Cómo crear una hoja de cálculo en Excel desde cero

Una hoja de cálculo de Excel es la cuadrícula que aparece al abrir el programa: filas y columnas que se cruzan en celdas donde se escriben números, textos o fórmulas. Sirve para anotar datos, hacer cuentas con ellos y verlos ordenados. Al terminar este tutorial sabrás crear un libro, moverte por la cuadrícula, escribir tu primera fórmula y guardar el archivo en el formato correcto. Todo lo explicado funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, y también en Excel para la web, para Mac y para móvil, ya que solo usamos las funciones básicas del programa.

Qué es una hoja de cálculo y por qué se organiza en celdas

Una hoja de cálculo es la cuadrícula que ves al abrir Excel: una rejilla de filas numeradas y columnas con letras que se cruzan formando celdas. Cada celda tiene una dirección única, como B3, que se forma con la letra de su columna y el número de su fila.

La rejilla no es un capricho: está pensada para escribir datos en columnas y hacer cuentas con ellos sin tener que tocarlos uno a uno. Por ejemplo, escribes los ingresos de cada mes en una columna y, en la celda de al lado, una fórmula que los sume. Si cambia un número, el resultado se actualiza solo.

El tamaño de la rejilla es enorme: una hoja tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas (la última columna se llama XFD), más que suficiente para casi cualquier lista. Esa rejilla se llama HOJA, y vive dentro de un LIBRO, que es el archivo que guardas en tu ordenador.

Las piezas del libro: libro, hoja, celda, rango y nombre

Estas cinco palabras las oirás siempre que alguien explique algo de Excel, así que conviene tenerlas claras desde el principio:

• LIBRO: es el archivo de Excel. Cuando guardas, se crea un libro con extensión .xlsx (el normal), .xlsm (con macros), .xls (el formato antiguo) o .csv (solo texto).
• HOJA: cada una de las pestañas que aparecen en la parte inferior del libro. Un libro puede tener una hoja o muchas; cada hoja es una rejilla independiente.
• CELDA: la intersección de una fila y una columna. Se nombra con la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo B3.
• RANGO: un grupo de celdas contiguas, escrito con la celda superior izquierda, dos puntos y la celda inferior derecha. Por ejemplo, A1:C10.
• NOMBRE: lo que aparece en el CUADRO DE NOMBRES, la cajita de la izquierda de la barra de fórmulas. Ahí ves qué celda está seleccionada (por ejemplo, C2) o el nombre que tú le hayas puesto a un rango.

Crear un libro nuevo y entender la cuadrícula que aparece

Al abrir Excel aparece un libro en blanco con una hoja llamada Hoja1 y la celda A1 seleccionada. Vamos a montar una mini contabilidad de un negocio pequeño directamente en esa rejilla.

1. Abre Excel desde el menú Inicio o el escritorio.
2. Fíjate en la parte inferior: verás la pestaña Hoja1 con la celda A1 ya seleccionada.
3. En A1 escribe Ventas y pulsa Entrar.
4. En B1 escribe Gastos y pulsa Entrar.
5. En C1 escribe Beneficio y pulsa Entrar.
6. En A2 escribe 1250 y pulsa Entrar.
7. En B2 escribe 800 y pulsa Entrar.
8. En C2, de momento, escribe 450 y pulsa Entrar.

Ahora selecciona el rango A2:C2 arrastrando desde A2 hasta C2. Mira la barra de estado, la franja gris que hay justo debajo de la rejilla. Para la selección A2:C2 debería mostrar Suma = 2.500, Recuento = 3 y Promedio = 833,33. Si ves esos tres números, has entendido lo que es un rango y cómo lee Excel los números que tiene encima.

Cambiar de hoja, añadir hojas y moverte por la cuadrícula

Un libro puede tener más de una hoja. Vamos a practicar con las pestañas de abajo.

1. Haz clic en la pestaña Hoja2 para ir a esa hoja.
2. Vuelve a Hoja1 con Ctrl+AvPág.
3. Junto a las pestañas verás un botón con el símbolo «+». Haz clic en él para añadir una Hoja3.
4. Haz doble clic sobre la pestaña Hoja3, escribe Resumen y pulsa Entrar para renombrarla.
5. Haz clic derecho sobre la pestaña Resumen y elige Eliminar. Confirma en el aviso.

