla que mira a otra celda y para qué te sirve

El formato condicional cambia el aspecto de una celda —color de relleno, color de letra, negrita, borde— según una condición. Lo normal es que la condición mire al valor de la propia celda: «si C2 es mayor que 100, píntala». La gracia de este tutorial es dar un paso más: que la condición mire a otra celda y aplique el formato a un rango distinto.

Imagina la hoja «Pedidos» de tu tienda. En la columna D escribes el estado de cada pedido: Pagado, Pendiente, Enviado. Quieres que la fila entera cambie de color según ese estado, para ver de un vistazo qué cobrar, qué preparar y qué ya salió. Eso lo consigues con una regla cuya fórmula lee D2 y, si cumple la condición, aplica el formato a A2, B2, C2 y D2 a la vez. La fórmula se evalúa fila a fila y, al cambiar el estado, la fila se repinta sola.

A lo largo del artículo vamos a usar esa misma hoja de pedidos y un par de variantes (ventas por vendedor, tareas con palabras clave) para que practiques con datos reales y veas los tres casos más útiles de una regla que mira a otra celda: una coincidencia exacta con texto, una comparación con un número escrito aparte y una búsqueda parcial dentro de un texto.

Dónde está el formato condicional y qué opciones tiene

Todas las reglas que vas a crear nacen en el mismo sitio: la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos. El botón Formato condicional abre un menú con cinco familias de reglas y, al final, la entrada Nueva regla y Administrar reglas.

Resaltar reglas de celdas sirve para lo más rápido: «mayor que», «menor que», «igual a», «texto que contiene», «una fecha que…», «duplicados». Reglas superiores e inferiores destacan los 10 mayores, los 10 menores, los que pasan el promedio, etc. Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos aplican gráficos dentro de la celda según el valor. Nueva regla abre el cuadro donde escribirás tu propia fórmula.

Las reglas predefinidas: cuando basta con elegir y listo

Para empezar, las reglas predefinidas son lo más cómodo. En Resaltar reglas de celdas tienes opciones que cubren casi cualquier condición directa sobre la propia celda.

Por ejemplo, en la columna Importe de la hoja «Pedidos», puedes abrir Mayor que…, escribir 1000 a mano y elegir un relleno verde. Cada celda de esa columna que supere 1.000 se pintará sola. Lo mismo con Texto que contiene…: si escribes Pagado y la columna Estado tiene esa palabra, las celdas que la contengan se resaltan.

Estas reglas tienen un límite importante: solo aplican formato a la celda que evalúan. Si quieres que toda la fila cambie de color, necesitas la opción de fórmula.

La opción "Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato"

Cuando abres Nueva regla… aparece un cuadro con las mismas familias predefinidas y, al final, la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

Esta opción es la que abre la puerta a mirar a otra celda. La fórmula que escribas debe devolver VERDADERO o FALSO y se evalúa para la primera celda del rango al que aplicas la regla. Si devuelve VERDADERO, esa celda recibe el formato; si devuelve FALSO, no. Al copiar la regla al resto del rango, la fórmula se desplaza igual que cuando arrastras el controlador de relleno: las referencias relativas se mueven, las absolutas (las que tienen $) se quedan quietas.

Pintar una fila según una palabra en una columna

Empezamos con la hoja «Pedidos», que será nuestro libro de trabajo durante todo el artículo. Tienes clientes en la columna A, productos en la B, importes en la C y el estado del pedido en la D.

Para practicar, copia estos datos en tu Excel tal cual (las filas se rellenan con los datos del primer ejemplo):

Vas a crear una regla que pinte toda la fila de verde cuando el estado sea «Pagado».

