Tienes el Excel abierto, una hoja lista para enviar y la duda de siempre: ¿cómo la paso a PDF sin que se descuadre nada? Pasar de Excel a PDF es guardar tu hoja como un archivo .pdf, un formato que se ve igual en cualquier dispositivo y que cualquiera puede abrir sin tocar tu libro original. Cuando termines este tutorial vas a saber exportar tu hoja desde Excel con el botón Crear PDF/XPS, decidir qué se convierte (solo una hoja o todo el libro), ajustar la página para que nada se corte, y recurrir a una web como Adobe Acrobat online o iLovePDF cuando no tengas Excel a mano. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, además de Excel para la web y para Mac. Los datos y los siguientes son los de toda la vida; los ejemplos se han comprobado en octubre de 2026.
Qué significa "guardar Excel como PDF" y cuándo te interesa
Un PDF (del inglés Portable Document Format, formato de documento portátil) es un archivo que congela la apariencia de tu documento: lo que ves al imprimirlo o abrirlo en otro ordenador es exactamente lo mismo que viste al guardarlo. Cuando guardas una hoja de Excel como PDF, el archivo .xlsx (tu libro con celdas, fórmulas y formatos) se queda tal cual; lo que se crea aparte es un .pdf con la misma información, lista para enviar.
El caso típico es el de un informe de ventas: tienes una hoja con los meses, los productos, las unidades y los importes, la mandas por correo a tu jefa y ella la abre en su móvil sin tener que instalar nada. Si en lugar de eso le mandaras el .xlsx, podría ver las celdas pero también podría tocar números sin querer, y al imprimir desde su programa le saldría cada columna en una página.
También te interesa cuando quieres archivar un informe cerrado (una foto de cómo estaba ese día), cuando imprimes y quieres evitar que la impresora cambie saltos, o cuando llevas el archivo a una imprenta o a un notario que necesita un documento que no se pueda editar.
El PDF no reemplaza a tu libro: si guardas como PDF sigues teniendo el .xlsx en su carpeta. El PDF es una copia en papel de seguridad, no un cambio de formato del original. Para volver a editar los datos abres el .xlsx; el PDF solo sirve para leer, imprimir y compartir.
Las dos formas de hacerlo: desde Excel o desde una web
Hay dos caminos para pasar de Excel a PDF. Uno usa el propio Excel, con el comando Crear PDF/XPS, y no se mueve; el otro usa una página web como Adobe Acrobat online o iLovePDF, que recibe tu archivo y te devuelve el PDF, y se mueve.
Desde Excel, el botón está en Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, y abre un cuadro donde eliges dónde guardar el PDF, qué parte del libro convertir y cómo queda la página (orientación, encabezados, líneas de división). Al pulsar Publicar, Excel dibuja la hoja sobre un PDF sin abrir ningún otro programa. La ventaja es que controlas el resultado al detalle: decides si se exporta la hoja activa o todo el libro, si la página va en vertical o en horizontal, y si los títulos se repiten arriba en cada hoja si el contenido se corta en paginas.
Desde una web, abres el navegador, subes el archivo .xlsx a la página y la herramienta te lo devuelve convertido. Adobe Acrobat online es el conversor de la propia Adobe, creadora del formato PDF, y conserva bien las tablas. iLovePDF es una alternativa muy usada que, además de convertir, te deja elegir la orientación vertical u horizontal antes de pulsar CONVERTIR. La ventaja es que no necesitas tener Excel instalado: sirve en un chromebook del colegio, en el ordenador del cliente o desde el móvil. El inconveniente es que tu archivo sube a un servidor de otra empresa, algo a tener en cuenta si los datos son confidenciales.
Desde Excel: el comando Crear PDF/XPS
El comando vive en la cinta de opciones, en la pestaña Archivo, dentro del grupo Exportar. Al pulsarlo se abre un diálogo de guardado de Windows (como Guardar como) y, después de escribir el nombre y elegir la carpeta, el botón Publicar cierra el cuadro y crea el PDF.
En el momento de elegir el nombre aparece un desplegable Optimizar para con dos opciones: Estándar (calidad normal, válido para pantalla e impresión) y Tamaño mínimo (comprime más para mandar por email). El botón Opciones del mismo cuadro abre un segundo diálogo donde decides qué se publica (la hoja activa, varias hojas seleccionadas o todo el libro), si se incluyen los títulos de impresión, las líneas de cuadrícula y los encabezados de filas y columnas.
