Cómo extraer una tabla de PDF a Excel con Power Query

Tienes una factura en PDF con la fecha, el número, el cliente, la base, el IVA y el total. Para sumar importes y cruzar con tu registro necesitas los datos en una hoja. Este tutorial te enseña cuatro caminos para sacar una tabla de un PDF y llevarla a Excel, desde copiar y pegar hasta la importación directa con Power Query. Funciona con Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también con Excel para la web (sin macros ni la cinta clásica en algunos casos).

Por qué los datos se quedan en un PDF y a ti te hacen falta en una hoja

Un PDF está pensado para verse, no para calcularse: guarda texto e imágenes colocados en posiciones fijas, como una hoja impresa. Una hoja de Excel, en cambio, guarda números en celdas y puede sumarlos, filtrarlos y cruzarlos con otras tablas. Esa diferencia es la razón por la que copiar una factura a mano lleva su tiempo: hay que escribir cada importe en su celda para que Excel trabaje con él.

Piensa en una factura típica: fecha (01/03/2026), número (F-2026-0045), cliente, base imponible, IVA y total. En el PDF esos datos están dibujados; en Excel son seis celdas que SUMA y BUSCARV pueden tocar. Cuando extraes la tabla al libro, dejas de leer y empiezas a calcular.

Los cuatro caminos que existen para sacar datos de un PDF

La regla práctica es esa: si puedes seleccionar el texto del PDF con el ratón, los tres primeros métodos valen; si el PDF es una imagen escaneada, hace falta OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Power Query en Excel

Importar un PDF con texto seleccionable desde la cinta de Excel

La forma más cómoda cuando el PDF trae tablas bien formadas es la importación directa. Excel trae Power Query desde 2016, y una de sus fuentes es el propio PDF.

Supón el archivo factura-2026-001.pdf con seis filas y dos columnas (concepto e importe). La idea: que entre en una hoja nueva como Tabla de Excel sin escribir nada a mano.

1. Abre Excel en un libro nuevo.
2. Ve a la pestaña Datos.
3. Pulsa Obtener datos y elige De archivo > De PDF.
4. En el cuadro Abrir, busca factura-2026-001.pdf y pulsa Importar.
5. Aparece el cuadro Navegador con las tablas detectadas; selecciona la que te interesa.
6. Pulsa Cargar para llevarla a una hoja nueva, o Transformar datos si quieres retocarla antes.

El cuadro Vista previa y qué cambiar antes de cargar

En el Navegador ves dos cosas: a la izquierda, las tablas y las páginas detectadas (Power Query separa lo que parece tabla de lo que es texto suelto); a la derecha, una vista previa. Si la tabla detectada tiene una columna de más o un encabezado repetido, pulsa Transformar datos y entra en el Editor de Power Query, donde puedes quitar columnas, cambiar tipos y reemplazar valores antes de cargar. Si está bien, pulsa Cargar y elige Tabla para que entre en la hoja, o Informe de tabla dinámica si quieres resumirla al mismo tiempo. Importar datos desde un PDF

Copiar y pegar cuando la tabla es pequeña y está limpio

Si la tabla tiene pocas columnas y el PDF permite resaltarla con el ratón, copiar y pegar es lo más rápido.

1. Abre el PDF en el navegador (Ctrl+1 en Adobe) o arrástralo sobre una pestaña.
2. Haz clic en la primera celda de la tabla, mantén Mayús y haz clic en la última para seleccionar todo el rango.
3. Copia con Ctrl+C.
4. En Excel, ve a A1 de una hoja nueva y pega con Ctrl+V.

Si al pegar los anchos quedan raros, usa Pegado especial con Ctrl+Alt+V y elige Texto (Unicode). Eso pega solo los caracteres, sin el formato del PDF. Copiar una tabla de Word en Excel

Usar Word como puente cuando copiar y pegar ensucia los datos

A veces el PDF tiene columnas tan juntas que al seleccionar se cogen dos a la vez, o los números llegan con un carácter raro. Word abre PDFs desde la versión 2013 y los convierte en un documento editable: cada celda del PDF suele quedar en una celda de tabla de Word, y desde ahí se pega en Excel mucho más limpio.

1. Abre Word 2013 o posterior.
2. Archivo > Abrir > selecciona el PDF.
3. Word muestra un aviso de que va a convertir el PDF a un documento editable; acepta.
4. Revisa la tabla y borra lo que sobró (encabezados repetidos, pies de página).
5. Selecciona la tabla en Word y copia con Ctrl+C.
6. Pega en Excel desde A1 con Ctrl+V.

Tras pegar, abre Buscar y reemplazar con Ctrl+L y quita saltos de línea sobrantes, espacios dobles o el carácter · que algunos PDFs usan como separador decimal: busca · y reemplázalo por nada; busca (dos espacios) y reemplázalo por un espacio.