Guardar el libro en el formato correcto

Hasta ahora no has guardado nada. Si cierras Excel, perderás el trabajo.

1. Pulsa Ctrl+G para guardar. La primera vez te pedirá un nombre y una carpeta.
2. Escribe el nombre Mi contabilidad y elige una carpeta.
3. En la lista Tipo, asegúrate de que está Libro de Excel (*.xlsx) y pulsa Guardar.
4. Para ver dónde se cambia el formato, abre Archivo > Guardar como: ahí verás los mismos tipos y podrás guardar una copia como .xlsx, .xlsm o .csv.

Seleccionar, copiar y mover celdas sin arrastrar nada a mano

Copiar y mover datos sin usar el ratón a ciegas es el siguiente paso.

1. Selecciona el rango A1:C2 en Hoja1.
2. Pulsa Ctrl+C para copiar. Verás un borde discontinuo alrededor del rango.
3. Haz clic en la pestaña Hoja2 y selecciona la celda A1.
4. Pulsa Ctrl+V para pegar. El mismo bloque aparece en Hoja2.
5. Vuelve a Hoja1 y selecciona de nuevo A1:C2. Ahora, en lugar de copiar, arrastra el borde grueso de la selección desde A1 hasta E4: el bloque se mueve, no se copia, y desaparece del origen.
6. Para mover usando atajos, selecciona de nuevo A1:C2, pulsa Ctrl+X para cortar, ve a la celda E10 y pulsa Ctrl+V. El bloque aparece en E10 y desaparece de A1:C2.

Escribir fórmulas en la primera celda: la barra de fórmulas

Ahora vamos a hacer que C2 calcule sola la diferencia entre ventas y gastos. La barra de fórmulas es la franja larga de la parte superior, justo a la derecha del cuadro de nombres, y muestra lo que la celda contiene de verdad (la fórmula), no solo el resultado.

1. En Hoja1, ve a C2, escribe lo siguiente y pulsa Entrar:

=A2-B2

La celda muestra 450, que es 1.250 menos 800. Vuelve a seleccionar C2 y mira la barra de fórmulas: ahí verás =A2-B2, la fórmula, no el 450. Si ves la fórmula en la barra y el resultado en la celda, la barra de fórmulas ya no tiene secretos para ti.

1. Para comprobar que copiar la fórmula la adapta, escribe 2000 en A3 y 1300 en B3.
2. Copia C2 con Ctrl+C, selecciona C3 y pega con Ctrl+V. C3 muestra 700 (2.000 menos 1.300).

Los operadores que acepta una fórmula

Excel entiende seis operadores básicos dentro de las fórmulas. Con ellos se hacen casi todas las cuentas del día a día.

Los cinco primeros son matemáticos y funcionan con números. El sexto, &, une textos: si en A2 está el número 1.250, ="Total: "&A2 da «Total: 1250» porque Excel convierte el número en texto al juntarlo.

Cuando una celda muestra un símbolo raro: los errores de Excel

A veces una celda muestra un código extraño en lugar de un número. Son los errores de Excel: cada uno tiene un significado y un arreglo. Cinco de los más habituales:

Lo que ya sabes hacer con una hoja de cálculo

En este tutorial has dado los primeros pasos con Excel y, aunque parezcan pocos, son la base de todo lo demás:

• Abrir un libro nuevo y reconocer la cuadrícula de filas, columnas y celdas.
• Moverte por las celdas con el ratón y con atajos como Ctrl+AvPág.
• Escribir fórmulas en la barra de fórmulas y entender que la celda muestra el resultado y la barra, la fórmula.
• Guardar el libro en formato .xlsx y saber cuándo tocar .xlsm o .csv.
• Reconocer los errores más comunes (#¡DIV/0!, #¡VALOR!, #¡REF!, #¿NOMBRE?, #N/A) y tener una idea de cómo arreglarlos.

El siguiente paso natural es dar formato a esos números y fechas: poner el símbolo de moneda, los decimales justos y un estilo de tabla para que la contabilidad se lea de un vistazo. En el siguiente tutorial verás cómo hacerlo con Inicio > Número y las opciones de formato de celdas.

Dudas al empezar con una hoja de cálculo en Excel