Desde una web: subir el archivo y descargar el PDF
El mecanismo es siempre el mismo: abres la página del conversor en el navegador, pulsas el botón de subir o arrastras el archivo .xlsx hasta la zona de carga, esperas unos segundos y pulsas Descargar para bajar el PDF a tu carpeta de Descargas.
En Adobe Acrobat online, el botón central dice Seleccionar un archivo y, tras subirlo, la página muestra una vista previa y un botón Descargar para bajar el PDF. En iLovePDF, además, antes de convertir puedes elegir orientación vertical u horizontal en un desplegable; útil si tu hoja es muy ancha y en vertical una columna se sale.
Guardar una hoja como PDF desde Excel paso a paso
Para seguir el tutorial vamos a usar el libro Ventas 2026, un archivo de una tienda con la hoja Ventas (la única hoja del libro). La hoja tiene una tabla con las ventas de enero a abril de cuatro productos, con sus unidades e importes.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mes | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Enero | Cuaderno | 120 | 384,00 |
| 3 | Enero | Lápiz | 250 | 75,00 |
| 4 | Febrero | Cuaderno | 95 | 304,00 |
| 5 | Febrero | Goma | 400 | 120,00 |
| 6 | Marzo | Lápiz | 180 | 54,00 |
| 7 | Marzo | Cuaderno | 110 | 352,00 |
| 8 | Abril | Goma | 320 | 96,00 |
- Abre el archivo Ventas 2026.xlsx y haz clic en la pestaña Ventas para tener a la vista la tabla.
- Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF y verás la pestaña ". Pulsas Crear PDF/XPS.
- En el diálogo Publicar como PDF o XPS, escribe el nombre Ventas 2026 y elige la carpeta Escritorio.
- En el desplegable Optimizar para deja Estándar (suficiente para imprimir y enviar).
- Pulsa Publicar. Excel cierra el cuadro y abre el PDF recién creado.
Elegir qué se convierte: la hoja actual o todo el libro
Cuando vuelves a pulsar Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y, antes de darle a Publicar, pulsas Opciones, aparece un segundo cuadro con tres apartados. El primero, Publicar qué, decide qué parte del libro entra en la conversión: la hoja activa, varias hojas seleccionadas o todo el libro.
Para quedarte solo con la hoja Ventas, deja marcada Selección: como se muestra en pantalla (es la opción por defecto cuando solo tienes una hoja activa). Si tuvieras varias hojas en el libro y quisieras convertirlas todas, marca Libro completo; Excel pone cada hoja en el PDF detrás de la anterior.
Ajustar el área de impresión antes de exportar
Si solo quieres exportar parte de la hoja (por ejemplo, la tabla y no las notas que tienes debajo), marca el área primero. Selecciona el rango A1:D8 arrastrando desde A1 hasta D8.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mes | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Enero | Cuaderno | 120 | 384,00 |
| 3 | Enero | Lápiz | 250 | 75,00 |
| 4 | Febrero | Cuaderno | 95 | 304,00 |
| 5 | Febrero | Goma | 400 | 120,00 |
| 6 | Marzo | Lápiz | 180 | 54,00 |
| 7 | Marzo | Cuaderno | 110 | 352,00 |
| 8 | Abril | Goma | 320 | 96,00 |
- Selecciona A1:D8.
- Ve a Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
- Vuelve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, deja Estándar y pulsa Publicar.
Decidir cómo encaja la hoja en la página del PDF
Antes de darle a Publicar, el botón Opciones del cuadro Publicar como PDF o XPS abre un cuadro con tres apartados: Publicar qué (lo que acabamos de ver), Opciones de PDF (cómo se imprime cada hoja) y Propiedades (metadatos del archivo, como el autor y el título).
Opciones de PDF controla tres casillas (títulos de impresión, líneas de cuadrícula y encabezados de filas y columnas) y la orientación de cada hoja. Propiedades es útil para que, al abrir el PDF en otro programa, aparezca tu nombre como autor y un título descriptivo.
Orientación vertical y horizontal
La orientación cambia desde Disposición de página > Configurar página > Orientación. La pestaña Página del cuadro Configurar página tiene dos botones de opción: Vertical (apaisada, la hoja en pie) y Horizontal (la hoja tumbada).
