Curso de Excel intermedio gratis: qué cubre y cómo empezar

Un curso de Excel intermedio gratis es la forma más rápida de pasar de "sé sumar y hacer gráficos" a "mis hojas se actualizan solas y responden preguntas". En este tutorial trabajarás con un libro de ventas realista (10 filas, una vendedora, varios productos) al que irás añadiendo tablas, validaciones, búsquedas y una tabla dinámica, todo explicado con los nombres exactos del Excel en español.

Al terminar sabrás fijar celdas con F4, cruzar datos entre hojas con BUSCARV, sumar y contar con condiciones, aplicar formato condicional, crear listas desplegables y montar una tabla dinámica. El temario funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué significa "Excel intermedio" y dónde te coloca este nivel

El nivel intermedio empieza justo donde terminan los básicos: ya manejas SUMA, formato de celdas, gráficos simples y filtros. Aquí das el salto a las herramientas que hacen que una hoja "piense": referencias mixtas con F4, funciones condicionales como SUMAR.SI.CONJUNTO, búsquedas con BUSCARV, formato condicional, validaciones con lista desplegable, tablas dinámicas y una primera toma de contacto con Power Query.

El avanzado va más allá: macros, Power Pivot, VBA, fórmulas matriciales con LET o LAMBDA y modelos de datos. Si tu hoja es un listado que crece cada mes y necesitas análisis recurrentes, el intermedio te resuelve el día a día. Si quieres automatizar procesos o construir cuadros de mando, toca avanzado. Este temario llega hasta la frontera del avanzado para que decidas con criterio.

Lo que vas a aprender en el curso, tema por tema

• Referencias mixtas y absolutas con F4: que una celda quede fija al copiar fórmulas.
• BUSCARV y BUSCARX: cruzar datos entre hojas sin volver a escribirlos.
• SI.ERROR: convertir los #N/A en mensajes legibles.
• SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO: totales y recuentos con condiciones.
• Formato condicional: resaltar importes altos o pintar filas completas por vendedora.
• Validación de datos con lista desplegable: que no se cuelen valores a mano.
• Tablas dinámicas: respuestas en un minuto, con filtros, agrupación por mes y ordenación.
• Tablas de Excel (Insertar > Tabla): que las fórmulas y formatos crezcan solas.
• Power Query: importar y limpiar datos de un CSV sin copiar y pegar.

Excel 2016 o superior: comprueba la versión que tienes delante

Casi todas las herramientas de este curso existen desde Excel 2007 (tablas dinámicas, formato condicional, BUSCARV, SUMAR.SI.CONJUNTO). BUSCARX y las matrices dinámicas llegaron en Excel 2021 y siguen en 2024 y Microsoft 365. Power Query viene integrado desde 2016. Si tu Excel es 2013 o anterior, la mayor parte del temario funciona menos BUSCARX, SI.CONJUNTO con matrices dinámicas y Power Query.

Para comprobar la tuya:

1. Abre Excel y crea un libro en blanco.
2. Pulsa Alt+F (o haz clic en Archivo) y elige Cuenta.
3. Pulsa Acerca de Excel: arriba verás "Microsoft Excel 2024", "Microsoft 365" o la versión que tengas.

Activar la pestaña Programador si la necesitas más adelante

La pestaña Programador viene oculta porque casi nadie la usa a diario. La necesitas para grabar macros, abrir el editor de VBA (Alt+F11) y trabajar con controles de formulario. En este curso no la usarás, pero te interesa tenerla a la vista para el nivel avanzado.

1. Ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.
2. En la columna derecha, bajo "Pestañas principales", marca la casilla Programador.
3. Pulsa Aceptar: la pestaña aparece al final de la cinta.

Nombres que vas a escuchar en el curso y qué significan

Tu primera práctica: una tabla de ventas con la que trabajarás todo el curso

A lo largo de las prácticas irás construyendo una hoja Ventas con datos realistas. Empieza por copiar a mano estas 10 filas; más adelante las fórmulas harán el resto.