1. Selecciona el rango que quieres que cambie de color: A2:D20 (aunque solo tengas datos hasta la fila 6, deja hueco para más pedidos).
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla….
3. Elige Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. En el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escribe:

=$D2="Pagado"

1. Pulsa Formato…, ve a la pestaña Relleno, elige un verde claro y acepta.
2. Pulsa Aceptar dos veces.

La fórmula que mira a la celda de la derecha

La fórmula clave de este ejemplo es:

=$D2="Pagado"

Se escribe sobre la primera celda del rango seleccionado (en tu caso, A2) pero «lee» la columna D del mismo número de fila. El $ antes de la D fija la columna: al copiar la regla hacia la derecha, la fórmula seguirá mirando a D, no a E, ni a F. La fila 2 va sin $, así que al evaluar la celda B2 mirará a D2, al evaluar A3 mirará a D3, y así sucesivamente.

Elegir el formato: color de relleno, fuente y borde

El botón Formato… abre el mismo cuadro que Ctrl+1 (Formato de celdas), con seis pestañas: Número, Fuente, Borde, Relleno, Protección y Alineación. Para una regla visual rápida, basta con tocar Relleno y, si quieres reforzar, Fuente para poner negrita o cambiar el color del texto.

Cuando vuelves al cuadro de la regla, en la vista previa ya ves cómo quedará la fila. Al pulsar Aceptar, el rango seleccionado entero pasa a obedecer esa condición.

Comprobar que cambia al cambiar la celda que decide

Ahora la regla está viva: si modificas el estado de cualquier pedido, su fila se repinta sola.

1. Ve a D3 y cambia «Pendiente» por «Pagado». La fila 3 se pone verde al instante.
2. Vuelve a cambiar D3 a «Pendiente» y la fila recupera el color original.
3. Ahora prueba con `D5», escribe «pagado» en minúscula y mira: la fila también se pinta. Eso confirma que la comparación no distingue mayúsculas.

Comparar con un valor escrito en una celda aparte

A veces el umbral no es un número fijo dentro de la fórmula, sino una celda que tú puedes cambiar. Por ejemplo, en la hoja «Ventas» tienes el objetivo del mes en E2 y quieres que cada fila se resalte cuando las unidades superen ese objetivo.

Vas a crear la regla que pinta toda la fila cuando las unidades superan el valor de E2.

1. Selecciona A2:D20.
2. Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla….
3. Elige Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Escribe la fórmula:

=$B2>$E$2

1. Pulsa Formato…, rellena con verde claro y acepta.

La fórmula con referencia fija a la celda objetivo

La fórmula usa dos dólares en E2:

=$B2>$E$2

$B2 fija la columna (siempre lee B) pero deja la fila relativa. $E$2 fija las dos cosas: al copiar la regla hacia la derecha y hacia abajo, la comparación siempre apunta a E2, no a E3 ni a F2.

Cambiar el umbral sin tocar la regla

Ahora la regla está desconectada. Si subes el objetivo a 500, las filas 4 y 5 (340 y 410) ya no se pintarán porque ninguna lo supera; la fila 6 (1.710) tampoco, porque su unidades son 95 y lo que se compara son las unidades, no el importe. Si bajas el objetivo a 100, se pintarán las filas 2, 3, 4 y 5. Todo sin tocar la regla.

Resaltar según una coincidencia parcial de texto

La tercera variante útil es buscar una palabra dentro de un texto más largo. En la hoja «Tareas» tienes una columna con descripciones largas y quieres resaltar las filas cuya descripción contenga la palabra que escribas en una celda aparte (C1).

Vas a crear la regla que pinta las filas cuya descripción contenga la palabra escrita en C1.

1. Selecciona A2:B20.
2. Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla….
3. Elige Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Escribe:

=ESNUMERO(HALLAR($C$1;$A2))

1. Elige un relleno amarillo y acepta.

La fórmula con HALLAR y ESNUMERO

La fórmula combina dos funciones:

=ESNUMERO(HALLAR($C$1;$A2))

HALLAR (en inglés, SEARCH) busca la primera aparición de C1 dentro de A2 y devuelve la posición (un número) si la encuentra, o el error #¡VALOR! si no la encuentra. ESNUMERO (ISNUMBER) convierte ese resultado en VERDADERO cuando hay número y FALSO cuando hay error. La regla aplica formato cuando la fórmula es VERDADERO, es decir, cuando la palabra aparece.