- Ve a Disposición de página > Configurar página.
- En la pestaña Página, marca Horizontal.
- Acepta y vuelve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Publicar.
Ajustar al ancho de la página
Si la tabla es más ancha que la página (aunque sea en horizontal), puedes decirle a Excel que la escale para que entre en una sola hoja. En Disposición de página > Configurar página > Página marca Ajustar a y pon 1 página de ancho y 1 de alto: Excel reduce la imagen hasta que cabe.
- Disposición de página > Configurar página.
- Pestaña Página, marca Ajustar a: 1 página(s) de ancho por 1 de alto.
- Acepta y vuelve a exportar.
Incluir o no encabezados y líneas de división
El cuadro Opciones del Publicar como PDF o XPS tiene tres checkbox que cambian la apariencia del PDF: Títulos de impresión (repite arriba en cada página la fila de títulos; útil si tu tabla tiene muchas filas y al exportar sale cortada en varias páginas), Líneas de cuadrícula (dibuja la cuadrícula gris de Excel en el PDF) y Encabezados de filas y columnas (muestra los números de fila y las letras de columna, como si fuera una captura de pantalla).
- Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones.
- Marca Títulos de impresión y desmarca Líneas de cuadrícula.
- Pulsa Aceptar y luego Publicar.
Convertir un PDF desde una página web
Si no tienes Excel a mano (estás en un chromebook, en el ordenador de un cliente o usando Excel para la web sin permiso para instalar nada), puedes convertir el archivo con una web. Vamos a usar iLovePDF con el mismo archivo Ventas 2026.xlsx.
Tienes el archivo Ventas 2026.xlsx en el Escritorio y el navegador abierto. La página a la que entras es la de conversión de Excel a PDF de iLovePDF; también sirve la de Adobe Acrobat online, con los mismos pasos.
Subir el archivo y elegir las opciones recomendadas
- Entra en la web del conversor (iLovePDF o Adobe Acrobat online) desde el navegador.
- Pulsa el botón Seleccionar archivo o arrastra Ventas 2026.xlsx desde el Escritorio hasta la zona de carga.
- En iLovePDF, elige orientación Vertical u Horizontal según la tabla; en Adobe Acrobat online no hace falta, paso a paso automático.
- Pulsa CONVERTIR (iLovePDF) o el botón equivalente de Acrobat online y espera unos segundos.
Bajar el PDF y comprobar que esté completo
- Pulsa Descargar (o Descargar PDF en iLovePDF) para guardar el archivo en tu carpeta de Descargas.
- Abre el PDF descargado y revisa que aparecen las cuatro columnas (Mes, Producto, Unidades, Importe) y las ocho filas de la tabla, con los importes en formato 384,00; 75,00; 304,00; etc.
- Si los importes salen como 384.00 (con punto), es solo cosa del formato regional del visor; los datos son correctos.
Problemas habituales al pasar de Excel a PDF y cómo resolverlos
Cuando algo no sale como pensabas, casi siempre es por una de estas causas: porque no has elegido bien qué parte del libro se exporta, porque la página es más pequeña que la tabla o porque la web no ha podido procesar el archivo.
Una columna se corta al pasar a PDF
Si al abrir el PDF la columna Importe queda cortada y sigue en otra página, la tabla es más ancha que la página en orientación vertical.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mes | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | Enero | Cuaderno | 120 | 384,00 |
| 3 | Enero | Lápiz | 250 | 75,00 |
| 4 | Febrero | Cuaderno | 95 | 304,00 |
| 5 | Febrero | Goma | 400 | 120,00 |
| 6 | Marzo | Lápiz | 180 | 54,00 |
| 7 | Marzo | Cuaderno | 110 | 352,00 |
| 8 | Abril | Goma | 320 | 96,00 |
Causa: la hoja está en vertical y la tabla no cabe en una hoja. Arreglo: cambia a Horizontal en Disposición de página > Configurar página > Orientación y, si sigue sin caber, marca Ajustar a: 1 página(s) de ancho por 1 de alto en la misma pestaña. Vuelve a exportar.
El PDF sale en blanco o con otra hoja
Si el PDF está en blanco, o tiene la hoja Notas en vez de la tabla, casi siempre es porque no marcaste bien qué se publica.