Conversores en la nube para PDFs escaneados o problemáticos

Cuando el PDF es la foto de una hoja (un escaneo), no hay texto que seleccionar: hace falta OCR. La forma más rápida sin instalar nada es un conversor en la nube.

Supón factura-escaneada.pdf, la imagen de la tabla de la factura. La idea: subirlo a la herramienta, elegir salida .xlsx, descargar el archivo y guardarlo en la carpeta del proyecto para abrirlo en Excel.

1. Abre el conversor en el navegador (Adobe Acrobat online o iLovePDF).
2. Pulsa Seleccionar archivo y sube factura-escaneada.pdf.
3. Elige el formato de salida Excel (.xlsx).
4. Pulsa Convertir y, cuando termine, Descargar.
5. Abre el .xlsx en una hoja aparte de tu libro para revisar los datos.

Cuándo hace falta OCR y qué tener en cuenta

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) "lee" la imagen del PDF y la convierte en texto seleccionable. Dos casos claros en los que toca usarlo: el PDF es el escaneo de una factura en papel y el PDF lo generó un escáner móvil. Los puntos decimales son la trampa más típica: muchos OCR confunden 1.250,00 con 1.250.00 o 1,250.00, y un signo menos mal colocado convierte un positivo en negativo.

Adobe Acrobat online e iLovePDF, dos opciones distintas

Los dos hacen lo mismo con la misma idea: subes, eliges .xlsx, descargas. Adobe es la opción del fabricante del PDF; iLovePDF trabaja bien cuando ya tienes el archivo en Drive o Dropbox y no quieres descargarlo antes.

Por qué la importación desordena celdas o mezcla filas

Tres tropiez por una plantilla: el PDF es una imagen y no hay texto que tocar; el PDF tenía saltos de línea dentro de cada celda; los números llegaron como texto y la SUMA da 0.

El PDF es una imagen y sale todo en blanco

Si tras importar solo ves una imagen en A1 y nada de texto, no se ha aplicado OCR. Power Query no hace OCR: necesita texto seleccionable. Vuelve al PDF original y, o lo abres en Adobe y exportas con Archivo > Exportar a > Texto (Sin formato) para forzar el OCR, o subes el archivo a un conversor con OCR y guardas la versión con texto antes de importarlo desde Excel.

La tabla aparece con una sola columna y cada fila partida

El PDF tenía saltos de línea dentro de cada celda y cada palabra cayó en una fila distinta. Abre Buscar y reemplazar con Ctrl+L, busca el carácter de salto de línea (en el cuadro, pulsa Ctrl+Entrar para escribirlo) y reemplázalo por un espacio o por un separador que te sirva (; para preparar un CSV). Tras reemplazar, vuelve a pegar desde A1 con Ctrl+V y, si siguen desordenados, usa Pegado especial > Texto (Ctrl+Alt+V).

Los números llegan como texto y SUMA da 0

=SUMA(B2:B6) debería sumar la columna y dar 2.015,26, pero da 0 porque los importes son texto (lo notas por el triángulo verde y el aviso "Número almacenado como texto"). Para arreglarlo, usa la función VALOR (VALUE) o multiplica por 1:

=VALOR(B2)
=B2*1

Copia la fórmula en B2:B6, pega los valores encima con Pegado especial > Valores (Ctrl+Alt+V > V) y SUMA ya devolverá el total correcto.

Lo que ya sabes hacer con un PDF y Excel

• Importar un PDF con tablas desde la cinta de Excel con Power Query.
• Copiar y pegar una tabla pequeña con Ctrl+C y Ctrl+V.
• Pasar un PDF por Word para limpiar saltos de línea y formato antes de pegarlo.
• Usar un conversor con OCR en la nube para PDFs escaneados.
• Detectar cuando los importes llegan como texto y convertirlos con VALOR o multiplicando por 1.
• Limpiar saltos de línea y caracteres raros con Buscar y reemplazar (Ctrl+L).

El siguiente paso natural es convertir la hoja importada en el origen de una tabla dinámica para resumir facturas por cliente o por mes, con Insertar > Tablas > Tabla dinámica.

Desde qué versión de Excel sirve cada método

La importación Datos > Obtener datos > De archivo > De PDF necesita Power Query, que está integrado en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también en Excel para la web. Funciones de Power Query por versión. Copiar y pegar y el puente con Word 2013 o posterior sirven desde cualquier versión de Excel, incluidas las más antiguas. Los conversores en la nube solo piden un navegador, así que y la importación clásica sirven en Excel para la web y para móviles.

Dudas al extraer datos de un PDF a Excel