1. En un libro en blanco, escribe estos datos empezando en A1:

1. Selecciona A1:F1 y, en Inicio > Fuente, ponlo en negrita.
2. Ve a Archivo > Guardar como, escribe "Curso-Intermedio" y elige Libro de Excel (*.xlsx).

Que los datos no se escapen al copiar fórmulas: F4 y el símbolo $

La columna Importe (F) debe multiplicar las unidades por el precio. Si escribes =D2*E2 en F2 y arrastras el controlador de relleno hacia abajo, cada fila calcula su propio producto. Lo verás funcionar. El problema aparece cuando metes un IVA común en la celda E1 (escribe 21% ahí) y quieres multiplicar precio × IVA. Si en una celda nueva escribes =E2*E1, al copiarla hacia abajo se convierte en =E3*E2 y los datos se descuadran.

La solución es f4: convierte E1 en $E$1. La columna E (precio) sí se mueve; el IVA queda fijo.

1. Sitúate en F2 y escribe =D2*E2.
2. Pulsa Entrar y arrastra el controlador de relleno hasta F11.
3. Pulsa F2 sobre cualquier celda de la columna F para comprobar que la fórmula se ha adaptado a cada fila.

Por qué una referencia se mueve y otra no al copiar

Una referencia relativa (D2) indica la celda que está dos filas arriba y a la izquierda: al copiar hacia abajo, se ajusta fila a fila (D3, D4, …). Una referencia mixta (E$1) fija la fila 1 pero deja libre la columna. Una referencia absoluta ($E$1) fija fila y columna. En el ejemplo del IVA compartido, lo que no queremos que se mueva es la fila del porcentaje, así que E$1 es suficiente.

El recorrido de F4 sobre la referencia

1. En F2 sustituye la fórmula por =D2*E1 y pulsa Entrar.
2. Vuelve a F2, pulsa F2 para editar, y haz clic sobre E1 en la barra de fórmulas.
3. Pulsa F4 una vez: E1 pasa a $E$1.
4. Pulsa F4 otra vez: $E$1 pasa a E$1 (fija solo la columna).
5. Pulsa F4 otra vez: E$1 pasa a $E1 (fija solo la fila).
6. Pulsa F4 una vez más: vuelve a E1.

Déjala en $E$1 y arrastra hasta F11. Verás que ahora cada fila multiplica su precio por el 21% común.

Cruzar datos de otra hoja con BUSCARV y, si puedes, con BUSCARX

Ahora vas a buscar el precio en una hoja aparte para que cada producto tenga un precio único. Crea una hoja Precios con dos columnas: Producto y PrecioUnitario.

1. Crea la pestaña Precios con esos datos.
2. En la hoja Ventas, ve a la celda H1 y escribe PrecioRef.
3. En H2 escribe:

=BUSCARV(C2;Precios!A:B;2;FALSO)

1. Pulsa Entrar y arrastra hasta H11.

Si tu Excel es 2021, 2024 o Microsoft 365, en I1 escribe PrecioRefX y en I2 prueba la versión moderna:

=BUSCARX(C2;Precios!A:A;Precios!B:B)

BUSCARV solo mira a la derecha: el truco de reorganizar columnas

BUSCARV necesita que la columna clave (Producto) esté a la izquierda de la columna a devolver (PrecioUnitario). En Precios esto se cumple porque A es Producto y B es PrecioUnitario. Si en tu hoja auxiliar el precio estuviera en una columna a la izquierda del producto, BUSCARV no podría devolverlo; ahí entra BUSCARX, que mira en cualquier dirección.