Causa: en el cuadro Publicar como PDF o XPS > Opciones está marcada Selección y la hoja activa no es la que quieres. Arreglo: ve a la pestaña Ventas, repite el proceso y, en Opciones, marca Libro completo para incluirlas todas.
La web no convierte el archivo o da error
Si al subir el .xlsx a iLovePDF o Adobe Acrobat online aparece un error o la conversión se queda colgada, lo más habitual es que el archivo esté abierto en Excel al mismo tiempo, que pese más del límite del servicio o que tenga hojas protegidas con contraseña.
Causa: el archivo sigue abierto en Excel (algunos servicios no aceptan archivos bloqueados), supera el límite de tamaño de la web (varía según el servicio y la cuenta), o contiene hojas protegidas con contraseña que el conversor no sabe leer. Arreglo: cierra el archivo en Excel, comprueba el tamaño en Propiedades del archivo (clic derecho > Propiedades), reduce el peso quitando imágenes o dividiendo el libro, y si sigue fallando, hazlo desde Excel con Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS.
Lo que ya sabes hacer con Excel y PDF y el siguiente paso
- Pasar de Excel a PDF es crear un .pdf aparte de tu libro, sin tocar el .xlsx; tu hoja y se ve igual en cualquier dispositivo.
- Desde Excel, el camino es Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS; desde una web, subes el archivo a Adobe Acrobat online o iLovePDF y bajas el PDF.
- En Opciones eliges qué se convierte (hoja activa o libro completo), si se incluyen los títulos de impresión, las líneas de cuadrícula y los encabezados de filas y columnas.
- Con Disposición de página > Configurar página decides la orientación de la página y si la tabla se ajusta a una hoja con Ajustar a: 1 página(s) de ancho por 1 de alto.
- Si una columna se corta, cambia a horizontal o ajusta al ancho; si el PDF sale vacío, revisa qué hoja está activa y la opción Publicar qué.
El siguiente paso natural es Archivo > Compartir > Correo electrónico o Archivo > Guardar como > PDF; con esos dos comandos mandas el PDF recién creado por correo o lo guardas en una carpeta concreta sin pasar por el botón Crear PDF/XPS.
Dudas al pasar de Excel a PDF
1. Cómo convertir un Excel a PDF sin que se descuadre el formato
Antes de exportar, ve a Vista > Diseño de página y comprueba los saltos de página con líneas discontinuas. Después usa Archivo > Guardar como, elige PDF en el tipo y marca la opción «Ajustar página» o «Ajustar al ancho de página» para evitar que las columnas se corten.
2. ¿Se puede pasar un Excel a PDF gratis?
Sí, sin pagar nada: abre el libro en Excel, ve a Archivo > Guardar como, cambia el tipo a PDF y pulsa Guardar. También puedes arrastrar el archivo .xlsx sobre el icono de Chrome para que lo abra y lo imprima como PDF desde el menú del navegador.
3. ¿Cómo pasar un archivo de Excel a PDF paso a paso?
Con el libro abierto, pulsa F12 (o Archivo > Guardar como), escribe el nombre, despliega el tipo de archivo y elige PDF. En la ventana siguiente marca «Libro completo» para exportar todas las hojas o «Selección» si solo quieres las celdas que habías marcado.
4. ¿Cómo convertir un Excel a PDF en una sola página?
En la ficha Diseño de página, abre Configurar página, ve a la sección «Ajustar a» y pon 1 página de ancho por 1 de alto. Al guardar como PDF, el contenido se reducirá proporcionalmente para caber en una sola hoja A4 u oficio.
5. ¿Se puede pasar un Excel a Word sin perder las tablas?
No hay conversión directa limpia: lo más fiable es copiar el rango con Ctrl+C, ir a Word y usar Pegado especial > Objeto Hoja de cálculo de Microsoft para que la tabla quede editable como tabla. Si solo necesitas verlo, exporta primero a PDF desde Archivo > Guardar como.
6. ¿Cómo pasar una hoja de Excel a una imagen JPG?
Selecciona el rango que quieres capturar y pulsa Ctrl+C, luego en Inicio > Pegar > Pegar como imagen > Imagen. Para algo más rápido, en Excel 2010 y posteriores puedes ir a Archivo > Guardar como y elegir el formato PNG, que sí mantiene buena calidad.