$C$1 va con los dos dólares: ni la fila ni la columna se mueven al evaluar cada celda del rango, así que la comparación siempre usa el valor de C1. $A2 fija la columna A (la descripción) pero deja la fila relativa para que la regla recorra todas las filas.

Por qué HALLAR y no HALLAR mayúsculas

HALLAR no distingue mayúsculas: si en C1 escribes URGENTE o Urgente, también encuentra «urgente» dentro de las descripciones. Si necesitas que sí distinga mayúsculas, sustituye HALLAR por ENCONTRAR (FIND), que sí las distingue.

Por qué la regla no se aplica o se aplica donde no debe

Cuando una regla con fórmula no funciona, casi siempre es por una de estas cuatro causas. Vamos a verlas con la misma hoja de pedidos del primer ejemplo.

Falta el $ y la regla se "desplaza" al copiar

Si escribes la fórmula sin el dólar antes de la D:

=D2="Pagado"

y la aplicas al rango A2:D20, la fórmula se interpreta fila a fila. Para A2 mira a D2, para B2 mira a E2 (que está vacía), para C2 mira a F2 (también vacía), y así. El resultado es que solo se pinta la celda A2 si su fila dice «Pagado» y las demás celdas de la fila nunca cumplen la condición. La regla «se ha desplazado» al copiarse.

El arreglo: poner el $ delante de la columna que decide.

=$D2="Pagado"

La fórmula apunta a una columna equivocada

Otro fallo típico es comparar contra la columna que no es. Si el estado está en la columna D pero la fórmula dice:

=$A2="Pagado"

la regla compara el cliente (Ana, Luis, Marta…) con la palabra «Pagado». Ningún cliente se llama «Pagado», así que la regla nunca se cumple y no se pinta nada. La regla parece estar bien escrita, pero apunta a la columna equivocada.

El arreglo: cambiar A2 por D2 y fijar la columna.

=$D2="Pagado"

La regla se aplica pero el libro va muy lento

Las reglas con fórmula se recalculan cada vez que cambia cualquier celda del rango. Si la regla cubre una hoja entera (más de un millón de filas, por ejemplo) o si tienes muchas reglas con fórmulas pesadas, el libro puede ir lento al escribir o al moverse entre hojas.

Borrar, editar o copiar una regla que ya no sirve

Las reglas que vas creando se acumulan. Para ver, modificar o borrar las reglas existentes, vuelve al menú de formato condicional y elige Administrar reglas….

Desde este cuadro puedes Editar regla para cambiar la fórmula o el formato sin empezar de cero, Eliminar regla para borrar la seleccionada y Nueva regla… para añadir una. El desplegable Mostrar reglas de te permite ver las reglas de la selección actual, de la hoja o del libro entero.

Detener una regla desde el menú contextual

Si solo quieres quitar el formato de unas celdas concretas sin entrar en el administrador, haz clic derecho sobre una celda formateada y elige Formato condicional > Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Para limpiar la hoja entera, la misma opción ofrece Borrar reglas de toda la hoja.

Lo que ya sabes hacer con el formato condicional por valor de otra celda

• Crear una regla con fórmula que pinta toda la fila según una palabra exacta en otra columna, fijando la columna que decide con $D2.
• Comparar las celdas de un rango con un umbral escrito en una celda aparte, fijando fila y columna con $E$2 para reutilizar la regla cambiando solo el umbral.
• Buscar una palabra dentro de un texto más largo con la pareja ESNUMERO(HALLAR(...)), útil para hojas con descripciones largas y palabras clave variables.
• Diagnosticar y arreglar los tres errores más comunes al usar fórmulas: falta el $, columna equivocada y rango demasiado grande.

El siguiente paso natural es combinar este formato condicional con una lista de validación en la columna de estados: así solo podrás escribir «Pagado», «Pendiente» o «Enviado», evitarás errores de escritura y la regla seguirá funcionando sin tocar nada.

Dudas al usar formato condicional según el valor de otra celda