Cuando BUSCARV no encuentra el dato: el error #N/A

Si escribes "Cuaderno " (con un espacio al final) en C2 y BUSCARV no lo encuentra en Precios, la celda muestra #N/A. Para que la hoja quede limpia, envuelve la fórmula con SI.ERROR:

=SI.ERROR(BUSCARV(C2;Precios!A:B;2;FALSO);"Sin precio")

1. Selecciona H2:H11.
2. Escribe la nueva fórmula en la celda activa y pulsa Ctrl+Entrar para escribirla en todas.

Sumar y contar solo las filas que cumplen una condición

Hasta ahora cada fila calcula su propio importe. Ahora vas a obtener totales por vendedora y recuentos por vendedora y producto.

1. En la hoja Ventas, ve a K1 y escribe Total Ana.
2. En K2 escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(F2:F11;B2:B11;"Ana")

1. En K3 escribe:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B11;"Ana";C2:C11;"Cuaderno")

La diferencia entre SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO es la cantidad de filtros: SUMAR.SI admite una sola condición; SUMAR.SI.CONJUNTO admite hasta 127 pares de rango/criterio. Si solo tienes un filtro, da igual cuál uses; con dos o más, necesitas la versión CONJUNTO.

Resaltar lo importante con formato condicional

Las cifras cuentan. Ahora vas a hacer que la vista de Celdas hable por ti cuando un importe es alto o cuando la fila es de una vendedora concreta.

1. Selecciona F2:F11.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Es mayor que…
3. Escribe 15 y elige Relleno rojo claro, texto rojo oscuro.

Ahora crea una regla con fórmula que pinte toda la fila cuando la vendedora sea Ana:

1. Selecciona A2:F11.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
4. Escribe =$B2="Ana" y pulsa Formato > Relleno > Amarillo claro.
5. Acepta.

Que las reglas crezcan con los datos

Si mañana cambias el contenido de A2:F11 con una fila más, las reglas anteriores dejarán esa fila nueva sin formato. Para que las reglas se apliquen solas a filas futuras:

1. Selecciona A1:F11.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla y marca "La tabla tiene encabezados". Acepta.
3. Vuelve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.
4. En "Aplicar regla a" verás "A2:F1048576": ahora las filas nuevas heredan el formato.

Una lista desplegable con tus categorías o con tus productos

Para que nadie escriba "cuaderno" con minúsculas o con un espacio al final, crea una hoja Categorías y una lista desplegable.

1. Crea la pestaña Categorías con esos datos en la columna H:

1. En la hoja Ventas, selecciona C2:C11.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.

Una tabla dinámica que responde preguntas en un minuto

Ahora toca la herramienta que más ahorra tiempo: una tabla dinámica que resuma las ventas por vendedora y producto en segundos.

1. Haz clic dentro de A1:F11.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. Acepta "Tabla o rango" y "Nueva hoja de cálculo". Pulsa Aceptar.
4. En el panel de la derecha, arrastra Vendedor al área Filas y Importe al área Valores (queda como "Suma de Importe").
5. Para contar ventas en vez de sumar, arrastra Vendedor al área Valores y cámbialo a "Cuenta de Vendedor".

Filtrar, ordenar y agrupar por fecha en la tabla dinámica

1. Arrastra Producto al área Columnas.
2. Arrastra Fecha al área Filas, debajo de Vendedor.
3. Haz clic derecho sobre una fecha del área Filas y elige Agrupar > Meses > Aceptar.
4. Para ordenar de mayor a menor, haz clic en la flecha junto a "Etiquetas de fila" y elige "Ordenar de mayor a menor".

Tienes entre manos un curso de Excel intermedio gratis que ya es tuyo: el libro Curso-Intermedio.xlsx con 10 ventas reales, fórmulas que se actualizan solas, listas desplegables, formato condicional y una tabla dinámica que cruza vendedora, mes y producto en un par de clics. El siguiente paso natural es Power Query: importar este mismo archivo o un CSV nuevo sin copiar y pegar, y limpiar datos antes de analizarlos.

Dudas al empezar un curso de Excel intermedio